CFO, planowanie budżetu

Zarządzanie funkcją podatkową w budżecie CFO – na co zwrócić uwagę, planując kolejny rok?

Planowanie budżetu to złożony proces o strategicznym znaczeniu dla większości organizacji. Kluczową rolę w tym procesie odgrywa CFO (ang. Chief Financial Officer). To on odpowiada za opracowanie planu finansowego, który powinien uwzględniać cele firmy na kolejny rok, koszty związane z prowadzeniem działalności, wydatki na inwestycje, tak aby organizacja osiągnęła pożądane wyniki finansowe. W tym skomplikowanym procesie, warto poświęcić trochę czasu na rozmowę z zaufanym doradcą podatkowym i zaplanowanie wydatków na obsługę funkcji podatkowej.

Proces budżetowania wydatków związanych z funkcją podatkową warto rozpocząć zaraz po okresie wakacyjnym. Do kolejnego roku finansowego pozostało bowiem tylko kilka miesięcy. Jest to zatem doskonały moment, by dokładnie przeanalizować cele, zadania oraz właściwą alokację środków z tym związanych. 

Planowanie budżetu – brak jednej perspektywy

Proces budżetowania może być odmiennie postrzegany przez osoby, które w firmie pełnią różne funkcje. Na budżet zupełnie inaczej patrzy CFO, a inaczej dyrektor podatkowy. Różnice te wynikają z odmiennych zadań i ról, jakie odgrywają oni w organizacji. Nadrzędnym zadaniem dyrektora podatkowego jest zabezpieczenie funkcjonowania firmy pod względem podatkowym i wywiązywanie się firmy z obowiązków nałożonych na nią przez państwo. 

Usługi podatkowe w budżecie CFO — na co zwrócić uwagę planując kolejny rok?

Zapraszamy do obejrzenia webcastu dotyczącego zarządzania funkcją podatkową, w kontekście planowania budżetów na kolejny rok.    

Do kompetencji dyrektora podatkowego najczęściej należy: nadzór nad wypełnianiem obowiązków, w tym prawidłowości kalkulacji i terminowości składania deklaracji podatkowych, przygotowanie i aktualizacja procedur podatkowych, opiniowanie zapisów umów/kontraktów zawieranych pod kątem podatkowym czy też monitorowanie zmian w przepisach podatkowych. To dyrektor podatkowy odpowiada za wdrożenie zmian w procesach i procedurach podatkowych wynikających z dynamicznego środowiska prawno-podatkowego.

Rola CFO w firmie jest znacznie szersza i nie ogranicza się jedynie do kwestii związanych z finansami i rachunkowością. Na przestrzeni ostatnich lat rola ta ewoluowała jeszcze bardziej. Dziś dyrektor finansowy to osoba, która współdecyduje o rozwoju całej firmy i odpowiada za to, aby organizacja posiadała odpowiednie zasoby, które zostaną przeznaczone na realizację celów istotnych z jej perspektywy. Do zadań CFO należy także przestrzeganie, aby wydatki nie przekraczały zdroworozsądkowych poziomów bezpieczeństwa. W procesie budżetowania CFO skupiony jest w głównej mierze na przychodach oraz wydatkach bezpośrednio związanych z ich generowaniem. Doświadczony CFO zwraca również uwagę na koszty usług wspomagających funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Usługi back office – indywidualne spojrzenie

Usługi back-office stanowią szeroki wachlarz usług i czynności o charakterze pomocniczym, takich jak: księgowość, obsługa kadrowo-płacowa, obsługa podatkowa, zarządzanie zasobami ludzkimi, wsparcie IT oraz inne usługi administracyjne. Rola funkcji back-office niejednokrotnie bywa marginalizowana w planowaniu budżetu. Znajduje to odzwierciedlenie w swego rodzaju automatyzmie w planowaniu budżetu organizacji, tj. np. w powielaniu założeń z lat poprzednich, rolowaniu budżetów, pomijaniu konsultacji z osobami odpowiedzialnymi za dane obszary. Przy czym, w szczególności w polskich warunkach, dynamika zmian w otoczeniu prawnopodatkowym wymyka się tego typu standardom. Dodatkowymi czynnikami potęgującymi zmienność są rosnąca gwałtownie inflacja i wymagający z perspektywy pracodawców rynek pracy (w szczególności w odniesieniu do ekspertów finansowo-księgowych). Z tego względu efektem podejścia „historycznego” jest często nadmiarowe odchylenie od wstępnych założeń na koniec roku finansowego. W przypadku funkcji podatkowej warto zatem z wyprzedzeniem uwzględnić takie czynniki, jak: zmiany w prawie podatkowym, zmienność cen usług zewnętrznych (doradztwo, compliance itd.) czy też realne potrzeby kadrowe. Dlatego też w planowaniu budżetu dotyczącego funkcji back-office, a zwłaszcza funkcji podatkowej, zalecane jest również zdecydowanie bardziej aktywne podejście.

Jak zaplanować budżet?

Klucz do właściwych założeń w zakresie planowania budżetu związanego z obsługą podatków stanowi dobra znajomość otoczenia prawnopodatkowego oraz praktycznych implikacji ewentualnych zmian przepisów, orzecznictwa, praktyki kontroli podatkowych itd. Elementem powiązanym są również aspekty technologiczne. Z tego względu już przy konstruowaniu budżetu warto wykorzystać kontakty z profesjonalnym, zaufanym doradcą i razem z nim przejść przez agendę podatkową na nadchodzący rok. Oczywiście w planowaniu budżetu w pierwszej kolejności należy uwzględnić powtarzalne wydatki, które łatwo przewidzieć. Jednak w celu uniknięcia niepożądanych niespodzianek warto dokładnie przeanalizować ryzyko ewentualnych „zdarzeń nadzwyczajnych”. To również okazja do weryfikacji potencjału na oszczędności wynikające z samych przepisów (rozwiązania ulgowe), jak również doskonała okazja na optymalizację procesów wewnątrz organizacji.

Planowanie budżetu – trzy kluczowe punkty

W kontekście budżetowania obsługi funkcji podatkowej zwracamy uwagę na następujące aspekty:

  1. agenda podatkowa – aktualna wiedza o najnowszych zmianach w przepisach oraz najważniejszych kwestiach organizacyjnych dla kadry zarządzającej,
  2. perspektywa CFO,
  3. perspektywa dyrektora/menedżera podatkowego.

Agenda podatkowa powinna być jednym z punktów wyjścia (m.in. w zestawieniu z praktykowaną powszechnie analityką danych historycznych). Aktualne informacje o najważniejszych zmianach, nowe (często wymuszane legislacyjnie) wdrożenia technologiczne czy zmiana podejścia organów skarbowych do kontroli, powinny być odpowiednio zaadresowane, w szczególności w kontekście decyzji o insourcingu bądź outsourcingu poszczególnych zadań.

Jeśli chodzi o perspektywę CFO i dyrektora podatkowego, warto wspomnieć, że wspólnym mianownikiem jest tutaj zapewnienie sobie odpowiednich zasobów na realizację celów. Zasoby te pozyskuje się dwojako: przez zatrudnianie ludzi wewnętrznie lub korzystanie z usług zewnętrznych doradców. W tym kontekście dyrektor podatkowy odpowiada głównie za budżet na zewnętrzne usługi doradcze, a CFO musi widzieć cały obraz firmy, czyli wziąć pod uwagę wszystkie koszty związane z zatrudnianiem ludzi. Budżetowanie omawianego obszaru jest jednym z punktów styku tych perspektyw, przy czym pozycjonowanym w optymalnym momencie. 

Okiem eksperta EY

Budżetowanie kosztów funkcji podatkowej nie należy do prostych procesów. Z reguły dyrektor podatkowy informowany jest „z góry” o budżecie, jakim będzie dysponował na kolejny rok. Bez wcześniejszego aktywnego zaangażowania w proces budżetowania może to skutkować znacznym niedoszacowaniem realnych kosztów, co z pewnością doprowadzi do nerwowych sytuacji i negocjacji wewnętrznych po przekroczeniu budżetu. Rola dobrego dyrektora podatkowego polega na aktywnym zarządzeniu taką sytuacją już na etapie planowania – tu dużą pomocą może okazać się szczera i merytoryczna dyskusja z zaufanym doradcą podatkowym, który nie tylko omówi trendy i nadchodzące zmiany, lecz także wyposaży dyrektora w argumenty uzasadniające dane wydatki. Dodatkowo dialog między dyrektorem podatkowym, CFO i doradcą wymusi holistyczne spojrzenie na funkcję podatkową, realną analizę wszystkich kosztów (także tych ukrytych w budżetach kadrowych) oraz – w zależności od sytuacji – dyskusję na temat optymalnej kompozycji zasobów przeznaczonych na funkcję podatkową, uwzględniając nie tylko koszty, ale i ryzyka.

Grzegorz Ziółkowski
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Business Tax Advisory, Partner


Podsumowanie

Zmiany w prawie podatkowym, zmienność cen usług zewnętrznych (doradztwo, compliance itd.) czy też realne potrzeby kadrowe. To tylko przykładowe wyzwania, z jakimi muszą się mierzyć CFO przy planowaniu budżetu dla swojej organizacji. W artykule przybliżamy najistotniejsze kwestie związane z planowaniem budżetu na kolejny rok. W procesie budżetowania warto pomyśleć o wsparciu profesjonalnego doradcy.


Kontakt

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.



Informacje

Autorzy

Polecane artykuły