e-Faktury ustrukturyzowane w pytaniach i odpowiedziach

Do dokumentowania transakcji B2B za pomocą e-Faktur będą zobligowane wszystkie podmioty mające siedzibę na terytorium Polski oraz podmioty zagraniczne, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (ang. fixed establishment, FE) – w odniesieniu do wszystkich faktur wystawianych zgodnie z polskimi przepisami o VAT. 

Z KSeF-u nie będą więc musiały korzystać firmy zarejestrowane na VAT, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce, podobnie jak podmioty zagraniczne bez rejestracji na VAT w Polsce. Specyficznym przypadkiem są jednak podmioty zagraniczne, które stosowały dotychczas samofakturowanie w przypadku transakcji z polskimi kontrahentami. Ich korzystanie z KSeF-u nadal budzi wiele wątpliwości i napotyka praktyczne trudności (w tym chociażby problematyczne nadawanie uprawnień w związku z brakiem polskiego numeru NIP czy zapewnienie systemu akceptacji, którego nie posiada KSeF), przez co wiele firm rozważa nawet rezygnację z samofakturowania w takich przypadkach. 

Jednocześnie w toku prac legislacyjnych nad projektem ustawy dotyczącej KSeF-u zrezygnowano z wprowadzenia obowiązku stosowania e-Faktur wystawianych na rzecz konsumentów (czyli tzw. B2C). Podatnicy będą musieli wystawiać je w dotychczasowej formie, co wymaga odpowiedniego dostosowania procesów w tym zakresie, by uwzględnić różne sposoby wystawiania faktur – inne dla odbiorców krajowych będących przedsiębiorcami, inne dla konsumentów, a odrębne dla transakcji B2B zagranicznych (np. eksport, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - WDT).

W celu odpowiedzi na pytanie, kluczowe jest ustalenie, czy podmiot zaraniczny posiada stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terytorium kraju oraz czy uczestniczy w analizowanych transakcjach. Kwestia samej rejestracji dla celów VAT w Polsce nie jest więc w tym zakresie decydująca.

Jak podkreśla MF, wprowadzenie e-Faktur nie zmieni dotychczasowej praktyki polskich organów podatkowych w zakresie okoliczności pozwalających stwierdzić istnienie lub brak stałego miejsca prowadzenia działalności - dalej „FE”, z ang. fixed establishment - (które budziły jednak dotychczas wiele wątpliwości ze strony podatników); nie planuje również publikować dodatkowych wyjaśnień/ interpretacji ogólnej w tym zakresie. Ustawodawca odszedł również od rozważanego w trakcie procesu legislacyjnego regulującego KSeF wprowadzenia ogólnodostępnego oznaczenia (na tzw. białej liście), czy dany podmiot zagraniczny posiada w Polsce FE. Oznacza to, że jedyną wiążącą formą potwierdzenia swojego statusu w tym zakresie pozostaje dla firm zagranicznych i ich kontrahentów uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej. 

Dostosowanie firmy do nowych wymogów w zakresie wystawiania oraz odbierania faktur wiąże się nie tylko z przygotowaniem odpowiedniego zaplecza technologicznego (niezależnie, czy są to zmiany bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym, czy odrębne narzędzia wspierające proces fakturowania). Równie istotne są chociażby: wprowadzenie odpowiednich procedur (lub dostosowanie dotychczasowych), przeszkolenie pracowników czy weryfikacja pod kątem merytorycznym danych, które będą bardzo szczegółowo przekazywane w formie e-Faktur do kontrolujących. Ponadto, z uwagi na szeroki zakres raportowanych danych oraz niedostatecznie sprecyzowane wymagania w zakresie uzupełniania pól nieobowiązkowych, które częstokroć nie są w pełni gromadzone w systemach spółek, może pojawić się konieczność podjęcia dodatkowych decyzji co do gromadzenia i prezentacji danych. 

Dodatkowo w ramach struktury logicznej e-Faktury wyróżnić można elementy, których stosowanie jest dobrowolne, niemniej konieczność ich uwzględniania może wynikać z danej praktyki biznesowej, charakterystycznej dla konkretnych podatników lub obszarów prowadzonej działalności.

W praktyce projekt przygotowujący średnie/duże przedsiębiorstwo do obsługi e-Faktur zajmuje ok. 6–9 miesięcy (na co składa się nie tylko wdrożenie odpowiedniego rozwiązania IT, lecz także przygotowanie procesowo-podatkowe, przetestowanie nowych rozwiązań oraz przeszkolenie pracowników zaangażowanych w proces fakturowania w zakresie zmian). Dlatego warto dobrze wykorzystać najbliższe miesiące, gdy system ten jest jeszcze dobrowolny, i odpowiednio wcześnie zacząć przygotowania.

Tak. Rozwiązanie przewiduje możliwość wystawiania faktur w ramach samofakturowania, czyli wystawiania przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Zgodnie z wyjaśnieniami MF, w pierwszej kolejności sprzedawca będzie musiał nadać nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF. Następnie e-faktury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty uprawnione przez niego w tym zakresie.

Electronic Data Interchange (EDI) – jest to sposób elektronicznego przesyłania/wymiany dokumentów handlowych i finansowych (oprócz faktur, w EDI przesyłane są przykładowo takie dokumenty jak zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki itp.). Podatnicy stosujący tradycyjne, funkcjonujące dotychczas faktury elektroniczne również będą zobowiązani do dostosowania się do wymogów systemu KSeF już od dnia 1 lutego 2026 r. Ich także czeka istotna zmiana w tym zakresie, niemniej może być łatwiejsza do wprowadzenia niż w przypadku podmiotów, które dotychczas nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów. Ważne jest jednak indywidualne podejście i przeanalizowanie tego, w jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów powinien koegzystować z obsługą KSeF-u, a w jakim zakresie KSeF przejmie jego funkcjonalności.

Zgodnie z nowym schematem e-Faktury (FA3) przewiduje możliwość zawarcia w samej strukturze pliku dodatkowego węzła z informacjami w formie tabelarycznej wyższa załącznej

Zgodnie z aktualną wersją schemy nie ma możliwości dołączenia żadnych załączników w postaci zewnętrznych plików do faktur wystawionych w KSeF. Stąd wszelkie dodatkowe informacje „podpinane” dotychczas pod faktury (np. specyfikacje zafakturowanych towarów czy protokoły) będą musiały być albo wysyłane odrębnie od faktury, poza tym systemem, czyli np. mailowo, albo faktura po wystawieniu w KSeF będzie przekazywana poza systemem razem z odpowiednimi załącznikami.

Dodatkowym rozwiązaniem może być umieszczenie załączników w dedykowanym repozytorium, przygotowanym przez wystawcę faktury i umieszczanie indywidualnych linków do załączników w treści faktury wystawianej w KSeF, co pozwoli odbiorcy na szybkie pobranie i jednoznaczne przyporządkowanie odpowiednich załączników do faktur.

Jako namiastkę załączników można potraktować węzeł DodatkowyOpis (który dla każdej faktury może wystąpić do 12 razy). Element ten składa się z par znaczników Klucz-Wartość, w których podawać można dowolne wartości tekstowe. W takiej sytuacji, jeżeli tylko dane, które miałyby znaleźć się w załączniku da się przedstawić za pomocą tekstu, wymieniony węzeł może stanowić pewne ułatwienie w omawianym zakresie. Brak jest natomiast możliwości powiązania e-faktury z odrębnym plikiem mającym stanowić załącznik.

Okres od 1 stycznia 2022 r. do 30 czerwca 2024 r. podatnicy mogą potraktować jako testowy – korzystanie z e-Faktur przed dniem 1 lipca 2024 r. jest w pełni dobrowolne. Dlatego warto wykorzystać ten czas, aby odpowiednio wcześnie przygotować się do wystawiania faktur w tej nowej formie. Podatnik może więc testowo wystawiać w ten sposób faktury, np. dotyczące jednego typu transakcji lub dokumentujące dostawy na rzecz jednego z kontrahentów w danym okresie. Pozostałe faktury mogą być wystawiane w tym okresie w tradycyjny sposób.

To, czy nabywca będzie odbierał e-Fakturę bezpośrednio z KSeF-u jeszcze przed dniem 1 lipca 2024 r., uzależnione jest od tego, czy wyrazi on zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie. 

W przypadku braku takiej zgody sprzedawca będzie nadal mógł wystawić fakturę za pomocą KSeF-u, natomiast później będzie zobligowany do przekazania jej nabywcy w innej, ustalonej z nim formie (przepisy ustawy o VAT nie regulują tej kwestii), np. przekazać lub wysłać pocztą tradycyjną jej wydrukowaną wersję, przesłać skan drogą e-mailową lub wystawić fakturę elektroniczną (jeśli nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF-ie). Ważne, aby obie strony transakcji dysponowały dokumentami o jednakowej zawartości merytorycznej, tj. by dane ujęte na fakturze, którą otrzymał nabywca, były tożsame z danymi, które sprzedawca wprowadził do KSeF-u (sprzedawca może np. dostarczyć nabywcy wizualizację faktury wygenerowanej za pośrednictwem KSeF-u). Należy bowiem pamiętać, że jednoczesne wystawienie faktury w KSeF-ie oraz w systemie księgowym spółki będzie skutkować wprowadzeniem do obrotu dwóch faktur za tę samą usługę lub ten sam towar. Sytuacja taka będzie się wiązać z koniecznością naliczenia podatku VAT za obie faktury.

W pierwszej kolejności zasadne jest wskazanie, że przepisy wprowadzające KSeF nie określają nowych elementów, które powinny znajdować się w treści faktury. Podatnik nie jest zobowiązany zatem przy stosowaniu e-Faktur do raportowania danych w zakresie szerszym niż te wymagane ustawą o VAT.

Jednocześnie zakres informacji wymaganych w ramach schemy e-Faktury jest szerszy niż zakres danych raportowanych w JPK_VAT, JPK_V7M czy nawet JPK_FA.

Wiele z pól w schemie faktury ustrukturyzowanej to pola opcjonalne, czyli ich nieuzupełnienie nie będzie stanowić problemu pod względem technicznym, związanego z walidacją pliku (nawet bez uzupełnienia tych pól faktura zostanie przez system przyjęta). Zgodnie z opublikowanymi odpowiedziami Ministerstwa Finansów wśród tych pól są także tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT. Ich zastosowanie nie jest zabronione, ale w pełni dobrowolne. Pola opcjonalne dotyczą jednak także informacji wymaganych od strony merytorycznej (analogicznie jak w przypadku schemy JPK_FA) czy biznesowej. Mając to na uwadze, bardzo ważna na etapie przygotowania do wdrożenia jest odpowiednia identyfikacja i klasyfikacja wspomnianych pól opcjonalnych.

Zasadne jest jednoczesne wskazanie, że każda e-Faktura musi odpowiadać strukturze logicznej – aktualnie jest to FA(2), a ewentualne błędy (jak np. niewypełnienie wszystkich pól, które w ramach struktury są obowiązkowe) rodzić będą skutek w postaci odrzucenia e-Faktury. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że wspomniana struktura zawiera pola, które staną się obligatoryjne dopiero z momentem wypełnienia określonych węzłów/sekwencji (mimo, że zasadniczo są one fakultatywne), które zawierają te pola , pomimo że dotyczą elementów niewymaganych przez ustawę o VAT. W konsekwencji w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów oraz przedstawicieli spółki odpowiedzialnej za rozwój systemu KSeF - Aplikacje Krytyczne – bramka KSeF będzie sprawdzać jedynie techniczną poprawność danych, weryfikując je ze wzorcowym schematem xsd oraz weryfikować czy  osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie. Oznacza to, że możliwe będzie wystawienie za pośrednictwem KSeF faktur zawierających błędy merytoryczne, w tym błędy rachunkowe, ponieważ system nie będzie ich weryfikował. Wówczas niezbędne będzie wystawienie faktury korygującej. Mając to na uwadze warto zapewnić odpowiednie mechanizmy weryfikujące poprawność danych przed ich wysłaniem do KSeF, co pozwoli na ograniczenie ryzyka późniejszych kontroli. Ponadto w trakcie szkolenia prowadzonego w ramach Mazowieckiego Oddziału KIDP przez pracownika Ministerstwa Finansów podano informację, że sprawdzane będzie także, czy przesyłana faktura nie jest duplikatem. 

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa każdorazowa zmiana danych w związku z fakturą wystawioną w systemie KSeF możliwa jest jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. Oznacza to, że aby odwrócić skutki wystawionej faktury, która została prawidłowo wystawiona (otrzymała numer w KSeF), powinna ona zostać skorygowana do wartości 0.

Wszystkie faktury, których wystawianie podlega przepisom polskiej ustawy o VAT, czyli dokumentujące sprzedaż na terytorium kraju (na rzecz podmiotów krajowych i podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju), ale również dokumentujące takie transakcje jak eksport towarów czy wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), będą podlegały obowiązkowi ich wystawienia za pomocą KSeF-u. W przypadku jednak sprzedaży na rzecz podmiotów zagranicznych bez FE w Polsce (oraz w przypadku gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności nie będzie uczestniczyć w danej transakcji) na sprzedawcach ciążyć będzie dodatkowo obowiązek przekazania nabywcy wizualizacji faktur wystawionych za pomocą KSeF-u (czyli zawierających już nadany im numer identyfikacyjny KSeF oraz zawierających kod weryfikujący QR, umożliwiający zweryfikowanie, czy dana faktura faktycznie została prawidłowo wystawiona w KSeF-ie oraz czy dane w niej zawarte są prawidłowe). 

Co do zasady, tak. Trzeba mieć jednak na uwadze takie sytuacje, gdzie przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania tego typu dokumentów przez okres dłuższy niż 10 lat. E-faktury będą bowiem przechowywane w KSeF przez okres dziesięciu lat. Po upływie tego okresu podatnik będzie musiał zapewnić możliwość przechowywania e-faktur we własnym zakresie (z zachowaniem oczywistych wymagań dot. przechowywania faktur elektronicznych).

W tym miejscu warto wspomnieć, że system dopuszcza możliwość masowego pobieranie faktur, co z pewnością ułatwi późniejsza archiwizację e-faktur. Należy mieć jednak na uwadze, że pobieranie e-faktur w ww. sposób możliwe będzie tylko w formacie xml. W konsekwencji, ewentualne masowe generowanie plików PDF z widokiem faktury będzie musiało odbyć się poza standardową funkcjonalnością systemem KSeF.

Nie, ideą KSeF-u jest umożliwienie zarówno wystawiania przez sprzedawcę, jak i odbierania przez nabywcę e-Faktur z systemu. Oznacza to, że nabywca nie będzie w żaden sposób powiadamiany o tym, że w KSeF-ie pojawiła się kolejna faktura zakupowa wystawiona na jego nr NIP. Obowiązkiem nabywcy jest więc regularne sprawdzanie (w sposób mniej lub bardziej zautomatyzowany), czy jego kontrahenci nie wystawili mu kolejnych faktur.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów przewidziało specjalne awaryjne tryby wystawiania i przekazywania faktur poza KSeF-em w przypadku awarii platformy MF, jej stanu offline oraz awarii po stronie wystawcy faktury (co jednak nie zwalnia podatników od późniejszego przesłania faktur wystawionych poza KSeF-em do tego systemu w ściśle określonych terminach).

Przed dniem 1 lipca 2024 r. w sytuacji braku odpowiedniej akceptacji przez odbiorcę otrzymywania faktur przez KSeF lub ewentualnych problemów z odebraniem faktury bezpośrednio z systemu e-Faktura będzie mogła zostać przesłana do kontrahenta w inny sposób, w tym również e-mailowo (jeśli będzie to zgodne z ustaleniami stron). 

Tak. Nawet jeśli podatnik nie będzie gotowy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, po 1 stycznia 2022 r. będzie mógł już takie faktury odbierać, jeśli zostaną wystawione przez jego kontrahentów w KSeF.

Dodatkowo warto zaznaczyć, że sam proces pobierania faktur może również budzić wątpliwości i wymagać odpowiedniego ustawienia/dostosowania procesów w przedsiębiorstwie.

Taka informacja nie będzie w żaden sposób notyfikowana. To na odbiorcy faktury ciążyć będzie obowiązek bieżącej weryfikacji, czy dla danej spółki nie zostały wystawione nowe faktury. Warto również wskazać, że w celu odebrania e-Faktury przez nabywcę nie musi on dysponować nr KSeF faktury (wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury, zob. odpowiedź na kolejne pytanie).

Możliwe jest oczywiście porozumienie się z kontrahentami, którzy mogliby notyfikować spółkę o wystawieniu na jej rzecz faktur – jest to w szczególności istotne w okresie przed dniem 1 lipca 2024 r., ale będzie z pewnością przydatne również w tzw. okresie przejściowym, zanim firmy odpowiednio przygotują się i przyzwyczają do sprawnego korzystania z KSeF-u. 

Faktury zakupowe w imieniu firmy będą pobierane przez podatnika lub podmiot uprawniony przez podatnika. Podmiotem uprawnionym może być zarówno pracownik przedsiębiorcy jak i biuro rachunkowe, które zostało przez podatnika upoważnione. Faktury wystawiane są pomiędzy przedsiębiorcami (spółkami), co oznacza, że dostępy dla podmiotów uprawnionych będą przypisywane (i odbierane) z poziomu spółki. Co istotne – możliwe będzie ograniczenie roli użytkownika tylko do określonych działań (np. ograniczenie roli księgowego/biura rachunkowego tylko do dostępu do faktur, bez możliwości ich wystawiania).

Planowane jest także umożliwienie „anonimowego” dostępu do widoku faktury za pośrednictwem linku, który będzie mógł być generowany przez wystawcę faktury za pośrednictwem API. Każdy posiadacz tego linku, niezależnie od posiadania konta w KSeF, będzie miał wówczas dostęp do wystawionej faktury.

Ponadto, zgodnie z obecnie projektowanym Rozporządzeniem taki anonimowy dostęp ma być w pierwszej kolejności dostępny dla każdego posiadacza szeregu informacji identyfikujących daną fakturę, to jest:

1. numeru identyfikującego fakturę w  KSeF;
2. numeru faktury;
3. numeru (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora;
4. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
5. kwoty należności ogółem.

Ministerstwo Finansów udostępniło już oprogramowanie umożliwiające obsługę procesu e-Faktur. Warto jednak zaznaczyć, że jest to oprogramowanie służące do obsługi niewielkich spółek, które wymaga manualnej obsługi procesu (Aplikacja Podatnika KSeF oraz nowe funkcjonalności w Mikrofirmie). Duzi przedsiębiorcy czy spółki z sektora SME będą zobowiązani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego obowiązku.

Faktury wystawione w systemie KSeF będą musiały być korygowane za pośrednictwem KSeF. Korekta wystawiona w inny sposób (np. bezpośrednio w systemach F/K spółki) nie będzie mieć żadnych skutków gospodarczych ani prawnych.

Datę wystawienia faktury (P_1) należy wskazać już w przesyłanych do KSeF plikach xml, przy czym za datę wystawienia faktury uznaje się moment nadania jej numeru KSeF. Należy pamiętać, że pole P_1 jest polem obowiązkowym w ramach struktury logicznej, które musi zostać wypełnione aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa, e-faktura może zostać wysłana w innej dacie niż wskazanej w polu P_1, przy zachowaniu określonych w ustawie o VAT terminów dotyczących wystawiania faktur. W konsekwencji, wydaje się, że jeżeli podatnik wskaże w polu P_1 konkretną datę, nie będzie zobowiązany do wysłania tego samego dnia faktury do KSeF.Należy rozróżnić dwa sposoby wysyłania danych:

• zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa,  faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia. Jednocześnie, jeżeli data wskazana w polu P_1 (będącego polem obligatoryjnym  w ramach struktury logicznej e-faktury) będzie inna niż data przesłania, faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF.  Oznacza to, że dokument przygotowany ze wskazaniem w polu P_1 daty np. poniedziałkowej  a wysłany i przetworzony we wtorek nie zostanie odrzucony z uwagi na niezgodność daty wystawienia zadeklarowanej w przesłanym pliku xml (poniedziałek) z datą wystawienia w KSeF (wtorek);
• w przypadku gdy podatnik korzystać będzie z tzw. wysyłki wsadowej, przesyłając wiele faktur jednocześnie, zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa – za moment wystawienia faktury uznany zostanie moment nawiązania sesji z KSeF i inicjalizacji wysyłki wsadowej. Oznacza to, że w przypadku nawiązania sesji i wysyłki paczki faktur w poniedziałek, której wysyłanie zakończy się we wtorek – za datę wystawienia faktury uznany zostanie poniedziałek (pod warunkiem, że stanie się to w ramach zainicjalizowanej w poniedziałek sesji).

Jednym z pierwszych kroków, które warto podjąć jest wstępna ocena na ile złożone i skomplikowane będzie wdrożenie nowego sposobu obsługi e-Faktur, np. ilu i jakich działów dotknie ta zmiana, jaki jest wolumen transakcji dokumentowanych fakturami, a jaki zdarzeń niedokumentowanych fakturami, ale wpływających na rozliczenia VAT, ile jest typów dokumentów, na ile zróżnicowana jest prowadzona działalność i proces wystawiania faktur. Istotne jest również jaka jest skala faktur korygujących, jak często zdarzają się przypadki anulowania faktur, jakie informacje zawarte są w załącznikach do faktur, jakie kluczowe lub specyficzne ustalenia mamy z kontrahentami pod kątem treści zawartych na fakturach. Kluczowym elementem określającym trudność wdrożenia jest również ustalenie na ile szczegółowe, a także w jakim stopniu stosowane są w praktyce procedury wewnętrzne obiegu dokumentów i procedury prowadzenia rozliczeń podatkowych.

W przypadku projektów o dużej złożoności niejednokrotnie może się pojawiać konieczność wsparcia zewnętrznego np. punktowo, w zakresie: prawnym, podatkowym, systemowym, IT lub holistycznie, poprzez zapewnienie pełnego wsparcia prawno-biznesowego, jak również elementu zarządzania projektem.

Z pewnością zakres niezbędnych prac będzie musiał obejmować zagadnienia merytoryczne, tj. takie, które pozwolą osobom zaangażowanym w proces fakturowania zrozumieć e-Faktury przeanalizowanie procedur wewnętrznych oraz stosowanych systemów i określenie, w których obszarach wymagają one dostosowania do nowych wymogów oraz przeprowadzenie odpowiedniego mapowania danych pomiędzy schematem e-faktur a gromadzonymi przez firmę informacjami dot. zawieranych transakcji.

Istotnym punktem w planie projektu powinno być również skonsultowanie się z kontrahentami w zakresie przejścia na e-Faktury i wypracowanie stosownych warunków w ramach danej relacji biznesowej.

Czas trwania projektu może być bardzo zróżnicowany i zależny jest od wielu czynników. Duże firmy, które mają wdrożone złożone systemy zarządzania ERP, kilka źródeł danych, dużą ilość dokumentów, zagraniczne zespoły IT, długi czas oczekiwania na wprowadzenie zmiany w systemie, ograniczone zasoby kadrowe, szerokie portfolio kontrahentów z niestandardowymi umowami itd., w większości mają już świadomość, że nawet kilkumiesięczny okres na przeprowadzenie takiego projektu może być zbyt krótki. W konsekwencji, nawet roczny horyzont czasu, zanim e-Faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe, staje się okresem, który należy zaplanować na realizację projektu.

Poza zaangażowaniem ze strony działu podatków wymagane będzie zaangażowanie osób odpowiedzialnych za realizowanie działań operacyjnych, odpowiedzialnych za księgowanie faktur zakupu oraz sprzedaży. Częstą praktyką jest wystawianie faktur przez pracowników działów sprzedaży oraz zakupów, którzy będą musieli zmienić model swojego działania i obsługiwać nową formę fakturowania. Niezbędne może okazać się również dostosowanie procedury obiegu dokumentów w organizacji.

Konieczne może okazać się również zaangażowanie działów IT, specjalistów od systemów księgowo-rozliczeniowych, specjalistów systemów ERP oraz osób odpowiedzialnych za relacje z kontrahentami, szczególnie w momencie, gdy wymagane będzie wystawianie faktur na rzecz podmiotów zewnętrznych np. w procesie samo-fakturowania.  

Niezbędne jest również dostosowanie systemów informatycznych z zachowaniem zdolności operacyjnych do realizacji procesów biznesowych, a mapowanie danych źródłowych do schemy e-Faktury uwzględniało wszystkie wymagane transakcje, jakie podatnik prowadzi w ramach swojej działalności.

Nie można wykluczyć zaangażowania pracowników IT oraz konsultantów odpowiedzialnych za utrzymanie systemu po implementacji rozwiązania w związku z aktualizacjami i zmianami wymagań ze strony Ministerstwa finansów.

Ważnym aspektem jest również uwzględnienie zmian na poziomie uprawnień użytkowników do systemu oraz zachowania bezpieczeństwa w zakresie dostępu do danych. Podatnik powinien uważnie rozważyć kto będzie posiadał uprawnienia do KSeF oraz w jaki sposób zapewnić by przekazywane do KSeF dane były bezpieczne i niedostępne dla osób nieuprawnionych.

Zarówno harmonogram, jak i budżet mogą różnić się w zależności od poziomu złożoności projektu. Nie da się przewidzieć ogólnego budżetu wdrożenia, gdyż każde jest inne, a na całość składa się wiele czynników tj. narzędzie, czas, zaangażowanie zespołów wewnętrznych i zewnętrznych, testy itp. Niebagatelne znaczenie stanowi również czynnik ludzki, od którego zależy realizacja poszczególnych etapów, czas przeprowadzania testów i adaptacji zmian na poziomie przeprowadzania szkoleń. Wiele z czynników nie da się również usystematyzować, założyć ani wycenić w początkowych fazach projektu. Przygotowując ogólny budżetu wdrożenia pochylić można się jedynie nad swego rodzaju estymacją, która w konfrontacji z realnie zdefiniowanym celem, założeniami, przewidywaniami, a przede wszystkim skalą i złożonością wdrożenia, może się okazać niedoszacowana. 

Mapowanie danych przeprowadza się na potrzeby przygotowania systemów finansowo-księgowych do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej. Wymaga analizy zarówno systemów, przepisów podatkowych, jak i potrzeb biznesowych, a sam proces mapowania wymaga koordynacji pracy działu podatkowo-księgowego i dostawcy rozwiązań IT. Jego celem jest zidentyfikowanie w systemach finansowo-księgowych wszystkich danych, które docelowo mają znaleźć się na e-Fakturze wystawianej przez przedsiębiorcę. Proces mapowania może również objąć stronę zakupową – w przypadku chęci automatyzacji umieszczania w systemie danych z faktur zakupowych, również ta część procesu powinna zostać objęta mapowaniem w ramach prac wdrożeniowych.

Poza polami wymaganymi od strony technicznej, przedsiębiorcy powinni przeanalizować także pozostałe pola, oceniając ich obligatoryjność od strony przepisów prawa (przede wszystkim podatkowego), a także ich biznesowej potrzeby. Dokonanie analizy pól pod kątem biznesowym jest istotne zwłaszcza dlatego, że nie ma możliwości dodania załączników do e-Faktury. Dopiero analiza wszystkich pól schematu pozwoli na określenie pełnego zakresu danych, które trzeba będzie umieszczać na dokumentach wystawianych w nowej formie.

Następnie dane, które zostały zidentyfikowane jako podstawa do wystawienia e-Faktury, należy przyporządkować z systemu finansowo-księgowego spółki do poszczególnych pól schematu FA(1), pamiętając przy tym o konieczności spełnienia wymogów technicznych narzucanych przez schemat, takich jak zapewnienie właściwego formatu danych, czy maksymalnej liczby znaków.

W przypadku braku stosownych danych w systemach finansowo-księgowych, czy też braku możliwości wprowadzenia funkcjonalności generowania plików e-Faktur, można rozważyć wsparcie istniejącego w spółce rozwiązania poprzez m.in. zintegrowanie go z narzędziami zewnętrznych dostawców, które działając obok domyślnych rozwiązań systemowych, umożliwiają wzbogacenie ich o wymaganą funkcjonalność, stanowiąc pomost między systemem wewnętrznym spółki a platformą Ministerstwa Finansów.

Decydując się na tego rodzaju rozwiązanie, można uniknąć konieczności modyfikowania systemu finansowo-księgowego, co ograniczy ingerencję w systemy, często dedykowane do obsługi wielu obszarów działalności spółki. Tego rodzaju decyzje są w praktyce popularne w przypadku globalnie scentralizowanych systemów ERP, które nie nadążają za zmianami wprowadzanymi przez lokalnych ustawodawców. Podejmując próby wyważenia międzynarodowej standaryzacji korporacyjnej z lokalnymi wymogami, często trudno jest znaleźć złoty środek. Stąd, coraz bardziej popularne jest posiłkowanie się rozwiązaniami pośredniczącymi pomiędzy platformami ministerialnymi a systemami źródłowymi, które nie wymagają modyfikacji w ERP, a bazują na danych w nim przechowywanych. Pozwala to nie tylko ograniczyć czas potrzebny na modyfikację własnych systemów, ale często jest to też rozwiązanie bardziej efektywne kosztowo, tym bardziej, jeśli do wymiernych benefitów takiego podejścia wliczy się także scedowanie odpowiedzialności za wdrożenie tak kluczowego rozwiązania na zewnętrznego usługodawcę.

Aktualne wymogi w zakresie KSeF-u uwzględniają specyfikę grup VAT i JST.

Na uwagę zasługuje przede wszystkim szczególny rodzaj uprawnień mający odniesienie do jednostek scentralizowanych w ramach jednostki samorządu terytorialnego, a także podmiotów wchodzących w skład grupy VAT. Możliwe jest nadawanie uprawnień o ograniczonym charakterze jednostce wewnętrznej JST lub członkowi grupy VAT oraz osobom reprezentującym te jednostki.

Takie uprawnienia pozwolą:

• zarządzać uprawnieniami w danej jednostce wewnętrznej JST/ podmiocie będącym członkiem grupy VAT,
• ograniczyć uprawnienia do wglądu w faktury tylko do jednego konkretnego podmiotu (jednostki wewnętrznej JST/ podmiotu będącego członkiem grupy VAT).

Odnosząc się natomiast do samej struktury logicznej FA(2), należy zwrócić uwagę na element fakultatywny o nazwie Podmiot3, który ma zawierać dane wszelkich podmiotów trzecich, innych niż Podmiot1 i Podmiot2, które są związane z fakturą. Tak więc faktury wystawiane na grupę VAT jako podatnika będą zawierać dane identyfikujące tę grupę, w tym jej NIP. Poza danymi grupy mogą zawierać dane podmiotów ekonomicznie wykonujących czynności w ramach grupy (członków grupy) jako dane dodatkowe w polu Podmiot3.

Celem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest kontynuacja dotychczasowej praktyki, polegającej na dobrowolnym wskazywaniu na fakturze takich danych, jak np.: dane płatnika, odbiorcy towaru, faktora, spółki przejmowanej czy też właśnie członków grupy VAT lub JST. 

Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów umieszczoną na stronie internetowej w sekcji Q&A w przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku, jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt jego nadania przesądza o tym, że faktura została wystawiona. W chwili obecnej nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF w plikach JPK_V7M. Nie znaczy to jednak, że taka informacja nie zostanie wprowadzona jako dana wymagana w JPK_V7M poprzez wprowadzenie nowej wersji struktury/deklaracji VAT w najbliższych miesiącach. 

Wdrożenie KSeF uwzględnia samofakturowanie. Z wyjaśnień resortu finansów wynika, że w takim przypadku sprzedawca będzie musiał nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia w systemie do samofakturowania. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF. Dodatkowo schema .xsd zobowiązuje wystawcę faktury do oznaczenia jej znacznikiem, który stanowi o tym, że dokument dotyczy samofakturowania. 

Aktualnie obowiązującą wersją schemy dla e-Faktur ustrukturyzowanych jest FA(2). Zgodnie z zapowiedziami przedstawicieli Ministerstwa Finansów w kolejnych miesiącach (jeszcze przed dniem 1 lipca 2024 r.) należy spodziewać się dodatkowych zmian w schemie (raczej o charakterze technicznym czy doprecyzowującym). Na chwilę obecną brak jednak informacji, kiedy dokładnie (a zwłaszcza czy przed połową przyszłego roku) opublikowana zostanie jej kolejna wersja.