Globalna informacja o przetwarzaniu danych osobowych – strona rekrutacyjna Yello 

Ostatnia aktualizacja – maj 2025 r.

1. Wprowadzenie

Celem niniejszej „Informacji o przetwarzaniu danych osobowych” jest przedstawienie praktyk, które EY stosuje w odniesieniu do Yello („Narzędzie”) w zakresie prywatności wszystkich osób, których dane osobowe są przetwarzane i przechowywane w Narzędziu. Niniejszą „Informację o przetwarzaniu danych osobowych” należy czytać łącznie z treścią zawartą w Oświadczeniu o ochronie prywatności dostępną na stronie https://www.ey.com/pl_pl/legal-and-privacy/privacy-statement, a w przypadku jakichkolwiek rozbieżności, pierwszeństwo mają warunki niniejszej „Informacji o przetwarzaniu danych osobowych”. Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszym dokumentem.

2. Kto zarządza Narzędziem?

„EY” odnosi się do jednej lub większej liczby firm członkowskich Ernst & Young Global Limited („EYG”), z których każda jest odrębnym podmiotem prawnym i może samodzielnie określać cele i sposoby przetwarzania danych (tj. działać jako administrator danych albo w podobnym charakterze).

Podmiotem działającym jako administrator danych (lub w podobnej roli), który udostępnia to Narzędzie, na którym będą przetwarzane i przechowywane Twoje dane osobowe, jest:

• w przypadku danych osobowych pracowników EY lub kandydatów do pracy w EY –podmiot EY, który zatrudnia pracownika albo podmiot EY, który zamieścił ogłoszenie o naborze na stanowisko, na które dana osoba aplikuje,
• w przypadku danych osobowych pracowników osób trzecich (w tym klientów EY) – administratorem danych jest lokalna firma członkowska EY, z którą osoba trzecia jest powiązana.

Listę lokalnych firm członkowskich i stowarzyszonych EY można znaleźć na stronie internetowej ey.com Oświadczenie o ochronie prywatności.

Dane osobowe w Narzędziu są udostępniane przez wymienionego powyżej administratora danych jednej lub kilku firmom członkowskim EYG (patrz punkt 6 poniżej – „Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?”).

Narzędzie jest hostowane na serwerach Amazon Web Services zlokalizowanych w Irlandii i Frankfurcie.

3. W jaki sposób Narzędzie przetwarza dane osobowe?

Narzędzie służy EY jako wsparcie w procesie rekrutacji. Narzędzie posiada dwie funkcjonalności: (i) stanowi narzędzie do rekrutacji, poprzez które składane są aplikacje i (ii) obejmuje pulę kandydatów na stanowiska [w EY].

Jeśli jesteś kandydatem albo osobą aplikującą, bądź używasz Narzędzia w innej funkcji/ roli, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane do jednego albo kilku z poniższych celów:

• utworzenie konta,
• logowanie do Yello,
• wysyłanie zaproszeń na wydarzenia na kampusie i zarządzanie nimi,
• aplikowanie o pracę,
• przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych drogą elektroniczną (online),
• przetwarzanie, ocena i zarządzanie aplikacjami o pracę,
• zarządzanie budowaniem i utrzymaniem relacji oraz komunikacją z kandydatem (np. maile marketingowe do kandydatów/ osób aplikujących, którzy wyrazili chęć przystąpienia do puli talentów),
• przedkładanie ofert pracy,
• umawianie rozmów rekrutacyjnych,
• przesyłanie informacji po przeprowadzeniu rozmowy rekrutacyjnej.

EY opiera się na następujących podstawach prawnych, aby uzasadnić przetwarzanie Twoich danych osobowych w Narzędziu (w zależności od kraju i etapu procesu rekrutacji):

W świetle RODO, Twoje dane przetwarzane są na podstawie działań podejmowanych przed zawarciem umowy, wyrażonej przez Ciebie zgody, obowiązków prawnych i/lub prawnie uzasadnionego interesu.

W zakresie, w jakim przetwarzamy Twoje dane osobowe wrażliwe, przetwarzanie to odbywa się wyłącznie w celu wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega dany administrator danych albo – o ile informacje przekazałeś (-aś) dobrowolnie – na podstawie Twojej wyraźnej zgody. Jeśli jednak nie przekażesz nam całości lub części Twoich danych osobowych, możliwa jest sytuacja, w której nie będziemy w stanie zrealizować niektórych celów przetwarzania danych. Przysługuje Ci prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. W w tym celu prosimy o kontakt pod adresem global.data.protection@ey.com lub kontaktdaneosoboweeypolska@pl.ey.com.

Jeśli jesteś wewnętrznym użytkownikiem Narzędzia w strukturach EY, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu wykorzystywane są do następujących celów:

• utworzenie konta,
• logowanie do Yello,
• tworzenie wniosków rekrutacyjnych i [planowanie] wydarzeń,
• wysyłanie zaproszeń na wydarzenia na kampusie i zarządzanie nimi,
• przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych drogą elektroniczną (online), 
• ocena aplikacji o pracę,
• zarządzanie budowaniem i utrzymaniem relacji oraz komunikacją z kandydatem,
• zatwierdzanie kandydatów do pracy,
• umawianie rozmów rekrutacyjnych,
• przesyłanie informacji po przeprowadzeniu rozmowy rekrutacyjnej oraz
• sporządzanie listy rekruterów.

Przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych albo przez podmiot trzeci, z wyjątkiem sytuacji, w których nad tymi interesami mają pierwszeństwo interesy albo podstawowe prawa i swobody podmiotu przetwarzania danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne prawnie uzasadnione interesy obejmują:

• zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), w tym przegląd uzyskanego wyniku i rekrutacja oraz
• pomyślne przeprowadzenie procesu rekrutacji przez EY, w tym pozyskanie, zrekrutowanie, selekcja i zatrudnienie kandydata.

Masz prawo do wyrażenia w dowolnym momencie sprzeciwu – poprzez odwołanie się do konkretnych, indywidualnych okoliczności – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, o których mowa wyżej. W tym celu prosimy o kontakt pod adresem global.data.protection@ey.com oraz kontaktdaneosoboweeypolska@pl.ey.com.

Jeśli jesteś członkiem kampusu, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane do następujących celów:

• utworzenie konta,
• logowanie do Narzędzia, 
• wysyłanie zaproszeń na wydarzenia na kampusie i zarządzanie nimi oraz
• mogą być przetwarzane w trakcie selekcji/ zatwierdzania kandydatów do pracy.

Przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne z punktu widzenia prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych albo przez podmiot trzeci, z wyjątkiem sytuacji, w których nad tymi interesami mają pierwszeństwo interesy albo podstawowe prawa i swobody podmiotu przetwarzania danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne prawnie uzasadnione interesy obejmują:

• zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), w tym przegląd uzyskanego wyniku i rekrutacja oraz
• pomyślne przeprowadzenie procesu rekrutacji przez EY, w tym pozyskanie, zrekrutowanie, selekcja i zatrudnienie kandydata.

Masz prawo do wyrażenia w dowolnym momencie sprzeciwu – poprzez odwołanie się do konkretnych, indywidualnych okoliczności – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie uzasadnionych interesów, o których mowa wyżej. W tym celu prosimy o kontakt pod adresem global.data.protection@ey.com oraz kontaktdaneosoboweeypolska@pl.ey.com.

4. Jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane w Narzędziu?

Jeśli jesteś kandydatem albo osobą aplikującą, bądź używasz Narzędzia w innym charakterze, oraz o ile jest to prawnie dopuszczalne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, EY może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych za pośrednictwem Narzędzia:

• dane profilowe kandydata (imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacja na temat wykształcenia, resume/ CV, znajomość języków obcych, preferencje co do regionu geograficznego, lokalizacja, rodzaj stanowiska, o które ubiega się dana osoba/ rodzaj oferowanego stanowiska),
• informacje na temat różnorodności, zdjęcie,
• informacje dotyczące kandydata w odniesieniu do konkretnego wniosku rekrutacyjnego, informacje dotyczące rozmowy rekrutacyjnej (*w tym rozmów video/ nagrań), informacje na temat oceny, informacje dotyczące wymogów regulacyjnych albo operacyjnych w danym kraju,
• dane osobowe wrażliwe (pochodzenie rasowe i etniczne, dane na temat stanu zdrowia, orientacja seksualna),
• oficjalne numery identyfikacyjne takie jak numer paszportu, dane dot. wizy oraz krajowe numery identyfikacyjne oraz
• dane dot. wyroków skazujących za przestępstwa (istotne z punktu widzenia stanowiska) będą gromadzone wyłącznie w formie odpowiedzi „tak” albo „nie” – nie będą przetwarzane żadne bardziej szczegółowe informacje dotyczące skazania za przestępstwa.

Dane te pozyskiwane są:

• bezpośrednio od kandydatów/ osób aplikujących w ramach rejestracji w Yello,
• od Partnerów, pracowników albo kontraktorów EY (w ramach polecenia),
• z SuccessFactors/ Employee Central,
• z SF Recruiting oraz
• z narzędzi EY takich jak CappFinity, Saville, Pymetrics i HireVue.

Jeśli korzystasz z Narzędzia jako użytkownik EY, Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• dane kontaktowe użytkownika (imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, adres),
• dane dotyczące firmy (lokalizacja, nazwa podmiotu EY, nazwa działu),
• szczegółowe informacje dotyczące logowania jednokrotnego („single-sign on”).

Dane te pozyskiwane są:

• od Partnerów, pracowników albo kontraktorów EY oraz od Ciebie,
• z SuccessFactors/ Employee Central oraz
• z SF Recruiting.

Jeśli jesteś członkiem kampusu, w Narzędziu przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych:

• imię i nazwisko, adres email, stanowisko, numer telefonu, wydział uniwersytecki/ college.

Dane te pozyskiwane są:

• od Ciebie, oraz
• ze stron internetowych uczelni/ college’u albo bezpośrednio z uczelni/ college’u.

5. Wrażliwe dane osobowe

Dane osobowe wrażliwe obejmują informacje o rasie albo pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, wyznaniu albo światopoglądzie, przynależności do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane na temat stanu zdrowia albo dane dotyczące stosunków intymnych czy orientacji seksualnej.

Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych wrażliwych albo szczególnych kategorii danych osobowych może być również konieczne w niektórych krajach, w których jest to wymagane albo wynika z obowiązujących przepisów prawa:

• informacje o rasie albo pochodzeniu etnicznym,
• dane na temat stanu zdrowia,
• orientacja seksualna,
• oficjalne numery identyfikacyjne takie jak numer paszportu, dane dot. wizy i krajowe numery identyfikacyjne, oraz
• dane dot. wyroków skazujących za przestępstwa (w Narzędziu wpisywana jest wyłącznie odpowiedź „tak” albo „nie” – nie będą zapisywane żadne inne informacje ani szczegóły dotyczące skazania za przestępstwa).

6. Kto mógłby uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?

Dostęp do Twoich danych w Narzędziu mają następujące osoby/ zespoły:

• pracownicy, kontraktorzy i Partnerzy EY,
• menadżerowie EY ds. rekrutacji,
• rekruterzy,
• zespoły rekrutacyjne w ramach Shared Services oraz koordynatorzy ds. rekrutacji,
• Sourcing Super User,
• zespół Global System Support,
• zespół Global Reporting,
• kandydaci/ osoby aplikujące,
• zespół wsparcia Yello,
• Tata Consulting Services (TCS),
• zespół wsparcia IBM IT. 

Opisane powyżej prawa dostępu mogą obejmować przenoszenie danych osobowych do różnych krajów i regionów (w tym poza Unią Europejską), w których EY prowadzi działalność (spis lokalizacji biur EY znajduje się na stronie https://www.ey.com/en_gl/locations. EY będzie przetwarzać Twoje dane osobowe zgromadzone w Narzędziu zgodnie ze stosownymi przepisami prawa oraz regulacjami branżowymi obowiązującymi w Twoim kraju/ regionie. Przekazywanie danych osobowych w ramach sieci EY podlega Wiążącym regułom korporacyjnym EY.

Przekazujemy lub ujawniamy dane osobowe, które zbieramy, podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi (oraz ich spółkom zależnym i podmiotom powiązanym), które wspierają nasze wewnętrzne procesy pomocnicze. Na przykład angażujemy dostawców usług do dostarczania, obsługi i wspierania naszej infrastruktury IT (takiej jak zarządzanie tożsamością, hosting, analiza danych, tworzenie kopii zapasowych, bezpieczeństwo i przechowywanie w chmurze) oraz do przechowywania i bezpiecznego usuwania naszych papierowych kopii plików. Zgodnie z naszą polityką korzystamy wyłącznie z usługodawców zewnętrznych, którzy są zobowiązani do utrzymania odpowiedniego poziomu ochrony danych, bezpieczeństwa i poufności oraz spełniają wszelkie obowiązujące wymogi prawne dotyczące przekazywania danych osobowych poza jurysdykcję, w której zostały pierwotnie zebrane.

W zakresie, w jakim dane osobowe zostały zanonimizowane w taki sposób, że nie jest możliwe zidentyfikowanie Ciebie lub Twojego urządzenia w sposób jednoznaczny, takie informacje będą traktowane jako dane nieosobowe, a warunki niniejszej Informacji o polityce prywatności nie będą miały zastosowania.

W przypadku danych gromadzonych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) albo danych dotyczących osób fizycznych z EOG, EY wymaga odpowiedniego mechanizmu transferu danych w celu zapewnienia zgodności ze stosownymi przepisami prawa. Przekazywanie danych osobowych z Narzędzia do RECSOLU, Inc., DBA Yello oraz z Narzędzia do TCS i IBM podlega umowie między EY i wymienionymi usługodawcami, która zawiera standardowe klauzule dotyczące ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.

W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat podstawy prawnej do przekazywania Twoich danych osobowych do krajów spoza EOG skontaktuj się z nami pod adresem global.data.protection@ey.com.

7. Przechowywanie danych

Zgodnie z naszą polityką, dane osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w sekcji „W jaki sposób Narzędzie przetwarza dane osobowe”. Okresy przechowywania różnią się w zależności od jurysdykcji i są ustalane zgodnie z lokalnymi wymogami regulacyjnymi i zawodowymi.

W celu wypełnienia obowiązujących EY wymogów wynikających z regulacji dotyczących wykonywania zawodu oraz przepisów prawa, ustanawiania, realizacji albo obrony uprawnień przysługujących nam w świetle prawa oraz w celu archiwizowania i prowadzenia ewidencji, musimy przechowywać informacje przez długi okres. 

Polityki i/lub procedury dotyczące przechowywania danych osobowych w Narzędziu są następujące:

• Jeśli jesteś kandydatem albo osobą aplikującą, bądź używasz Narzędzia w innym charakterze, Twoje dane będą przechowywane zgodnie z lokalną polityką EY dotyczącą retencji danych. Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte albo zanonimizowane (w tym ostatnim przypadku Twoje dane utracą status danych osobowych i nie będzie możliwości zidentyfikowania Twojej tożsamości na podstawie tego rodzaju danych anonimowych). W razie jakichkolwiek pytań dotyczących naszych zasad regulujących przechowywanie danych prosimy o kontakt pod adresem global.data.protection@ey.com lub kontaktdaneosoboweeypolska@pl.ey.com.
• Jeśli korzystasz z Narzędzia jako użytkownik EY, Twoje dane będą przechowywane zgodnie z następującymi politykami: Polityką Logowania IT (EY IT Logging Policy), Globalną Polityką Przechowywania Dokumentów EY (Records and Information Retention and Disposition Global Policy) oraz obowiązującym w danym kraju harmonogramem przechowywania ( Country Retention Schedules (CRS)). Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte albo zanonimizowane (w tym ostatnim przypadku Twoje dane utracą status danych osobowych i nie będzie możliwości zidentyfikowania Twojej tożsamości na podstawie tego rodzaju zanonimizowanych danych).

8. Bezpieczeństwo

EY chroni poufność i bezpieczeństwo informacji pozyskiwanych w toku prowadzonej działalności. Dostęp do takich informacji jest ograniczony, a zasady i procedury mają na celu ochronę informacji przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i niewłaściwym ujawnieniem. Dodatkowe informacje dotyczące naszego podejścia do ochrony danych i bezpieczeństwa informacji są dostępne w naszej broszurze ey-gl-protecting-your-data-09-2024.pdf.

9. Administrowanie Twoimi danymi osobowymi

EY nie przekaże Twoich danych osobowych osobom trzecim (innym niż wymienione w punkcie 6 powyżej), chyba że wyrazisz na to zgodę lub będzie to wymagane przepisy prawa.

10. Twoje prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych

W zależności od obowiązującej jurysdykcji, możesz mieć następujące prawa dotyczące swoich danych osobowych:

• Żądanie informacji o danych osobowych, które EY przetwarza na Twój temat oraz dostęp do tych danych.
• Żądanie sprostowania danych osobowych, np. jeśli są niekompletne lub nieprawidłowe.
• Ograniczenie lub sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych lub żądanie ich usunięcia.
• Otrzymanie kopii danych osobowych, które przekazałeś EY, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i czytelnym formacie, umożliwiającym ponowne wykorzystanie (tzw. „przenoszalność danych”).
• Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeśli zgoda została udzielona.
• Prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych osobowych (patrz sekcja „Skargi”).

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące sposobu, w jaki EY przetwarza Twoje dane osobowe albo Twoich praw związanych z Twoimi danymi osobowymi, wyślij wiadomość email na adres global.data.protection@ey.com.

Inspektorem Ochrony Danych (IOD) dla spółek z grupy EY Polska jest Pan Jarosław Kępski, z którym można kontaktować się pod adresem email: kontaktdaneosoboweeypolska@pl.ey.com we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych.

11. Skargi

Jeżeli podejrzewasz naruszenie przepisów o ochronie prywatności lub innych regulacji , skontaktuj się z globalnym dyrektorem ds. ochrony poufności informacji w EY (Global Privacy Leader, Office of the General Counsel, 1 More London Place, London, SE1 2AF, United Kingdom), wyślij wiadomość email na adres global.data.protection@ey.com. Możesz również skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem email: kontaktdaneosoboweeypolska@pl.ey.com, który zbada Twoiją skargę i poinformuje Cię o sposobie jej rozpatrzenia i rozwiązania.

Jeśli nie będziesz zadowolony z rozstrzygnięcia skargi przez EY, przysługuje Ci również prawo do złożenia skargi do organu nadzoru, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Ponadto możesz także skierować sprawę do właściwego sądu.

Niektóre firmy członkowskie EY z krajów spoza Unii Europejskiej (UE) i Wielkiej Brytanii wyznaczyły odpowiednio przedstawiciela w UE i Wielkiej Brytanii, który będzie działać w ich imieniu, jeśli i kiedy podejmą działania związane z przetwarzaniem danych, do których ma zastosowanie ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO) lub brytyjskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UK RODO). Dalsze informacje i dane kontaktowe tych przedstawicieli są dostępne poniżej:

Przedstawiciel ds. ochrony danych w UE | EY – Global

12. Skontaktuj się z nami

W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań albo wątpliwości prosimy o kontakt pod adresem global.data.protection@ey.com lub kontaktdaneosoboweeypolska@pl.ey.com.