8 minutno branje 17. feb. 2022

Kako se slovenska podjetja pripravljajo na EU Direktivo o zaščiti žvižgačev?

Avtor/ica Janja Skamlič

EY Slovenija, Associate Partner, forenzika in integriteta poslovanja

"Kaos vedno prinaša tudi priložnosti." - Sun Tzu

8 minutno branje 17. feb. 2022
Povezane vsebine Forenzične storitve

Anketa EY Slovenija razkriva pomanjkljivo pripravljenost in obveščenost podjetij o zahtevah nove EU direktive o zaščiti žvižgačev in prihajajočega Zakona o zaščiti prijaviteljev.

Na kratko

  • Manj kot polovica anketirancev je povsem pripravljena na uvedbo EU direktive o zaščiti žvižgačev, kar nekaj izmed teh bo moralo sistem prilagoditi na nove zahteve
  • Precej podjetij se ne zaveda, da se bo razširil krog upravičencev do zaupnega poročanja
  • Praksa kaže, da so prejete prijave večinoma dobronamerne in resnične in lahko v več primerih preprečijo nadaljnja oškodovanja podjetij

Direktiva (EU) 2019/1937 Evropskega in Sveta o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije, je bila sprejeta dne 23. oktobra 2019 in zahteva, da do decembra 2021 države članice vzpostavijo ustrezni zakonodajni okvir, ki bo zagotavljal, da bodo vse organizacije z več kot 250 zaposlenimi in vse občine z več kot 10 000 prebivalci uvedle ustrezne sporočilne mehanizme. Kasneje bodo zahteve veljale tudi za vsa podjetja z več kot 50 zaposlenimi.

Podjetja bodo morala osebam, ki boda sporočila informacije o domnevnih zlorabah, za katere se je v zadnjih letih uveljavilo poimenovanje 'žvižgači', zagotavljati zaupnost, potrditi prejem prijave, preiskati morebitne zlorabe in prijavitelju v razumnem (zakonskem) roku povratno podati informacijo o sprejetih popravljalnih in drugih ukrepih.

Zakon, s katerim bi Direktivo prenesli v slovensko zakonodajo, sicer še ni sprejet, v decembru 2021 pa je bil pripravljen osnutek Zakona o zaščiti prijaviteljev, na podlagi katerega že lahko sklepamo o obveznostih, ki jih bodo podjetja morala izpolnjevati. Osnutek Zakona precej zvesto sledi določilom Direktive, pomemben pa je podatek o predvidenem roku za uvedbo ukrepov. Za podjetja z 250 ali več zaposlenimi osnutek Zakona za uvedbo ukrepov predvideva 60 dni od uveljavitve zakona, podjetja z več kot 50, vendar manj kot 250 zaposlenimi pa bodo imela čas do 17. 12. 2023.

V EY Slovenija smo ob stikih s strankami dobili občutek, da so slovenska podjetja o prihajajočih spremembah slabo obveščena in da nanje niso dobro pripravljena, zato smo v novembru in decembru 2021 izvedli anketo o pripravljenosti slovenskih podjetij na prihajajočo Direktivo.

Anketo je v celoti izpolnilo 36 anketirancev, ki v 33,3 % zasedajo vodilne položaje v podjetju, v 41,7 % so del pravnega oddelka ali oddelka za skladnost poslovanja, 25 % pa jih zaseda druga delovna mesta. V nadaljevanju z vami delimo rezultate te ankete.

Ostanite na tekočem

Prijavite se na naše novice in dogodke s področja forenzike in integritete poslovanja. 

Naročite se

(Chapter breaker)
1.

1. del

Manj kot polovica anketirancev je povsem pripravljena na uvedbo EU direktive o zaščiti žvižgačev

Kar nekaj izmed teh bo moralo sistem prilagoditi na nove zahteve

Manj kot

42,2 %

vprašanih je povsem pripravljenih na spremembe

Manj kot polovica vprašanih (41,7 %), katerih podjetja zaposlujejo več kot 250 zaposlenih in ki bodo morala glede na osnutek Zakona o zaščiti prijaviteljev ustrezne kanale in postopke za prijavo nepravilnosti uvesti v roku 60 dni od uveljavitve zakona, meni, da so povsem pripravljeni na Direktivo. Še 33,3 % vprašanih je delno pripravljenih na direktivo, kar četrtina (25,0 %) pa na Direktivo ni pripravljena

Med vprašanimi iz podjetij z več kot 50 in manj kot 250 zaposlenimi, ki imajo glede na predlog Zakona o zaščiti prijaviteljev za uvedbo vseh zahtevanih ukrepov čas do 17. 12. 2023, jih 44,4 % meni, da so povsem pripravljeni, in 55, 5 %, da so delno pripravljeni.

Skupno je torej na uvedbo Zakona o zaščiti prijaviteljev pripravljenih 42,9 % vprašanih, 57,1 % pa jih ni pripravljenih ali so delno pripravljeni.

Če pogledamo, kolikšen odstotek vprašanih meni, da je njihov sistem internega poročanja skladen z Direktivo in jim ga ne bo treba spreminjati, je odstotek še nižji. Manj kot tretjina (28,6 %) pravi, da so njihovi kanali in postopki že skladni z zahtevami Direktive. 38,1 % vprašanih že ima vzpostavljen kanal za prijavo nepravilnosti, vendar bodo morali spremeniti sistem obravnave. 23,8 % vprašanih pravi, da bodo morali vzpostaviti celoten sistem, vključno z vzpostavitvijo kanala za prijavo nepravilnosti, 4,8 % pa Direktive še ni ustrezno preučila.

Prav tako 4,8 % vprašanih, od katerih vsi prihajajo iz podjetij z več kot 50, a manj kot 250 zaposlenimi, meni, da Direktiva zanje ne bo veljala. Kot smo že povedali, bosta po 17. 12. 2023 Direktiva in predvidoma tudi Zakon o zaščiti prijaviteljev veljala za vsa podjetja z več kot 50 zaposlenimi, iz česar lahko sklepamo, da manjša podjetja še niso ustrezno informirana o zahtevah, ki jih Direktiva in Zakon o zaščiti prijaviteljev prinašata zanje. Ker so v odgovorih zajeta samo podjetja, ki so anketo prepoznala kot relevantno za njihovo delovno področje, velja zaključiti, da je delež nezadostno informiranih podjetij v Sloveniji še znatno večji.

(Chapter breaker)
2.

2. del

Precej podjetij se ne zaveda, da se bo razširil krog upravičencev do zaupnega poročanja

Katere ključne ukrepe so podjetja že uvedla (in katerih niso)?

Preverjali smo tudi, ali so podjetja anketirancev že vpeljala nekatere ključne ukrepe, določene v Direktivi, in sicer, ali so že opravili usposabljanje zaposlenih, ali so zaupne kanale za poročanje nepravilnosti delili s poslovnimi partnerji, ali so vpeljali postopke za zaščito žvižgačev, ali so določili osebo, ki bo pregledovala prijave, in ali so zaposlenim omogočili dostop do zaupnih kanalov poročanja. Kot je razvidno iz spodnjega prikaza, je večina podjetij že sprejela večino teh ukrepov, negativno izstopata le usposabljanje zaposlenih in deljenje zaupnih kanalov s poslovnimi partnerji.

To ni presenetljivo, saj je kar 76,2 % odstotkov vprašanih iz podjetji s 50 ali več zaposlenimi odgovorilo, da v podjetju že imajo vzpostavljen kanal za interno poročanje nepravilnosti. Pri tem velja upoštevati, da so v vzorcu tudi podjetja, za katera je že do sedaj veljala zakonska obveznost vzpostavitve kanalov poročanja kršitev, in družbe, ki so takšne kanale vzpostavile kot del dobre prakse.

Zanimivo pa je, da so tudi anketiranci, ki sicer menijo, da so njihova podjetja povsem pripravljena na direktivo, v kar 44,7 % odgovorili, da podjetje zaupnih kanalov za poročanja nepravilnosti še ni delilo s poslovnimi partnerji. To je sicer razumljivo, saj gre ravno v tem delu za veliko spremembo od dosedanje prakse, kjer so bili kanali poročanja kršitev namenjeni prvenstveno zaposlenim. V skladu s prihajajočo zakonodajo, bo krog upravičencev do poročanja kršitev znatno večji in bo med drugim zajemal tudi dobavitelje in druge poslovne partnerje. 

(Chapter breaker)
3.

3. del

Prijave lahko preprečijo nadaljnje oškodovanje podjetja

Praksa kaže, da so prejete prijave večinoma dobronamerne in resnične

V EY Slovenija smo ob stikih s podjetji, ki zaupnih kanalov za žvižgače še nimajo vzpostavljenih, zaznali zaskrbljenost, da bodo po vzpostavitvi kanala zasuta z zlonamernimi prijavami. Prisoten je tudi dvom v učinkovitost tovrstnih kanalov poročanja nepravilnosti. V anketi smo zato zaposlene v podjetjih, ki kanale že imajo vzpostavljene, spraševali tudi o njihovi izkušnji s tovrstnimi kanali.

Velika večina (72 %) jih ocenjuje, da v podjetju na leto prejmejo manj kot 5 prijav. Poleg tega jih večina (64,0 %) ocenjuje, da je več kot 75 % prijav podanih v dobri veri. Čeprav vprašani v večini (70 %) ocenjujejo tudi, da je manj kot polovica prijav relevantnih, se jih kar 87,1 % strinja ali povsem strinja, da kanal za prijavo nepravilnosti koristi njihovemu podjetju. 41,9 % vprašanih pravi, da je njihovo podjetje raziskalo prijave in ukrepalo na podlagi ugotovljenega, 22,6 % pa jih je dejalo tudi, da so s pomočjo kanala za poročanje nepravilnosti odkrili resne kršitve v podjetju.

Za presojo utemeljenosti prijave in upravičenosti prijavitelja je pomembna strokovna in kakovostna začetna faza postopka obravnave prijave ali triaža. Sicer pa so izkušnje oddelka za forenziko in integriteto pri EY Slovenija ravno nasprotne in v zelo velikem odstotku primerov prijav kršitev, ki so prestale triažo, ugotavljamo da so te resnične in dobronamerne. V več primerih, ko gre za sporočanje zlorab preko linije za sporočanje kršitev namreč ugotavljamo, da družbe zaradi nepravilnosti, na katere je opozoril žvižgač, utrpijo tudi po več kot milijonsko škodo. Brez prijave žvižgača bi se nepravilnosti v podjetjih mnogokrat nadaljevale precej dlje časa, kar bi pomenilo še večjo škodo za posamezna podjetja.

Rezultati ankete sicer kažejo, da vprašani od kanala za poročanje nepravilnosti v približno enaki meri pričakujejo informacije o nepravilnem delovanju zaposlenih, več zaupanja in boljše okolje v podjetju, odkrivanje kršitev na področju kadrovskih zadev (diskriminacija, mobing, ipd.) ter informacije o morebitnih kršitvah zakonodaje. Le 7,1 % vprašanih ne pričakuje nobenih koristi.

(Chapter breaker)
4.

4. del

Zakonsko določeni ukrepi so le začetek, ključna je kultura podjetja

Kultura etičnega ravnanja se začne z vodstvom

Anketa odseva tudi nekatere ugotovitve raziskave EY Global Integrity Report 2022, ki poudarja, da ni dovolj, da podjetja le uvedejo kanale in ustrezne postopke – ključnega pomena je, da se v podjetju ustvari kultura etičnega delovanja, kar se običajno začne z jasnim sporočanjem in podporo vodstva podjetja. Pozitivno je dejstvo, da se kar 90,3 % anketirancev strinja ali povsem strinja, da vodstvo podjetja jasno podpira uporabo kanalov za poročanje. Vendar se zdi, da je potrebnega še nekaj dela na komunikaciji te podpore, saj v kar 74,2 % podjetja zaposlene o obstoju in pravilni uporabi kanalov za prijavo nepravilnosti obveščajo enkrat letno ali manj kot enkrat letno.

Anketa EY Slovenija o pripravljenosti slovenskih podjetij na uvedbo nove EU Direktive o zaščiti žvižgačev je pokazala, da v več kot polovici primerov podjetja anketirancev še niso povsem pripravljena na uvedbo zahtevanih ukrepov. Če k temu dodamo dejstvo, da so odgovori anketirancev pokazali tudi na pomanjkljivo poznavanja Direktive, je odstotek neustrezno pripravljenih podjetij in podjetij, ki se ne zavedajo, da bo Direktiva veljala tudi za njih, še nekoliko večji. Pomembno je torej, da se še pred sprejetjem zakona poskrbi za boljšo obveščenost podjetij in organizacij o tem, ali bodo ukrepi veljali tudi zanje.

Spodbudni pa so podatki anketirancev iz podjetij, ki so že uvedla kanale za prijavo kršitev v takšni ali drugačni obliki. Njihove izkušnje kažejo, da prijave ne predstavljajo velike obremenitve za podjetja, da so večinoma podane dobronamerno, in da vodstva podjetij podpirajo uporabo kanalov za poročanje. Izkušnje EY potrjujejo dobronamernost večine prijav, ki lahko preprečijo obsežne izgube v podjetjih.

Pri uvajanju ukrepov, ki jih bosta zahtevala Direktiva o zaščiti žvižgačev in Zakon o zaščiti prijaviteljev je torej pomembno, da podjetja na to ne gledajo le kot na nadležno zakonsko obveznost. Vodstva podjetij se morajo zavedati, da je prijava prek zaupnega internega kanalna najboljši način odkrivanja nepravilnosti, ki bi se sicer lahko nadaljevale ali pa bi bile razkrite na način, ki bi lahko škodil ugledu podjetja. Kanali za poročanje nepravilnosti so torej orodje, od katerega ima ob pravilni uporabi največ koristi prav podjetje.

Kontaktirajte nas

Naša ekipa strokovnjakov vam lahko pomaga razrešiti vse dileme, povezane s spremembami na področju zaščite žvižgačev

Povzetek

Anketa EY Slovenija o pripravljenosti slovenskih podjetij na spremembe, ki jih na področje zaščite žvižgačev in internega poročanja kršitev in nepravilnosti vnaša EU Direktiva o zaščiti žvižgačev, je pokazala, da več kot polovica podjetij še ni ustrezno pripravljenih ter da so pogosto tudi slabo obveščena o vseh zahtevah, ki jih bodo morala izpolnjevati.

Spodbudni pa so podatki iz podjetij, ki imajo tovrstne kanale že vzpostavljene. Njihovi odgovori, pa tudi izkušnje EY strokovnjakov, potrjujejo, da so interne prijave kršitev v največji meri dobronamerne in lahko preprečijo tudi večmilijonsko škodo.

O članku

Avtor/ica Janja Skamlič

EY Slovenija, Associate Partner, forenzika in integriteta poslovanja

"Kaos vedno prinaša tudi priložnosti." - Sun Tzu

Povezane vsebine Forenzične storitve