Politka prywatności - Yello

Maj 2021

1.   Wprowadzenie

Niniejsza polityka prywatności ma na celu opisanie praktyk, które EY stosuje w odniesieniu do Yello („Narzędzie”) w odniesieniu do prywatności wszystkich osób, których dane osobowe są przetwarzane i przechowywane w Narzędziu. Niniejszą politykę prywatności należy czytać łącznie z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności, a w przypadku jakiejkolwiek niezgodności z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności pierwszeństwo mają warunki niniejszej polityki prywatności.  Prosimy o uważne przeczytanie polityki prywatności. 

2.   Kto zarządza Narzędziem?

„EY” odnosi się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited („EYG”), z których każda jest odrębnym podmiotem prawnym i może samodzielnie określać cele i sposoby przetwarzania danych (tj. działać jako administrator danych lub w podobnym charakterze). Podmiotem, który działa jako administrator danych (lub w podobnej roli), udostępniając to narzędzie, na którym będą przetwarzane i przechowywane Twoje dane osobowe, jest EY Global Services Limited, który licencjonuje Narzędzie od RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603. Dane osobowe w Narzędziu są udostępniane przez EY Global Services Limited jednej lub kilku firmom członkowskim EYG (patrz „Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych” sekcja 6 poniżej).

Narzędzie jest hostowane na serwerach Amazon Web Services w Irlandii i Frankfurcie.

3.   Dlaczego potrzebujemy Twoich danych osobowych?

Narzędzie to oparty na chmurze system, który ułatwi lepsze wsparcie zespołów EY Talent Team w biznesie i będzie wspierać działania rekrutacyjne EY. Narzędzie posiada dwie funkcje: (i) działanie jako narzędzie rekrutacyjne do składania podań o pracę; oraz (ii) działanie jako miejsce tworzenia grupy kandydatów na stanowiska.

Jeśli jesteś kandydatem lub aplikantem Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

  • Tworzenie konta;
  • Logowanie do Yello;
  • Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia i zarządzanie nimi;
  • Składanie podań o pracę;
  • Prowadzenie cyfrowych rozmów o pracę;
  • Ocena podań o pracę;
  • Zarządzanie opieką nad kandydatami i komunikacją (na przykład e-maile marketingowe dotyczące tych kandydatów/aplikantów, którzy wybrali pulę talentów);
  • Wybór wybranych kandydatów do zatrudnienia;
  • Planowanie rozmów o pracę; oraz
  • Dostarczanie aktualizacji po rozmowach kwalifikacyjnych.

W przypadku danych niewrażliwych przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

  • Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja, oraz
  • Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją - przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

Twoje szczególne kategorie danych osobowych (wrażliwe dane osobowe) będziemy przetwarzać na podstawie Twojej zgody. Przekazywanie danych osobowych do EY jest dobrowolne. Jeżeli jednak nie przekażesz nam całości lub części swoich danych osobowych, możemy nie być w stanie zrealizować celów przetwarzania. Masz prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę.

Jeśli jesteś użytkownikiem narzędzia EY Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

  • Tworzenie konta;
  • Logowanie do Yello;
  • Tworzenie zapotrzebowań na pracę i wydarzeń;
  • Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia i zarządzanie nimi;
  • Prowadzenie cyfrowych rozmów o pracę;
  • Ocena podań o pracę;
  • Zarządzanie opieką nad kandydatem i komunikacją; oraz
  • Wybór wybranych kandydatów do zatrudnienia;
  • Planowanie rozmów o pracę;
  • Identyfikacja osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną. Dostarczanie aktualizacji po rozmowach kwalifikacyjnych, oraz
  • Identyfikacja osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną. 

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

  • Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja, oraz
  • Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją - przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

Jeśli jesteś przedstawicielem kampusu, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

  • Tworzenie konta;
  • Logowanie do narzędzia;
  • Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia w kampusie i zarządzanie nimi; oraz
  • mogą być przetwarzane podczas selekcji kandydatów wybranych do zatrudnienia.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

  • Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja, oraz
  • Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją - przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

4.   Jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane w Narzędziu?

Jeśli jesteś kandydatem lub aplikantem Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

  • Informacje o profilu kandydata (imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje edukacyjne, życiorys/CV, języki, preferencje geograficzne, lokalizacja, oferta pracy, zdjęcie);
  • Informacje o kandydatach dotyczące konkretnego zapotrzebowania na pracę, informacje o rozmowie kwalifikacyjnej (w tym za pośrednictwem wideo/nagranych rozmów), informacje o ocenie, informacje dotyczące wymagań regulacyjnych lub operacyjnych obowiązujących w danym kraju;

Źródła pozyskania tych informacji:

  • Partnerzy EY, pracownicy lub kontrahenci (w ramach poleceń);
  • SuccessFactors/Centrala pracowników;
  • SF Recruiting;
  • Kandydaci/aplikanci; oraz
  • Dane z oceny zostaną pobrane z innych narzędzi EY, takich jak CappFinity, Saville, Pymetrics i HireVue.

Jeśli jesteś użytkownikiem EY narzędzia Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

  • Dane kontaktowe użytkownika (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres)
  • Dane organizacyjne (lokalizacja, podmiot prawny EY, dział)
  • Szczegóły pojedynczego logowania

Źródła pozyskania tych informacji:

  • Partnerzy EY, pracownicy lub kontrahenci i Ty;
  • SuccessFactors/Centrala pracowników; oraz
  • SF Recruiting.

Jeśli jesteś przedstawicielem kampusu, Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

  • Imię i nazwisko, adres e-mail, tytuł, numer telefonu, wydział uczelni/uniwersytetu.

Źródła pozyskania tych informacji:

  • Ty; oraz
  • witryny uczelni/uniwersytetu lub z samej uczelni/uniwersytetu.

5.   Szczególne kategorie danych osobowych

Do szczególnych kategorii danych osobowych zalicza się informacje o rasie i pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, wyznaniu, światopoglądzie i przynależności do związków zawodowych, a także dane genetyczne, biometryczne, zdrowotne oraz dotyczące życia płciowego i orientacji seksualnej.

EY nie gromadzi celowo żadnych szczególnych kategorii danych osobowych użytkownika za pośrednictwem Narzędzia. Celem narzędzia nie jest przetwarzanie takich informacji.

6.   Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?

Twoje dane osobowe zgromadzone w Narzędziu są dostępne dla następujących osób/zespołów:

Grupa użytkowników

Lokalizacja

Cel

Dostęp

Ilość

Pracownicy, partnerzy i wykonawcy EY

Cały świat

Kierowanie innych osób do pracy i służenie jako osoby zatwierdzające ad hoc.

  • Będzie mieć uprawnienia do zapisu z możliwością tworzenia zapotrzebowania na pracę do zatwierdzenia.  
  • Będzie mieć możliwość pisania, aby dodawać osoby udzielające referencji. 
  • Będzie mieć możliwość zatwierdzania wysyłanych do nich próśb.
  • Będzie mieć dostęp do danych osobowych dopiero, gdy zostanie kierownikiem zatrudniającym w EY.
  • Będzie mieć dostęp do odczytu/zapisu danych osobowych innych użytkowników EY (np. w celu przydzielenia osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną).
  • Będzie mieć dostęp tylko do odczytu do danych osobowych przedstawicieli kampusu.

Około 2000 takich użytkowników (łącznie) mogłoby mieć dostęp do danych osobowych, ale będzie to zależeć od zmian regionalnych, rodzajów zatrudniania i zmian sezonowych. Tylko uprawnieni użytkownicy z ważnym powodem biznesowym będą mieli dostęp do danych osobowych w Yello.

Kierownicy zatrudniający EY

Cały świat

Osoby z firmy, które ostatecznie będą zarządzały w ramach spełniania tej roli i podejmą decyzję o zatrudnieniu. 

  • Będzie mieć dostęp tylko do odczytu do danych osobowych kandydatów/aplikantów oraz dostęp do przeglądania zapotrzebowania na pracę i zatwierdzania ofert dotyczących zapotrzebowania na pracę, w których są dołączeni jako kierownicy zatrudniający.
  • Będzie mieć dostęp do odczytu/zapisu danych osobowych innych użytkowników EY (np. w celu przydzielenia osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną).
  • Będzie mieć dostęp tylko do odczytu do danych osobowych przedstawicieli kampusu.

100 000 takich użytkowników (łącznie), ale nie więcej niż 4 będzie miało dostęp do danych osobowych dla danego zapotrzebowania na pracę.

Rekruterzy

Cały świat

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie całym procesem pozyskiwania, rekrutacji, selekcji i zatrudniania.

  • Będzie mieć dostęp tylko do odczytu do zapotrzebowań na pracę, danych osobowych kandydatów/aplikantów oraz informacji dotyczących ofert pracy, na które rekrutują.
  • W ramach procesu selekcji rekruterzy mają możliwość sporządzania notatek związanych z wynikami kandydata/aplikanta.  
  • Będzie mieć dostęp do odczytu/zapisu danych osobowych innych użytkowników EY (np. w celu przydzielenia osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną).
  • Będzie mieć dostęp tylko do odczytu do danych osobowych przedstawicieli kampusu.

1800 takich użytkowników (łącznie), ale nie więcej niż 10 będzie miało dostęp do danych osobowych dla danego zapotrzebowania na pracę.

Rekrutacyjne usługi wspólnych talentów i Koordynatorzy rekrutacji

Globalny (specyficzne dla TSS: Kanada, Polska, Indie, Filipiny, Republika Południowej Afryki, Beneluks, Chiny, Wielka Brytania)

Aby wesprzeć proces rekrutacji, przydzielono role Talent Transactional (TT) lub Admin Hub

  • Będzie mieć dostęp tylko do odczytu do zapotrzebowania na pracę, danych osobowych kandydatów/aplikantów oraz informacji dotyczących ofert pracy, które obsługują.
  • Będzie mieć dostęp do odczytu danych osobowych innych użytkowników EY (np. w celu przydzielenia osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną).
  • Będzie mieć dostęp tylko do odczytu do danych osobowych przedstawicieli kampusu.

1350 takich użytkowników (łącznie). Każdy region ma różną liczbę rekrutacyjnych usług wspólnych talentów i koordynatorów rekrutacji, ale wszystkie takie osoby będą miały dostęp do danych osobowych tylko w regionie, który obsługują. Istnieją wewnętrzne zasady ograniczające dostęp tej grupy użytkowników do danych osobowych.

Sourcing Super User

Cały świat

Zapewnij wsparcie w zakresie pozyskiwania/rekrutacji (np. identyfikacja potencjalnych kandydatów/aplikantów na różne role, wsparcie podczas rozmowy kwalifikacyjnej)

  • Będzie mieć dostęp do odczytu/zapisu do zapotrzebowania na pracę, danych osobowych kandydatów/aplikantów oraz informacji dotyczących ofert pracy, które obsługują.
  • Będzie mieć dostęp do odczytu/zapisu danych osobowych innych użytkowników EY.
  • Będzie mieć dostęp do odczytu/zapisu do danych osobowych przedstawicieli kampusu.

 150 (co oznacza ograniczoną liczbę użytkowników w 150 krajach)

Globalna obsługa systemu

 Kanada, Indie, Nowa Zelandia, USA, Polska

Przyznany ograniczonej liczbie osób w EY do nadzorowania i zarządzania narzędziem na poziomie globalnym, w tym nadzorowania wsparcia SF Recruiting i działań zwalniających.

  • Będzie miał pełny dostęp administracyjny do danych osobowych, danych systemowych i funkcji wymaganych do obsługi systemu.

9

Globalne raportowanie

USA, Indie, Polska

Zapewnia obsługę globalnego raportowania.  Do tworzenia raportów dotyczących wszystkich danych i zarządzania nimi.

  • Będzie miał dostęp tylko do odczytu do zanonimizowanych danych osobowych wymaganych do tworzenia raportów na całym świecie. Ma uprawnienia do tworzenia i uruchamiania raportów.

 8

Kandydaci/aplikanci

Cały świat

Umożliwienie poszczególnym osobom wyrażenia zainteresowania firmą EY i ubiegania się o dowolne wolne stanowiska.

  • Będzie mieć dostęp do swoich danych osobowych wyłącznie w celu tworzenia, edytowania i usuwania danych z profilu kandydata. Będzie mieć dostęp do ubiegania się o wszelkie opublikowane oferty pracy w EY.
  • Będzie miał dostęp tylko do odczytu do danych osobowych użytkowników EY (np. nazwiska osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną).

 Nieznany

Personel obsługi klienta Yello

Stany Zjednoczone

Zapewnienie wsparcia systemowego dostawcy w razie potrzeby. 

  • Będzie miał dostęp administracyjny do danych osobowych, danych systemowych i funkcji wymaganych do obsługi systemu.

3 do 5

Opisane powyżej prawa dostępu obejmują przenoszenie danych osobowych do różnych krajów i regionów (w tym poza Unią Europejską), w których EY prowadzi działalność (spis lokalizacji biur EY znajduje się na stronie https://www.ey.com/en_gl/locations). Dostępny jest przegląd podmiotów sieci EY świadczących usługi klientom zewnętrznym tutaj (Patrz Rozdział 1 (Informacje o EY) - „Wyświetl listę firm członkowskich i podmiotów stowarzyszonych EY”). EY będzie przetwarzać Twoje dane osobowe zgromadzone w narzędziu zgodnie z odnośnymi przepisami prawa oraz branżowymi regulacjami obowiązującymi w Twoim kraju/regionie. Przekazywanie danych osobowych w ramach sieci EY podlega wiążącym regułom korporacyjnym EY.

Przekazujemy lub ujawniamy dane osobowe, które zbieramy, zewnętrznym usługodawcom (oraz ich spółkom zależnym i stowarzyszonym), którzy są zaangażowani przez nas do wspierania naszych wewnętrznych procesów pomocniczych. Na przykład angażujemy dostawców usług do dostarczania, obsługi i wspierania naszej infrastruktury IT (takiej jak zarządzanie tożsamością, hosting, analiza danych, tworzenie kopii zapasowych, bezpieczeństwo i przechowywanie w chmurze) oraz do przechowywania i bezpiecznego usuwania naszych papierowych kopii plików. Zgodnie z naszą polityką korzystamy wyłącznie z usługodawców zewnętrznych, którzy są zobowiązani do utrzymania odpowiedniego poziomu ochrony danych, bezpieczeństwa i poufności oraz spełniają wszelkie obowiązujące wymogi prawne dotyczące przekazywania danych osobowych poza jurysdykcję, w której zostały pierwotnie zebrane.

W zakresie, w jakim dane osobowe stały się anonimowe w taki sposób, że nie można już zidentyfikować Ciebie lub Twojego urządzenia w sposób uzasadniony, takie informacje będą traktowane jako dane nieosobowe, a warunki niniejszej Informacji o polityce prywatności nie będą miały zastosowania.

W przypadku danych gromadzonych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) lub dotyczących osób fizycznych w EOG, EY wymaga odpowiedniego mechanizmu przekazywania, który jest niezbędny do przestrzegania obowiązującego prawa. Przekazywanie danych osobowych z Narzędzia do RECSOLU, Inc., DBA Yello podlega umowie między EY a usługodawcą, która zawiera standardowe klauzule umowne dotyczące ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.

7.   Przechowywanie danych

Naszą polityką jest przechowywanie danych osobowych tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów opisanych w sekcji „Dlaczego potrzebujemy Twoich danych osobowych”? Okresy przechowywania różnią się w różnych jurysdykcjach i są ustalane zgodnie z lokalnymi wymogami regulacyjnymi i dotyczącymi utrzymania zawodowego.

Aby sprostać naszym wymaganiom zawodowym i prawnym, aby ustalić, wykonać lub bronić naszych praw, a także w celach archiwalnych i historycznych, musimy przechowywać informacje przez znaczące okresy.

Przechowywanie danych osobowych w Narzędziu podlega następującym zasadom i/lub procedurom:

  • Jeśli jesteś kandydatem, aplikantem lub przedstawicielem kampusu, Twoje dane będą przechowywane zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania danych w Twoim kraju. Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane (w takim przypadku Twoje dane nie będą już danymi osobowymi i nie identyfikacja nie będzie możliwa na podstawie takich anonimowych danych).
  • Jeśli jesteś użytkownikiem narzędzia EY, Twoje dane będą przechow  Polityki logowania IT EY, Polityki globalnego przechowywania dokumentacji EY oraz odpowiedniego harmonogramu przechowywania w danym kraju. Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane (w takim przypadku Twoje dane nie będą już danymi osobowymi i nie identyfikacja nie będzie możliwa na podstawie takich anonimowych danych).

8.   Bezpieczeństwo

EY chroni poufność i bezpieczeństwo informacji, które uzyskuje w trakcie swojej działalności. Dostęp do takich informacji jest ograniczony, a zasady i procedury mają na celu ochronę informacji przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i niewłaściwym ujawnieniem. Dodatkowe informacje dotyczące naszego podejścia do ochrony danych i bezpieczeństwa informacji są dostępne w naszej broszurze  Ochrona Twoich danych.

9.   Kontrolowanie danych osobowych

EY nie przekaże Twoich danych osobowych osobom trzecim (innym niż wymienione w punkcie 6 powyżej), chyba że uzyskamy na to Twoją zgodę albo wymagają tego od nas przepisy prawa.  

Masz prawo do uzyskania od EY informacji, jakie Twoje dane osobowe są przechowywane.

Aby sprawdzić, czy Twoje dane osobowe są przetwarzane w Narzędziu, chcąc uzyskać do nich dostęp lub (jeśli ma to zastosowanie) wycofać zgodę na przetwarzanie danych, skontaktuj się ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY albo wyślij prośbę przez e-mail na adres global.data.protection@ey.com.

10.  Sprzeciwianie się, sprostowanie, usuwanie, ograniczanie przetwarzania lub przenoszalność danych

Możesz sprawdzać, czy Twoje dane osobowe są poprawne i aktualne. Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych lub poprosić o sprostowanie swoich danych osobowych, ich usunięcie, ograniczenie przetwarzania lub dostarczenie ich przenośnej kopii, skontaktuj się ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY albo wyślij wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com.

11.  Skargi

Jeżeli podejrzewasz naruszenie prawa o ochronie danych lub jakiegokolwiek innego rozporządzenia, skontaktuj się z globalnym dyrektorem ds. ochrony poufności informacji w EY (Global Privacy Leader, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, United Kingdom), wysyłając wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com lub skontaktuj się ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY. Lider ds. ochrony poufności informacji w EY zbada skargę i przedstawi dalszą drogę postępowania.

Jeżeli sposób rozpatrzenia reklamacji przez EY Cię nie zadowoli, możesz zgłosić problem do krajowych organów zajmujących się ochroną danych. Ponadto masz prawo wystąpić na drogę sądową. 

Niektóre firmy członkowskie EY z krajów spoza Unii Europejskiej (UE) wyznaczyły przedstawiciela w UE, który będzie działał w ich imieniu, jeśli i kiedy podejmą działania związane z przetwarzaniem danych, do których ma zastosowanie ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO). Dalsze informacje i dane kontaktowe tych przedstawicieli są dostępne tutaj.

12.  Kontakt z nami

W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań lub wątpliwości możesz się skontaktować ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY albo wysłać wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com.