A NAV-bírságtól is megóvhat a digitalizáció

Az utóbbi években látványosan digitalizálódik a Nemzeti Adó- és Vámhivatal, a pandémia pedig még inkább felgyorsította ezt a folyamatot. A cégeknek tartaniuk kell a lépést, ugyanis nem csak a hatékonyságukat csökkentik, de súlyos bírságokat is kockáztatnak, ha megkésve vagy hiányosan jelentenek a NAV felé.

Azelmúlt években az adódigitalizáció terén végbement jelentős fejlődés eredményeként a NAV egyre több információt vár el az adózóktól annak érdekében, hogy célzott ellenőrzéseket tudjon végezni, és gyorsabban feltárhassa az esetleges kockázatokat. A területen tapasztalható előrelépés elsősorban a gazdaság kifehérítése miatt előnyös, hiszen így több bevallott jövedelem keletkezik, ám az adózók számára is komoly lehetőségeket jelent. Az online számlázási rendszerben összegyűjtött adatokat ugyanis a vállalatok többek között üzleti célú big data elemzésekre is használhatják, és az eredményeket értékelve hatékonyabbá tehetik működésüket.

Fókuszban az adatszolgáltatás minősége

A megkésve vagy rossz minőségben, például hiányosan vagy hibásan feltöltött számlák súlyos pénzbírsággal járhatnak akár már az első figyelmeztetést követően. A bejövő számlák ellenőrzése is elvárható a társaságoktól az Európai Unió Bíróságának döntései és az adóhivatal gyakorlata alapján. Ez azt jelenti, hogy egy vállalkozásnak nem csak az általa kiállított számlákról történő adatszolgáltatás helyességét szükséges ellenőriznie, hanem a beszállítóin keresztül beérkező belföldi számlák jelentésének ellenőrzése is kiemelt jelentőségű.

A nagy ívű informatikai fejlesztésekkel párhuzamosan az adóhivatal elvárásai is emelkednek a beérkezők információk minőségével szemben. Az adózók együttműködése nélkül ugyanis hiába állnak rendelkezésére a megfelelő digitális eszközök ahhoz, hogy már az ellenőrzések elindítása előtt ki lehessen szűrni, kiknél is érdemes valóban kopogtatni.

Automatizált folyamatok és szoftveres támogatás

Azoknak az adózóknak, akik megfelelően felkészítették a rendszerüket a releváns ügyletek kezelésére, az adatszolgáltatást és a számlázást nem kellett különválasztaniuk, hanem egy lépésben intézhetik. A korábbi évekhez képest a közeljövőben nem várható jelentős mértékű változtatás az Online Számla adatszolgáltatási logikájában – a formák, ügylettípusok várhatóan nem módosulnak jelentősen –, vagyis ehhez érdemes a vállalatoknak a rendszereiket igazítani és ennek mentén kell felülvizsgálniuk a belső folyamataikat. A megfelelő alkalmazások és az automatizált eljárások használatával több idő marad a valóban nagy hozzáadott értékkel bíró feladatokra.

A hiánytalan online adatszolgáltatás számos társaságnak még mindig komoly adminisztrációs terhet jelent, pedig ma már nekünk is többféle digitális megoldásunk van, amivel minden vállalat könnyedén megfelelhet a NAV elvárásainak. Az EY számlatesztelő alkalmazása például már lehetővé teszi a bejövő és kimenő számlák azonnali ellenőrzését, ennek eredményeit le is lehet menteni egyedi tranzakciós azonosítóval, vagyis nyoma marad a tevékenységnek. Ez egy hatékony megoldás, amely a rendszerszintű hibákat is azonosítja és javítja. Az ilyen célszoftverek jelentősen leegyszerűsítik és felgyorsítják a bejelentési folyamatokat, ezáltal nem csak megtakarítást érhetnek el a cégek, de a bírság veszélyét is csökkentik.