Kongres Teraz Podatki: Top 10 wyzwań podatkowych na 2024 rok
Zapraszamy na drugą edycję Kongresu Teraz Podatki, podczas którego eksperci EY przybliżą uczestnikom 10 najważniejszych wyzwań podatkowych, którymi warto zająć się już teraz.
Za nieprzestrzeganie przepisów od stycznia 2025 roku będą podatnikom grozić sankcje — aż do wysokości 100 proc. kwoty podatku VAT należnego wynikającego z faktury albo 18,7 proc. kwoty brutto wykazanej należności (w przypadku faktur dokumentujących czynności zwolnione z VAT).
Zmieniają się także zasady dotyczące faktur generowanych przez kasy i drukarki fiskalne. Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie jeszcze do 31 grudnia 2024 roku. Również do końca 2024 paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jako faktura uproszczona.
Co istotne, KSeF obecnie nie obejmuje i zgodnie z obecnym kształtem przepisów również, po 1 lipca (i po 31 grudnia 2024 roku) nie będzie obejmował:
- faktur konsumenckich (B2C),
- biletów pełniących funkcję faktury,
- oraz faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS.
Nie będzie również not korygujących, ani w KSeF, ani poza tym systemem. Błędy w fakturze skorygować będzie można, jedynie wystawiając fakturę korygującą — również za pomocą KSeF. Krajowy System e-Faktur nie umożliwia też dodawania załączników do faktury — wszelkie dodatkowe informacje dotyczące transakcji, które nie będą wskazane w e-fakturowym pliku xml, będą musiały zostać przesłane/przekazane dotychczasowymi kanałami wymiany informacji.
W nowych regulacjach doprecyzowane zostały także kwestie przeliczania waluty obcej. Kurs waluty stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
Nowelizacja wprowadza także zmiany doprecyzowujące datę wystawienia faktury oraz inne ważne kwestie dla procesu wystawiania faktur, w tym sposób postępowania podczas awarii systemu oraz w trybie offline, a także dopuszczenie wystawiania faktur korygujących w okresie awarii oraz w trybie offline.
Rewolucyjne zmiany coraz bliżej
Wdrożenie obsługi ustrukturyzowanych e-Faktur to duża zmiana dla wszystkich firm. Polskie wymogi e-fakturowe różnią się — często w istotnym zakresie — od przepisów wprowadzonych wcześniej w innych krajach, które wcześniej wprowadziły e-Faktury.
Dostosowanie się do polskich wymogów w tym zakresie to proces złożony i czasochłonny — czas niezbędny na przygotowania liczyć należy w miesiącach, choć jego długość może się znacząco różnić w zależności od rozmaitych czynników — to, ile w praktyce zajmie danej firmie cały proces odpowiedniego wdrożenia e-Faktur (tj. czy niezbędne jest 10 miesięcy, czy wystarczy na przykład 6 miesięcy) zależy oczywiście od wielu czynników m.in. od ilości wystawianych i otrzymywanych faktur, liczby, skomplikowania oraz elastyczności stosowanych systemów finansowo-księgowych, licencyjnych, bilingowych oraz innych, będących źródłem danych do wystawianych faktur, różnorodności transakcji oraz stosowanych wzorów faktur w celu ich dokumentowania, responsywności organizacji na zmiany w procesach biznesowych i wielu innych.
Dla każdej firmy istotne jest więc ustalenie, w pierwszej kolejności z jak złożoną sytuacją będzie się musiał zmierzyć zespół projektowy oraz jak przełoży się to na czas trwania takiego projektu.
E-fakturowanie w ustrukturyzowanej formie do duża zmiana, która może jednak przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści. Poprzez cyfryzację procesu fakturowania, przedsiębiorcy mogą usprawnić swoją księgowość, docelowo oszczędzając czas i uwalniając zasoby, które można dedykować do innych zadań i ról. Prawidłowe wdrożone e-fakturowanie może pomóc w ograniczeniu liczby błędów i związanego z tym wolumenu niezbędnych korekt, a także przyspieszyć terminy płatności i poprawić przepływ gotówki.
Skala korzyści z obsługi e-Faktur jest jednak zależna od odpowiedniego przygotowania, rozplanowania i skutecznego wprowadzenia niezbędnych zmian w procesach danej organizacji. W celu zapewnienia skuteczności i efektywności wdrożenia konieczne jest wielopłaszczyznowe podejście, adresujące zarówno aspekty i wymogi podatkowe, prawne jak i technologiczne, przy jednoczesnym uwzględnieniu potrzeb zarządczych i biznesowych. Złożoność tematu powoduje, że firmy przygotowujące się do obsługi e-faktur natrafiają na różnorodne praktyczne problemy (np. brak możliwości przesyłania do KSeF załączników razem z fakturą, trudności w rozliczaniu wydatków pracowniczych i problemy w kontrolowaniu zasadności wydatków, zapewnienie właściwej weryfikacji faktur zakupowych itd.).
Okiem eksperta EY
Z obawy przed kolejnymi zmianami przepisów (które od momentu wprowadzenia dobrowolnego KSeF były znaczące), przed koniecznością poniesienia znaczących nakładów na wprowadzane zmiany oraz przed ewentualnym przesunięciem terminu obowiązywania obowiązkowych e-Faktur, znaczna część firm czekała dotąd z rozpoczęciem kluczowych działań, niezbędnych, by wprowadzić nowy sposób fakturowania.
Podpisanie ustawy przez Prezydenta, a następnie jej publikacja w Dzienniku Ustaw kończą proces legislacyjny, co oznacza, że nie należy już, odkładać przygotowań na później. Dotyczy to w szczególności firm, których rozmiar/poziom skomplikowania działalności praktycznie wyklucza możliwość wykorzystania do obsługi e-Faktur bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF.
Jest tak w przypadku większości dużych i średnich przedsiębiorstw, które najczęściej będą przygotowywać e-Faktury we własnych rozwiązaniach i systemach finansowo-księgowych, a następnie przesyłać je na platformę Ministerstwa za pomocą API (czyli interfejsu programistycznego zawierającego zestaw reguł opisujących sposób komunikacji między systemami, czyli ich łączenie i wymianę danych). A przygotowanie się do obsługi e-Faktur oprócz wdrożenia odpowiednich rozwiązań technologicznych wymaga również odpowiedniego zmapowania danych umieszczonych na fakturach, zapewnienia ich poprawności z podatkowego punktu widzenia, dostosowania procesów funkcjonujących w firmie, przetestowania całego procesu i przeszkolenia pracowników.
Przygotowując się do wdrożenia systemów obsługujących e-Faktury warto skorzystać z pomocy doświadczonych ekspertów.
Przewodniki Podatkowe i Prawne EY 2024
Jak się odnaleźć w przepisach podatkowych i prawnych oraz wyzwaniach, które postawi przed firmami 2024 rok? Jak określić ich skalę?
Podsumowanie
Podpis Prezydenta RP zakończył etap legislacyjny nad pracami dotyczącymi wdrożenia obowiązkowych e-Faktur oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rewolucyjne zmiany dotyczące fakturowania będą obowiązywały od 1 lipca 2024 roku. Firmy, które jeszcze nie wdrożyły rozwiązań umożliwiających obsługę elektronicznych faktur, nie powinny dłużej już czekać. Przy wyborze partnera pomagającego przy implementacji KSeF w firmie, warto wziąć pod uwagę gwarancję wiedzy i doświadczenia ekspertów. Zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami.
