5 min. czytania 18 lis 2020

Czy outsourcing księgowo-płacowy się opłaca?

Autor EY Polska

Firma doradcza. Audyt, doradztwo podatkowe, consulting, strategia i transakcje.

Firma EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, consulting oraz doradztwo strategiczne i transakcyjne.

5 min. czytania 18 lis 2020

Szczególnie w czasach pandemii outsourcing funkcji księgowo-płacowej oraz podatkowej to nie tylko gwarancja ciągłości w wywiązywaniu się z obowiązków  podatnika i pracodawcy. To, przede wszystkim, uzyskanie stałego dostępu do monitorowanych, na bieżąco, częstych zmian w przepisach, profesjonalne wsparcie w ich interpretacji i wdrażaniu oraz ograniczenie wydatków na oprogramowania konieczne do prowadzenia rozliczeń. Takie rozwiązanie jest nie tylko tańsze, ale pozwala również na maksymalne zabezpieczenie firmy oraz zminimalizowanie ryzyka odpowiedzialności kadry zarządzającej.

Koronawirus, z coraz większą siłą, uderza nie tylko w polską gospodarkę. Zerwane łańcuchy dostaw, ograniczenia związane z możliwością prowadzenia biznesu, przejście na pracę zdalną czy przestoje wynikające ze wzrostu zachorowań to tylko niektóre z problemów z jakimi od wielu miesięcy borykają się firmy na całym świecie. Covid-19 wymusił na przedsiębiorcach  konieczność cięć wydatków oraz przyniósł często straty i redukcję bieżących kosztów działalności. Jednym z kluczowych efektów pandemii może okazać się jednak związane z tym przyspieszenie procesu transformacji  oraz zmiana w podejściu do strategii rozwoju, która ma miejsce w wielu firmach. Jednym z najczęściej wybieranych rozwiązań w osiągnięciu tych celów jest outsourcing usług księgowych i płacowych.

W nowej rzeczywistości outsourcing funkcji księgowych i płac to minimalizacja ryzyka podatkowego i technologiczny upgrade często bez ponoszenia większych kosztów. To także biznesowa i finansowa stabilizacja firmy w szybko zmieniającym się i niepewnym otoczeniu
Marcin R. Jurczak, Partner, Szef EY Outsorcing w Polsce

Nieuchronne zmiany

Pandemia Covid-19 uderzyła w świat z siłą tsunami, a z jej skutkami będziemy mierzyć się zapewne przez lata. Jednak już wcześniej wiele wskazywało na to, że tradycyjne modele biznesowe wymagają poważnych korekt. Nowe technologie, konieczność poprawy wskaźników efektywności, automatyzacja to tylko podstawowe symptomy zmieniającego się świata pracy. Poważnym wyzwaniem ostatnich lat - zwłaszcza w Polsce - okazały się m.in. szybkie zmiany otoczenia prawnego. Kolejne nowelizacje przepisów, zwłaszcza podatkowych i kadrowych, wprowadzające liczne nowe obowiązki, zaczęły nie tylko windować koszty w firmach, ale także przyniosły ze sobą ryzyko odpowiedzialności dla kadry zarządzającej.

Zarządzanie przedsiębiorstwami  staje się coraz bardziej złożone i kosztowne. Zmiany podatkowe wprowadzane są szybko, w wielu przypadkach bez odpowiednich konsultacji. Pozostaje w związku z tym niewiele czasu na przygotowanie się do nich. Ich wdrożenie z kolei wymaga zastosowania zaawansowanych rozwiązań technicznych czy informatycznych jak np. JPK_VAT.

Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że mimo wzrostu zagrożenia i związanego z tym częściowego lockdownu wiele nowych obowiązków podatkowych, pierwotnie „zamrożonych” w początkowym okresie pandemii, z dnia na dzień  wchodzi w życie. W wielu przypadkach terminy te nakładają się na siebie. Firmy walczące o przetrwanie zmuszone są bardzo szybko wdrażać nowe obowiązki podatkowe i kadrowe. Nie wszystkie z nich są na to gotowe zarówno pod względem technicznym jak i personalnym. Dla nich, często jedynym, rozwiązaniem jest outsourcing usług księgowych i płacowych. To idealne narzędzie nie tylko w czasach pandemii.

Wielka korzyść małym kosztem

- Outsourcing usług księgowych i kadrowych ma wiele zalet, które z nawiązką rekompensują taki wydatek. Firmy nie zawsze bowiem zdają sobie sprawę z tego jakie ryzyko zwłaszcza w czasach pandemii wiąże się z samodzielnym rozliczaniem podatków czy prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych. W tak trudnej sytuacji rynkowej o błąd nie jest trudno, a jego konsekwencje mogą być dla firmy znaczące– podkreśla Dariusz Tłokiński, Associate Partner, EY Usługi Księgowe i Płacowe.

Świadczenie usług w tym zakresie to, przede wszystkim, kwestia: narzędzi, systemów służących do rozliczeń, zatrudnienia odpowiedniej kadry oraz bieżącego monitorowania zmian w przepisach.

W Polsce rozliczenia podatkowe od pewnego czasu wymagają coraz bardziej specjalistycznych rozwiązań informatycznych. Są to głównie specjalne programy komputerowe, których zakup i dostosowanie do indywidualnych potrzeb oraz szybko zmieniających się regulacji  to bardzo kosztowny wydatek. 

- Outsourcing nie tylko eliminuje czy znacząco ogranicza wydatki związane z zakupem takich systemów. Przede wszystkim powoduje, że przedsiębiorca nie musi zajmować się ich bieżącym dostosowaniem do zmieniających się często przepisów – wyjaśnia Dariusz Tłokiński.

Przekazanie obsługi księgowej i kadrowej wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej może być szczególnie ważne pod kątem zapewnienia płynności w sprawnym wywiązywaniu się z bieżących obowiązków jako podatnika i pracodawcy. Ma to uzasadniony sens szczególnie obecnie, kiedy  zagrożenie koronawirusem w firmach może na dłuższy czas sparaliżować kadrę księgową czy kadrową. 

Trzeba pamiętać, że choroba pracowników nie zwalnia przedsiębiorcy np. z obowiązków podatkowych. Nieobecności będą coraz powszechniej wymuszać konieczność zaangażowania dodatkowych osób. Wiąże się to z nieplanowanymi wydatkami. Z kolei firma zewnętrzna, która specjalizuje się w usługach księgowych czy kadrowych musi zabezpieczyć się przed tego rodzaju sytuacjami i zapewnić klientom stałą obsługę bez względu na wzrost zachorowań.
Dariusz Tłokiński, Associate Partner, EY Usługi Księgowe i Płacowe

Kolejną zaletą outsourcingu jest wysoka jakość usług i profesjonalizm. Firmy, które się w tym specjalizują na bieżąco aktualizują nie tylko systemy niezbędne do rozliczeń. Przede wszystkim, stale monitorują zmiany w regulacjach prawnych śledząc je już na etapie projektów oraz wnikliwe analizują ich skutki.

- To jest właśnie istota działalności takich firm. Przedsiębiorstwa nie zawsze mają czas i możliwości, żeby śledzić zmiany i analizować przepisy – podkreśla ekspert EY.

W konsekwencji przekazanie obsługi księgowej i kadrowej do zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy - bez względu na rozwój pandemii i wzrost zachorowalności - daje gwarancję nie tylko ciągłości rozliczeń, ale przede wszystkim pewność co do ich prawidłowości.

Profesjonalna obsługa zewnętrzna nie musi też wiązać się z dużymi kosztami. Po zsumowaniu wszystkich wydatków niezbędnych do prawidłowego wywiązania się z obowiązków podatkowych i kadrowych takich jak: zatrudnienie stałych pracowników, ewentualnie osób, która zastąpią je na czas choroby czy kwarantanny, wydatki na zakup i utrzymanie systemów niezbędnych do raportowania to zazwyczaj okazuje się, że koszty są porównywalne a często zdarza się, że są one mniejsze (niższe).

Dodatkowe bonusy

Minimalizowanie ryzyka kadry zarządzającej to istotna korzyść, której nie da się łatwo przeliczyć na pieniądze. Coraz częściej ma to również fundamentalne znaczenie dla bezpieczeństwa firmy.

EY zapewnia nie tylko bieżącą obsługę księgowo-kadrową na najwyższym poziomie. Dodatkowo oferuje szereg usług dodatkowych, które są w stanie ochronić klienta przed negatywnymi skutkami błędów popełnianych przez pracowników ich firm. To opieka w zakresie interpretacji przepisów, ich stosowania i analizowania zmian prawnych. Nasze działy podatkowe i prawne nie tylko służą pomocą w prawidłowym rozliczaniu. Przede wszystkim, stale analizują one zmiany przepisów, śledzą ich interpretacje przez organy podatkowe oraz w orzecznictwie. Odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie czyli właściwe stosowanie przepisów podatkowych czy kadrowych jest wkalkulowane w cenę naszej usługi. Po pierwsze, daje to klientowi gwarancję, że jego rozliczenia będą prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po drugie, cały ciężar bieżącej ich analizy i ryzyko związane z ich stosowaniem spoczywa na firmie zewnętrznej. Po trzecie, klient nie musi zatrudniać prawników do interpretacji przepisów
Dariusz Tłokiński, Associate Partner, EY Usługi Księgowe i Płacowe

Profesjonalna obsługa zewnętrzna w zakresie księgowo - płacowym nie musi wiązać się z dużymi kosztami. Po zsumowaniu wszystkich wydatków niezbędnych do prawidłowego wywiązania się z obowiązków podatkowych i kadrowych takich jak: zatrudnienie stałych pracowników, ewentualnie osób, które zastąpią je na czas choroby czy kwarantanny, wydatki na zakup i utrzymanie systemów niezbędnych do raportowania to zazwyczaj okazuje się, że koszty są porównywalne a często zdarza się, że są one niższe.

Podsumowanie

Korzystanie z outsourcingu księgowo-płacowego minimalizuje ryzyko prowadzenia działalności oraz pozwala uniknąć odpowiedzialności kadrze zarządzającej. Jest to możliwe dzięki nowoczesnym, na bieżąco aktualizowanym systemom informatycznym oraz wnikliwej analizie prawno-podatkowej.  

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autor EY Polska

Firma doradcza. Audyt, doradztwo podatkowe, consulting, strategia i transakcje.

Firma EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, consulting oraz doradztwo strategiczne i transakcyjne.