Un'intervista con Cornelius Grossmann, EY Global Law Leader, ed Eric Laughlin, EY Global Legal Managed Services Leader, che si occupa dell'utilizzo di fornitori di servizi legali alternativi (ALSP) e di nuovi modelli operativi che i dipartimenti legali stanno valutando.
Sia la EY Law Practices che Thomson Reuters Legal Managed Services, prima della sua acquisizione, hanno condotto indagini che includevano il modo in cui gli ALSP venivano utilizzati dalle funzioni legali interne. Quali sono stati i risultati che vi hanno contraddistinto?
Cornelius Grossmann: Il "Reimagining the Legal Function Report 2019" è stato affascinante in diversi settori chiave, ma uno dei risultati più significativi è stato il maggiore interesse per gli ALSP. I risultati hanno mostrato che, mentre il 33% delle imprese sta già esternalizzando una vasta gamma di processi di funzioni legali, un ulteriore 41% prenderebbe in considerazione di farlo. Ciò indica una notevole proporzione di funzioni legali interne che cercano di modernizzare la loro attività.
Eric Laughlin: Ciò è rafforzato dalle conclusioni del rapporto di Thomson Reuters "Alternative Legal Services Providers 2019", che ha visto i dipartimenti legali aziendali statunitensi utilizzare gli ALSP in modo più ampio e diversificato. In alcuni casi, tali imprese hanno già superato le proiezioni del 2021 per l'utilizzo di ALSP che avevano indicato nel precedente rapporto del 2017.
Non è forse una sorpresa, quindi, che con questo aumento dell'interesse, abbiamo visto crescere i ricavi degli ALSP da 8,4 miliardi di dollari nel 2015 a circa 10,7 miliardi di dollari nel 2017.
Cosa pensa che sia alla base di questo cambiamento?
CG: Ci sono una serie di fattori chiave interconnessi che stanno portando le aziende a prendere in considerazione l'uso degli ALSP. Tra queste si segnalano le pressioni sui costi - la necessità di "fare di più con meno" - con l'82% degli intervistati che prevede di ridurre i costi delle funzioni legali nei prossimi 24 mesi.
C'è anche la preoccupazione che la funzione legale stia lottando per utilizzare al meglio il talento, con più di un quarto delle ore totali passate a svolgere attività di routine e compiti di basso valore. Ciò è stato ancora più significativo nelle funzioni legali più ampie.
EL: Oltre ai risparmi sui costi, che possono sempre essere un fattore trainante, le organizzazioni gravitano verso gli ALSP per altri vantaggi fondamentali. Sia nel 2017 che nel 2019, il rapporto di Thomson Reuters ha rilevato che gli uffici legali aziendali e gli studi legali citano l'accesso a competenze specialistiche come uno dei principali motori dell'utilizzo degli ALSP, insieme alla necessità di utilizzare le risorse in modo più efficiente e strategico.
Quindi, come vengono utilizzati esattamente gli ALSP dagli uffici legali aziendali?
CG: Naturalmente varia da azienda a azienda, ma sembra esserci una generale propensione all'esternalizzazione di una serie di attività legali, come la gestione del ciclo di vita dei contratti, la gestione delle entità legali e la conformità, la revisione dei documenti, la due diligence, il supporto alle controversie e alle indagini e il lavoro di risposta normativa.
EL: Vale anche la pena di notare che l' integrazione di nuove tecnologie nell'offerta di servizi è una delle principali priorità degli ALSP, soprattutto perché i rapidi cambiamenti tecnologici stanno spingendo un numero sempre maggiore di organizzazioni a cercare una guida nella selezione delle tecnologie. Gli ALSP vedono la tecnologia anche come un catalizzatore per la migrazione verso l'alto della catena del valore nei servizi legali. Nel rapporto più recente, hanno citato la gestione dei contratti e gli strumenti di mappatura dei processi come le tecnologie più comunemente utilizzate.
Inoltre, circa un quarto degli ALSP intervistati ha riferito di utilizzare tecnologie che coinvolgono un elemento di intelligenza artificiale (IA), e un ulteriore terzo era in fase di valutazione del potenziale dell'IA. L'esperienza dimostra che è questo aspetto all'avanguardia che si sta rivelando molto interessante per la funzione legale interna.
Ritiene, quindi, che le aziende vedano gli ALSP in modo diverso rispetto al passato?
EL: Storicamente, il mercato ALSP è stato visto come un mercato nascente, e come un colpo a cavallo del modello legale tradizionale. Negli ultimi anni è maturata in modo significativo - organizzazioni come EY hanno perfezionato i processi da 15 anni e i clienti hanno imparato a fidarsi del modello.
Negli Stati Uniti, negli ultimi due anni, l'atteggiamento nei confronti degli ALSP – soprattutto per quanto riguarda la sicurezza dei dati e la qualità del lavoro – è cambiato. Queste preoccupazioni stanno diminuendo man mano che le società e gli studi legali diventano più ricettivi ai vantaggi che gli ALSP possono portare. Di conseguenza, un numero sempre maggiore di società sta incoraggiando i propri consulenti esterni a fare leva sugli ALSP, e un numero sempre maggiore di studi legali utilizza gli ALSP per differenziare, scalare ed espandere il proprio business e mantenere i rapporti con i clienti.
Quali previsioni hanno rivelato i sondaggi? E l'aumento dell'uso degli ALSP sembra destinato a continuare?
EL: Gli ALSP intervistati si aspettano una crescita media del 24% all'anno, e la ricerca sostiene questa aspettativa di crescita elevata. Il numero di studi legali e dipartimenti legali aziendali che si aspettano che la loro spesa per gli ALSP aumenti supera di gran lunga quelli che si aspettano che diminuisca.
L'indagine ha indicato che le imprese stanno già superando le proprie previsioni sulla frequenza di utilizzo degli ALSP, e questa è una tendenza che sembra destinata a continuare. In tutti i dipartimenti di diritto societario degli Stati Uniti, circa il 25% dichiara che nei prossimi cinque anni spenderà di più per gli ALSP, rispetto al 16% di due anni fa.
Quali sono, secondo voi, i vantaggi strategici dell'utilizzo degli ALSP?
EL: Come ho detto prima, l'adozione della tecnologia segna un importante attributo degli ALSP. I servizi abilitati alla tecnologia consentono loro di fornire un valore più elevato e di assumere compiti diversi e più complessi. Gli ALSP contribuiscono anche a sostenere l'onere della selezione e della diffusione della tecnologia, pur consentendo agli uffici legali di ricevere i vantaggi del suo utilizzo. Gli ALSP spesso si affidano a tecnologie di terze parti per selezionare i migliori strumenti di classe per i loro clienti; altri sviluppano sistemi proprietari alla ricerca di un vantaggio competitivo sostenibile.
CG: I dipartimenti legali non sono isole - sono parte del business e dei suoi processi end-to-end. Possono svolgere un ruolo critico nell'aiutare le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi strategici, anche trasformando i dati legali in dati aziendali perseguibili. Pertanto, se gli ALSP possono aiutare a ottimizzare le operazioni commerciali, non dovrebbero essere esclusi.
L'esperienza dimostra che avere le persone giuste al posto giusto, svolgendo il lavoro più appropriato come parte di un modello operativo legale globale - in contrapposizione a qualcosa che è contemplato progetto per progetto - può tradursi in un vantaggio competitivo. Le aziende che lo riconoscono potrebbero trovarsi davanti a quelle che non lo fanno.
I Consiglieri Generali saranno sorpresi dai risultati dei sondaggi?
CG: Le grandi imprese hanno spesso ritenuto di poter fare le cose meglio e meno costose rispetto alla consulenza legale esterna. I General Counsels possono impiegare un po' di tempo per rendersi conto che possono lavorare con altri partner di fiducia per ottenere un servizio legale prezioso e prevedibile senza dover pagare le migliori tariffe degli studi legali in base al tempo trascorso.
Dalle risposte al sondaggio EY emerge chiaramente che le funzioni legali stanno raggiungendo un punto critico. Di conseguenza, può essere utile per i General Counsels cercare ampiamente le idee per aiutare a rimodellare la funzione, e questo può includere gli ALSP.
Quali azioni ritiene che debba essere intrapresa la funzione legale? Sia che si tratti di ALSP o meno.
CG: Alla luce delle risposte ricevute e delle tendenze emerse nel "Reimagining the Legal Function Report 2019", si ritiene che i consigli di amministrazione e l'alta direzione possano prendere in considerazione azioni specifiche per garantire che le loro funzioni legali rimangano adeguate allo scopo.
Questi includono: affiancare la funzione legale ad altre funzioni quando il senior management discute del valore strategico derivato, e migliorare la partecipazione alle iniziative di trasformazione a livello aziendale; trasformare la funzione legale in una piattaforma operativa digitale, iniziare a raccogliere e raccogliere tutti i dati a cui la funzione legale ha accesso, riconoscendo che i talenti della funzione legale devono essere impiegati in modo più efficace; e utilizzare fornitori alternativi e un pensiero operativo per garantire che la funzione legale fornisca il massimo valore strategico per il business più ampio.
Si diceva che, nonostante l'aumento dell'interesse e dell'utilizzo degli ALSP, il 26% degli intervistati ha dichiarato di non voler prendere in considerazione l'esternalizzazione. I team di EY chiedevano a queste aziende quali fossero le loro strategie di modernizzazione per far fronte alla crescente domanda futura.
Stiamo andando verso una "nuova normalità" per la funzione legale aziendale?
CG: Le prove sembrano certamente indicare un importante cambiamento verso l'uso degli ALSP da parte della funzione legale interna. Se da un lato vi sono chiare motivazioni, come l'accesso a competenze specializzate, il risparmio sui costi e l'impiego di talenti, dall'altro i sondaggi hanno dimostrato che esiste un quadro più ampio sulla necessità di modernizzare la funzione legale. Ciò include la necessità di innovare attraverso l'uso della tecnologia e dei dati, oltre ad essere adattabile in un ambiente normativo in continua evoluzione.
Ci sono state differenze nei sondaggi tra le varie aree geografiche, per settore e per dimensioni dell'azienda, quindi è chiaro che un approccio può non andare bene per tutti. Ma sembra proprio che tra cinque anni la funzione legale interna avrà un aspetto molto diverso.
EL: Le organizzazioni possono fermarsi brevemente se presumono che i vantaggi dell'esternalizzazione di alcuni compiti legali costituiscano il massimo grado di incremento di efficienza che la funzione legale può ottenere. Abbiamo scoperto che, senza ripensare il modello operativo, le iniziative di efficienza a breve termine non riescono a sbloccare il valore strategico per il business più ampio che la funzione legale può offrire.
Se si osserva con precisione il modo in cui sia gli studi legali che i dipartimenti legali aziendali utilizzano gli ALSP, risulta chiaro che gli ALSP stanno risalendo la catena del valore.
Studio condotto da Thomson Reuters, Georgetown University Law Center on Ethics and the Legal Profession, University of Oxford Saïd Business School, e dallo studio di ricerca legale Acritas con sede nel Regno Unito. EY, pur non essendo parte dello studio, ha il permesso di utilizzare lo studio e i dati sottostanti come parte dell'acquisizione di Pangea3 Legal Managed Services di Thomson Reuters.
