Zarządzanie funkcją podatkową w budżecie CFO – na co zwrócić uwagę, planując kolejny rok?

Do kompetencji dyrektora podatkowego najczęściej należy: nadzór nad wypełnianiem obowiązków, w tym prawidłowości kalkulacji i terminowości składania deklaracji podatkowych, przygotowanie i aktualizacja procedur podatkowych, opiniowanie zapisów umów/kontraktów zawieranych pod kątem podatkowym czy też monitorowanie zmian w przepisach podatkowych. To dyrektor podatkowy odpowiada za wdrożenie zmian w procesach i procedurach podatkowych wynikających z dynamicznego środowiska prawno-podatkowego.

Rola CFO w firmie jest znacznie szersza i nie ogranicza się jedynie do kwestii związanych z finansami i rachunkowością. Na przestrzeni ostatnich lat rola ta ewoluowała jeszcze bardziej. Dziś dyrektor finansowy to osoba, która współdecyduje o rozwoju całej firmy i odpowiada za to, aby organizacja posiadała odpowiednie zasoby, które zostaną przeznaczone na realizację celów istotnych z jej perspektywy. Do zadań CFO należy także przestrzeganie, aby wydatki nie przekraczały zdroworozsądkowych poziomów bezpieczeństwa. W procesie budżetowania CFO skupiony jest w głównej mierze na przychodach oraz wydatkach bezpośrednio związanych z ich generowaniem. Doświadczony CFO zwraca również uwagę na koszty usług wspomagających funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Usługi back office – indywidualne spojrzenie

Usługi back-office stanowią szeroki wachlarz usług i czynności o charakterze pomocniczym, takich jak: księgowość, obsługa kadrowo-płacowa, obsługa podatkowa, zarządzanie zasobami ludzkimi, wsparcie IT oraz inne usługi administracyjne. Rola funkcji back-office niejednokrotnie bywa marginalizowana w planowaniu budżetu. Znajduje to odzwierciedlenie w swego rodzaju automatyzmie w planowaniu budżetu organizacji, tj. np. w powielaniu założeń z lat poprzednich, rolowaniu budżetów, pomijaniu konsultacji z osobami odpowiedzialnymi za dane obszary. Przy czym, w szczególności w polskich warunkach, dynamika zmian w otoczeniu prawnopodatkowym wymyka się tego typu standardom. Dodatkowymi czynnikami potęgującymi zmienność są rosnąca gwałtownie inflacja i wymagający z perspektywy pracodawców rynek pracy (w szczególności w odniesieniu do ekspertów finansowo-księgowych). Z tego względu efektem podejścia „historycznego” jest często nadmiarowe odchylenie od wstępnych założeń na koniec roku finansowego. W przypadku funkcji podatkowej warto zatem z wyprzedzeniem uwzględnić takie czynniki, jak: zmiany w prawie podatkowym, zmienność cen usług zewnętrznych (doradztwo, compliance itd.) czy też realne potrzeby kadrowe. Dlatego też w planowaniu budżetu dotyczącego funkcji back-office, a zwłaszcza funkcji podatkowej, zalecane jest również zdecydowanie bardziej aktywne podejście.

Jak zaplanować budżet?

Klucz do właściwych założeń w zakresie planowania budżetu związanego z obsługą podatków stanowi dobra znajomość otoczenia prawnopodatkowego oraz praktycznych implikacji ewentualnych zmian przepisów, orzecznictwa, praktyki kontroli podatkowych itd. Elementem powiązanym są również aspekty technologiczne. Z tego względu już przy konstruowaniu budżetu warto wykorzystać kontakty z profesjonalnym, zaufanym doradcą i razem z nim przejść przez agendę podatkową na nadchodzący rok. Oczywiście w planowaniu budżetu w pierwszej kolejności należy uwzględnić powtarzalne wydatki, które łatwo przewidzieć. Jednak w celu uniknięcia niepożądanych niespodzianek warto dokładnie przeanalizować ryzyko ewentualnych „zdarzeń nadzwyczajnych”. To również okazja do weryfikacji potencjału na oszczędności wynikające z samych przepisów (rozwiązania ulgowe), jak również doskonała okazja na optymalizację procesów wewnątrz organizacji.

Planowanie budżetu – trzy kluczowe punkty

W kontekście budżetowania obsługi funkcji podatkowej zwracamy uwagę na następujące aspekty:

1. agenda podatkowa – aktualna wiedza o najnowszych zmianach w przepisach oraz najważniejszych kwestiach organizacyjnych dla kadry zarządzającej,
2. perspektywa CFO,
3. perspektywa dyrektora/menedżera podatkowego.

Agenda podatkowa powinna być jednym z punktów wyjścia (m.in. w zestawieniu z praktykowaną powszechnie analityką danych historycznych). Aktualne informacje o najważniejszych zmianach, nowe (często wymuszane legislacyjnie) wdrożenia technologiczne czy zmiana podejścia organów skarbowych do kontroli, powinny być odpowiednio zaadresowane, w szczególności w kontekście decyzji o insourcingu bądź outsourcingu poszczególnych zadań.

Jeśli chodzi o perspektywę CFO i dyrektora podatkowego, warto wspomnieć, że wspólnym mianownikiem jest tutaj zapewnienie sobie odpowiednich zasobów na realizację celów. Zasoby te pozyskuje się dwojako: przez zatrudnianie ludzi wewnętrznie lub korzystanie z usług zewnętrznych doradców. W tym kontekście dyrektor podatkowy odpowiada głównie za budżet na zewnętrzne usługi doradcze, a CFO musi widzieć cały obraz firmy, czyli wziąć pod uwagę wszystkie koszty związane z zatrudnianiem ludzi. Budżetowanie omawianego obszaru jest jednym z punktów styku tych perspektyw, przy czym pozycjonowanym w optymalnym momencie.