Intelligent Automation im Finanzbereich – Hype oder Must Have

RPA im Finanzbereich: Zeit, die gewonnenen Erfahrungen der letzten Jahre zu nutzen und zu evaluieren, was sich hinter dem „Hype“ um RPA verbirgt.

Im Rahmen der RECON, einer Konferenz des Business Circle im Bereich Finanzen, Controlling & Rechnungswesen moderierte EY den Roundtable zum Thema „Intelligent Automation – Hype oder Must Have“. Ziel war ein praxisnaher Austausch auf Augenhöhe über Erfolgskriterien und aktuelle Herausforderungen, um Robotic Process Automation (RPA) langfristig erfolgreich im Unternehmen einsetzen zu können. Die Teilnehmer stammten hauptsächlich aus den Bereichen Konzernbuchhaltung, Accounting, Controlling, aber auch aus der IT.

In den vergangenen Jahren erfuhr das Thema Robotic Process Automation (RPA) als Teil des Megatrends Digitalisierung ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. International drängten zahlreiche neue Anbieter und Lösungen auf den Markt und sorgten so für ein hoch innovatives Umfeld, in dessen Fahrwasser viele Unternehmen beschlossen haben, RPA in ihrem Unternehmen einzuführen. Die Finanzfunktion nimmt hier in vielen Unternehmen eine Vorreiterrolle bei der Einführung von RPA ein.

RPA und Intelligent Automation werden oftmals als das Allheilmittel für prozessuale Missstände aller Art und kostenintensive Prozesse inklusive kurzfristigem Return-on-investment gesehen. Anfängliche Erfolge durch sogenannte „Quick-Wins“ untermauern diese Erwartungen. Die Erfahrung der letzten Jahre zeigt jedoch, dass nicht jede durchgeführte Automatisierung zweckmäßig war und die tatsächlichen Effekte oft hinter den erwarteten zurückblieben.

Dies führt dazu, dass mancher Marktbeobachter von einem reinen Hype spricht. Andere merken an, dass der Hype bereits vorbei sei. Tatsächlich sind beide Sichtweisen nicht zutreffend. Dies wird auch mittels eines Blickes auf den von Gartner jährlich veröffentlichten Hype-Cycle deutlich. So war RPA 2017, als aufstrebende Technologie, noch am Weg auf den sogenannten „Gipfel der überzogenen Erwartungen“. 2018 wurde der Gipfel schließlich überschritten. Seit 2019 hat sich RPA in rasanter Geschwindigkeit vom Hype-Status befreit und ist nun ein fester Bestandteil der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen.

Aus ihrer beruflichen Erfahrung identifizierten die Teilnehmer des Roundtables bei der RECON-Konferenz folgende Punkte als Mehrwert einer Einführung von RPA in ihrem Unternehmen:

1. RPA kann die Effizienz deutlich steigern. Gerade bei Prozessen wie der Aufbereitung und Konsolidierung von Berichten oder der Kontrolle von Eingangsrechnungen können die Bearbeitungszeiten drastisch verringert werden und hohe Effizienzsteigerungen bei einer geringeren Fehlerquote realisiert werden.
   
2. In einer Zeit des Fachkräftemangels haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank RPA mehr Zeit für strategischere Themen, da zeitaufwändige repetitive Prozesse automatisiert werden. Gerade in der aktuellen COVID-19 Situation, mit Ausfällen bei Wissensträgern, ist es wichtiger denn je, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten zu befreien, um das Unternehmen gut durch die Krise navigieren zu können. 
   
3. Die Mitarbeitermotivation und -bindung kann aufgrund von RPA langfristig erhöht werden, indem sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf interessantere Aufgaben konzentrieren können.
   
4. RPA kann systemübergreifend arbeiten. In einer gewachsenen heterogenen Systemlandschaft ist es oft schwer, Daten im benötigen Maß zwischen allen Systemen auszutauschen. Daher findet man häufig Prozess- oder Medienbrüche an den Abteilungsgrenzen vor. RPA kann helfen, Daten zwischen mehreren Systemen auszutauschen, ohne kostenintensive Schnittstellenentwicklungsprojekte starten zu müssen.
   

Robot Process Automation kann in der Finanzfunktionen sofort Mehrwert schaffen. Werden im Unternehmen die richtigen Rahmenbedingungen geschaffen, so wird RPA zum Katalysator und löst umfassendere Änderungen in der Finanzfunktion, ihren Prozessen und bei den Mitarbeitenden aus, die den Wert von RPA maximieren und den Finanzbereich auf die nächste Ebene heben können.