Korupcja w firmie – jak się przed nią chronić?

- A ile to będzie kosztować? – to pytanie, które prawie zawsze pada podczas zawierania transakcji handlowych. Pomimo, że w zdecydowanej większości przypadków zachowuje ono jedynie swój gospodarczy wymiar, to zdarzają się sytuacje, gdy pytanie może być zadawane w zgoła innym kontekście – korupcyjnym. Co może zrobić firma by jak najlepiej zabezpieczyć się przed ryzykami korupcyjnymi lub, innymi słowy, zachować pierwotny sens przywołanego pytania? Z okazji Międzynarodowego Dnia Przeciwdziałania Korupcji przypadającego na dzień 9 grudnia, przedstawiamy 9 wskazówek dotyczących prewencji korupcyjnej.

1. Zadbaj o wartości

Badania nie pozostawiają wątpliwości, zachowania korupcyjne to najczęściej popełniane nadużycia przez pracowników firm – korupcja odpowiada za 64% wszystkich nadużyć w firmach[1]. Jednocześnie aż 98% pracowników uważa za ważne, aby organizacja w której pracują mogła pokazać, że działa uczciwie[2]. Firma powinna więc zadbać o to, by kwestie antykorupcyjne były jednym z podstawowych elementów wartości, na których oparte jest funkcjonowanie danej organizacji. Warto więc wbudować kwestie antykorupcyjne do firmowych dokumentów (takich jak Kodeks Etyki, Kodeks postępowania w biznesie etc.) będących fundamentem systemu wartości danej organizacji.

 

2. Zbuduj świadomość

 

Wartości wpisane do firmowych dokumentów pozostaną obiecującym, ale bezużytecznym narzędziem, jeżeli organizacja nie tchnie w to narzędzie życia. Aby system antykorupcyjny był wpisany w codzienną działalność operacyjną, firma musi zbudować odpowiednią świadomość wśród swoich pracowników. Edukacja, warsztaty, szkolenia przypominające – to elementy, które pomogą organizacji zapoznać jej pracowników z tematyką korupcji, zbudować kompetencje i przyczynić się do zwiększenia świadomości nt. zagrożeń korupcyjnych.

 

3. Sformalizuj

 

Aby system antykorupcyjny działał w praktyce, wymaga on pewnego „sformalizowania”, którego zakres zależy od wielkości oraz kontekstu danej organizacji. Zasady dotyczące antykorupcji często funkcjonują w dokumentach wewnętrznych, ale warto pokazać światu i przede wszystkim kontrahentom, że organizacja nie toleruje żadnych przejawów korupcji. Dobrym sposobem jest wprowadzenie odpowiednich klauzul antykorupcyjnych do umów zawieranych z kontrahentami. W większych organizacjach możliwe jest stworzenie m.in. kodeksu dla dostawców (do zaakceptowania przez kontrahenta podczas podpisywania umowy) lub kodeksu zakupów (jako mapa drogowa dla działów zakupów) – spisane zasady to elementy, na które organizacja może się powołać.


 

4. Zweryfikuj kontrahenta

 

Kto z kim przystaje takim się staje – to stare polskie przysłowie niesie w sobie głęboką mądrość, także w kontekście korupcyjnym. Coraz więcej organizacji decyduje się uregulować proces weryfikacji swoich kontrahentów, określając atrybuty podlegające sprawdzaniu przed nawiązaniem współpracy z danym podmiotem. W praktyce okazuje się czasem, że pod względem formalno-prawnym podmiotowi trzeciemu nie można zbyt wiele zarzucić. Aby uniknąć sytuacji, w której nasza firma nawiąże współpracę z podmiotem o wątpliwej reputacji pod względem korupcyjnym, warto wprowadzić do procesu akceptacji kontrahenta element jego weryfikacji właśnie w kontekście reputacyjnym. Już pierwsze zebranie informacji z otwartych źródeł (tzw. biały wywiad lub OSINT) dotyczących m.in. powiązań kapitałowych, osobowych czy też inicjatyw, w które zaangażowany jest dany podmiot, pozwoli ocenić czy kontrahent generuje potencjalne ryzyko korupcyjne czy nie.


Korupcja odpowiada za
wszystkich nadużyć w firmach
pracowników uważa za ważne, aby organizacja w której pracują mogła pokazać, że działa uczciwie

5. Zidentyfikuj
 

Mistrz Sun Tzu zwykł mawiać, że „kto zna wroga i zna siebie, nie będzie zagrożony choćby i w stu starciach. Kto nie zna wroga, ale zna siebie, czasem odniesie zwycięstwo”. Aby więc zwiększyć skuteczność naszego systemu antykorupcyjnego powinniśmy zastanowić się nad tym skąd płynie największe zagrożenie dla firmy, czyli gdzie generowane jest największe ryzyko korupcyjne dla naszej organizacji. Jeżeli uda się odpowiednio zdiagnozować źródła ryzyk korupcyjnych, można wówczas podjąć odpowiednie, kierunkowe lub punktowe działania w celu ich minimalizacji.
 

6. Uporządkuj wewnętrze procesy
 

Należy zawsze mieć na uwadze, że potencjalne zachowania korupcyjne mogą mieć swe źródło nie tylko na zewnątrz danej organizacji, ale także wewnątrz niej. By zmniejszyć ryzyko, że to nasza firma jest źródłem korupcji warto jest zadbać o uporządkowanie wewnętrznych procesów. Pomocnym jest wprowadzenie mechanizmu zarządzania konfliktem interesów, odpowiednie podzielenie obowiązków pracowniczych, w szczególności uporządkowanie procesu składania wniosków zakupowych i ich akceptacji, lub chociażby weryfikacja czy adresy naszych pracowników nie pokrywają się z adresami naszych kontrahentów (tzw. fuzzy matching).
 

7. Sprawdź jurysdykcje
 

Czasem zdarza się, że firma prowadzi swoją działalność biznesową nie tylko w Polsce, ale również na terenie innych państw, a zatem kwestie korupcyjne mogą być dla naszej organizacji nieco bardziej skomplikowane. Warto wówczas zweryfikować jakie zasady w zakresie antykorupcji przyjęte są w jurysdykcjach, w których obecna jest nasza firma, by mieć pewność, że przyjęte przez nas podejście do kwestii przeciwdziałania korupcji adresuje wszystkie wymogi regulacyjne w tym zakresie.
 

8. Określ zasady
 

Mając zmapowane procesy biznesowe firmy oraz zidentyfikowane źródła ryzyk korupcyjnych warto określić jednolite zasady w zakresie podejmowania tych czynności, które mogą być postrzegane jako generujące potencjalnie ryzyko korupcyjne. Pomocna może być tutaj implementacja polityki przyjmowania i wręczania prezentów oraz innych przejawów gościnności czy też polityki kontaktu z funkcjonariuszami publicznymi.
 

9. Daj przykład
 

Środowisko związane z tzw. lean management lubi powtarzać, że „przykład idzie z góry, siła idzie z dołu”. Maksyma ta nie tylko odnosi się do koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem, ale odzwierciedla podwaliny dla skutecznego systemu antykorupcyjnego. Żaden, nawet najlepiej zbudowany system antykorupcyjny nie będzie działał, jeżeli pracownicy w niego nie uwierzą, a aby uwierzyć niezbędny jest odpowiedni przykład kierownictwa organizacji. Jeżeli pracownicy zobaczą, że kadra zarządzająca najściślej przestrzega obowiązujących zasad antykorupcyjnych, to naturalnie będą podążać za liderami w danej organizacji, przyjmując określone zachowania za normę, stając się tym samym największą i bezpośrednią siłą w mitygowaniu ryzyk korupcyjnych.

Zobacz również

Dyrektywa o ochronie sygnalistów, a postępowania wyjaśniające

Jednym z nowych obowiązków nakładanych przez dyrektywę o ochronie sygnalistów jest konieczność prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Sednem tego zagadnienia, a jednocześnie kluczowym wyzwaniem dla spółek i organów zarządczych będzie kwestia wykazania, że przy podejmowaniu działań następczych dochowano należytej staranności. W przeciwnym razie spółka może narażać się na negatywne konsekwencje.

Trzy linie obrony - kto jest odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem?

Model trzech linii obrony, do którego odwołują się m.in. Dobre praktyki spółek notowanych na GPW, wskazuje, że za zarządzanie ryzykiem odpowiedzialni są (w różnym stopniu i zakresie): pracownicy operacyjni jako właściciele ryzyk, ich przełożeni, czyli menedżerowie ryzyk, którzy stoją na drugiej linii obrony oraz audyt wewnętrzny będący trzecią linią obrony, który podobnie jak w przypadku pozostałych procesów pełni funkcję stricte kontrolną.

Ochrona sygnalistów przed odwetem

Najistotniejszym celem dyrektywy o ochronie sygnalistów, jest uniemożliwienie stosowania działań odetowych wobec sygnalisty zgłaszającego przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej.

Kto to jest sygnalista?

Polska jest w gronie państw, w których obowiązek wdrożenia rozwiązań umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości jest uregulowany tylko częściowo. Wynika to np. z ustaw regulujących działalność instytucji finansowych.

Polska ustawa sankcyjna

16 kwietnia 2022 r. weszła w życie polska ustawa sankcyjna. Dotyczy szczególnych rozwiązaniań w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Jakie zmiany wprowadza?





       Kontakt

      Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.