e-Faktura

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli wystawiać i odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne (tzw. e-Faktury).

Korzystanie z systemu ma być docelowo obligatoryjne dla wszystkich podatników – zgodnie z zapowiedziami, ma to być II kwartał 2023 r. 

Wymóg stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstw w czterech wymiarach – technicznym, procesowym, podatkowym oraz optymalizacyjnym. Warto zacząć działać już teraz, aby odpowiednio przygotować firmę do nadchodzących zmian.

Wpływ e-Faktury na działalność firmy 

Obowiązek stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w czterech wymiarach: 

  • Techniczne wdrożenie e-Faktur
    Konieczność integracji systemów księgowych i/lub bilingowych z Krajowym Systemem e-Faktur. 
  • Obszar procesowy
    Dostosowanie procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych. 
  • Obszar podatkowy
    Poszerzenie dostępu Ministerstwa Finansów do danych spółki. 
  • Obszar optymalizacyjny
    Wsparcie w uzyskaniu korzyści biznesowych - np. poprzez ograniczenie kosztów departamentu księgowego.

Chcesz wiedzieć jak przygotować firmę do e-Faktur? 

Wypełnij formularz kontaktowy, nasz ekspert zadzwoni do Ciebie.

Formularz kontaktowy

Podstawowe fakty:

  • 15. listopada 2021 Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą faktury w formie ustrukturyzowanej (tzw. e-Faktury) i Krajowy System e-Faktur (KSeF). 
  • E-faktury będą wystawiane w formacie xml (podobnie jak plik JPK). System będzie służył również do odbierania e-Faktur zakupowych. 
  • Zgodnie z brzmieniem ustawy, od 1 stycznia 2022 r. z systemu e-Faktur przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie. Będzie to wymagało jednak akceptacji odbiorcy faktury. Od II kwartału 2023 r. przesyłanie faktur do KSeF ma być obligatoryjne w odniesieniu do wszystkich faktur sprzedażowych.

Co zyskasz po wdrożeniu e-Faktur?

  • Zwiększenie pewności obiegu dokumentów.
  • Łatwiejsza komunikacja z organami skarbowymi w trakcie kontroli/ czynności sprawdzających.
  • Większa wiarygodność z punktu widzenia należytej staranności.
  • Poprawa cash flow poprzez pełniejszy monitoring terminów płatności i pewność dostarczenia faktury.
  • Minimalizacja ryzyka KKS za błędy w fakturowaniu.
  • Redukcja kosztów księgowych/ możliwość pełniejszego outsourcingu rozliczania VAT.
  • Zmniejszenie obciążeń administracyjnych, np. uproszczenie archiwizacji, eliminacja konieczności wystawiania duplikatów.

Wyzwania związane z e-Fakturą:

  • Weryfikacja, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia e-Faktury
  • Dostosowanie systemów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, również w obrocie zagranicznym
  • Weryfikacja poprawności wystawianych faktur
  • Dostosowanie systemów IT do nowego, ściśle określonego standardu faktury
  • Konieczność weryfikacji i standaryzacji danych wskazywanych na fakturach dla całej grupy
  • Weryfikacja poprawności alokacji i księgowań faktur otrzymanych za pośrednictwem KSeF

Obowiązek stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w czterech wymiarach:

  • Techniczne wdrożenie e-Faktur
    Konieczność integracji systemów księgowych i/lub bilingowych z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja powinna obejmować walidację wystawionych faktur, ich korektę oraz możliwość odbierania faktur wystawionych przez kontrahentów.
  • Obszar procesowy
    Dostosowanie procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych. Zakres wymaganych zmian może być istotny i obejmować nie tylko zespół księgowy, ale również inne działy, np. działy logistyki, czy produkcji. Ponadto może dotknąć podmioty przetwarzające/księgujące faktury na rzecz spółki. 
  • Obszar podatkowy
    Poszerzenie dostępu Ministerstwa Finansów do danych spółki. Faktura bez wszystkich obowiązkowych elementów nie zostanie w ogóle wystawiona . Jeżeli obecnie stosowane są pewne uproszczenia w fakturowaniu i rozliczaniu VAT, zostaną one automatycznie zidentyfikowane przez organy podatkowe. 
  • Obszar optymalizacyjny
    Wsparcie w uzyskaniu korzyści biznesowych np. poprzez ograniczenie kosztów departamentu księgowego i archiwizacji, przyśpieszenie procesów księgowych i podatkowych, zwiększenie szybkości raportowania danych sprzedażowych.

Wybierz najlepszą technologię dla swojej firmy

Rozwiązania SAP

Zapewniamy kompleksowe wsparcie procesu generowania, wysyłki oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo oraz zachowanie ciągłości procesu fakturowania. 

Dowiedz się więcej

Microsoft Azure 

Narzędzie zewnętrzne oparte o chmurę Azure, komunikujące się z Twoim systemem finansowym i systemem MF – udostępnimy Spółce narzędzie IT, które m.in. wygeneruje ustrukturyzowane e-Faktury zgodnie z wymogami, umożliwi automatyczną, masową wysyłkę do MF oraz odbiór faktur zakupowych.

Systemy własne

Zapewniamy wsparcie w modyfikacji autorskich systemów księgowego/bilingowych, pomożemy Twojemu zespołowi IT w odpowiednim jego skonfigurowaniu.

Odpowiednie wdrożenie e-Faktur może przynieść wymierne korzyści dla przedsiębiorców, dlatego rekomendujemy ich wdrożenie, zanim stanie się to powszechnym obowiązkiem.

Droga do e-Faktury: artykuły, webcasty, spotkania i szkolenia

Cykl artykułów, webcastów, szkoleń i spotkań pod nazwą „Droga do e-Faktury" ma na celu przygotować Państwa firmę do wdrożenia e-Faktur.

W ramach „Drogi do e-Faktury" zastanowimy się m.in., jak prawidłowo ustawić proces odbierania faktur zakupowych, przedstawimy jak rozplanować prace w ramach projektu i sprawnie nim zarządzać, jak przeprowadzić mapowanie danych, dlaczego ważne jest przeprowadzenie przeglądu pod kątem gotowości na e-Faktury, jak wdrożenie e-Faktur wpłynie na procedury podatkowe i strategię podatkową oraz stosowane wzory dokumentów, jak dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia do generowania e-Faktur czy też jak przetestować poprawność wygenerowanych e-Faktur.

Przejdź z nami drogę do e-Faktur!

Droga do e-Faktury - webcasty

Doradztwo podatkowe

e-Faktury: Jak właściwie przygotować się do nowego obowiązku?

Poznaj odpowiedzi na kluczowe pytania, a także ważne kwestie związane z procesem wdrożenia e-Faktur w firmie

Doradztwo podatkowe

EY TV: E-faktury – kluczowe wyzwania dla firm. Jak właściwie przygotować się do zmian?

Dowiedz się, jak najlepiej przygotować się do wprowadzenia e-Faktur

Doradztwo podatkowe

EY TV: Analiza danych celnych – praktyczny przewodnik

Poznaj praktyczne narzędzia do analizy danych celnych.

Doradztwo podatkowe

EY TV: e-Faktury - jak właściwie przygotować się do ich wprowadzenia?

Dowiedz się, jak najlepiej przygotować się do wprowadzenia e-Faktur

Newslettery EY

Zapisz się na wybrane newslettery i bądź na bieżąco

Subskrybuj

Chcesz wiedzieć jak prawidłowo przygotować firmę do e-Faktur?

Wypełnij formularz kontaktowy, nasz ekspert zadzwoni do Ciebie.