Czym jest offboarding?
Skala stresu Holmesa i Rahe’a wskazuje, że strata pracy mieści się w czołówce najbardziej stresujących doświadczeń w życiu. Wyżej jest np. choroba członka rodziny czy współmałżonka. Zdarza się więc, że strata stanowiska – zwłaszcza ta nieplanowana i zaskakująca – spotyka się z silnymi emocjami, które mogą mieć wpływ na wizerunek firmy. Aby zminimalizować te negatywne i trudne emocje, wprowadzono pojęcie offboardingu.
Offboarding po polsku – w wolnym tłumaczeniu – oznacza „opuszczenie pokładu”. Określeniem tym nazywa się złożony i wieloetapowy proces rozstania pracownika z organizacją. W planowaniu offboardingu uwzględnia się procedury, zasady i wartości, które mają ułatwić i usprawnić pożegnanie.
Jak przeprowadzić proces offboardingu?
Harmonogram offboardingu często modyfikuje się w zależności od potrzeb i obowiązków odchodzącego pracownika. Organizacje zmieniają ów proces, uwzględniając staż pracy czy zakres dotychczasowych zadań. W ogólnym zarysie pod uwagę bierze się:
- kwestie formalne – przygotowanie wypowiedzenia i podjęcie decyzji w kwestii pozostałego urlopu,
- kwestie operacyjne – wyznaczenie zastępcy, oddanie dokumentów, przekazanie klientów i wskazanie im nowych kontaktów w firmie,
- kwestie sprzętowe – zwrot kart dostępu, zdanie narzędzi pracy, zablokowanie dostępów do systemów, przepięcie skrzynek i ustawienie autorespondera,
- kwestie organizacyjne – przeprowadzenie exit interview, wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich działów i poinformowanie zespołu o zmianach.
Offboarding pracownika krok po kroku
1. Pierwsza rozmowa dotycząca offboardingu pracownika
Podczas spotkania dochodzi do wręczenia lub odebrania wypowiedzenia, co pociąga za sobą kolejne kroki. Wraz z oddaniem dokumentów często przeprowadza się rozmowę wyjaśniającą i uzasadniającą. Bywa, że jest to najtrudniejszy i najbardziej emocjonalny moment – dlatego tak istotne jest, aby rozmowę przeprowadzały osoby doświadczone i kompetentne.
Jeśli sytuacja na to pozwala, na tym etapie ustalane są również formalne warunki rozstania, np. przeliczenie pozostałego urlopu. Organizacja, która podjęła decyzję o rozstaniu (np. wypowiadając umowę na skutek zmian organizacyjnych czy cięć budżetowych), powinna także zaproponować benefity. Zdaniem LHH DBM Polska byli pracownicy najczęściej cenią odprawę pieniężną (89%). Takie wyniki przedstawia Raport: Odprawa, outplacement i świadczenia dodatkowe (2018). LHH DBM Polska.
2. Komunikacja o nadchodzących zmianach
W procesie offboardingu nie można zapominać o pracownikach, którzy pozostają w organizacji. Należy więc poinformować ich o nadchodzących zmianach, celach i potrzebach. Często to właśnie od zaangażowania pozostałych pracowników zależy, w jaki sposób organizacja poradzi sobie z rozstaniem. Pozostawienie specjalistów bez informacji i zaskoczenie zespołu zmianami to prosta droga do chaosu i strat finansowych.
Przekazując zespołowi informację o zakończeniu współpracy z danym pracownikiem, warto skupić się m.in. na ważnych terminach oraz dalszych krokach.
3. Przekazanie dokumentów
Ustalenie z odchodzącym pracownikiem terminu oddania i wręczenia wszystkich niezbędnych dokumentów to kolejny ważny etap procesu offboardingu. Mowa tu np. o dostępach do zasobów, narzędzi i projektów oraz o opisaniu pilnych zadań, które należy przekazać innemu specjaliście.
4. Przeprowadzenie exit interview
Podczas exit interview pracodawca poznaje argumenty pracownika. Jest to okazja do pozyskania informacji i opinii na temat działających i niedziałających procesów w organizacji z perspektywy odchodzącego pracownika. Rozmowy tego typu są dobrowolne i niosą za sobą szereg cennych i przydatnych informacji, które wykorzystać można do usprawnienia poszczególnych działów. Pracodawca lub specjalista ds. HR może więc dopytać o opinie na temat procedur firmowych, kultury organizacji, szans rozwoju itp. W czasie exit interview pracownik może podzielić się również opinią na temat satysfakcji z pracy, zadań, obowiązków, a także odnieść się do kwestii wynagrodzenia i relacji wewnątrz firmy.
5. Dopięcie spraw administracyjnych
Odchodzący pracownik w ramach procesu offboardingu powinien być otoczony opieką do ostatniego dnia swojej pracy. To czas na oddanie sprzętu (samochodu służbowego, kluczy) i dopełnienie pozostałych formalności. Najważniejszy na tym etapie jest przepływ informacji.
Najczęstsze błędy w procesie offboardingu
Niewłaściwie przygotowany plan offboardingu doprowadza do błędów i potknięć. Te mogą być kluczowe zarówno dla relacji, wizerunku firmy, jak i przeprowadzania wewnętrznych procesów.
Najczęściej popełniane błędy w obszarze offboardingu pracownika to np.:
- brak jasnych i otwartych komunikatów dla zespołu,
- surowa ocena sytuacji i szantaż emocjonalny,
- brak planu i ogólnego harmonogramu, który pozwoliłby uniknąć chaosu,
- tendencja do pozostawienia odchodzącego pracownika samemu sobie.
Czy offboarding można przeprowadzić zdalnie?
Tak, chociaż tego typu sytuacje należą do rzadkości i mają miejsce w konkretnych, specyficznych warunkach. Najczęściej zdalny offboarding pracownika przeprowadza się podczas trudnego konfliktu lub w momencie, gdy pracodawca nie ma możliwości (z przyczyn organizacyjnych) spotkać się z pracownikiem twarzą w twarz. W takiej sytuacji dobrze jest wyznaczyć koordynatora, który będzie nadzorował płynność całego procesu.
Offboarding a outplacement
Outplacement to złożony program wsparcia w poszukiwaniu nowej pracy, skierowany do pracowników dotychczas zwalnianych z organizacji. Docelowo chodzi w nim o złagodzenie sytuacji konfliktowej, a tym samym o zaktywizowanie zawodowo osób, które straciły zatrudnienie na skutek decyzji pracodawcy.
W kontekście outplacementu najczęściej mówi się o:
- doradztwie zawodowym,
- pomocy w przygotowaniu CV,
- wsparciu specjalistów (np. psychologa),
- dodatkowych szkoleniach.
Outplacement zakłada zmniejszenie stresu związanego z utratą pracy. Pracodawca często proponuje te „benefity”, aby wesprzeć byłego pracownika w przyszłych wyzwaniach. Co ważne – jeśli firma zwalnia więcej niż 50 pracowników w ciągu trzech miesięcy, automatycznie jest zobligowana do niesienia takiej formy pomocy[1]. Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U.2022.poz. 690) i art. 70 „Pracodawca zamierzający zwolnić co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy, jest zobowiązany uzgodnić z powiatowym urzędem pracy właściwym dla pracodawcy zakres i formy pomocy dla zwalnianych pracowników”.
Podsumowanie
Offboarding pracownika jest równie istotnym etapem co onboarding. Żegnając się z członkiem zespołu, należy więc wykazać się empatią, zrozumieniem i otwartością na nową sytuację. W procesie tym nie można zapominać o stałym zespole, który może poczuć się zagrożony i niepewny stabilności zatrudnienia. Warto także, aby harmonogram był ustalany i przeprowadzany w gronie wykwalifikowanych specjalistów, którzy zadbają nie tylko o komfort byłego pracownika, lecz także o bezpieczeństwo organizacji i całego zespołu.