7 Minuten Lesezeit 18 Februar 2021
Businessmann im Meeting

Jahresabschluss – Better, faster, stronger!

Autoren
Lukas Amstler

Director, Financial Services, Consulting | Österreich

Ist Unternehmensberater aus Überzeugung, der seine Kunden erfolgreich in die Zukunft begleitet. Lebt mit seiner Familie südlich von Wien und ist gerne auf Reisen.

Christoph Moser

Senior Manager, Financial Services, Consulting | Österreich

Ich begleite unsere Kunden end-to-end durch den gesamten Transformationsprozess, dies ist mir ein besonderes Anliegen.

Antonino Palermo

Senior Consultant, Financial Services, Consulting, Österreich

Antonino Palermo unterstützt Banken in ihrem Transformationsprozess von der Definition der Strategie bis zur Implementierung.

7 Minuten Lesezeit 18 Februar 2021

Die Abschlusserstellung bei Banken und Finanzdienstleistern gerät aufgrund diverser Faktoren immer mehr unter Druck. 

Die stetig steigenden regulatorischen Anforderungen sowie das Verlangen der Kapitalmärkte nach einer immer rascheren Verfügbarkeit der Finanzdaten setzen die Abschlusserstellung in Banken und bei Finanzdienstleistern nachhaltig unter Druck. In diesem Umfeld kann ein Fast Close, also eine schnellere Erstellung des Jahresabschlusses bzw. Veröffentlichung der Finanzkennzahlen, zum strategischen Vorteil werden.

Je nachdem wohin man blickt, lassen sich zwei verschiedene Herangehensweisen im Markt beobachten. Bei Variante 1 geht es mehr darum, die Ergebnisse schnellstmöglich an die Kapitalmärkte zu kommunizieren, wobei es sich hier meist um vorläufige Ergebnisse handelt. Bei Variante 2 konzentriert man sich auf die schnellstmögliche Veröffentlichung des finalen und geprüften Jahresabschlusses. Erstere lässt sich hauptsächlich in angelsächsischen Märkten, allen voran den USA, beobachten, während die skandinavischen Banken eine Vorreiterrolle bei der raschen Veröffentlichung des finalen und testierten Jahresabschlusses einnehmen.

Warum Fast Close – nur zum Zweck einer schnelleren Veröffentlichung?

Neben den verschiedenen Herangehensweisen und den damit verfolgten Zielen bringt ein Fast Close auch eine Vielzahl an weiteren Vorteilen mit sich. Hier die wesentlichsten:

  • Abschwächen von Spitzenauslastungen und Kosteneffizienz

    Senkung der Herstellungskosten (z. B. in Form von FTE-Einsparungen) durch ein Verschlanken bzw. Verlagern von Prozessen und daraus resultierende abgeschwächte Personal-Spitzenauslastungen.

  • Steigerung der Prozessstabilität

    Verbesserung der end-to-end Finanzprozesse im Zuge der Fast Close Implementierung. Dies führt zu einer gesteigerten Stabilität der einzelnen Teilprozesse sowie einer höheren Datenqualität und hat des Weiteren eine Senkung der manuellen Korrekturen sowie verbesserte Termintreue zur Folge.

  • Stakeholder Management

    Sowohl den Kapitalmarkt als auch die internen Stakeholder, insbesondere Aufsichtsrat und Eigentümer, mit einem stabileren und schnelleren Prozess sowie durch Zahlen mit einer höheren Aussagekraft überzeugen und zufriedenstellen.

  • Effizientere Steuerung


    Frühere Verfügbarkeit von Zahlen mit einer höheren Qualität und Aussagekraft. Diese erlauben eine verbesserte und effizientere Konzernsteuerung durch die Möglichkeit, schnellere und treffgenauere Entscheidungen zu treffen.

Zur Erreichung der maximalen Prozesseffizienz empfehlen wir einen schnellstmöglichen Abschluss des E2E-Prozesses inklusive der Veröffentlichung des finalen Berichts, also den in Skandinavien vorherrschenden Ansatz, anzustreben und zu implementieren.

Doch wodurch definiert sich dieser Ansatz und was ist ein angemessenes Ambitionsniveau für die Veröffentlichung eines Fast Close Produktes?

Das „Fast Close Produkt“ definieren

Ein wesentlicher Faktor bei der Umsetzung eines Fast Closes ist die genaue Definition der bis zur Fast-Close-Veröffentlichung fertigzustellenden Berichte. Diese sollten nutzenmaximierend für die relevanten Kapitalmarktteilnehmer definiert werden.

Im Rahmen des Jahresabschlusses muss eine Vielzahl an Berichten und Dokumenten, angefangen beim Konzernabschluss über die Analystenpräsentation bis hin zum Nachhaltigkeitsbericht, erstellt werden. Auch wenn jeder Bericht und jedes Dokument eine Daseinsberechtigung hat, unterliegen diese weder denselben gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften, noch sind diese für einen erfolgreichen Fast Close gleich relevant. Deshalb ist eine klare Definition des Zielproduktes sowie eine Priorisierung bzw. Entkopplung der Berichte und Dokumente, in die Kategorien „relevant für den Fast Close“ und „nicht relevant für den Fast Close“ entscheidend. Beispielsweise würde sich die Finalisierung des Vergütungsberichtes sowie Berichte, die nicht den Konzern betreffen, für eine Entkopplung anbieten. Dadurch können wertvolle Zeit und Ressourcen im Jahresabschlussprozess eingespart werden.

Jedoch kann man diesbezüglich keine pauschalen Aussagen treffen und es bedarf hierfür immer einer Prüfung und Evaluierung der jeweiligen Ausganssituation sowie des angestrebten Ambitionsniveaus eines jeden Institutes.

Ein wesentlicher Faktor bei der Umsetzung eines Fast Closes ist die genaue Definition der bis zur Fast-Close-Veröffentlichung fertigzustellenden Berichte. Diese sollten nutzenmaximierend für die relevanten Kapitalmarktteilnehmer definiert werden.
Lukas Amstler
Director, Financial Services, Consulting | Österreich

Was ist ein angemessenes Ambitionsniveau?

Wie eingangs erwähnt, leitet sich ein angemessenen Ambitionsniveau von dem jeweils verfolgten Ziel ab. Nach unserer Analyse des Marktes sowie der verschiedenen Herangehensweisen erachten wir eine Veröffentlichung eines testierten Fast Close Produktes per Ende Januar als ambitioniert, aber gleichermaßen angemessen und erreichbar für ein europäisches Institut. Auch wenn dessen amerikanische Counterparts ihre Ergebnisse bereits Mitte Januar veröffentlichen, darf man die Tatsachen nicht aus den Augen verlieren, dass diese zu diesem Zeitpunkt lediglich vorläufige Ergebnisse kommunizieren und ihre testierten Berichte frühestens Ende Februar veröffentlichen. Des Weiteren sind auch die Konzernstrukturen der europäischen Institute, die meist durch höhere Komplexität gekennzeichnet sind, eine nicht zu vernachlässigende Tatsache.

Maßnahmen, um den Fast Close zu erreichen

Ein vollumfängliches Maßnahmenbündel aus Prozessverbesserungen, Adaption der IT-Systeme und Governance ist notwendig, um das ambitionierte Ziel zu erreichen. Hierbei gilt es zu beachten, dass es nicht zielführend ist lediglich die aktuellen Prozesse zu beschleunigen. Vielmehr sollte es das Ziel sein sich von alten Prozessen zu lösen und sich über einen Greenfield-Ansatz zu nähern. Das heißt, den gesamten Prozess, unter Berücksichtigung der Spezifika eines Institutes, von Grund auf neu zu denken und zu entwerfen. In Folge dessen sollten die Abweichungen des aktuellen Prozesses zum Zielbild im Detail analysiert, sowie konkrete Maßnahmen definiert und ausgearbeitet werden. Hierbei bedarf es einer gesamtheitlichen E2E Betrachtung und der Einbindung aller betroffenen Bereiche und Parteien. Ausgehend von den Finanz- über die Risikoabteilungen bis hin zu den Tochtergesellschaften sowie dem Jahresabschlussprüfer.

Ein vollumfängliches Maßnahmenbündel aus Prozessverbesserungen, Adaption der IT-Systeme und Governance ist notwendig, um das ambitionierte Ziel zu erreichen.

Folgend sind die aus unserer Sicht wesentlichsten Maßnahmenbereiche dargestellt sowie erste konkrete Maßnahmen skizziert.

  • Prozesse verlagern & verbessern

    • Vorverlegen von Prozessen vor den Bilanzstichtag (z. B. Kosten-Prozesse) zur Reduktion der Maximal-Arbeitslast Anfang Januar
    • Simulieren des Jahresabschlusses auf Basis von Novemberzahlen („November Hard Close“)
    • Automatisieren von Prozessen (z. B. Konsolidierungen) mit Hilfe von RPA (Robotics Process Automation)
  • Effizienz steigern

    • Reduktion der Komplexität und Verschlankung bei den IFRS Notes sowie der Kommentarerstellung
    • Einführung eines Reportmanagement-Tools zur effizienten Reporterstellung
  • IT-Systeme & Datenqualität verbessern

    • Ablösung veralteter IT-Systeme, welche die Durchlaufzeiten des Abschlussprozesses belasten. In diesem Zusammenhang sind insbesondere ‚Overnight-Verarbeitungen‘ kritisch zu evaluieren.
    • Verbesserung des Datenmodells, um manuelle Eingriffe und menschliche Fehler zu minimieren.
  • Governance stärken

    • Zentrale Steuerung und Verantwortung der lokalen CFO-Prozesse im Rahmen des Jahresabschlusses durch die Head Office Finanzabteilungen
    • Ex-Post Ursachenanalyse und starkes Status-Tracking der lokalen Einheiten

Call for Action & kritische Erfolgsfaktoren

Auf Grund der steigenden Anforderungen nach einer raschen Veröffentlichung sowie der Vielzahl an Vorteilen, die eine Fast Close Implementierung mit sich bringt, empfehlen wir, die Hebel zeitnah in Gang zu setzen. Doch wo beginnt man mit einer E2E-Transformation eines solch komplexen Prozesses? Auf Basis unserer Erfahrung aus Referenzprojekten ist es ratsam sich der Thematik ausgehend von einer Auswirkungsanalyse, in der die individuellen Vorteile erörtert werden, über eine Design-Phase von rund drei Monaten zu nähern. Ziel ist es dabei, in einer Machbarkeitsstudie die jeweiligen Handlungsempfehlungen abzuleiten und zu priorisieren, um auf deren Basis eine Entscheidung über die Implementierung zu treffen.

Zur Implementierung des Fast Close ist eine mittlere Projektdurchlaufzeit von ca. einem Jahr einzuplanen. Darüber hinaus ergeben sich unserer Erfahrung nach die folgenden kritischen Erfolgsfaktoren:

  1. Frühzeitiges Einbinden und Buy-in des Top-Managements.
  2. Von best-in-class Beispielen lernen und sich über einen Greenfield-Ansatz nähern.
  3. Einbeziehen des Prüfers und Vorbringen von stichhaltigen Argumenten für die Prozessvereinfachungen (z. B. Verlagerung von Prozessen, Materialitäten etc.).
  4. Sich zu Beginn auf die wesentlichsten Maßnahmen konzentrieren und diese ohne Kompromisse umsetzen.

Man sollte einen iterativen Ansatz für die Implementierung wählen, um die Stabilität von kritischen Finanzprozessen nicht zu gefährden. 

Fazit

Ein Fast Close, also eine schnellere Erstellung des Jahresabschlusses bzw. Veröffentlichung der Finanzkennzahlen, kann ein strategischer Vorteil für Banken und Finanzdienstleister sein. Dabei muss immer auf die konkrete Ausgestaltung abhängig von Zielsetzung und Ambitionsniveau hinsichtlich des Zeitpunktes der Veröffentlichung geachtet werden.

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Lukas Amstler

Director, Financial Services, Consulting | Österreich

Ist Unternehmensberater aus Überzeugung, der seine Kunden erfolgreich in die Zukunft begleitet. Lebt mit seiner Familie südlich von Wien und ist gerne auf Reisen.

Christoph Moser

Senior Manager, Financial Services, Consulting | Österreich

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Antonino Palermo

Senior Consultant, Financial Services, Consulting, Österreich

Antonino Palermo unterstützt Banken in ihrem Transformationsprozess von der Definition der Strategie bis zur Implementierung.