Obowiązkowy KSeF – wyzwania dla branży kosmetycznej

Identyfikowanie statusu nabywcy

Firmy z branży kosmetycznej dokonują sprzedaży zarówno na rzecz przedsiębiorstw, jak i osób fizycznych. Do kolejnego typowego wyzwania zaliczyć można konieczność identyfikowania statusu nabywców. Od tego statusu zależą wymogi fakturowe – inne dla transakcji B2B i B2C. 

Sprzedaż na rzecz konsumentów (czyli B2C) została ostatecznie wyłączona przez ustawodawcę z obowiązkowego KSeF-u. Co więcej, faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie mogą być również przesyłane do KSeF-u dobrowolnie. Dlatego firmy będą musiały szczególnie uważnie analizować, na rzecz kogo realizowana jest sprzedaż, i "wyłapywać" sprzedaż na rzecz konsumentów. Dotyczy to nie tylko sprzedaży stacjonarnej, lecz także w ramach tzw. e-commerce’u. 

W konsekwencji w przypadku sprzedaży detalicznej oraz sklepów internetowych konieczne będzie zadbanie o odpowiednią identyfikację zakupów przez osoby fizyczne. W przypadku zakupów przez Internet może pojawić się konieczność zmian, dostosowania regulaminów oraz formularzy zakupów, by ułatwić sprzedawcy wywiązanie się z obowiązków, czyli m.in. zebrania informacji, czy nabywca: 

• występuje jako osoba fizyczna, czy nabywa towary na potrzeby prowadzonej działalności, 
• posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju w przypadku nabywców zagranicznych oraz odpowiednio doprecyzowane ustalenia dotyczące sposobu przekazania wizualizacji faktury wystawionej za pomocą KSeF-u, w przypadku gdy dany nabywca nie ma obowiązku z tej platformy korzystać/ nie będzie miał go po 1 stycznia 2025 r.

Obszary kontroli podatkowych

Wprowadzenie KSeF-u to również dobry moment na analizę poprawności stosowanego sposobu rozliczeń - kwestii, które od wielu lat budziły wątpliwości/ niosły ryzyko sporu z organami podatkowymi, ale nie były podnoszone przez organy podatkowe z uwagi na brak kontroli w spółce lub kontrole o ograniczonym zakresie (tematycznym lub ilościowym czy oparte jedynie na próbie dokumentów). Warto pamiętać, że wprowadzenie KSeF-u to krok w kierunku dużo skuteczniejszych, celowanych kontroli w masowej skali, na bardzo szerokiej bazie danych o wszystkich transakcjach, z uwzględnieniem dodatkowych informacji, które wcześniej nie były w takiej skali dostępne dla organu podatkowego.

Przykładem mogą być opłaty często występujące w rozliczeniach, np. z sieciami handlowymi za różnego rodzaju działania marketingowe, które czasami traktowane są na potrzeby podatku VAT jako rabaty, a niekiedy mogą również nosić znamiona tzw. opłat półkowych, czyli działań nieuczciwej konkurencji. 

Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF-u może zwiększyć widoczność tego typu opłat dla organów podatkowych, a w konsekwencji doprowadzić do dodatkowych pytań ze strony organów w tym zakresie. 

Warto również przyjrzeć się rozliczeniom różnego rodzaju działań marketingowych i promocyjnych. W branży kosmetycznej przekazywanie próbek, produktów promocyjnych (w tym również w zestawach) czy prezentów, zarówno klientom, jak i pracownikom, jest przecież powszechną praktyką. Tymczasem w myśl przepisów ustawy o VAT dostawami są także nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, zwłaszcza na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, oraz wszelkie inne darowizny. Nie dotyczy to co prawda prezentów o małej wartości ani próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Niemniej przewidziane w tym przypadku limity wartości są stosunkowo niskie. W roku podatkowym dla jednej osoby to zaledwie 100 zł (bez podatku), i to pod warunkiem prowadzenia specjalnej ewidencji. Dla prezentów niewpisywanych do ewidencji cena jednostkowa wynosi zaledwie 20 zł. W przypadku nieodpłatnych wydań opodatkowanych VAT nie wystawia się faktury, co oznacza, że transakcje te nie będą objęte KSeF-em, a jednak trzeba będzie je ewidencjonować i wykazywać w rozliczeniach VAT. Inaczej jest w przypadku promocji, które zakładają wydanie produktów w promocyjnej cenie (np. 1 zł czy 1 gr). Takie promocje klasyfikowane są jako sprzedaż i powinny być odpowiednio dokumentowane – paragonem lub fakturą – czyli po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF-u z uwzględnieniem potencjalnego wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF-u (w zależności od statusu nabywcy). 

Transakcje z konsumentami oraz nieodpłatne wydania towarów niewątpliwie stanowią przypadki wymagające innej formy dokumentowania i innych procedur niż transakcje, które będą objęte KSeF-em. Szykując się więc na nadchodzące zmiany, spółki z branży kosmetycznej powinny uwzględnić w tym procesie również powyższe aspekty.

Brak faktur uproszczonych i załączników

Kolejnym wyzwaniem dla branży kosmetycznej jest kwestia dotycząca dokumentacji transakcji w szczególnych przypadkach – rezygnacja z wystawiania wszelkich form faktur uproszczonych. Opierając się na obecnie uchwalonej treści przepisów do 31 grudnia 2024 r. w rozliczeniach między podatnikami będą mogły być stosowane faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz faktury uproszczone, w tym paragony fiskalne z NIP nabywcy do 450 zł. Od 1 stycznia 2025 r. zostanie wprowadzony obowiązek wystawiania e-Faktur uproszczonych w KSeF-ie. Powyższe również wiąże się z koniecznością zmiany procedur.

Zmiany w zakresie korekt faktur

Szczególnie dotkliwe z perspektywy branży kosmetycznej mogą okazać się również zmiany w zakresie korekt – wycofanie możliwości wystawiania not korygujących i objęcie wszelkich zmian fakturą korygującą, która będzie wystawiana przez KSeF jako oddzielny typ dokumentu. Faktury korygujące będą musiały spełnić specyficzne wymogi, takie jak wypełnienie dodatkowych pól. Potrzeba wystawiania korekt pojawia się często z uwagi na udzielane rabaty, a także rabaty pośrednie wynikające z wolumenu sprzedaży. Rabaty pośrednie obecnie dokumentowane są notami, gdyż są rozliczane pomiędzy podmiotami, które nie dokonują ze sobą bezpośrednio transakcji. Z uwagi na brak wystawiania not korygujących w KSeF-ie sposób dokumentowania tego typu rabatu będzie wymagał dodatkowej analizy i opracowania procedur. 

Ze względu na model działania firm kosmetycznych, polegający na podziale zadań między różne spółki zlokalizowane w różnych krajach i posiadające odmienne role, w związku z wejściem KSeF-u warto ponownie dokonać analizy, czy podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej w Polsce, mające jednak znaczącą obecność w kraju z uwagi na swoje funkcje, nie mają tu stałego miejsca prowadzenia działalności (które determinuje obowiązek wystawiania faktur w KSeF-ie).