Polityka prywatności - Yello

1.   Wprowadzenie

Niniejsza polityka prywatności ma na celu opisanie praktyk, które EY stosuje w odniesieniu do Yello („Narzędzie”) w odniesieniu do prywatności wszystkich osób, których dane osobowe są przetwarzane i przechowywane w Narzędziu. Niniejszą politykę prywatności należy czytać łącznie z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności, a w przypadku jakiejkolwiek niezgodności z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności pierwszeństwo mają warunki niniejszej polityki prywatności.  Prosimy o uważne przeczytanie polityki prywatności. 

2.   Kto zarządza Narzędziem?

„EY” odnosi się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited („EYG”), z których każda jest odrębnym podmiotem prawnym i może samodzielnie określać cele i sposoby przetwarzania danych (tj. działać jako administrator danych lub w podobnym charakterze). Podmiotem, który działa jako administrator danych (lub w podobnej roli), udostępniając to narzędzie, na którym będą przetwarzane i przechowywane:

• W przypadku danych osobowych pracowników EY: administratorem danych jest jednostka EY, która zatrudnia pracownika.
• W przypadku danych osobowych pracowników osób trzecich (w tym klientów EY): administratorem danych jest lokalna firma członkowska EY, z którą osoba trzecia pozostaje w relacji.

Listę lokalnych firm członkowskich i oddziałów EY można znaleźć w witrynie internetowej ey.com Oświadczenie o ochronie prywatności.

Dane osobowe w Narzędziu są udostępniane przez wymienionego powyżej administratora danych jednej lub kilku firmom członkowskim EYG (patrz punkt 6 poniżej, „Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?”).

Narzędzie jest hostowane na serwerach Amazon Web Services w Irlandii i Frankfurcie.

3.   Jak przetwarzane są w Narzędziu dane osobowe?

Narzędzie to oparty na chmurze system, który ułatwi lepsze wsparcie zespołów EY Talent Team w biznesie i będzie wspierać działania rekrutacyjne EY. Narzędzie posiada dwie funkcje: (i) działanie jako narzędzie rekrutacyjne do składania podań o pracę; oraz (ii) działanie jako miejsce tworzenia grupy kandydatów na stanowiska.

Jeśli jesteś kandydatem lub aplikantem Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

• Tworzenie konta;
• Logowanie do Yello;
• Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia i zarządzanie nimi;
• Składanie podań o pracę;
• Prowadzenie cyfrowych rozmów o pracę;
• Ocena podań o pracę;
• Zarządzanie opieką nad kandydatami i komunikacją (na przykład e-maile marketingowe dotyczące tych kandydatów/aplikantów, którzy wybrali pulę talentów);
• Wybór wybranych kandydatów do zatrudnienia;
• Planowanie rozmów o pracę; oraz
• Dostarczanie aktualizacji po rozmowach kwalifikacyjnych.

W przypadku danych niewrażliwych przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja, oraz
• Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją - przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

Twoje wrażliwe dane osobowe będziemy przetwarzać na podstawie Twojej zgody. Przekazywanie danych osobowych do EY jest dobrowolne. Jeżeli jednak nie przekażesz nam całości lub części swoich danych osobowych, możemy nie być w stanie zrealizować celów przetwarzania. Masz prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę.

Jeśli jesteś użytkownikiem Narzędzia EY Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

• Tworzenie konta;
• Logowanie do Yello;
• Tworzenie zapotrzebowań na pracę i wydarzeń;
• Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia i zarządzanie nimi;
• Prowadzenie cyfrowych rozmów o pracę;
• Ocena podań o pracę;
• Zarządzanie opieką nad kandydatem i komunikacją; oraz
• Wybór wybranych kandydatów do zatrudnienia;
• Planowanie rozmów o pracę;
• Dostarczanie aktualizacji po rozmowach kwalifikacyjnych oraz
• Identyfikacja osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną. 

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja, oraz
• Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją - przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

Jeśli jesteś przedstawicielem kampusu, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

• Tworzenie konta;
• Logowanie do Narzędzia;
• Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia w kampusie i zarządzanie nimi; oraz
• mogą być przetwarzane podczas selekcji kandydatów wybranych do zatrudnienia.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja, oraz
• Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją - przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

4.   Jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane w Narzędziu?

Jeśli jesteś kandydatem lub aplikantem Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Informacje o profilu kandydata (imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje edukacyjne, życiorys/CV, języki, preferencje geograficzne, lokalizacja, oferta pracy, na którą aplikowano / oferowane stanowisko, informacje o różnorodności, zdjęcie);
• Informacje o kandydatach dotyczące konkretnego zapotrzebowania na pracę, informacje o rozmowie kwalifikacyjnej (w tym za pośrednictwem wideo/nagranych rozmów), informacje o ocenie, informacje dotyczące wymagań regulacyjnych lub operacyjnych obowiązujących w danym kraju;
• Wrażliwe dane osobowe (rasa i pochodzenie etniczne, dane dotyczące zdrowia, orientacja seksualna, dane dotyczące dokumentu tożsamości, np. numer paszportu, szczegóły dotyczące wiz i krajowe numery identyfikacyjne); 

Źródła pozyskania tych informacji:

• Partnerzy EY, pracownicy lub kontrahenci (w ramach poleceń);
• SuccessFactors/Centrala pracowników;
• SF Recruiting;
• Kandydaci/aplikanci; oraz
• Dane z oceny zostaną pobrane z innych narzędzi EY, takich jak CappFinity, Saville, Pymetrics i HireVue.

Jeśli jesteś użytkownikiem Narzędzia EY,  Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Dane kontaktowe użytkownika (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres)
• Dane organizacyjne (lokalizacja, podmiot prawny EY, dział)
• Szczegóły pojedynczego logowania

Źródła pozyskania tych informacji:

• Partnerzy EY, pracownicy lub kontrahenci i Ty;
• SuccessFactors/Centrala pracowników; oraz
• SF Recruiting.

Jeśli jesteś przedstawicielem kampusu, Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Imię i nazwisko, adres e-mail, tytuł, numer telefonu, wydział uczelni/uniwersytetu.

Źródła pozyskania tych informacji:

• Ty; oraz
• witryny uczelni/uniwersytetu lub z samej uczelni/uniwersytetu.

5.   Szczególne kategorie danych osobowych

Do szczególnych kategorii danych osobowych zalicza się informacje o rasie i pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, wyznaniu, światopoglądzie i przynależności do związków zawodowych, a także dane genetyczne, biometryczne, zdrowotne oraz dotyczące życia płciowego i orientacji seksualnej.

Jeśli jesteś użytkownikiem Narzędzia EY lub przedstawicielem kampusu, EY nie gromadzi celowo żadnych szczególnych kategorii danych osobowych użytkownika za pośrednictwem Narzędzia. Celem Narzędzia nie jest przetwarzanie takich informacji.

6.   Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?

Twoje dane osobowe zgromadzone w Narzędziu są dostępne dla następujących osób/zespołów:

• Pracownicy, partnerzy i wykonawcy EY
• Kierownicy zatrudniający EY
• Rekruterzy
• Rekrutacyjne usługi wspólnych talentów i Koordynatorzy rekrutacji
• Sourcing Super User
• Globalna obsługa systemu
• Globalne raportowanie
• Kandydaci/aplikanci
• Personel obsługi klienta Yello
• Tata Consulting Services (TCS)
• Zespół wsparcia IT IBM

Opisane powyżej prawa dostępu obejmują przenoszenie danych osobowych do różnych krajów i regionów (w tym poza Unią Europejską), w których EY prowadzi działalność (spis lokalizacji biur EY znajduje się na stronie https://www.ey.com/en_gl/locations). Dostępny jest przegląd podmiotów sieci EY świadczących usługi klientom zewnętrznym tutaj (Patrz Rozdział 2 (Informacje o EY) - „Wyświetl listę firm członkowskich i podmiotów stowarzyszonych EY”). EY będzie przetwarzać Twoje dane osobowe zgromadzone w Narzędziu zgodnie z odnośnymi przepisami prawa oraz branżowymi regulacjami obowiązującymi w Twoim kraju/regionie. Przekazywanie danych osobowych w ramach sieci EY podlega wiążącym regułom korporacyjnym EY.

Przekazujemy lub ujawniamy dane osobowe, które zbieramy, zewnętrznym usługodawcom (oraz ich spółkom zależnym i stowarzyszonym), którzy są zaangażowani przez nas do wspierania naszych wewnętrznych procesów pomocniczych. Na przykład angażujemy dostawców usług do dostarczania, obsługi i wspierania naszej infrastruktury IT (takiej jak zarządzanie tożsamością, hosting, analiza danych, tworzenie kopii zapasowych, bezpieczeństwo i przechowywanie w chmurze) oraz do przechowywania i bezpiecznego usuwania naszych papierowych kopii plików. Zgodnie z naszą polityką korzystamy wyłącznie z usługodawców zewnętrznych, którzy są zobowiązani do utrzymania odpowiedniego poziomu ochrony danych, bezpieczeństwa i poufności oraz spełniają wszelkie obowiązujące wymogi prawne dotyczące przekazywania danych osobowych poza jurysdykcję, w której zostały pierwotnie zebrane.

W zakresie, w jakim dane osobowe stały się anonimowe w taki sposób, że nie można już zidentyfikować Ciebie lub Twojego urządzenia w sposób uzasadniony, takie informacje będą traktowane jako dane nieosobowe, a warunki niniejszej Informacji o polityce prywatności nie będą miały zastosowania.

W przypadku danych gromadzonych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) lub dotyczących osób fizycznych w EOG, EY wymaga odpowiedniego mechanizmu przekazywania, który jest niezbędny do przestrzegania obowiązującego prawa. Przekazywanie danych osobowych z Narzędzia do RECSOLU, Inc., DBA Yello oraz z Narzędzia do TCS i IBM podlega umowie między EY a usługodawcą, która zawiera standardowe klauzule umowne dotyczące ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.

7.   Przechowywanie danych

Naszą polityką jest przechowywanie danych osobowych tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów opisanych w sekcji „Jak przetwarzane są w Narzędziu dane osobowe?". Okresy przechowywania różnią się w różnych jurysdykcjach i są ustalane zgodnie z lokalnymi wymogami regulacyjnymi i dotyczącymi utrzymania zawodowego.

Aby sprostać naszym wymaganiom zawodowym i prawnym, aby ustalić, wykonać lub bronić naszych praw, a także w celach archiwalnych i historycznych, musimy przechowywać informacje przez znaczące okresy.

Przechowywanie danych osobowych w Narzędziu podlega następującym zasadom i/lub procedurom:

• Jeśli jesteś kandydatem, aplikantem lub przedstawicielem kampusu, Twoje dane będą przechowywane przez okres zgodny z zasadami przechowywania dokumentacji EY. Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane (w takim przypadku Twoje dane nie będą już danymi osobowymi i identyfikacja nie będzie możliwa na podstawie takich anonimowych danych). Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące naszych zasad w zakresie przechowywania danych, skontaktuj się z nami, korzystając z linku w punkcie 12 poniżej.
• Jeśli jesteś użytkownikiem Narzędzia EY, Twoje dane będą przechowywane zgodnie z zasadami Polityki logowania IT EY, Polityki globalnego przechowywania dokumentacji EY oraz odpowiedniego harmonogramu przechowywania w danym kraju. Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane (w takim przypadku Twoje dane nie będą już danymi osobowymi i nie identyfikacja nie będzie możliwa na podstawie takich anonimowych danych).

Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte.

8.   Bezpieczeństwo

EY chroni poufność i bezpieczeństwo informacji, które uzyskuje w trakcie swojej działalności. Dostęp do takich informacji jest ograniczony, a zasady i procedury mają na celu ochronę informacji przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i niewłaściwym ujawnieniem. Dodatkowe informacje dotyczące naszego podejścia do ochrony danych i bezpieczeństwa informacji są dostępne w naszej broszurze ey-protecting-your-data (-2018.pdf).

9.   Kontrolowanie danych osobowych

EY nie przekaże Twoich danych osobowych osobom trzecim (innym niż wymienione w punkcie 6 powyżej), chyba że uzyskamy na to Twoją zgodę albo wymagają tego od nas przepisy prawa.  

Masz prawo do uzyskania od EY informacji, jakie Twoje dane osobowe są przechowywane.

Aby sprawdzić, czy Twoje dane osobowe są przetwarzane w Narzędziu, chcąc uzyskać do nich dostęp lub (jeśli ma to zastosowanie) wycofać zgodę na przetwarzanie danych, skontaktuj się ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY albo wyślij prośbę przez e-mail na adres global.data.protection@ey.com.

10. Twoje prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych

W zależności od obowiązującej jurysdykcji w odniesieniu do danych osobowych mogą Ci przysługiwać określone prawa, w tym:

• zażądania szczegółów dotyczących danych osobowych, które EY przetwarza na Twój temat, oraz uzyskania dostępu do danych osobowych, które EY przetwarza na Twój temat;
• poprawienia sTwoich danych osobowych, na przykład jeśli są one niekompletne lub nieprawidłowe;
• ograniczenia lub sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych lub zażądania usunięcia Tswoich danych osobowych;
• otrzymania kopii danych osobowych dostarczonych przez Ciebie EY w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, który można ponownie wykorzystać do własnych celów (tzw. „możliwość przenoszenia danych”);
• w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie Tswoich danych osobowych, prawo do wycofania tej zgody;
• prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych (patrz punkt „Skargi”).

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące sposobu, w jaki EY przetwarza Twoje dane osobowe lub Twoich praw związanych z Twoimi danymi osobowymi, wyślij e-mail na adres global.data.protection@ey.com.

11.  Skargi

Jeżeli podejrzewasz naruszenie prawa o ochronie danych lub jakiegokolwiek innego rozporządzenia, skontaktuj się z globalnym dyrektorem ds. ochrony poufności informacji w EY (Global Privacy Leader, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, United Kingdom), wyślij wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com lub skontaktuj się ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY. Lider ds. ochrony poufności informacji w EY zbada skargę i przedstawi dalszą drogę postępowania.

Jeżeli sposób rozpatrzeniaskargi przez EY Cię nie zadowoli, możesz zgłosić problem do krajowych organów zajmujących się ochroną danych. Ponadto masz prawo wystąpić na drogę sądową. 

Niektóre firmy członkowskie EY z krajów spoza Unii Europejskiej (UE) i Wielkiej Brytanii wyznaczyły odpowiednio przedstawiciela w UE i Wielkiej Brytanii, który będzie działał w ich imieniu, jeśli i kiedy podejmą działania związane z przetwarzaniem danych, do których ma zastosowanie ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO) lub brytyjskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UK RODO). Dalsze informacje i dane kontaktowe tych przedstawicieli są dostępne poniżej:

• Przedstawiciel ds. ochrony danych w UE | EY 
• Przedstawiciel ds. ochrony danych w Wielkiej Brytanii (ey.com).

12.  Kontakt z nami

W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań lub wątpliwości możesz się skontaktować ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY albo wysłać wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com.