EY viittaa globaaliin organisaatioomme ja saattaa viitata yhteen tai useampaan Ernst & Young Global Limitedin jäsenyhtiöön, joista kukin on erillinen oikeushenkilö. Ernst & Young Global Limited, joka on Yhdistyneen kuningaskunnan lakien mukainen yhtiö (company limited by guarantee), ei tarjoa palveluja asiakkaille.
Viimeaikaiset haut
Vuosina 2013–2020 toteutettu Valmis-hanke oli Verohallinnon historian suurin muutoshanke. EY toimi hankkeessa hankejohdon konsulttina vastuullaan mm. toteutusprojektien suunnittelun ja ohjauksen tuki.
Lyhyesti:
- Hankkeessa uudistettiin koko verotusjärjestelmien arkkitehtuuri korvaamalla järjestelmiä uudella valmisohjelmistolla. Hankkeella haluttiin säästää IT-ylläpito- ja kehityskustannuksissa sekä nopeuttaa kehittämistä. Lisäksi haluttiin automatisoida Verohallinnon sisäisiä toimintoja.
- EY toimi hankkeessa hankejohdon konsulttina vastuullaan mm. toteutusprojektien suunnittelun ja ohjauksen tuki.
- Vaikka järjestelmäuudistus oli Valmis-hankkeen merkittävä osa, hanke ei kuitenkaan ollut vain IT-projekti vaan suuren luokan strateginen muutos.
Verotuksessa käytetty teknologia oli 2010-luvulle tultaessa vanhentunutta ja sen kehittäminen oli hankalaa, kallista ja hidasta. Verotuksen toimintavarmuus alkoi vaarantua.
Valmis-hankkeella haluttiin säästää IT-ylläpito- ja kehityskustannuksissa sekä nopeuttaa kehittämistä. Lisäksi haluttiin automatisoida Verohallinnon sisäisiä toimintoja, jotta henkilöstö voisi keskittyä tuottavuudeltaan vaikuttavampiin tehtäviin.
Toimintavarmuus oli kuitenkin määräävä tekijä. Verojen kerääminen ja tilittäminen ei saanut vaarantua, joten niiden varmistaminen oli hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa keskeistä. Kun uusitaan kerralla kaikki organisaation järjestelmät ja samalla toimintaprosessit, muutoksen riskitaso on erittäin korkea. Hankkeeseen liittyneet riskit olisivat toteutuessaan voineet halvaannuttaa verotuksen ja sitä kautta koko yhteiskunnan.
Näkymätöntä työtä jo ennen lähtölaukausta
Vaikka järjestelmäuudistus oli Valmis-hankkeen merkittävä osa, hanke ei kuitenkaan ollut vain IT-projekti vaan suuren luokan strateginen muutos.
EY:n rooli hankkeessa alkoi tästä syystä jo ennen varsinaista lähtölaukausta toteutuksen suunnittelun tuen muodossa. Hankkeen menettelyihin ja toimintatapoihin tuotiin muista projekteista tunnettuja parhaita käytäntöjä ja tuettiin muutosjohtamisen suunnittelua ja toteutusta ensimmäisissä käyttöönotoissa.
Useimmiten EY:läiset toimivat taustalla varmistamassa hankkeen sujumista ja etenemistä niin, ettei työ välttämättä edes näkynyt mukana olijoille.
Viisituhatta henkilöä muutoksessa
Hankkeen yhteensä viiteen toteutusprojektiin osallistui sen elinkaaren aikana 960 verohallintolaista ja lähes 400 konsulttia. Hanketta varten perustettiin erillinen hankeorganisaatio. Resurssisuunnittelu ja rekrytoinnit aloitettiin yli puoli vuotta ennen toteutusprojektien alkamista.
Valmis-hankkeeseen valittiin erityisesti projektityöskentelyyn motivoitunutta henkilöstöä. Onnistumisen edellytyksiä edistivät merkittävästi johdon vahva tuki ja riittävä resurssointi sekä toteutustiimeille annettu tavoitejohtamisen mukainen toimintavapaus. ”Hankehenki” olikin vahva koko projektin ajan. Koko tiimi pystyi keskittymään täysaikaisesti työskentelyyn yhteistä tavoitetta kohti riippumatta siitä, mistä organisaatiosta kukin henkilö tuli.
”Valmis-hanke oli Verohallinnon sisäisestikin tarkasteltuna ainutlaatuinen muutoshanke, sillä sen vaikutukset ulottuivat lähes kaikkiin organisaation henkilöihin, ja hankkeen toteutukseen osallistui valtava määrä ihmisiä. Onneksemme koko organisaatio oli sitoutunut muutokseen myös konkreettisesti. Saimme käyttöömme osaavat ja motivoituneet tekijät sekä pystyimme hyödyntämään yhteistyökumppaneidemme – kuten EY:n – sitoutuneita ja kyvykkäitä henkilöitä kriittisissä osa-alueissa”, kertoo hankejohtaja Pikkarainen.
Koska muutos koski koko Verohallinnon verotustyötä tekevää henkilöstöä eli noin viittätuhatta ihmistä, muutosjohtaminen oli keskeisessä asemassa, ja siihen panostettiin paljon. EY:n asiantuntijat olivat tässä apuna sekä projektiorganisaatiolle että Verohallinnon johdolle niin tukena kuin hoitamassa konkreettista johtamista ja tekemistä.
Käytännössä muutosjohtaminen tarkoitti säännöllisiä keskusteluja Verohallinnon sisällä ja tiivistä yhteistyötä muutoksen kohteena olevan linjaorganisaation ja henkilöstöjärjestöjen kanssa, esimiesyhteistyötä ja viestintää. Suurin työmäärä oli virkailijoiden koulutuksien suunnittelussa ja järjestämisessä. Lisäksi käyttöönoton jälkeistä tukea suunniteltiin heti alusta alkaen.
Aina oikealla tilannekuvalla sujuvasti eteenpäin
Toteutuksen helpottamiseksi ja riskien hallitsemiseksi hanke jaettiin viiteen erilliseen, vuosittain käyttöönotettavaan toteutusprojektiin, joista jokaisessa oli Verohallinnosta mukana vaihtelevasti 300–500 henkilöä.
Jokaisessa toteutusprojektissa pidettiin satoja määrittelykokouksia ja rakennettiin tuhansia toiminnallisuuksia. Seuranta rakennettiin järjestelmätoimittajan projektihallintatyökalua hyväksi käyttäen niin, että etenemätiedon päivittäminen ei vaatinut työntekijöiltä erityisen paljon lisävaivaa tai hallinnollista työtä tiedon keräämiseksi.
Kullekin tehtäväkokonaisuudelle – määrittelyille, toteutukselle, testaukselle – määriteltiin elinkaaren mukaiset tehtävät sekä statuksensa, jota tehtävästä vastuullinen päivitti sitä mukaa kun tehtävä, katselmointi ja hyväksynnät oli viety loppuun. Seurantatyökalusta saadun datan perustella pystyttiin ennustamaan tehtävien valmistumista.
”Halusimme johtaa ja ohjata hanketta paikkansapitävään ja ajantasaiseen tietoon nojaten. EY:n panos muun muassa tällä osa-alueella oli korvaamaton. Pystyimme toimimaan kuten halusimme sekä ohjaamaan mittavaa ja monitahoista hanketta oikeaan suuntaan ja tekemään korjausliikkeitä, jos niihin oli aihetta. EY:n kyvykkyydet tukivat mainiosti oman organisaatiomme osaamista, ja yhteistyö EY:n kanssa oli sujuvaa”, kertoo hankejohtaja Pikkarainen.
Seurantamekanismia viritettiin yhdessä toimittajien kanssa jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaan koko hankkeen ajan. Kun tieto projektin tilanteesta ja mahdollisista pullonkauloista oli olemassa, työn tekemisen tapoja ja itse järjestelmäkehittämisen prosessia päästiin kehittämään entistä tehokkaammiksi. Työkalujen kehittäminen yhdessä toimittajien kanssa molempien tarpeita tyydyttäväksi sekä yhteinen dataan pohjautuva tilannekuva vähensivät työn laatuun tai tilanteen epäselvyyteen liittyviä keskusteluja.
EY:n teknologiakonsultoinnin tiimin osaamisesta käytettiin hankkeessa kaikkia osa-alueita: IT-johdon tukea, hankejohdon tukea, projektinhallintaosaamista sekä teknologia- ja toimittajariippumattomia transformaatiokyvykkyyksiä.
Yli odotusten, budjetissa ja aikataulussa
Jos Valmis-hanke oli iso projekti Verohallinnolle, se oli sitä myös EY:lle. Kuuden ja puolen vuoden aikana hankkeessa oli mukana yhteensä kolmisenkymmentä EY:läistä sekä alihankkijoita. EY:n tiimi koostui mm. näistä osaajista; Antero Juntunen, Keijo Korhonen, Esa Kuivaniemi, Aki Laitinen, Antti Melander, Valtteri Ojansuu, Tommi Parviainen ja Aku Pyymäki.
EY:n kyvykkyyksistä tulivat IT:n ja liiketoiminnan rajapinnassa toimittaessa käyttöön monet. Tärkeimpiä olivat IT-toimintamallien ja projektinhallinnan osaaminen eli ymmärrys siitä, mitä transformaatiohankkeen läpivieminen vaatii organisoinnista ja prosesseista henkilöohjaukseen. Käytännön tasolla EY hanke- ja projektikonsulttina tuki hankejohtajaa, projektipäälliköitä, testauspäälliköitä, tiiminvetäjiä sekä muuta hankehenkilöstöä näiden tehtävissä sekä toimi yleisesti tietohallinnon toimintamallin luojana yhdessä Verohallinnon kanssa.
Budjetointi- ja prosessiosaaminen tulivat niin ikään käyttöön. Samoin toteutusprojektien tilanneraportointiin käytetty tietotyökalu oli EY:n kehittämä.
Hankkeen lopputulos oli kaikin puolin erinomainen. Vaikka julkishallinnon projektit esiintyvät usein otsikoissa aikataulu- ja budjettiongelmien vuoksi, Valmis-hankkeesta tekee kokoluokan lisäksi poikkeuksellisen se, että sisällölliset ja laadulliset tavoitteet jopa ylitettiin ja hanke pysyi sekä aikataulussa että budjetissa.
EY:lle oli ilo olla omalta osaltaan mukana hyvin johdetussa ja toteutetussa hankkeessa. Vastaavia onnistumisia ei maailmalta löydy kovin monta. Verohallinnon johdon vankkumaton tuki ja sitoutuminen hankkeen onnistumiseen sekä henkilöstön osaaminen, kokemus ja kova työmoraali olivat avainasemassa menestyksekkään hankkeen läpiviennissä.
Roope Hyöky
Partner, Consulting, EY Finland
Valmis-hanke saikin Projektiyhdistyksen Vuoden Projekti 2020 ‑palkinnon. Palkitsemisperusteina olivat mm. hankkeen laajuus, merkityksellisyys kaikille suomalaisille sekä sen aikaansaama valtava digiloikka. Hanke on myös erikoinen Vuoden Projekti -voittaja, koska se ei ole rakennus, tunneli tai tie.
Yhteenveto
Valmis-hanke on Verohallinnon historian suurin muutoshanke, jossa uudistettiin koko verotusjärjestelmien arkkitehtuuri eli yli 70 järjestelmää korvattiin uudella valmisohjelmistolla. EY toimi hankkeessa hankejohdon konsulttina vastuullaan mm. toteutusprojektien suunnittelun ja ohjauksen tuki. Valmis-hanke saikin Projektiyhdistyksen Vuoden Projekti 2020 ‑palkinnon.