e-Faktura
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli wystawiać i odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne (tzw. e-Faktury).
Korzystanie z systemu ma być docelowo obligatoryjne dla wszystkich podatników – projekt przepisów przewiduje 1 stycznia 2024 r., natomiast zgodnie z ostatnimi zapowiedziami ze strony Ministerstwa Finansów najpewniej będzie to 1 lipca 2024 r.
Wymóg stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstw w czterech wymiarach – technicznym, procesowym, podatkowym oraz optymalizacyjnym. Warto zacząć działać już teraz, aby odpowiednio przygotować firmę do nadchodzących zmian.
Wpływ e-Faktury na działalność firmy
Obowiązek stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w czterech wymiarach:
- Techniczne wdrożenie e-Faktur
Konieczność integracji systemów księgowych i/lub bilingowych z Krajowym Systemem e-Faktur. - Obszar procesowy
Dostosowanie procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych. - Obszar podatkowy
Poszerzenie dostępu Ministerstwa Finansów do danych spółki. - Obszar optymalizacyjny
Wsparcie w uzyskaniu korzyści biznesowych - np. poprzez ograniczenie kosztów departamentu księgowego.
Chcesz wiedzieć jak przygotować firmę do e-Faktur?
Wypełnij formularz kontaktowy, nasz ekspert zadzwoni do Ciebie.
Podstawowe fakty:
- 15. listopada 2021 Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą faktury w formie ustrukturyzowanej (tzw. e-Faktury) i Krajowy System e-Faktur (KSeF).
- E-faktury będą wystawiane w formacie xml (podobnie jak plik JPK). System będzie służył również do odbierania e-Faktur zakupowych.
- Zgodnie z brzmieniem ustawy, od 1 stycznia 2022 r. z systemu e-Faktur przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie. Wymaga to jednak akceptacji odbiorcy faktury. Od 1 lipca 2024 r. przesyłanie faktur do KSeF ma być obligatoryjne w odniesieniu do wszystkich faktur sprzedażowych.
Co zyskasz po wdrożeniu e-Faktur?
- Zwiększenie pewności obiegu dokumentów.
- Łatwiejsza komunikacja z organami skarbowymi w trakcie kontroli/ czynności sprawdzających.
- Większa wiarygodność z punktu widzenia należytej staranności.
- Poprawa cash flow poprzez pełniejszy monitoring terminów płatności i pewność dostarczenia faktury.
- Minimalizacja ryzyka KKS za błędy w fakturowaniu.
- Redukcja kosztów księgowych/ możliwość pełniejszego outsourcingu rozliczania VAT.
- Zmniejszenie obciążeń administracyjnych, np. uproszczenie archiwizacji, eliminacja konieczności wystawiania duplikatów.
Wyzwania związane z e-Fakturą:
- Weryfikacja, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia e-Faktury
- Dostosowanie systemów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, również w obrocie zagranicznym
- Weryfikacja poprawności wystawianych faktur
- Dostosowanie systemów IT do nowego, ściśle określonego standardu faktury
- Konieczność weryfikacji i standaryzacji danych wskazywanych na fakturach dla całej grupy
- Weryfikacja poprawności alokacji i księgowań faktur otrzymanych za pośrednictwem KSeF
Obowiązek stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w czterech wymiarach:
- Techniczne wdrożenie e-Faktur
Konieczność integracji systemów księgowych i/lub bilingowych z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja powinna obejmować walidację wystawionych faktur, ich korektę oraz możliwość odbierania faktur wystawionych przez kontrahentów. - Obszar procesowy
Dostosowanie procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych. Zakres wymaganych zmian może być istotny i obejmować nie tylko zespół księgowy, ale również inne działy, np. działy logistyki, czy produkcji. Ponadto może dotknąć podmioty przetwarzające/księgujące faktury na rzecz spółki. - Obszar podatkowy
Poszerzenie dostępu Ministerstwa Finansów do danych spółki. Faktura bez wszystkich obowiązkowych elementów nie zostanie w ogóle wystawiona . Jeżeli obecnie stosowane są pewne uproszczenia w fakturowaniu i rozliczaniu VAT, zostaną one automatycznie zidentyfikowane przez organy podatkowe. - Obszar optymalizacyjny
Wsparcie w uzyskaniu korzyści biznesowych np. poprzez ograniczenie kosztów departamentu księgowego i archiwizacji, przyśpieszenie procesów księgowych i podatkowych, zwiększenie szybkości raportowania danych sprzedażowych.
Wybierz najlepszą technologię dla swojej firmy
Rozwiązania SAP
Zapewniamy kompleksowe wsparcie procesu generowania, wysyłki oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo oraz zachowanie ciągłości procesu fakturowania.
Microsoft Azure
Narzędzie zewnętrzne oparte o chmurę Azure, komunikujące się z Twoim systemem finansowym i systemem MF – udostępnimy Spółce narzędzie IT, które m.in. wygeneruje ustrukturyzowane e-Faktury zgodnie z wymogami, umożliwi automatyczną, masową wysyłkę do MF oraz odbiór faktur zakupowych.
Systemy własne
Zapewniamy wsparcie w modyfikacji autorskich systemów księgowego/bilingowych, pomożemy Twojemu zespołowi IT w odpowiednim jego skonfigurowaniu.
Odpowiednie wdrożenie e-Faktur może przynieść wymierne korzyści dla przedsiębiorców, dlatego rekomendujemy ich wdrożenie, zanim stanie się to powszechnym obowiązkiem.
Droga do e-Faktury: artykuły, webcasty, spotkania i szkolenia
Cykl artykułów, webcastów, szkoleń i spotkań pod nazwą „Droga do e-Faktury" ma na celu przygotować Państwa firmę do wdrożenia e-Faktur.
W ramach „Drogi do e-Faktury" zastanowimy się m.in., jak prawidłowo ustawić proces odbierania faktur zakupowych, przedstawimy jak rozplanować prace w ramach projektu i sprawnie nim zarządzać, jak przeprowadzić mapowanie danych, dlaczego ważne jest przeprowadzenie przeglądu pod kątem gotowości na e-Faktury, jak wdrożenie e-Faktur wpłynie na procedury podatkowe i strategię podatkową oraz stosowane wzory dokumentów, jak dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia do generowania e-Faktur czy też jak przetestować poprawność wygenerowanych e-Faktur.
Przejdź z nami drogę do e-Faktur!
Droga do e-Faktury - komentarze ekspertów EY
Droga do e-Faktury - webcasty
e-Faktura
e-Faktury: Jak właściwie przygotować się do nowego obowiązku?
Poznaj odpowiedzi na kluczowe pytania, a także ważne kwestie związane z procesem wdrożenia e-Faktur w firmie
VAT oczami praktyków: dyskusja na temat największych wyzwań dla przedsiębiorców w 2021 roku i planów na kolejny rok
Praktyczne ujęcie wyzwań w zakresie VAT.
EY TV: E-faktury – kluczowe wyzwania dla firm. Jak właściwie przygotować się do zmian?
Dowiedz się, jak najlepiej przygotować się do wprowadzenia e-Faktur
EY TV: Analiza danych celnych – praktyczny przewodnik
Poznaj praktyczne narzędzia do analizy danych celnych.
EY TV: e-Faktury - jak właściwie przygotować się do ich wprowadzenia?
Dowiedz się, jak najlepiej przygotować się do wprowadzenia e-Faktur
