Thông báo về Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân và Việc Xử lý Dữ liệu Cá Nhân

EY chấp nhận các đề cử cho chương trình Doanh Nhân EY Của Năm™ Giải Thưởng EY – Bản lĩnh doanh nhân thông qua trang web của chúng tôi. Người được đề cử phải cung cấp dữ liệu cá nhân, bao gồm cả dữ liệu tài chính và phải ký vào mẫu đề cử. Mẫu đề cử được gửi cho các nhà tài trợ chương trình và ban giám khảo độc lập cấp quốc gia và khu vực để chọn ra người nhận giải thưởng.

Hệ thống toàn cầu chương trình Giải Thưởng EY – Bản lĩnh doanh nhân Doanh Nhân EY Của Năm™ có thông báo riêng về quyền riêng tư. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân tham gia Giải Thưởng EY – Bản lĩnh doanh nhânchương trình Doanh Nhân Của Năm™ tham khảo thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên hệ thống đó.

Khi Quý Vị yêu cầu chúng tôi cung cấp cho Quý Vị các dịch vụ chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân khi chúng tôi có lý do kinh doanh hợp lý liên quan đến các dịch vụ đó. Để biết tổng quan về các dịch vụ của chúng tôi, hãy nhấp vào đây. 

Trong bối cảnh cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng, EY cũng xử lý dữ liệu cá nhân của những cá nhân không trực tiếp là khách hàng của chúng tôi (ví dụ: nhân viên, khách hàng hoặc nhà cung cấp của khách hàng của chúng tôi). Xem phần “Các cá nhân có dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập liên quan đến việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng của chúng tôi” để biết thêm thông tin. 
Phần lớn dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập và sử dụng để cung cấp dịch vụ của chúng tôi được cung cấp một cách tự nguyện bởi khách hàng của chúng tôi hoặc được chúng tôi thu thập từ các nguồn bên thứ ba theo yêu cầu của khách hàng của chúng tôi. Vì lý do này, nếu Quý Vị là khách hàng của EY thì thông thường Quý Vị sẽ biết rõ dữ liệu cá nhân nào chúng tôi thu thập và sử dụng. Thông tin này có thể bao gồm: 

• Thông tin cơ bản như tên của Quý Vị, công ty Quý Vị làm việc, vị trí của Quý Vị và mối quan hệ của Quý Vị với một người  
• Thông tin liên hệ như địa chỉ gửi thư, địa chỉ email và số điện thoại của Quý Vị  
• Thông tin tài chính, ví dụ như thông tin liên quan đến thanh toán  
• Bất kỳ dữ liệu cá nhân nào khác liên quan đến Quý Vị hoặc các bên thứ ba khác mà Quý Vị cung cấp cho chúng tôi nhằm mục đích tiếp nhận dịch vụ của chúng tôi  

Chúng tôi sử dụng thông tin này: 

• Để cung cấp dịch vụ cho Quý Vị  
• Để quản lý mối quan hệ của chúng tôi và duy trì các mối quan hệ hợp đồng  
• Cho mục đích kế toán và thuế  
• Để tiếp thị và phát triển kinh doanh  
• Để tuân thủ các nghĩa vụ theo pháp luật và quy định của chúng tôi 
• Để thiết lập, thực thi hoặc bảo vệ các quyền hợp pháp  
• Vì mục đích lịch sử và thống kê 

Do sự đa dạng của các dịch vụ chúng tôi cung cấp, chúng tôi xử lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau. Vui lòng xem các ví dụ (danh sách không đầy đủ) bên dưới về danh mục dữ liệu cá nhân cho bốn lĩnh vực dịch vụ chính của chúng tôi: 

Ngoài ra, chúng tôi cũng xử lý thông tin định danh và lý lịch như một phần của quy trình chấp nhận khách hàng, tài chính, quản trị và tiếp thị của chúng tôi, bao gồm tính độc lập trong kiểm toán, phòng chống rửa tiền, xung đột, kiểm tra danh tiếng và tài chính cũng như nhằm thực hiện bất kỳ yêu cầu pháp lý hoặc quy định quản lý nào khác mà chúng tôi phải tuân theo.

Việc kiểm tra có thể bao gồm:

• Xác minh danh tính: bằng chứng về tên và địa chỉ
• Quyền sở hữu hưởng lợi cuối cùng của doanh nghiệp và các pháp nhân khác
• Kiểm tra xung đột: để tránh xung đột lợi ích với bất kỳ khách hàng nào khác
• Chống rửa tiền, tiền thu được từ tội phạm và kiểm tra tài trợ khủng bố
• Kiểm tra những người có liên quan đến chính trị (PEP): những người có vai trò nổi bật trong chính phủ, cơ quan tư pháp, tòa án, ngân hàng trung ương, đại sứ quán, lực lượng vũ trang và doanh nghiệp nhà nước, bao gồm các thành viên gia đình và cộng sự thân cận của những người có liên quan đến chính trị này
• Kiểm tra tin tức bất lợi từ các phương tiện truyền thông
• Kiểm tra danh sách trừng phạt của chính phủ
• Kiểm tra độc lập

Các hoạt động kiểm tra này được thực hiện vì nguyên nhân quy định, pháp luật hoặc thương mại và cần được lặp lại trong quá trình cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Là một phần của các hoạt động kiểm tra này, chúng tôi được yêu cầu xử lý dữ liệu thuộc danh mục đặc biệt (ví dụ: để xác minh xem Quý Vị có phải là người có liên quan đến chính trị hay không hoặc để thu thập thông tin về các án tích trong trường hợp việc này là bắt buộc đối với luật chống rửa tiền). Việc Quý Vị cung cấp cho chúng tôi tất cả thông tin và tài liệu cần thiết rất quan trọng vì điều này ảnh hưởng đến khả năng cung cấp dịch vụ của chúng tôi cho Quý Vị.

Mục đích cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng:

Thực hiện hợp đồng

• Tuân thủ nghĩa vụ theo pháp luật hoặc quy định
• Để cung cấp cho Quý Vị các dịch vụ liền mạch, nhất quán, dịch vụ chất lượng cao và đảm bảo thanh toán kịp thời mọi khoản phí, chi phí và khoản nợ liên quan đến dịch vụ của chúng tôi
• Để hiểu mọi xung đột lợi ích hoặc thách thức liên quan đến pháp luật độc lập

Để bảo vệ EY khỏi tình trạng vô tình dính líu tới những khoản tiền thu được từ hoạt động tội phạm hoặc hỗ trợ bất kỳ hoạt động bất hợp pháp hoặc gian lận nào khác (ví dụ: khủng bố)

Như một phần của những dịch vụ chuyên nghiệp mà EY cung cấp cho khách hàng, EY xử lý dữ liệu cá nhân của những người mà chúng tôi không có mối quan hệ trực tiếp (theo hợp đồng hoặc mối quan hệ khác). Ví dụ: nếu chúng tôi thực hiện kiểm toán theo quy định pháp luật, nhóm cung cấp dịch vụ kiểm toán của chúng tôi sẽ phải kiểm toán sổ sách của khách hàng, có thể bao gồm dữ liệu bảng lương cho nhân viên của khách hàng, dữ liệu nhà cung cấp, quản trị tài chính, dữ liệu liên quan đến nguyên đơn và thủ tục tố tụng. Lấy một ví dụ khác: nếu chúng tôi thực hiện đánh giá thẩm định để việc mua lại một đối tượng thay mặt cho khách hàng, EY sẽ thu thập các dữ liệu cá nhân liên quan đến nhân viên, ban quản lý và khách hàng của mục tiêu. 

Chúng tôi yêu cầu khách hàng xác nhận rằng khách hàng này có thẩm quyền cung cấp dữ liệu cá nhân cho chúng tôi liên quan đến việc thực hiện dịch vụ và mọi dữ liệu cá nhân khách hàng đó cung cấp cho chúng tôi đều đã được xử lý theo luật hiện hành. 

Do sự đa dạng của các dịch vụ chúng tôi cung cấp, chúng tôi xử lý nhiều loại dữ liệu cá nhân như: 

• Thông tin về cá nhân (như tên, tuổi, dữ liệu ngày sinh, giới, tình trạng hôn nhân và quốc gia) 
• Thông tin liên hệ (như số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ gửi thư) 
• Thông tin chi tiết về tài chính (như tiền lương, bảng lương, thu nhập, đầu tư, lợi ích và tình trạng thuế) 
• Thông tin về việc làm (như vai trò, cấp bậc, kinh nghiệm, dữ liệu hiệu suất và số lượng việc làm) 

Đối với một số dịch vụ nhất định, chúng tôi cũng xử lý dữ liệu nhạy cảm. Ví dụ: ở một số quốc gia, việc thực hiện dịch vụ khai thuế yêu cầu phải xử lý các chi tiết về những khoản thanh toán được thực hiện bởi khách hàng của chúng tôi, vợ/chồng và người phụ thuộc của khách hàng đó với tư cách thành viên công đoàn, cho đảng phái chính trị, hay cho các chi phí điều trị y tế hoặc tổ chức từ thiện tôn giáo. Những dữ liệu đó được thu thập có chủ ý và sẽ chỉ được sử dụng khi cần thiết liên quan đến việc cung cấp dịch vụ mà vì thế dữ liệu được thu thập như xác định mức thuế chính xác đối với thu nhập của khách hàng của chúng tôi và nhằm yêu cầu khấu trừ thuế chính xác đối với các khoản thanh toán đó. 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của những người chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân liên quan đến việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng của chúng tôi:

• Tuân thủ nghĩa vụ theo pháp luật hoặc quy định
• Để đảm bảo khách hàng được cung cấp các dịch vụ liền mạch, nhất quán và dịch vụ chất lượng cao trên toàn thế giới

Khi một công ty lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán, một hoặc nhiều chuyên viên xử lý tình trạng mất khả năng thanh toán của EY (tức là quản tài viên và người thanh lý tài sản) có thể được chỉ định để quản lý các công việc, hoạt động kinh doanh và tài sản của công ty. Tương tự, khi một người mắc nợ rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán hoặc chế độ tái cấu trúc, một hoặc nhiều chuyên viên xử lý tình trạng mất khả năng thanh toán của EY có thể được chỉ định để quản lý công việc, hoạt động kinh doanh và tài sản của người mắc nợ. 

Trong mục này: 

• Quản tài viên đề cập đến các chuyên viên xử lý tình trạng mất khả năng thanh toán của EY. 
• Công ty đề cập đến tổ chức mất khả năng thanh toán mà quản tài viên được chỉ định để quản lý  
• Người mắc nợ đề cập đến người lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán hoặc chế độ tái cơ cấu . 
• “ Quý Vị” đề cập đến các chủ thể dữ liệu có liên quan trong thủ tục phá sản của công ty hoặc người mắc nợ. 

Khi cung cấp dịch vụ phá sản, EY xử lý dữ liệu cá nhân của Quý Vị vì lợi ích hợp pháp trong việc hỗ trợ các quản tài viên thực hiện các nghĩa vụ theo pháp luật và quy định của các quản tài viên này liên quan đến các thủ tục phá sản. Để làm rõ, công ty hoặc người mắc nợ vẫn là người kiểm soát dữ liệu cá nhân của Quý Vị - những dữ liệu được xử lý vào các mục đích không liên quan đến nghĩa vụ theo pháp luật và quy định của quản tài viên. 

Hầu hết những dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý được lấy trực tiếp từ Quý Vị, nhưng chúng tôi cũng gián tiếp lấy các dữ liệu cá nhân về Quý Vị. 

Quản tài viên và EY xử lý dữ liệu cá nhân của Quý Vị cho các mục đích sau đây (dưới đây là danh sách không đầy đủ): 

• Trao đổi với công ty hoặc chủ nợ của người mắc nợ và chủ nợ cá nhân: thông tin cụ thể cần thiết để thực hiện các nghĩa vụ theo luật định (thông tin này được sử dụng để đánh giá, ví dụ, quyền được hưởng bất kỳ cổ tức nào nếu đó nếu có cổ tức phải trả) 
• Cung cấp tài liệu tham khảo hoặc báo cáo cho các cơ quan chính phủ, cơ quan quản lý và cơ quan thích hợp liên quan đến việc nắm giữ chức vụ công hoặc đáp ứng các yêu cầu  
• Cung cấp lợi nhuận theo luật định  
• Các mục đích quản lý tài sản trong vụ việc, bao gồm xử lý tài sản, thỏa thuận về yêu cầu bồi thường và thanh toán các khoản phân bổ  
• Xử lý vì mục đích cá nhân của nhân viên theo quy định của pháp luật và chính sách của chính công ty 
• Quản lý bảng lương, lập hóa đơn, kiểm soát tín dụng và các dữ liệu khác liên quan đến tài chính của công ty 
• Cung cấp thông tin hợp lý và hợp pháp cho các bên quan tâm 
• Ngăn chặn và phát hiện tội phạm hoặc gian lận 
• Thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ các quyền hợp pháp, tiếp nhận tư vấn pháp lý, tiến hành tố tụng hoặc bào chữa trong hoạt động tố tụng 
• Tuân thủ các nghĩa vụ theo pháp luật mà công ty hoặc người mắc nợ phải tuân theo 
• Mục đích quản lý rủi ro và chất lượng 

Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý cho các mục đích trên bao gồm (nhưng không giới hạn ở) tên, địa chỉ, thông tin nhận dạng, thông tin về bảng lương cũng như bất kỳ thông tin nào về giao dịch của Quý Vị với công ty hoặc bên mắc nợ mà là cần thiết cho việc thực hiện các nghĩa vụ theo luật định của quản tài viên trong quá trình phá sản. 

Quý Vị có một số quyền nhất định liên quan đến dữ liệu cá nhân của Quý Vị. Nếu Quý Vị có thắc mắc hoặc muốn thực hiện các quyền của Quý Vị, vui lòng gửi yêu cầu bằng văn bản tới bên chịu trách nhiệm về dữ liệu cá nhân của Quý Vị (công ty, người mắc nợ hoặc quản tài viên), sử dụng thông tin liên hệ được cung cấp trong thông tin liên lạc về tình trạng mất khả năng thanh toán. 

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân liên quan tới các mối liên hệ (khách hàng cũ, hiện tại và tiềm năng cũng như những người làm việc cho hoặc có liên hệ với những khách hàng đó và các mối liên hệ công việc khác như cựu nhân viên, nhà tư vấn, nhà quản lý và nhà báo) trong hệ thống CRM của chúng tôi. Các hệ thống CRM này hỗ trợ các hoạt động tiếp thị của EY. Tài liệu Lãnh đạo Tư duyCác bài báo/nghiên cứu/phân tích chuyên sâu của EY, bản tin, tài liệu tiếp thị, cơ hội học tập, khảo sát và thưlời mời tham gia các sự kiện của EY sẽ được gửi tới các liên lạc trong hệ thống CRM của chúng tôi. 

Trong hệ thống CRM của chúng tôi, chúng tôi xử lý các loại dữ liệu cá nhân sau: 

• Tên, chức danh, địa chỉ, địa chỉ email, số điện thoại, số fax  
• Tên của người sử dụng lao động hoặc tổ chức mà người đó có liên hệ  
• Tiếp thị và sở thích của người dùng, bao gồm việc người đó có chọn tham gia truyền thông tiếp thị hay không  
• Phản hồi với các lời mời, hoạt động đọc và xác nhận tham dự sự kiện thông qua sử dụng cookie và các công nghệ tương tự để điều chỉnh thông tin liên lạc của chúng tôi 

Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu thuộc danh mục nhạy cảm, trừ khi Quý Vị cung cấp cho chúng tôi dữ liệu đó (ví dụ: các yêu cầu về chế độ ăn uống đặc biệt khiến tiết lộ tôn giáo của Quý Vị hoặc bất kỳ dị ứng thực phẩm nào), nếu Quý Vị tham dự một trong các sự kiện của chúng tôi. 

Dữ liệu về những mối liên hệ công việc trong cơ sở dữ liệu tiếp thị của chúng tôi không có tương tác tích cực với EY sẽ  được xóa định kỳ theo yêu cầu quản lý hiện hành. Nếu Quý Vị đã lựa chọn từ chối nhận các ấn phẩm của EY trong tương lai, thông tin liên hệ cơ bản của Quý Vị có thể vẫn còn trong danh sách đã lựa chọn từ chối của chúng tôi. 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của các mối liên hệ công việc:

• Để quản lý mối quan hệ với các đầu mối liên hệ công việc của chúng tôi và cung cấp thông tin về EY, các dịch vụ và sự kiện do chúng tôi tổ chức 

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân về những người tham gia các cuộc họp, hội nghị, sự kiện và buổi học (sự kiện) của EY. Chúng tôi sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để quản lý quy trình đăng ký sự kiện, ứng dụng nào cũng sẽ có thông báo riêng về quyền riêng tư, giải thích lý do và cách thức các ứng dụng này thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân. Chúng tôi khuyến khích người tham gia tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các ứng dụng đó. 

Là một phần trong quy trình quản lý sự kiện của chúng tôi, chúng tôi xử lý các dữ liệu cá nhân sau (nhưng chỉ trong phạm vi cần thiết cho một sự kiện cụ thể): 

• Tên, tuổi hoặc ngày sinh  
• Thông tin nhân sự của khách hàng (thông tin nhà, văn phòng và doanh nghiệp) 
• Số thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ  
• Thông tin khách hàng (thông tin nhà, văn phòng, doanh nghiệp) 
• Địa chỉ email 
• Giới tính 
• Nhà riêng hoặc địa chỉ thực tế khác  
• Tên người sử dụng lao động (EY hoặc công ty) 
• Nghề nghiệp (chức vụ) 
• Số hộ chiếu 
• URL web cá nhân (nếu Quý Vị có trang web cá nhân muốn chia sẻ) 
• Số điện thoại hoặc số fax 
• Dữ liệu liên quan đến Sự kiện như: Hạn chế về chế độ ăn uống hoặc yêu cầu đặc biệt, trạng thái đăng ký, trạng thái/loại người tham gia, tham gia phỏng vấn trên phương tiện truyền thông, trải nghiệm sự kiện trước đó, thời gian đến/thời gian khởi hành, thời gian nhận/trả phòng khách sạn, thông tin chuyến bay (hãng hàng không, ngày đến và ngày đi) 

Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu thuộc danh mục nhạy cảm, trừ khi Quý Vị cung cấp cho chúng tôi dữ liệu đó (ví dụ: các yêu cầu về chế độ ăn uống đặc biệt khiến tiết lộ tôn giáo của Quý Vị hoặc bất kỳ dị ứng thực phẩm nào hay dữ liệu khác cần thiết liên quan đến sức khỏe để cung cấp hỗ trợ cho người tham gia, nếu cần, ví dụ, nếu cần phải có xe lăn). 

Những người tham dự các sự kiện của EY được tổ chức tại các địa điểm bên ngoài phải mang theo giấy tờ tùy thân có ảnh nhằm mục đích nhận dạng để bảo vệ con người, tài sản và thông tin của chúng tôi, đồng thời tránh để những người không liên quan tiếp cận các sự kiện của EY bên ngoài cơ sở.  

EY được phép chụp ảnh, ghi âm hoặc quay video ở các khu vực công cộng diễn ra sự kiện của EY. Chúng tôi sử dụng các phương tiện như vậy trong các tài liệu tiếp thị của chúng tôi. Hình ảnh, giọng nói của người tham dự sẽ được ghi lại. Bản ghi sẽ được chỉnh sửa, sao chép, trưng bày, xuất bản hoặc phân phối. 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của người tham gia:

• Để tổ chức các sự kiện và quản lý quá trình đăng ký các sự kiện đó. 
• Để bảo vệ con người, tài sản và thông tin của chúng tôi, đồng thời ngăn chặn những người không liên quan tiếp cận các sự kiện của EY bên ngoài cơ sở. 
• Để cung cấp thông tin về EY, các dịch vụ và sự kiện chúng tôi tổ chức. 

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của những người tham gia cuộc gọi hội nghị và các nền tảng cộng tác (ví dụ: Microsoft Teams) được sử dụng cho các cuộc họp kinh doanh trực tuyến của EY như một phần trong việc cung cấp dịch vụ hoặc để quản lý và duy trì mối quan hệ với Quý Vị (Cuộc Họp Trực Tuyến EY). 

Các dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập và xử lý cho Cuộc Họp Trực Tuyến EY có thể bao gồm: 

• Thông tin cơ bản như tên của Quý Vị, công ty Quý Vị làm việc, vị trí của Quý Vị và mối quan hệ của Quý Vị với một người và ảnh đại diện Quý Vị sử dụng trong cuộc họp 
• Thông tin liên hệ như địa chỉ gửi thư, địa chỉ email và số điện thoại của Quý Vị  
• Thông tin thiết bị (VD: mã định danh thiết bị, địa chỉ IP, nhật ký truy cập) 
• Thông tin mà Quý Vị chia sẻ trong cuộc họp trực tuyến (VD: thông tin được chia sẻ qua trò chuyện hoặc chia sẻ màn hình) 
• Nếu được kích hoạt, dữ liệu cá nhân trong bản ghi âm cuộc họp và/hoặc bản ghi chép nội dung cuộc họp 

Ghi âm & Ghi chép nội dung cuộc họp:

Tùy thuộc vào bối cảnh và mục đích của Cuộc Họp Trực Tuyến EY, và trong phạm vi được cho phép tại khu vực tài phán của người tham dự, chúng tôi có thể — với sự cho phép của bạn — ghi âm và/hoặc ghi chép (bao gồm cả ghi chép tạm thời) nội dung cuộc họp (ví dụ: video và/hoặc âm thanh) nhằm mục đích lưu trữ hoặc để sử dụng các trợ lý ảo tích hợp AI (ví dụ: Microsoft Copilot) nhằm cung cấp các thông tin, hiểu biết hữu ích về nội dung cuộc họp (ví dụ: tạo ghi chú cuộc họp, nhiệm vụ hoặc bản tóm tắt). 

Chúng tôi sẽ luôn thông báo cho Quý Vị về ý định ghi âm và/hoặc ghi chép nội dung cuộc họp và cho Quý Vị cơ hội để không tham gia cuộc họp trước khi các tính năng này được kích hoạt. 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của người tham gia:

• Để tổ chức và hỗ trợ Cuộc Họp Trực Tuyến EY để cung cấp dịch vụ cho khách hàng và duy trì mối quan hệ kinh doanh với Quý Vị; 
• Để nâng cao trải nghiệm Cuộc Họp Trực Tuyến EY như cải thiện hiệu quả cuộc họp và tăng cường giao tiếp giữa những người tham dự; và 
• Riêng đối với hoạt động ghi âm và/hoặc ghi chép nội dung cuộc họp: Sự đồng ý rõ ràng của người tham gia, nếu được yêu cầu theo pháp luật áp dụng tại địa phương  

Chúng tôi sẽ chỉ lưu trữ các dữ liệu cá nhân được thu thập thông qua Cuộc Họp Trực Tuyến EY, bao gồm bản ghi âm hoặc ghi chép trong thời hạn cân thiết để phục mục đích kinh doanh đã được miêu tả. Lưu ý rằng thời gian lưu trữ có thể khác nhau tùy theo từng khu vực tài phán và được thiết lập phù hợp với các quy định pháp lý và yêu cầu nghề nghiệp về lưu trữ dữ liệu tại địa phương. 

Nếu Quý Vị có thêm câu hỏi về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình trong Cuộc Họp Trực Tuyến EY, vui lòng liên hệ với người phụ trách EY thường xuyên của bạn hoặc người tổ chức cuộc họp 

Chúng tôi cung cấp cho người dùng bên ngoài quyền truy cập vào các ứng dụng khác nhau do chúng tôi quản lý (ví dụ Cổng thông tin Khách hàng EY và nền tảng My EY). Trong trường hợp các ứng dụng đó xử lý các dữ liệu cá nhân nằm ngoài thông tin liên hệ cơ bản được sử dụng cho mục đích xác thực ứng dụng, các ứng dụng đó sẽ có thông báo riêng về quyền riêng tư nhằm giải thích lý do và cách thức dữ liệu cá nhân được các ứng dụng đó thu thập và xử lý. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân sử dụng ứng dụng của chúng tôi tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các ứng dụng đó.

EY sử dụng nhiều công cụ khác nhau để duy trì an ninh cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của chúng tôi, bao gồm cơ sở lưu trữ email. Ví dụ về các công cụ bao gồm:

• Hệ thống quét các email gửi đến người nhận EY để tìm các tệp đính kèm và URL đáng ngờ nhằm ngăn chặn các cuộc tấn công của phần mềm độc hại
• Các công cụ cung cấp khả năng phát hiện mối đe dọa đầu cuối để phát hiện các cuộc tấn công độc hại
• Công cụ chặn những nội dung hoặc trang web nhất định

Nếu Quý Vị trao đổi qua email với một người nhận tại EY, email của Quý Vị sẽ được quét bằng các công cụ mà EY vận hành để duy trì an ninh cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, điều này có thể dẫn đến nội dung được đọc bởi những người được ủy quyền của EY chứ không phải người nhận dự kiến.

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của những người trao đổi liên lạc với EY qua email:

• Để bảo vệ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của chúng tôi khỏi bị truy cập trái phép hoặc rò rỉ dữ liệu
• Để phân tích lưu lượng email

Dịch vụ điện thoại của EY được lưu trữ máy chủ nội bộ tại EY. Khi Quý Vị gọi cho nhân viên EY, chỉ có số điện thoại của Quý Vị được lưu trữ trên máy chủ EY và sẽ được gửi đến người nhận cuộc gọi của Quý Vị trên thiết bị cầm tay của người nhận cuộc gọi đó và qua email. Những thông tin có thể được sử dụng để nhận dạng cá nhân khác sẽ không được thu thập nhưng các nhật ký và báo cáo kỹ thuật có thể được lưu trữ nhằm mục đích xử lý sự cố.

Dịch vụ thư thoại của EY do Microsoft cung cấp. Khi Quý Vị gọi cho nhân viên EY và để lại thư thoại, thư thoại này và mọi dữ liệu cá nhân trong đó sẽ được lưu trữ trên máy chủ Microsoft Azure toàn cầu và sẽ được gửi đến người nhận cuộc gọi của Quý Vị dưới dạng clip thoại MP3 trong một email. Microsoft sẽ không lưu trữ nhật ký cuộc gọi liên quan đến các cuộc gọi của Quý Vị cho nhân viên EY.

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của những người liên lạc với EY qua dịch vụ điện thoại và thư thoại:

• Để duy trì mạng lưới liên lạc 

Chúng tôi thu thập thông tin từ và về các ứng viên liên quan đến các cơ hội việc làm hiện có tại EY. Thông tin chúng tôi thu thập, cách thức sử dụng và thời gian thu thập thông tin sẽ khác nhau tùy thuộc vào quốc gia nơi Quý Vị xin việc. Nói chung, dữ liệu chúng tôi thu thập về ứng viên xin việc bao gồm sơ yếu lý lịch hoặc CV, tài liệu định danh, hồ sơ học tập, lịch sử công việc, thông tin việc làm và tài liệu tham khảo. 

Chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân của Quý Vị để đối chiếu kết hợp các kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn của Quý Vị với các vai trò cụ thể do EY đưa ra. Thông tin này được chuyển đến người quản lý tuyển dụng có liên quan và những người tham gia vào quá trình tuyển dụng để quyết định có nên mời Quý Vị phỏng vấn hay không. EY sẽ thu thập thêm thông tin nếu Quý Vị được mời tham gia phỏng vấn (hoặc tương đương) và sau này. Những thông tin này bao gồm ghi chú tại buổi phỏng vấn, kết quả đánh giá, phản hồi và chi tiết đề nghị công việc, và, nếu cần thiết, các thông tin về các cá nhân khác, cho mục đích tuân thủ quy định và pháp luật, nghĩa vụ nghề nghiệp, các chính sách áp dụng, nghĩa vụ của EY đối với bất kỳ bên thứ ba nào. 

Liên quan đến các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi bao gồm nộp hồ sơ và giai đoạn chào đón nhân viên mới, chúng tôi cũng thu thập dữ liệu nhạy cảm từ các ứng viên mà chúng tôi có nghĩa vụ phải thực hiện theo luật lao động. Thông tin này có liên quan đến môi trường làm việc trong tương lai của ứng viên này tại EY hoặc việc cung cấp các phúc lợi việc làm trong tương lai hoặc với sự đồng ý rõ ràng của người đó, nếu việc thu thập thông tin được pháp luật cho phép. Ví dụ: nếu pháp luật hiện hành cho phép, chúng tôi sẽ thu thập thông tin về tình trạng khuyết tật của một cá nhân để phân tích tính đa dạng của lực lượng lao động của chúng tôi. Sau khi chào đón nhân viên mới, việc cung cấp dữ liệu cá nhân về tình trạng khuyết tật cũng sẽ được sử dụng để cung cấp môi trường làm việc phù hợp. Chúng tôi cũng sẽ cần tiến hành kiểm tra lý lịch tư pháp đối với một số ứng viên nhất định để đánh giá xem những ứng viên này có đủ điều kiện làm việc tại EY hoặc cho khách hàng của EY. Ở một số quốc gia, chúng tôi cũng sẽ yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin khác nhau về chủng tộc và dân tộc cũng như xu hướng tình dục của ứng viên đó cho mục đích giám sát sự đa dạng, mặc dù việc cung cấp thông tin này sẽ hoàn toàn tự nguyện. Tuy nhiên, trong trường hợp ứng viên không tự nguyện cung cấp thông tin đó, quy định pháp luật có thể yêu cầu chúng tôi tự đánh giá các tiêu chí đó. 

Các công cụ tuyển dụng và trang web của chúng tôi chứa các thông báo riêng về quyền riêng tư, các thông báo này giải thích lý do và cách thức các ứng dụng đó thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân. Chúng tôi khuyến khích những người sử dụng các công cụ và trang web tuyển dụng của chúng tôi tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các công cụ và trang web đó. 

Tùy thuộc vào quốc gia nơi Quý Vị ứng tuyển, EY thu thập dữ liệu cá nhân về ứng viên (“Quý Vị”) từ các nguồn sau: 

• Trực tiếp từ Quý Vị - ví dụ: thông tin Quý Vị đã cung cấp khi ứng tuyển trực tiếp vào một vị trí thông qua trang web tuyển dụng EY (để biết thêm thông tin về việc xử lý dữ liệu cá nhân của Quý Vị thông qua hệ thống quản lý tuyển dụng toàn cầu của chúng tôi, vui lòng đọc tuyên bố về quyền riêng tư dữ liệu có sẵn trong hệ thống này) 
• Từ các bên trung gian tuyển dụng - ví dụ: khi một bên trung gian tuyển dụng có thông tin chi tiết của Quý Vị liên hệ với chúng tôi để đề xuất Quý Vị như một ứng viên tiềm năng 
• Thông qua các nguồn trực tuyến có sẵn công khai - ví dụ: nếu Quý Vị có hồ sơ chuyên nghiệp được đăng trực tuyến (ví dụ: trên trang web của người sử dụng lao động hiện tại của Quý Vị hoặc trên một trang web mạng chuyên nghiệp như LinkedIn) 
• Bằng hình thức tham khảo, giới thiệu - ví dụ: thông qua lời giới thiệu từ nhân viên hoặc người sử dụng lao động cũ hoặc từ người giới thiệu mà Quý Vị đã biết 
• Kết quả kiểm tra sàng lọc lý lịch 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên xin việc:

• Để thu hút, xác định và tìm kiếm nhân tài 
• Để xử lý và quản lý hồ sơ đăng ký cho các vị trí tại EY, bao gồm việc sàng lọc và lựa chọn ứng viên 
• Để tuyển dụng và chào đón ứng viên mới với công việc bằng cách đề nghị tuyển dụng đối với những ứng viên đủ tiêu chuẩn và thực hiện kiểm tra sàng lọc trước khi tuyển dụng 
• Để quản lý các trang web nghề nghiệp của chúng tôi (bao gồm việc tiến hành phân tích thống kê) 
• Tuân thủ nghĩa vụ theo pháp luật hoặc quy định (khi tiến hành kiểm tra lý lịch để đảm bảo ứng viên đủ điều kiện làm việc) 

EY hy vọng duy trì mối quan hệ lâu dài, cùng có lợi với cựu nhân viên, đối tác của EY (các đối tác, nhân viên và nhà thầu trước đây của công ty thành viên). Nếu chúng tôi mời Quý Vị tham gia cộng đồng alumni của chúng tôi, thông tin về tên, thông tin liên hệ, vai trò, văn phòng EY nơi làm việc cuối cùng, cấp bậc, bộ phận dịch vụ và quốc gia của Quý Vị sẽ được sử dụng để tạo hồ sơ về Quý Vị trong một trong các cơ sở dữ liệu về cựu nhân viên của chúng tôi, trừ khi Quý Vị đã chỉ ra rằng Quý Vị không muốn tham gia chương trình cựu nhân viên của EY. Quý Vị có cơ hội tạo hồ sơ chi tiết hơn và quyết định lượng thông tin bổ sung mà Quý Vị muốn chia sẻ với EY và cộng đồng cựu nhân viên rộng lớn hơn. 

Cơ sở dữ liệu về cựu nhân viên của chúng tôi chứa các thông báo riêng về quyền riêng tư, các thông báo đó giải thích lý do và cách thức các ứng dụng đó thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân sử dụng cơ sở dữ liệu cựu nhân viên của chúng tôi để tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các ứng dụng đó. 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của cựu nhân viên của chúng tôi:

• Để duy trì mối quan hệ bền chặt với các cựu nhân viên, gửi ấn phẩm về EY và các dịch vụ của chúng tôi, mời cựu nhân viên tham gia các sự kiện và giúp cựu nhân viên giữ liên lạc với cựu nhân viên khác 

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân về các nhà cung cấp của chúng tôi (bao gồm các nhà thầu phụ và các cá nhân liên quan đến các nhà cung cấp và nhà thầu của chúng tôi) để quản lý mối quan hệ và hợp đồng của chúng tôi cũng như để nhận các dịch vụ từ các nhà cung cấp của chúng tôi. 

Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý thường được giới hạn ở thông tin liên hệ (tên, tên người sử dụng lao động, số điện thoại, email và các thông tin liên hệ khác) và thông tin tài chính (thông tin liên quan đến thanh toán). 

Ngoài ra, chúng tôi cũng sử dụng dữ liệu về các nhà cung cấp của chúng tôi để kiểm tra xem liệu chúng tôi có xung đột lợi ích hoặc hạn chế về tính độc lập kiểm toán trong việc chỉ định nhà cung cấp hay không. Trước khi tiếp nhận một nhà cung cấp mới, chúng tôi cũng tiến hành kiểm tra tính độc lập kiểm toán và các kiểm tra lý lịch khác theo yêu cầu của pháp luật hay quy định, ví dụ như kiểm tra tin tức bất lợi trên các phương tiện truyền thông, hối lộ và tham nhũng cũng như các kiểm tra tội phạm tài chính khác. 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của các nhà cung cấp của chúng tôi:

• Thực hiện hợp đồng
• Tuân thủ nghĩa vụ theo pháp luật hoặc quy định
• Để quản lý các khoản thanh toán, phí và lệ phí cũng như thu thập và thu hồi số tiền nợ EY
• Để tìm hiểu mọi xung đột lợi ích hoặc thách thức liên quan đến pháp luật độc lập
• Để bảo vệ EY khỏi tình trạng vô tình giao dịch với số tiền thu được từ hoạt động tội phạm hoặc hỗ trợ bất kỳ hoạt động bất hợp pháp hoặc gian lận nào khác (ví dụ: khủng bố).

EY/Ethics (https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/6483/index.html) cung cấp cho nhân sự EY, khách hàng của EY và những người khác ngoài EY phương tiện để báo cáo một cách bí mật và ẩn danh hoặc không ẩn danh một hoạt động liên quan đến hành vi phi đạo đức hoặc bất hợp pháp mà điều đó vi phạm các tiêu chuẩn chuyên môn hoặc không phù hợp theo cách khác với Quy tắc Ứng xử Toàn cầu EY của chúng tôi. Việc báo cáo có thể được thực hiện trực tuyến hoặc qua đường dây nóng điện thoại.

EY/Ethics có biểu mẫu thông báo và chấp thuận về quyền riêng tư của riêng chúng tôi, trong đó mô tả các biện pháp mà EY thực hiện theo liên quan đến EY/Ethics. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân sử dụng EY/Ethics tham khảo thông báo và mẫu chấp thuận EY/Ethics này.

Khi Quý Vị đến văn phòng EY, chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của Quý Vị để cung cấp cho Quý Vị một số tiện ích nhất định (như quyền tiếp cận các tòa nhà, phòng hội nghị hoặc Wi-Fi của chúng tôi), để kiểm soát việc tiếp cận các tòa nhà của chúng tôi và để bảo vệ văn phòng, nhân sự, hàng hóa và thông tin bí mật của chúng tôi (ví dụ: bằng cách sử dụng camera quan sát). 

Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập thường được giới hạn ở tên, thông tin liên hệ, địa điểm và thời gian Quý Vị vào và rời văn phòng của chúng tôi. 

Hồ sơ khách truy cập và thẻ truy cập

Chúng tôi yêu cầu khách đến văn phòng của chúng tôi phải đăng ký tại quầy lễ tân và chúng tôi lưu trữ hồ sơ khách đó trong một khoảng thời gian ngắn. Khách đến thăm văn phòng của chúng tôi được cấp thẻ truy cập tạm thời để vào văn phòng của chúng tôi. Hồ sơ khách truy cập của chúng tôi sẽ được sử dụng để xác minh rằng thẻ truy cập đã được trả lại, xem xét sự cố bảo mật và cho các mục đích khẩn cấp (ví dụ: nếu một văn phòng cần được sơ tán). 

Wi-Fi

Chúng tôi giám sát và ghi lại lưu lượng truy cập trên mạng Wi-Fi của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi xem thông tin một cách hạn chế về hành vi sử dụng mạng của người dùng, nhưng cũng sẽ bao gồm khả năng xem ít nhất địa chỉ nguồn và đích mà người dùng đang kết nối. 

Camera quan sát (CCTV)

EY sử dụng camera quan sát khi pháp luật cho phép. Hình ảnh camera quan sát được lưu trữ an toàn và chỉ có thể truy cập được khi cần biết (ví dụ: để xem xét một sự cố). Chúng tôi được phép tiết lộ hình ảnh camera quan sát cho các cơ quan thực thi pháp luật. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ hình ảnh camera quan sát với các công ty bảo hiểm của chúng tôi nhằm mục đích xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm do xảy ra sự cố. Các bản ghi của camera quan sát thường bị xóa hoặc tự động ghi đè sau một khoảng thời gian ngắn trừ khi xác định được vấn đề cần điều tra thêm. 

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của khách đến văn phòng EY: 

• Để bảo vệ văn phòng, nhân sự, hàng hóa và thông tin bí mật của chúng tôi 
• Để ngăn chặn và phát hiện tội phạm cũng như thiết lập, thực hiện và bảo vệ các khiếu nại pháp lý