Kiedy zarządzanie pracą zdalną staje się skuteczne? Zarządzanie zespołem wirtualnym i nowe wyzwania

Autor Wojciech Zajączkowski

EY Polska, Business Consulting, Partner, Digital GBS Transformation Leader

Wojciech posiada niemal 16 lat doświadczenia na różnych stanowiskach, zarówno w obszarze biznesu, jak i IT (Business & IT)

7 min. czytania 4 sty 2021

Wiele firm weszło w tryb zdalny siłą rozpędu i choć do dziś funkcjonuje całkiem sprawnie, na horyzoncie każdej z nich pojawiają się narastające trudności związane ze zdalnym zarządaniem pracą. By było ono bardziej efektywne, warto wprowadzić kilka rutynowych działań, a także uwzględnić wykorzystanie dostępnych narzędzi technologicznych. 

Od jutra: zarządzanie zdalnie

Nie zawsze łatwo prowadzić wymagające negocjacje z potencjalnym partnerem biznesowym, gdy w tej samej przestrzeni partner prezentuje miesięczny raport przed zarządem, a dziecko nie radzi sobie z e-lekcjami. Praca zdalna zapewne jeszcze długo będzie wywoływała podobne skojarzenia. Te ciężkie warunki wynikają z nadzwyczajnej sytuacji, która z pewnością wkrótce ulegnie zmianie. Natomiast możliwość pracy zdalnej z pewnością pozostanie na dłużej.

Jakiś czas temu, praktycznie z dnia na dzień, znaleźliśmy się w innej rzeczywistości. Po szybkim (i nie zawsze bezproblemowym) rozwiązaniu kwestii technicznych powstały na niespotykaną dotąd skalę zespoły pracujące zdalnie. W firmach małych, średnich i wielkich, bez szczegółowego planowania, bez wnikliwej analizy za i przeciw, bez niezbędnych wydawałoby się przygotowań, zapanował home office.

Początkowo zadawaliśmy sobie pytania: jak pracować zdalnie? Dziś próbujemy znaleźć złoty środek: jak powinno wyglądać zarządzanie zespołem wirtualnym.

Skrócony proces decyzyjny a zarządzanie zespołem zdalnym

Niewątpliwą korzyścią z upowszechnienia się pracy zdalnej było przyspieszenie procesów, które toczyły się już od pewnego czasu [1]. Koszty wprowadzenia nowej technologii musiały zostać poniesione przez pracodawców, by firmy mogły nadal funkcjonować.

Organizacje nie miały czasu na analizy ryzyka, opracowanie szczegółowego programu wdrożenia czy planowanie. Należało niemal od razu przystąpić do przyspieszonej adaptacji do nowej sytuacji. Oczywiście jak zawsze: jedni byli lepiej przygotowani inni gorzej.

Czas pokaże kto potrafił wykorzystać sytuację na swoją korzyść, wyprzedzając konkurencję. Kto wdrożył skuteczny model pracy zdalnej i kto doskonale opanował zarządzanie pracą zdalną.

 

Zarządzanie pracą w zespole wirtualnym

Dziś skuteczne zarządzanie pracą w wirtualnym zespole to nie lada wyzwanie. Struktura społeczna ulega rozluźnieniu, zmniejsza się liczba i częstotliwość interakcji, a dodatkowo pojawiają się bariery komunikacyjne. Brakuje spontanicznego przepływu informacji, który jest naturalny podczas wspólnego lunchu czy rozmowy przy porannej kawie. Trudno jest więc wyczuć atmosferę panującą wśród zespołu, nie da się po prostu przejść po pomieszczeniach biura, żeby zorientować się, upraszczając, kto się nudzi, a kto pracuje w pocie czoła. Ciężko jest adekwatnie zareagować na podstawie takich codziennych obserwacji wspartych analizą efektów pracy.

Należy znaleźć inne środki do pozyskiwania danych, których dotychczas dostarczała możliwość przebywania z zespołem. Jeżeli praca przenosi do sfery teleinformatycznej, trzeba do tego środowiska przeniknąć, by móc wdrożyć skuteczne zarządzanie zdalnym zespołem.

Kilka porad, jak efektywnie zarządzać pracą zdalną

By zarządzanie pracą zdalną stało się bardziej efektywne, warto wprowadzić kilka rutynowych działań, a także uwzględnić wykorzystanie dostępnych narzędzi technologicznych:

1) Pogawędki

Niezobowiązujące i spontaniczne (chociaż starannie zaplanowane przez menadżera) rozmowy na tematy luźno związane z pracą, pozwalają umocnić więzi w zespole. Trzeba dać wszystkim członkom możliwość wygadania się i dostarczenia szczerej informacji zwrotnej. Takie pogawędki udają się jedynie w małych 2-4 osobowych grupach. Zbyt duże grono podczas spotkania online to mniejsza możliwość swobodnej rozmowy.

2) Wideokonferencje

Dają możliwość komunikacji niewerbalnej, pozwalają „zobaczyć” problem. Zbyt częste rozmowy bez włączania kamery, używając jedynie mikrofonu, często utrudniają właściwą komunikację i budowanie więzi w zespole.

3) Polityka wirtualnych drzwi otwartych

Dostęp do szefa zespołu powinien być zapewniony na stałe. Dobrze jest zarezerwować czas na indywidualną, spokojną rozmowę, systematycznie poświęcając czas każdemu członkowi zespołu. Trzeba przy tym pamiętać, że z zasady takich spotkań nie można odwoływać, gdyż zaburza to poczucie bezpieczeństwa pracowników.

4) Potęga Internetu

Warto skorzystać, dla rozluźnienia atmosfery, ale i nie tylko, z graficznych form przekazu. Memy, rysunki, animacje – czasami trafiona ilustracja warta jest 1000 słów.

5) Strefy czasowe

Skoordynowanie ze sobą osób będących po dwóch stronach kuli ziemskiej nie jest łatwe. Wspólne spotkania muszą być dostosowane do różnych stref czasowych. Jeżeli nie można dobrać pory, która dla wszystkich byłaby odpowiednia, należy zadbać o sprawiedliwe zmiany. Nie należy dopuścić do sytuacji, w której to zawsze jeden zespół musi się dopasować (np. zrywając się z samego rana, by zdążyć na cotygodniowe spotkanie).

6) Nowe narzędzia technologiczne

Dziś podstawą zarządzania jest posiadanie konkretnych danych. Dobre zarządzanie zespołem pracowników bez informacji, jak pracują i czego im potrzeba jest wręcz niemożliwe. Niezwykle przydatne mogą się tu okazać gotowe do wykorzystania wysoce zaawansowane technologicznie narzędzia, które pozwalają na automatyczne pozyskiwanie danych. Jednym z nich jest EY Intelligent Process Discovery (EY IPD).

 

Poznaj EY IPD – Intelligent Process Discovery

EY Intelligent Process Discovery to nowoczesne narzędzie, które umożliwia zarządzanie pracą zdalną przy wykorzystaniu możliwości, jakie daje uczenie maszynowe (ang. machine learning).  Każdorazowo wdrożenie jest indywidualnie dostosowane do potrzeb zamawiającego. Moduły zainstalowane na stacjach roboczych przesyłają dane o dziejących się procesach.

Czy wiesz, jak poprawić efektywność zarządzania pracą w Twojej firmie?

Dowiedz się, poznając narzędzie EY IPD - Intelligent Process Discovery.
Pobierz PDF

IPD gromadzi niezbędne informacje, które są na bieżąco aktualizowane i prezentowane w czasie rzeczywistym na dashboardach. Dostarczone przez narzędzie dane dotyczące interakcji pomiędzy systemami i aplikacjami możemy odpowiednio zinterpretować, dowiadując się m.in.:

  • Jak system pracy wpływa na produktywność? Czy większa ilość spotkań poprawia efektywność, czy może jest wręcz przeciwnie?
  • Jak zmieniły się nawyki w firmie po wprowadzeniu pracy zdalnej? Pracownicy pracują dłużej czy krócej? Kiedy ich efektywność jest najwyższa? Jak się zmieniła?
  • Które zespoły mają najwięcej pracy, a które z nich potrzebują wsparcia i pomocy? Czy należy zatrudnić dodatkowe osoby do zespołu, a może delegować kogoś do wsparcia z innego zespołu, który jest mniej obciążony?
  • Które procesy są najbardziej wydajne? Gdzie możemy zaoszczędzić? Które procesy możemy zautomatyzować? Która ścieżka wiodąca do realizacji zadania jest bardziej wydajna? Gdzie pojawiają się kosztowne przestoje, które opóźniają skuteczne działania?
EY Intelligent Process Discovery nie tylko odpowiada na powyższe pytania, ale dostarcza całego szeregu danych, które umiejętnie zinterpretowane mogą stać się podstawą nie tylko do codziennego skuteczniejszego zarządzania pracą, ale również do niezbędnych wdrożeń i zmian w obszarze pracy.
 

Zarządzanie pracą zdalną z wykorzystaniem dostępnych technologii

Jednym z klientów, u którego wdrożyliśmy rozwiązanie EY IPD było Centrum Usług Wspólnych (Shared Service Center) firmy produkcyjnej działającej na polskim rynku.

Zastana sytuacja:

W marcu 2020 wprowadzono pracę zdalną w związku z pandemią COVID-19. Ze względu na brak dotychczasowych doświadczeń z takim rodzajem pracy, Klient chciał zrozumieć, jak pracownicy odnajdują się w nowej rzeczywistości. Dodatkowo chciał dowiedzieć się, na ile produktywność zespołów zmieni się w wyniku tak fundamentalnej zmiany.

Klient wspierał swoich pracowników w dostosowaniu się do nowych warunków pracy, podchodząc z wyrozumiałością do mniejszej dostępności poszczególnych osób lub wykonywania części zadań w innych godzinach niż standardowy czas pracy. Co ważne, kadra zarządzająca w tej organizacji była świadoma, że ich podwładni muszą stawić czoła bezprecedensowej sytuacji – stworzyć zupełnie nową rutynę i plan dnia, mając na uwadze dodatkowe obowiązki m.in. konieczność opieki nad dziećmi (ze względu na zamknięte szkoły i przedszkola, naukę zdalną).

Jednocześnie Klient chciał uzyskać informację, na ile produktywność całej organizacji ucierpiała w wyniku lock-downu oraz na jaką dostępność ze strony poszczególnych zespołów może liczyć, aby odpowiednio zaplanować pracę i zarządzać bieżącą działalnością.

Założony cel główny:

Uzyskanie informacji, jak wygląda wykorzystanie możliwości zespołu, jak odpowiednio podzielić obowiązki czy projekty pomiędzy zespołami, a także jak powinna wyglądać odpowiednia priorytetyzacja zadań dla konkretnych pracowników.

Jak przebiegało wdrożenie EY Intelligent Process Discovery:

I Etap wdrożenia:
  1. Instalacja i parametryzacja narzędzia EY IPD
  2. Zebranie i prezentacja wyników po pierwszych 2 tygodniach
  3. Krótkie szkolenie kadry zarządzającej z zakresu: jak interpretować wyniki prezentowane na dashboardach narzędzia EY IPD.
II Etap wdrożenia:

Analiza mająca na celu określenie zmian zmierzających do usprawnienia pracy w trybie zdalnym oraz zwiększenia efektywności zespołów.

Co udało się uzyskać, dzięki wdrożeniu EY IPD:

  • Efektywne zarządzanie, dzięki optymalizacji pracy,
  • Zidentyfikowano procesy, które należy przebudować tak, by uzyskać ich oczekiwaną efektywność w trybie pracy zdalnej
  • Określenie ilość spotkań i ich wpływu na produktywność - im więcej czasu między spotkaniami, tym lepsza produktywność, czas na przyswojenie informacji ze spotkania
  • Jak wygląda rozkład pracy w ciągu dnia – praca trwa dłużej, ale jest więcej przerw np. na przygotowanie obiadu / obowiązki domowe
  • Zidentyfikowanie narzędzi pracy wymagających modyfikacji lub zmiany ponieważ korzystanie z nich w trybie pracy zdalnej nie zapewnia optymalnych wyników i wpływa negatywnie na produktywność zespołów

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Bezprecedensowa sytuacja w jakiej znalazła się większość organizacji wymaga niestandardowego podejścia i często fundamentalnej zmiany sposobu myślenia o podejściu do realizacji wielu zadań i procesów. Dziś coraz ważniejsze staje się skuteczne zarządzanie zespołem zdalnym, które czynimy trudniejszym bez użycia nowych technologii.

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autor Wojciech Zajączkowski

EY Polska, Business Consulting, Partner, Digital GBS Transformation Leader

Wojciech posiada niemal 16 lat doświadczenia na różnych stanowiskach, zarówno w obszarze biznesu, jak i IT (Business & IT)