Za nieprzestrzeganie przepisów od stycznia 2025 roku będą podatnikom grozić sankcje — aż do wysokości 100 proc. kwoty podatku VAT należnego wynikającego z faktury albo 18,7 proc. kwoty brutto wykazanej należności (w przypadku faktur dokumentujących czynności zwolnione z VAT).
Zmieniają się także zasady dotyczące faktur generowanych przez kasy i drukarki fiskalne. Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie jeszcze do 31 grudnia 2024 roku. Również do końca 2024 paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jako faktura uproszczona.
Co istotne, KSeF obecnie nie obejmuje i zgodnie z obecnym kształtem przepisów również, po 1 lipca (i po 31 grudnia 2024 roku) nie będzie obejmował:
- faktur konsumenckich (B2C),
- biletów pełniących funkcję faktury,
- oraz faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS.
Nie będzie również not korygujących, ani w KSeF, ani poza tym systemem. Błędy w fakturze skorygować będzie można, jedynie wystawiając fakturę korygującą — również za pomocą KSeF. Krajowy System e-Faktur nie umożliwia też dodawania załączników do faktury — wszelkie dodatkowe informacje dotyczące transakcji, które nie będą wskazane w e-fakturowym pliku xml, będą musiały zostać przesłane/przekazane dotychczasowymi kanałami wymiany informacji.
W nowych regulacjach doprecyzowane zostały także kwestie przeliczania waluty obcej. Kurs waluty stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
Nowelizacja wprowadza także zmiany doprecyzowujące datę wystawienia faktury oraz inne ważne kwestie dla procesu wystawiania faktur, w tym sposób postępowania podczas awarii systemu oraz w trybie offline, a także dopuszczenie wystawiania faktur korygujących w okresie awarii oraz w trybie offline.
Rewolucyjne zmiany coraz bliżej
Wdrożenie obsługi ustrukturyzowanych e-Faktur to duża zmiana dla wszystkich firm. Polskie wymogi e-fakturowe różnią się — często w istotnym zakresie — od przepisów wprowadzonych wcześniej w innych krajach, które wcześniej wprowadziły e-Faktury.
Dostosowanie się do polskich wymogów w tym zakresie to proces złożony i czasochłonny — czas niezbędny na przygotowania liczyć należy w miesiącach, choć jego długość może się znacząco różnić w zależności od rozmaitych czynników — to, ile w praktyce zajmie danej firmie cały proces odpowiedniego wdrożenia e-Faktur (tj. czy niezbędne jest 10 miesięcy, czy wystarczy na przykład 6 miesięcy) zależy oczywiście od wielu czynników m.in. od ilości wystawianych i otrzymywanych faktur, liczby, skomplikowania oraz elastyczności stosowanych systemów finansowo-księgowych, licencyjnych, bilingowych oraz innych, będących źródłem danych do wystawianych faktur, różnorodności transakcji oraz stosowanych wzorów faktur w celu ich dokumentowania, responsywności organizacji na zmiany w procesach biznesowych i wielu innych.
Dla każdej firmy istotne jest więc ustalenie, w pierwszej kolejności z jak złożoną sytuacją będzie się musiał zmierzyć zespół projektowy oraz jak przełoży się to na czas trwania takiego projektu.
E-fakturowanie w ustrukturyzowanej formie do duża zmiana, która może jednak przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści. Poprzez cyfryzację procesu fakturowania, przedsiębiorcy mogą usprawnić swoją księgowość, docelowo oszczędzając czas i uwalniając zasoby, które można dedykować do innych zadań i ról. Prawidłowe wdrożone e-fakturowanie może pomóc w ograniczeniu liczby błędów i związanego z tym wolumenu niezbędnych korekt, a także przyspieszyć terminy płatności i poprawić przepływ gotówki.
Skala korzyści z obsługi e-Faktur jest jednak zależna od odpowiedniego przygotowania, rozplanowania i skutecznego wprowadzenia niezbędnych zmian w procesach danej organizacji. W celu zapewnienia skuteczności i efektywności wdrożenia konieczne jest wielopłaszczyznowe podejście, adresujące zarówno aspekty i wymogi podatkowe, prawne jak i technologiczne, przy jednoczesnym uwzględnieniu potrzeb zarządczych i biznesowych. Złożoność tematu powoduje, że firmy przygotowujące się do obsługi e-faktur natrafiają na różnorodne praktyczne problemy (np. brak możliwości przesyłania do KSeF załączników razem z fakturą, trudności w rozliczaniu wydatków pracowniczych i problemy w kontrolowaniu zasadności wydatków, zapewnienie właściwej weryfikacji faktur zakupowych itd.).
Okiem eksperta EY
Z obawy przed kolejnymi zmianami przepisów (które od momentu wprowadzenia dobrowolnego KSeF były znaczące), przed koniecznością poniesienia znaczących nakładów na wprowadzane zmiany oraz przed ewentualnym przesunięciem terminu obowiązywania obowiązkowych e-Faktur, znaczna część firm czekała dotąd z rozpoczęciem kluczowych działań, niezbędnych, by wprowadzić nowy sposób fakturowania.
Podpisanie ustawy przez Prezydenta, a następnie jej publikacja w Dzienniku Ustaw kończą proces legislacyjny, co oznacza, że nie należy już, odkładać przygotowań na później. Dotyczy to w szczególności firm, których rozmiar/poziom skomplikowania działalności praktycznie wyklucza możliwość wykorzystania do obsługi e-Faktur bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF.
Jest tak w przypadku większości dużych i średnich przedsiębiorstw, które najczęściej będą przygotowywać e-Faktury we własnych rozwiązaniach i systemach finansowo-księgowych, a następnie przesyłać je na platformę Ministerstwa za pomocą API (czyli interfejsu programistycznego zawierającego zestaw reguł opisujących sposób komunikacji między systemami, czyli ich łączenie i wymianę danych). A przygotowanie się do obsługi e-Faktur oprócz wdrożenia odpowiednich rozwiązań technologicznych wymaga również odpowiedniego zmapowania danych umieszczonych na fakturach, zapewnienia ich poprawności z podatkowego punktu widzenia, dostosowania procesów funkcjonujących w firmie, przetestowania całego procesu i przeszkolenia pracowników.
Przygotowując się do wdrożenia systemów obsługujących e-Faktury warto skorzystać z pomocy doświadczonych ekspertów.
Podsumowanie
Podpis Prezydenta RP zakończył etap legislacyjny nad pracami dotyczącymi wdrożenia obowiązkowych e-Faktur oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rewolucyjne zmiany dotyczące fakturowania będą obowiązywały od 1 lipca 2024 roku. Firmy, które jeszcze nie wdrożyły rozwiązań umożliwiających obsługę elektronicznych faktur, nie powinny dłużej już czekać. Przy wyborze partnera pomagającego przy implementacji KSeF w firmie, warto wziąć pod uwagę gwarancję wiedzy i doświadczenia ekspertów. Zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami.
