Rabaty i obniżki
Drugim obszarem, który warto przeanalizować w związku z przejściem na obowiązkowy KSeF, są rabaty i obniżki, w tym w szczególności tzw. rabaty pośrednie. Ich stosowanie jest również źródłem wielu wątpliwości na gruncie podatkowym i – tak jak w przypadku preferencji – analiza danych z KSeF-u może posłużyć do ich szybkiego wykrycia przez organy podatkowe.
Dlatego już dziś warto sprawdzić kontrakty z kontrahentami i inną dokumentację pod kątem ewentualnych bonusów, rabatów czy nieodpłatnych wydań, zwłaszcza stosowanych zasad w poszczególnych przypadkach. Taka weryfikacja wymaga indywidualnego sprawdzenia dokumentacji, gdyż przypadek każdego rabatu może wymagać odmiennego traktowania na gruncie VAT. Jej wykonanie pozwoli jednak upewnić się, czy podatkowa klasyfikacja stosowanych systemów rabatowych jest zgodna z obowiązującymi przepisami o VAT oraz aktualnym otoczeniem gospodarczym i praktyką, które podlegają ciągłym, dynamicznym zmianom.
Dokumentacja w obrocie farmaceutycznym
Problematyczna podatkowo może okazać się też sama dokumentacja stosowana w obrocie farmaceutycznym, która jest dość specyficzna i wymagająca. Jej elementy mogą obejmować m.in. numery zezwoleń, partii produktów, sposobu przechowywania, np. schładzania, itp. To wszystko może być wymagane przez kontrahenta, ale nie w każdym przypadku przez ustawodawcę podatkowego. E-Faktura podlega szczegółowemu schematowi i wszystkie elementy wymagane przez obowiązujące przepisy prawa lub drugą stronę umowy, również te nieprzewidziane wprost w schemie, trzeba będzie umiejscowić w ramach wspomnianego schematu. Z uwagi na różnice w rozumieniu, interpretacji i stosowaniu poszczególnych pól schemy dobrym pomysłem może okazać się również komunikacja z kontrahentem i ustalenie odpowiednich pól do przechowywania poszczególnych informacji. W ten sposób kontrahent nie tylko będzie miał pewność, gdzie na fakturze wysłanej do KSeF-u może spodziewać się dodatkowej informacji, np. o przechowywaniu towaru, lecz także będzie mógł pod tym kątem skonfigurować swój system dotyczący faktur zakupowych i usprawnić pobieranie koniecznych danych.
Przetargi – prezentacja danych w schemie e-Faktury
Sporym wyzwaniem wynikającym już bezpośrednio z przejścia na obowiązkowy KSeF dla branży farmaceutycznej w niedalekiej przyszłości mogą okazać się przetargi. Bierze w nich udział wiele firm, a procedura przetargowa jest wyjątkowo wymagająca. Przetargi zawsze mają określone, bardzo konkretne specyfikacje, którym trzeba sprostać. Jednym z takich wymagań jest sposób fakturowania, zbierania danych, wysyłania załączników itd.
Należy się spodziewać, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF-u będzie podobnie. Różnica jednak będzie polegała na tym, że po 1 lipca 2024 r. zamawiający – organizator przetargu – może wymagać konkretnego sposobu prezentacji danych w schemie e-Faktury. I nie musi być on jednakowy dla wszystkich postępowań przetargowych.
Okiem eksperta EY
W praktyce może się okazać, że system do e-Fakturowania przyjęty w danej firmie farmaceutycznej nie ma wszystkich wymaganych w specyfikacji przetargowej funkcjonalności. Warto o tym pamiętać i zapewnić sobie na tyle elastyczne rozwiązania, żeby dawały możliwość szybkiego dostosowania się do zróżnicowanych wymogów. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w których przez jakieś problemy techniczne firma przystępująca do przetargu nie będzie w stanie sprostać wymaganiom stawianym przez zamawiającego w zakresie e-Fakturowania. Przy kwestii przetargowej nie sposób pominąć również Platformy Elektronicznego Fakturowania i jej relacji z KSeF-em. Platforma Elektronicznego Fakturowania będzie bowiem w dalszym ciągu funkcjonowała obok KSeF-u i może się okazać dobrym rozwiązaniem, np. w przypadku przesyłania znacznej liczby załączników w ramach rozliczania wykonania danej dostawy.
Współpraca z kontrahentami zagranicznymi
Na koniec warto zwrócić uwagę na kwestię, która – choć dotyczy wszystkich podatników – może okazać się szczególnie istotna w przypadku firm farmaceutycznych. To problem kontrahentów zagranicznych, którzy nie będą objęci obowiązkowym KSeF-em, a przecież międzynarodowe powiązania gospodarcze w branży farmaceutycznej są na porządku dziennym. Wiele polskich przedsiębiorstw ma i będzie miało kontrakty i zlecenia na produkcję z firmami, które nie posiadają siedziby w Polsce. Tymczasem zgodnie z generalną zasadą korzystania z KSeF-u polski podatnik VAT będzie musiał wystawiać w KSeF-ie wszystkie faktury. Natomiast podmiot zagraniczny, który nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, nie będzie zobowiązany ani do wystawiania, ani odbierania faktur w ten sposób. Dlatego już teraz warto sprawdzić, czy i ilu kontrahentów będzie dotyczył ten problem. Zwłaszcza że posiadanie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce nie zawsze jest oczywiste. Następnie należy przygotować odpowiednią ścieżkę postępowania, która zapewni wysłanie faktury VAT do KSeF-u oraz późniejsze dostarczenie jej zagranicznemu kontrahentowi, ale już poza tym systemem.
Podsumowanie
Wdrożenie nowego sposobu fakturowania to wiele wyzwań natury procesowej, merytorycznej oraz technologicznej, z którymi stykają się zespoły projektowe. Wiele wątpliwości natury merytorycznej powtarza się w różnych firmach, niezależnie od ich specyfiki działalności. Są jednak problemy, które można wskazać jako typowe w danej branży. W branży farmaceutycznej warto zwrócić uwagę m.in. na preferencje podatkowe w VAT, rabaty i obniżki, dokumentację w obrocie farmaceutycznym, prezentację danych w schemie e-Faktury w przetargach czy współpracę z podmiotami zagranicznymi.
Jak EY może pomóc
Doradztwo podatkowe w zakresie e-Faktur
Oferujemy pełne wsparcie merytoryczne związane z wprowadzeniem obowiązkowych e-Faktur w firmie.
Czytaj więcejLider
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Tax Technology and Transformation, Partner
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Partner
