Czym jest i kiedy stosować procedurę VAT OSS?

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

Aby skorzystać z procedury VAT OSS, należy zarejestrować się w jednym z krajów UE. Firmy z siedzibą w Polsce mogą tego dokonać, składając odpowiednie zgłoszenie za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (na formularzu VIU-R „Zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej rozliczania VAT”). W formularzu należy podać m.in. nr NIP firmy, który będzie również niezbędny do składania deklaracji i rozliczeń w tej procedurze. 

Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia przez urząd podatnik dostaje informację o przyjęciu lub odmowie przyjęcia do procedury OSS (w przypadku niespełnienia określonych warunków). Informacja zostaje przesłana na adres e-mailowy wskazany w formularzu rejestracyjnym. Na postanowienie o odmowie przyjęcia do procedury OSS podatnikowi przysługuje prawo złożenia zażalenia w terminie 7 dni od daty doręczenia.

Procedura unijna VAT OSS – jakie transakcje obejmuje?

Zakres transakcji, które mogą być rozliczane za pomocą unijnej procedury VAT OSS, zależy od statusu podmiotu wykonującego takie transakcje. W konsekwencji: 

1. podmiot posiadający siedzibę lub FE na terytorium UE może w ramach tej procedury rozliczać takie transakcje, jak:
   
   
   • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na odległość (WSTO, sprzedaż wysyłkowa),
   • świadczenie usług B2C – pod warunkiem że miejscem świadczenia tych usług jest kraj UE, w którym usługodawca nie posiada siedziby ani FE,
   • świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych, gastronomicznych, targowych, edukacyjnych, wynajmu itd.;
      
2. operator interfejsu może korzystać z VAT OSS dla takich transakcji, jak:
   
   
   • WSTO,
   • dostawa towaru na rzecz niepodatnika, jeśli transport tego towaru odbywa się w obrębie tego samego kraju UE;
      
3. przedsiębiorca spoza UE może stosować procedurę VAT OSS tylko na potrzeby rozliczania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na odległość, czyli WSTO. 
   

Procedura nieunijna VAT OSS – jakie transakcje obejmuje?

Przedsiębiorcy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium UE mogą skorzystać z nieunijnej procedury VAT OSS w celu rozliczenia podatku VAT z tytułu świadczenia usług na rzecz takich konsumentów, jak:

• usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze,
• świadczenie usług transportowych,
• wynajem środków transportu,
• zakwaterowanie w hotelu,
• usługi w obszarze sztuki, kultury, edukacji, rozrywki, sportu i inne podobne usługi,
• usługi takie jak targi i wystawy oraz usługi pomocnicze do tych usług,
• usługi powiązane z nieruchomościami.

Kiedy warto skorzystać z VAT OSS?

Korzystanie z procedury VAT OSS to wiele potencjalnych korzyści dla przedsiębiorców dokonujących transakcji wskazanych powyżej. Wśród kluczowych zalet wymienić należy przede wszystkim:

1. Ułatwienie formalności i uproszczenie rozliczeń podatkowych poprzez uniknięcie konieczności prowadzenia wielu rejestracji:
   
   
   • firma korzystająca z VAT OSS nie musi rejestrować się na potrzeby podatku VAT w każdym kraju UE, w którym prowadzi sprzedaż,
   • podatnik składa tylko jedną deklarację i dokonuje jednej płatności, co znacznie upraszcza proces rozliczania podatku VAT i obniża koszty z nim związane, 
   • komunikuje się i współpracuje z administracją podatkową z państwa swojej siedziby w języku przedsiębiorcy.
      
2. Większa przejrzystość podatkowa oraz minimalizacja ryzyka pomyłek – stosowanie procedury VAT OSS ułatwia monitorowanie własnych zobowiązań podatkowych w UE, zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów podczas rozliczania podatku VAT, co w konsekwencji przyczynia się do ograniczenia ryzyka kar za nieterminowe złożenie deklaracji VAT lub/oraz niewłaściwe rozliczenie tego podatku.
3. Zwiększenie konkurencyjności poprzez łatwiejszy dostęp do rynków zagranicznych oraz obniżenie kosztów prowadzenia sprzedaży międzynarodowej – dzięki uproszczonej procedurze rozliczania podatku VAT przedsiębiorcy mogą łatwiej rozpocząć lub rozszerzyć działalność na rynkach zagranicznych. Upraszcza to współpracę z kontrahentami z innych krajów UE (bez ponoszenia dużych kosztów na wypełnianie formalności podatkowych), co pozwala na bardziej efektywne prowadzenie działalności międzynarodowej, a w konsekwencji zwiększanie konkurencyjności na rynku.
4. Pozytywne skutki biznesowe wzmacniające dobry wizerunek firmy – stosowanie przez podatnika procedury VAT OSS może nie tylko zmniejszyć lub wykluczyć opóźnienia w realizacji zamówień spowodowanych procesami rejestracji na VAT w poszczególnych krajach, lecz także – w szerszej perspektywie – przyczynić się do postrzegania go jak profesjonalnej firmy. Pozwala to podatnikowi lepiej rozwijać swoją działalność na rynkach zagranicznych.

Rozliczanie podatku VAT w ramach OSS

Rozliczanie podatku VAT w procedurze VAT OSS opiera się na deklaracjach kwartalnych (formularz VIU-DO „Deklaracja dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury unijnej”). Podatnik korzystający z procedury składa tę deklarację w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym/zakończonym kwartale (również w przypadku gdy jest ona „zerowa”). Proces składania deklaracji do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście odbywa się za pomocą systemu e Deklaracje.

Transakcje wykazane w deklaracji VIU-DO należy rozliczyć zgodnie ze stawką podatku VAT właściwą w kraju nabywcy. Podsumowując, co kwartał podatnik raportuje:

• kraje UE konsumpcji,
• stawki VAT mające zastosowanie,
• podstawę opodatkowania dla poszczególnych stawek VAT,
• kwotę podatku VAT.

Składanie deklaracji VIU-DO w ramach procedury VAT OSS nie wpływa na obowiązki składania plików JPK_V7M i rozliczany z tego tytułu polski podatek VAT (transakcje wykazane w VIU-DO nie wpływają na zwiększenie podstawy opodatkowania w wysyłanym do Ministerstwa Finansów pliku JPK). 

Transakcja taka nie zwiększa podstawy opodatkowania w pliku JPK_V7 wysyłanym do Ministerstwa Finansów celem rozliczenia z tytułu polskiego podatku VAT, ponieważ faktury nie są wykazywane w JPK_V7. Podatek VAT zagraniczny rozliczany jest w osobnej deklaracji, którą składa się w formie elektronicznej do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Podsumowanie

Korzystanie z procedury VAT OSS może stanowić znaczące ułatwienie dla przedsiębiorstw, które sprzedają swoje towary i usługi na licznych rynkach zagranicznych. Warto więc przeanalizować możliwość skorzystania z niej, pamiętając, że uzależnione jest to nie tylko od spełnienia określonych warunków i wymagań, lecz także od przedmiotu prowadzonej sprzedaży i rodzaju działalności. Eksperci EY z przyjemnością wesprą Państwa w tym procesie.