Oświadczenie o ochronie prywatności

Gdy użytkownik angażuje nas do świadczenia profesjonalnych usług, gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe, gdy mamy ku temu ważny powód biznesowy w związku z tymi usługami. Aby zapoznać się z przeglądem naszych usług, kliknij tutaj .
W ramach świadczenia profesjonalnych usług na rzecz klientów EY przetwarza również dane osobowe osób, które nie są bezpośrednio naszymi klientami (np. pracowników, klientów lub dostawców naszych klientów). Więcej informacji można znaleźć w sekcji "Osoby, których dane osobowe pozyskujemy w związku ze świadczeniem usług na rzecz naszych klientów".
Większość danych osobowych, które gromadzimy i wykorzystujemy w celu świadczenia naszych usług, jest dostarczana dobrowolnie przez naszych klientów (lub gromadzona przez nas ze źródeł zewnętrznych na żądanie). Z tego powodu, jeśli jesteś klientem EY, będzie dla Ciebie oczywiste, jakie dane osobowe gromadzimy i wykorzystujemy. Informacje te mogą obejmować:

• Podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko, nazwa firmy, w której Pan/Pani pracuje, stanowisko oraz związek z daną osobą
• Dane do kontaktu, takie jak adres pocztowy, adres e-mail i numery telefonu
• Informacje finansowe, takie jak informacje dotyczące płatności
• Wszelkie inne dane osobowe dotyczące Pana/Pani osoby lub osób trzecich, które przekaże nam Pan/Pani w celu otrzymania naszych usług

Wykorzystujemy te informacje:

• W celu świadczenia usług na rzecz naszych klientów
• W celu zarządzania naszymi relacjami i utrzymywania stosunków umownych
• W celach księgowych i podatkowych
• W celach marketingowych i związanych z rozwojem działalności
• W celu realizacji naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych
• W celu ustanowienia, wykonania i dochodzenia praw
• W celach dokumentacyjnych i statystycznych

Z tego powodu, jeśli jest Pan/Pani klientem EY, na ogół będzie dla Pana/Pani jasne, jakie dane osobowe gromadzimy i wykorzystujemy. Informacje te mogą obejmować: Poniżej znajdują się (niewyczerpujące) przykłady kategorii danych osobowych dla naszych czterech głównych linii usług:

Ponadto przetwarzamy dane identyfikacyjne i informacje ogólne w ramach realizowanych przez nas procesów akceptacji klientów oraz procesów finansowych, administracyjnych i marketingowych, w tym kontroli niezależności audytu, przeciwdziałania praniu pieniędzy, konfliktów oraz kontroli reputacji i finansów, a także w celu wypełnienia innych obowiązków prawnych lub regulacyjnych, którym podlegamy.

Kontrole powinny obejmować:

• Weryfikację tożsamości: potwierdzenie imienia i nazwiska oraz adresu
• Faktyczne prawo własności do spółek i innych podmiotów prawnych
• Kontrole w zakresie konfliktów w celu uniknięcia konfliktu interesów z innym klientem
• Kontrole w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, dochodów pochodzących z przestępstwa i finansowania terroryzmu
• Kontrole osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, tj. osób pełniących ważną funkcję w rządzie, organach sądowniczych, sądach, bankach centralnych, ambasadach, siłach zbrojnych i przedsiębiorstwach państwowych, obejmujące kontrolę członków ich rodzony i najbliższych współpracowników
• Kontrole w zakresie negatywnych informacji w mediach
• Kontrole wykazu podmiotów objętych rządowymi sankcjami
• Kontrole niezależności

Kontrole te przeprowadza się z przyczyn prawnych, regulacyjnych lub biznesowych i muszą być powtarzane w trakcie naszej współpracy. W ramach wymienionych poniżej kontroli mamy obowiązek przetwarzać szczególne kategorie danych (na przykład w celu zweryfikowania, czy dana osoba zajmuje eksponowane stanowisko polityczne lub gromadzenia informacji o popełnionych przestępstwach, jeżeli przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy przewidują taki wymóg). Ważne jest, aby przekazał/a nam Pan/Pani wszystkie niezbędne informacje i dokumenty, ponieważ ma to wpływ na naszą zdolność świadczenia usług na Pana/Pani rzecz.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych naszych klientów:

Wykonanie umowy

• Przestrzeganie obowiązku prawnego lub regulacyjnego
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na nieprzerwanym świadczeniu jednolitych usług wysokiej jakości oraz zapewnieniu niezwłocznego uiszczania opłat, pokrywania kosztów i spłaty zadłużenia w odniesieniu do naszych usług
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na identyfikacji wszelkich konfliktów interesów lub trudności związanych z prawodawstwem w zakresie niezależnego prowadzenia działalności
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na ochronie EY przed nieumyślnym podejmowaniem czynności z wykorzystaniem środków pochodzących z działalności przestępczej lub udzielaniem pomocy w prowadzeniu jakichkolwiek innych działań, które są nieuczciwe lub niezgodne z prawem (takich jak terroryzm)

W kontekście świadczenia profesjonalnych usług na rzecz klientów EY również przetwarza dane osobowe osób fizycznych, które nie są bezpośrednio naszymi klientami (np. pracowników, klientów lub dostawców naszych klientów). Dodatkowe informacje znajdują się w punkcie „Osoby fizyczne, których dane osobowe uzyskujemy w związku ze świadczeniem usług na rzecz naszych klientów”.

Większość danych osobowych, które gromadzimy i wykorzystujemy w celu świadczenia naszych usług, stanowią dane, które nasi klienci przekazują nam dobrowolnie (lub które są przez nas zbierane ze źródeł zewnętrznych na życzenie naszych klientów).

Z tego powodu, jeśli jest Pan/Pani klientem EY, na ogół będzie dla Pana/Pani jasne, jakie dane osobowe gromadzimy i wykorzystujemy. Informacje te mogą obejmować:

• Podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko, nazwa firmy, w której Pan/Pani pracuje, stanowisko oraz związek z daną osobą
• Dane do kontaktu, takie jak adres pocztowy, adres e-mail i numery telefonu
• Informacje finansowe, takie jak informacje dotyczące płatności
• Wszelkie inne dane osobowe dotyczące Pana/Pani osoby lub osób trzecich, które przekaże nam Pan/Pani w celu otrzymania naszych usług

Dla niektórych usług przetwarzamy również dane kategorii specjalnej. Na przykład, w niektórych krajach wykonywanie usług w zakresie składania zeznań podatkowych wiąże się z przetwarzaniem szczegółów dotyczących płatności dokonywanych przez naszego klienta, jego współmałżonka i osoby pozostające na jego utrzymaniu w odniesieniu do członkostwa w związku zawodowym, partii politycznej, leczenia lub organizacji charytatywnej. Dane te są zbierane umyślnie i będą wykorzystywane tylko w przypadku, gdy będzie to konieczne w związku ze świadczeniem usługi, dla której dane te zostały zebrane, np. w celu określenia właściwego opodatkowania dochodów naszego klienta i ubiegania się o właściwe odliczenie podatkowe w odniesieniu do takich płatności.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych odwiedzających naszą stronę internetową:

• Przestrzeganie obowiązku prawnego lub regulacyjnego
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na rozwijaniu i ulepszaniu naszej strony internetowej i doświadczenia użytkownika

Po postawieniu spółki w stan upadłości może zostać powołany jeden lub więcej doradców restrukturyzacyjnych EY (tj. zarządców i likwidatorów) do prowadzenia spraw spółki oraz zarządzania jej działalnością i mieniem. Analogicznie w sytuacji, gdy dłużnik jest podmiotem postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego, może zostać powołany jeden lub więcej doradców restrukturyzacyjnych EY do prowadzenia spraw dłużnika oraz zarządzania jego działalnością i mieniem.

Definicje pojęć:

• "Syndyk” oznacza doradców restrukturyzacyjnych EY.
• „Spółka” oznacza niewypłacalny podmiot, dla którego powołano syndyka.
• „Dłużnik” oznacza osobę będącą podmiotem postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego.
• „Osoba, której dane dotyczą” oznacza osobę fizyczną, której dotyczy postępowanie upadłościowe prowadzone w odniesieniu do spółki lub dłużnika.

W ramach świadczenia usług w zakresie niewypłacalności EY przetwarza dane osobowe w uzasadnionym interesie polegającym na udzieleniu syndykowi pomocy w wypełnieniu spoczywających na nim obowiązków prawnych i regulacyjnych w postępowaniu upadłościowym. Dla jasności, spółka lub dłużnik pozostaje administratorem danych osób, których dane dotyczą, przetwarzanych w celach niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków prawnych i regulacyjnych syndyka.

Większość przetwarzanych przez nas danych osobowych uzyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, ale możemy również uzyskiwać je w sposób pośredni.

Syndyk i EY przetwarzają dane osobowe osób, których dane dotyczą, w następujących celach (lista niewyczerpująca):

• Komunikacja ze spółką lub wierzycielami dłużnika i wierzycielami indywidualnymi: szczegółowe informacje niezbędne do wykonania ustawowych obowiązków (informacje te należy wykorzystać na przykład do oceny przysługującego prawa do dywidendy, jeśli powinna zostać wypłacona)
• Przekazanie informacji referencyjnych lub sprawozdań instytucjom rządowym, władzom regulacyjnym i właściwym organom w związku z zajmowaniem urzędu państwowego lub udzielaniem odpowiedzi na wnioski
• Realizacja ustawowych zwrotów
• Cele związane z zarządem, w tym realizacja aktywów, uzgadnianie roszczeń oraz wypłata dywidend
• Przetwarzanie do celów osobistych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami i polityką spółki
• Zarządzanie płacami, wystawianiem faktur, kontrolą kredytową i innymi danymi dotyczącymi finansów spółki
• Uzasadnione i zgodne z prawem przekazywanie informacji zainteresowanym osobom
• Zapobieganie przestępstwom i oszustwom oraz ich wykrywanie
• Ustanowienie, wykonanie i dochodzenie praw, uzyskiwanie porad prawnych, wnoszenie powództwa lub prowadzenie obrony w postępowaniach sądowych
• Wykonywane obowiązków prawnych, którym podlega spółka lub dłużnik
• Cele związane z jakością i zarządzaniem ryzykiem

Rodzaje danych osobowych przetwarzanych w podanych wyżej celach obejmują m.in. imię i nazwisko, adres, dane identyfikacyjne, informacje płacowe, a także wszelkie informacje dotyczące współpracy osoby, której dane dotyczą ze spółką lub dłużnikiem, które są niezbędne do wykonania ustawowych obowiązków spoczywających na syndyku w trakcie postępowania upadłościowego.

Osobie, której dane dotyczą, przysługują określone prawa w odniesieniu do ich danych osobowych. W przypadku zapytań lub chęci skorzystania z przysługujących Panu/Pani praw należy przekazać pisemny wniosek osobie odpowiedzialnej za Pana/Pani dane osobowe (spółka, dłużnik lub syndyk), korzystając z danych do kontaktu podanych w przekazanej Panu/Pani informacji dotyczącej upadłości.

Przetwarzamy dane osobowe osób figurujących w naszej bazie kontaktów (byłych, aktualnych i potencjalnych klientów i osób zatrudnionych przez takich klientów lub z nimi współpracujących oraz innych osób w bazie kontaktów handlowych, do których należą alumni, konsultanci, organy regulacyjne i dziennikarze) w naszych systemach CRM. Systemy CRM wspomagają realizację operacji marketingowych w EY. Do osób z bazy kontaktów w naszych systemach CRM przesyłane są opiniotwórcze materiały EY, newslettery, materiały marketingowe, informacje o szkoleniach, ankiety i zaproszenia do udziału w wydarzeniach.

W naszych systemach CRM przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Imię i nazwisko, stanowisko, adres, adres e-mail, numery telefonu i faksu
• Nazwa pracodawcy lub organizacji, z którą współpracuje osoba, której dane dotyczą
• Preferencje marketingowe i preferencje użytkownika, w tym fakt, czy dana osoba wyraziła zgodę na komunikację marketingową
• Odpowiedzi na zaproszenia, aktywność czytelnicza i potwierdzenia uczestnictwa w wydarzeniach dzięki wykorzystaniu plików cookie i podobnych technologii w celu dostosowania komunikacji do potrzeb użytkowników

Nie gromadzimy celowo danych wrażliwych, chyba że osoba, której dane dotyczą, sama przekaże nam takie informacje (na przykład informacje o szczególnych wymaganiach dietetycznych, na podstawie których można ustalić jej przynależność wyznaniową lub alergie pokarmowe) w przypadku udziału w jednym z naszych wydarzeń.

Dane kontaktów biznesowych w naszych marketingowych bazach danych, które nie były aktywnie zaangażowane w EY, będą okresowo usuwane zgodnie z obowiązującymi wymogami regulacyjnymi. Jeśli użytkownik zrezygnował z otrzymywania przyszłych publikacji EY, jego podstawowe dane kontaktowe mogą pozostać na naszej liście rezygnacji.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych osób figurujących w naszej bazie kontaktów:

• Wyraźna zgoda osoby figurującej w bazie kontaktów handlowych
• Realizacja naszego uzasadnionego interesu polegającego na zarządzaniu naszymi relacjami z osobami w naszej bazie kontaktów handlowych i przekazywaniu informacji na temat EY, naszych usług i organizowanych przez nas wydarzeń

Przetwarzamy dane osobowe uczestników spotkań, konferencji, wydarzeń i sesji edukacyjnych organizowanych przez EY (wydarzenia). Korzystamy z różnych aplikacji do prowadzenia procesu rejestracji uczestników, które zawierają własne oświadczenie o obowiązującej polityce prywatności wyjaśniające powody i sposoby gromadzenia i przetwarzania przez nie danych osobowych. Zachęcamy uczestników do zapoznania się z polityką prywatności dostępną w tych aplikacjach.

W ramach realizowanych przez nas procesów zarządzania wydarzeniami przetwarzamy następujące dane osobowe (ale tylko w zakresie niezbędnym do realizacji danego wydarzenia):

• Imię i nazwisko, wiek lub data urodzenia
• Dane personelu klienta (adres domowy, adres firmowy i dane przedsiębiorstwa)
• Numer karty kredytowej lub debetowej
• Dane klienta (adres domowy, adres firmowy i dane przedsiębiorstwa)
• Adres e-mail
• Płeć
• Adres zamieszkania i inny adres fizyczny
• Nazwy pracodawców (EY lub spółka)
• Zawód (stanowisko)
• Numer paszportu
• Adres URL własnej strony internetowej (jeśli osoba, której dane dotyczą, ma własną stronę internetową, którą chce udostępnić)
• Numery telefonu lub faksu
• Dane związane z wydarzeniami, takie jak: wymagania dietetyczne lub inne specjalne wymagania, status rejestracji, status/typ uczestnika, obecność mediów w wydarzeniu, wcześniejsze doświadczenia związane z wydarzeniem, czas przylotu/odlotu, czas zameldowania/wymeldowania z hotelu, informacje o locie (linia lotnicza, daty przylotu i wylotu)

Nie gromadzimy celowo danych wrażliwych, chyba że osoba, której dane dotyczą, sama przekaże nam takie informacje (na przykład informacje o szczególnych wymaganiach dietetycznych, na podstawie których można ustalić jej przynależność wyznaniową lub alergie pokarmowe lub inne dane dotyczące jej stanu zdrowia konieczne do udzielenia wsparcia uczestnikom w razie potrzeby, na przykład jeśli konieczne będzie zapewnienie wózka inwalidzkiego).

Uczestnicy wydarzeń EY odbywających się w zewnętrznych obiektach muszą przynieść ze sobą dokument identyfikacyjny ze zdjęciem w celu weryfikacji tożsamości, aby zapewnić ochronę naszych pracowników, mienia i informacji oraz nie dopuścić osób nieupoważnionych do uzyskania dostępu do wydarzeń EY odbywających się poza siedzibą firmy.

EY może robić zdjęcia i sporządzać nagrania dźwiękowe i audiowizualne w miejscach publicznych podczas wydarzeń EY. Wykorzystujemy takie przekazy w naszych materiałach marketingowych. Nagrywany będzie wizerunek i głos uczestników wydarzeń. Nagrania będą edytowane, powielane, pokazywane, publikowane lub rozpowszechniane.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych uczestników wydarzeń:

• Wyraźna zgoda uczestnika
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na organizacji wydarzeń i zarządzaniu procesem rejestracji uczestników na takie wydarzenia.
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na ochronie naszych pracowników, mienia i informacji oraz niedopuszczeniu osób nieupoważnionych do uzyskania dostępu do wydarzeń EY odbywających się poza siedzibą firmy.
• Realizacja naszego uzasadnionego interesu polegającego na przekazywaniu informacji na temat EY, naszych usług i organizowanych przez nas wydarzeń

Zapewniamy zewnętrznym użytkownikom dostęp do różnych prowadzonych przez nas aplikacji (takich jak portal dla klientów EY). Takie aplikacje zawierają własne oświadczenie o obowiązującej polityce prywatności wyjaśniające powody i sposoby gromadzenia i przetwarzania przez nie danych osobowych. Zachęcamy osoby korzystające z naszych aplikacji do zapoznania się z dostępną w nich polityką prywatności.

EY wykorzystuje różne narzędzia do utrzymania bezpieczeństwa naszej infrastruktury IT, w tym naszej poczty elektronicznej. Przykładami takich narzędzi są:

• Systemy skanujące wiadomości przychodzące do odbiorców z EY pod kątem podejrzanych załączników i adresów URL w celu zapobiegania atakom złośliwego oprogramowania
• Narzędzia wykrywające zagrożenia w obrębie punktów końcowych w celu identyfikacji ataków złośliwego oprogramowania
• Narzędzia blokujące określone treści lub strony internetowe

W przypadku prowadzenia korespondencji e-mailowej z EY otrzymane od użytkownika wiadomości będą skanowane za pomocą narzędzi wykorzystywanych przez EY do zabezpieczenia swojej infrastruktury IT, co może prowadzić do sytuacji, w których treść wiadomości zostanie odczytana przez osoby upoważnione z EY niebędące jej docelowym odbiorcą.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych osób prowadzących korespondencję e-mailową z EY:

• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu naszej infrastruktury IT przed dostępem nieupoważnionych osób i wyciekiem danych
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na analizie ruchu poczty e-mail

Usługa telefoniczna EY jest hostowana wewnętrznie w EY. Kiedy dzwonisz do personelu EY, tylko Twój numer telefonu będzie przechowywany na serwerach EY i zostanie dostarczony do odbiorcy połączenia na jego telefonie lub poprzez e-mail. Nie są zbierane żadne inne informacje umożliwiające identyfikację osoby, ale logi techniczne i raporty mogą być przechowywane w celu rozwiązywania problemów.

Usługa poczty głosowej EY jest świadczona przez Microsoft. Gdy zadzwonisz do personelu EY i zostawisz wiadomość na poczcie głosowej, ta poczta głosowa i wszelkie dane osobowe zawarte w niej będą przechowywane na globalnych serwerach Microsoft Azure i zostaną dostarczone do odbiorcy połączenia jako klip głosowy MP3 w wiadomości e-mail. Microsoft nie będzie prowadził dzienników połączeń w związku z połączeniami z personelem EY.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych osób, które korespondują z EY za pośrednictwem usług telefonicznych i poczty głosowej:

• Nasz uzasadniony interes w utrzymaniu sieci komunikacyjnych

Zbieramy dane od kandydatów oraz informacje na ich temat w związku z ofertami pracy w EY. Gromadzone przez nas informacje oraz sposób ich wykorzystywania i czas ich zbierania różni się w zależności od kraju, w którym kandydat złoży swoją aplikację. Zasadniczo dane, które gromadzimy na temat osób ubiegających się o pracę w naszej firmie, obejmują życiorys lub CV, dokumenty identyfikacyjne, dokumenty potwierdzające zdobyte wykształcenie, informacje o przebiegu pracy zawodowej, informacje o zatrudnieniu oraz referencje.

Wykorzystujemy dane osobowe kandydatów w celu dopasowania ich umiejętności, doświadczenia i wykształcenia z konkretnymi ofertami pracy w EY. Zebrane informacje są przekazywane właściwym kierownikom prowadzącym nabór na dane stanowisko oraz osobom zaangażowanym w proces rekrutacji, które podejmują decyzję o zaproszeniu kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Jeżeli kandydat przejdzie do fazy rozmowy kwalifikacyjnej (lub jej odpowiednika) i kolejnych etapów procesu rekrutacji, EY będzie gromadzić dalsze informacje. Zbierane w tym przypadku informacje obejmują notatki z rozmowy kwalifikacyjnej, wyniki oceny, informacje zwrotne i szczegóły oferty.

W związku z prowadzonymi czynnościami rekrutacyjnymi obejmującymi rozpatrywanie aplikacji i wdrożenie nowych pracowników będziemy również gromadzić od kandydatów dane należące do szczególnych kategorii danych, jeżeli taki obowiązek będzie przewidziany w prawie pracy. Informacje mają istotny wpływ na przyszłe środowisko pracy w EY lub przekazywanie świadczeń pracowniczych w przyszłości, a w przypadku, gdy przepisy dopuszczają gromadzenie takich informacji, podstawą ich zbierania jest wyraźna zgoda danej osoby. Przykładowo, w przypadku, gdy jest to dozwolone w świetle obowiązujących przepisów, będziemy gromadzić informacje dotyczące niepełnosprawności w celu przeprowadzenia analizy różnorodności naszych pracowników. Po wdrożeniu informacje przekazane przez nowego pracownika na temat niepełnosprawności zostaną również wykorzystane do zapewnienia mu odpowiedniego środowiska pracy. W przypadku niektórych pracowników konieczne będzie również sprawdzenie karalności, aby ocenić, czy kwalifikują się do pracy w EY lub na rzecz klientów EY. W niektórych krajach będziemy dodatkowo prosić kandydatów o przekazanie informacji, takich jak rasa, pochodzenie etniczne i orientacja seksualna, w celu monitorowania różnorodności, przy czym przekazanie takich informacji będzie całkowicie dobrowolne. Niemniej jednak, jeżeli kandydat nie przekaże takich informacji dobrowolnie, przepisy mogą nakładać na nas wymóg samodzielnego dokonania oceny tych kryteriów.

Nasze narzędzia i strony internetowe do rekrutacji zawierają własne oświadczenie o obowiązującej polityce prywatności wyjaśniające powody i sposoby gromadzenia i przetwarzania przez nie danych osobowych. Zachęcamy osoby korzystające z naszych narzędzi i stron internetowych do rekrutacji do zapoznania się z polityką prywatności dostępną na tych stronach i w tych narzędziach.

W zależności od kraju złożenia aplikacji EY gromadzi dane osobowe na temat kandydatów z następujących źródeł:

• Bezpośrednio od kandydata – m.in. informacje, które kandydat przekazał w momencie ubiegania się o stanowisko bezpośrednio na stronie EY z ofertami pracy (dodatkowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem naszego globalnego systemu zarządzania rekrutacją znajdują się w polityce prywatności dostępnej w tym systemie)
• Od agencji rekrutacyjnych – na przykład w przypadku, gdy agencja rekrutacyjna posiadające dane do kontaktu z kandydatem przedstawi nam go jako potencjalnego kandydata na dane stanowisko;
• Publicznie dostępne źródła w Internecie – na przykład w przypadku, gdy profil zawodowy kandydata jest udostępniony w Internecie (np. na stronie internetowej aktualnego pracodawcy lub na stronie sieci zawodowej, takiej jak LinkedIn)
• Referencje – na przykład na podstawie referencji udzielonych przez byłego pracownika lub pracodawcę bądź uzyskanych od osoby wskazanej przez kandydata jako udzielającej referencji
• Wyniki weryfikacji przeszłości kandydata

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o pracę w EY:

• Wyraźna zgoda kandydata
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na przyciąganiu, identyfikacji i pozyskiwaniu pracowników o wysokich kwalifikacjach
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na przyciąganiu, identyfikacji i pozyskiwaniu pracowników o wysokich kwalifikacjach
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na przetwarzaniu i zarządzaniu aplikacjami na stanowiska w EY, w tym weryfikacji i selekcji kandydatów
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na zarządzaniu naszymi stronami internetowymi z ofertami pracy (w tym wykonywanie analiz statystycznych)
• Przestrzeganie obowiązku prawnego lub regulacyjnego (podczas weryfikacji przeszłości kandydatów w celu zagwarantowania, że kandydat kwalifikuje się do pracy)

EY ma nadzieję na utrzymanie wieloletnich i obustronnie korzystnych relacji z alumnami EY (byłymi wspólnikami, pracownikami i wykonawcami firm stowarzyszonych EY). W przypadku zaproszenia do naszej społeczności alumnów w celu wprowadzenia zaproszonej osoby do jednej z naszych baz danych alumnów zostaną wykorzystane takie dane, jak imię i nazwisko, dane do kontaktu, stanowisko, ostatni oddział EY, zaszeregowanie, linia usługowa oraz kraj, chyba że zaproszona osoba zastrzeże, że nie jest zainteresowana udziałem w programie alumnów EY. Alumn ma możliwość utworzenia bardziej szczegółowego profilu i podjęcia decyzji o zakresie informacji, jakie chce udostępnić EY i szerszej społeczności alumnów.

Nasze bazy danych alumnów zawierają własne oświadczenie o obowiązującej polityce prywatności wyjaśniające powody i sposoby gromadzenia i przetwarzania przez nie danych osobowych. Zachęcamy osoby korzystające z naszych baz danych alumnów do zapoznania się z dostępną tam polityką prywatności.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych naszych alumnów:

• Wyraźna zgoda alumna
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na utrzymywaniu silnej relacji z naszymi alumnami, wysyłaniu publikacji na temat EY i naszych usług, zapraszaniu alumnów na nasze wydarzenia i pomaganiu alumnom w utrzymywaniu kontaktów z innymi alumnami

Przetwarzamy dane osobowe naszych dostawców (w tym podwykonawców i osób współpracujących z naszymi dostawcami i wykonawcami) w celu zarządzania naszymi relacjami i umowami oraz otrzymywania usług od naszych dostawców.

Przetwarzane przez nas dane osobowe na ogół ograniczają się do danych kontaktowych (imię i nazwisko, nazwa pracodawcy, numer telefonu, adres e-mail i inne dane do kontaktu) oraz informacji finansowych (informacje dotyczące płatności).

Ponadto wykorzystujemy dane dotyczące naszych dostawców, aby sprawdzić, czy istnieją ograniczenia uniemożliwiające wybór dostawcy z powodu konfliktu interesów lub braku niezależności audytu. Przed rozpoczęciem współpracy z nowym dostawcą oceniamy również niezależność audytu i weryfikujemy przeszłość dostawcy zgodnie z wymogami przewidzianymi przez prawo, obejmujące m.in. weryfikację pod kątem niekorzystnych informacji w mediach, łapownictwa i korupcji oraz innych przestępstw finansowych.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych naszych dostawców:

• Wykonanie umowy
• Przestrzeganie obowiązku prawnego lub regulacyjnego
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na zarządzaniu płatnościami i opłatami oraz odbiorze i odzyskiwaniu naszych należności
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na identyfikacji wszelkich konfliktów interesów lub trudności związanych z prawodawstwem w zakresie niezależnego prowadzenia działalności
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na ochronie EY przed nieumyślnym podejmowaniem czynności z wykorzystaniem środków pochodzących z działalności przestępczej lub udzielaniem pomocy w prowadzeniu jakichkolwiek innych działań, które są nieuczciwe lub niezgodne z prawem (takich jak terroryzm)

Infolinia EY ds. etyki umożliwia pracownikom i klientom EY oraz innym osobom spoza EY zgłoszenie w sposób poufny – anonimowo lub jawnie – działań obejmujących zachowania nieetyczne lub niezgodne z prawem, które stanowią naruszenie standardów zawodowych lub są sprzeczne z globalnym kodeksem postępowania EY. Zgłoszenia można przekazywać online lub telefonicznie za pośrednictwem infolinii.

Infolinia EY ds. etyki posiada własną politykę o prywatności i formularz zgody, w których opisane są praktyki stosowane przez EY w obszarze etyki. Zachęcamy osoby korzystające z infolinii EY ds. etyki do zapoznania się polityką prywatności i formularzem zgody.

W przypadku wizyt w biurach EY przetwarzamy dane osobowe gości w celu zapewnienia im określonych udogodnień (takich jak dostęp do naszych budynków i sal konferencyjnych lub Wi-Fi), kontroli dostępu do naszych budynków oraz ochrony naszych biur, personelu, towarów i informacji poufnych (na przykład poprzez wykorzystywanie kamer telewizji przemysłowej).

Gromadzone przez nas dane osobowe na ogół ograniczają się do imienia i nazwiska, danych do kontaktu, lokalizacji i godziny wejścia i wyjścia gościa z naszego biura.

Rejestry gości i identyfikatory dostępu
Wymagamy, aby osoby odwiedzające nasze biura logowały się w recepcji i przechowujemy ten rejestr odwiedzających przez krótki okres czasu. Odwiedzający nasze biura otrzymują tymczasową przepustkę dostępu do naszych biur. Nasze rejestry gości będą wykorzystywane do weryfikacji, czy identyfikatory dostępu zostały zwrócone, do zbadania incydentu związanego z bezpieczeństwem oraz do celów awaryjnych (na przykład w przypadku konieczności ewakuacji biura).

Wi-Fi
Monitorujemy i rejestrujemy ruch w naszych sieciach Wi-Fi. Dzięki temu możemy zobaczyć ograniczone informacje o zachowaniu sieciowym użytkownika, ale także zobaczyć przynajmniej adres źródłowy i docelowy, z którego i z którym łączy się użytkownik.

CCTV
EY korzysta z monitoringu CCTV tam, gdzie jest to dozwolone przez prawo. Obrazy z kamer CCTV są bezpiecznie przechowywane i dostępne tylko wtedy, gdy jest to konieczne (na przykład w celu zbadania incydentu). Wolno nam ujawniać obrazy z kamer CCTV organom ścigania. Będziemy również udostępniać obrazy z kamer CCTV naszym ubezpieczycielom w celu rozpatrzenia roszczenia ubezpieczeniowego w wyniku zdarzenia. Nagrania z kamer CCTV są zazwyczaj usuwane lub automatycznie nadpisywane po krótkim czasie, chyba że zostanie zidentyfikowany problem, który wymaga dalszego zbadania.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających biura EY:

• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na ochronie naszych biur, personelu, towarów i informacji poufnych
• Realizacja uzasadnionego interesu polegającego na zapobieganiu przestępstwom i ich wykrywaniu oraz ustaleniu, dochodzeniu i obronie roszczeń