Was zwei Familienunternehmen aus Cyberattacken gelernt haben

Vergangenen Sommer fuhr Bernd Edelmann mit seiner Familie von München nach Barcelona. Im Elektroauto. Dass dies klimaschonend und ohne Stranden im Nirgendwo gelungen ist, liegt auch an der Arbeit von IONITY – jenem Unternehmen, bei dem Edelmann als Chief Financial Officer (CFO) über die Geschäftszahlen wacht. 

IONITY wurde im November 2017 als Joint Venture der Automobilhersteller BMW Group, Ford Motor Company, Mercedes Benz AG und dem Volkswagen Konzern mit Audi und Porsche an den Start gebracht. Das Ziel: der Elektromobilität auf der Langstrecke in Europa zum Durchbruch zu verhelfen – durch ein Netzwerk an leistungsfähigen Schnellladestationen. Für das Joint Venture eine ehrgeizige Ambition, für die Unternehmen dahinter ein Generationenprojekt, an dem enorme Investitionen hängen. „Wir waren von Tag eins an kein normales Start-up“, sagt CFO Edelmann, der vor zwei Jahren zu IONITY geholt wurde. „Das fängt bei den Zahlen an, mit denen wir es zu tun haben, und mündet in hohen Ansprüchen an Geschwindigkeit, Rechenschaft, Transparenz, Qualität, Effizienz und Effektivität. Das haben die meisten jungen Unternehmen nicht in diesem Maße.“

Kein normales Start-up

Edelmann spürt die besondere Konstruktion des Unternehmens IONITY, spürt den Bedarf an Geschwindigkeit, auch in seinem Verantwortungsbereich. Normalerweise, erzählt er, würde die Registrierung von über 20 europäischen Niederlassungen und die Eröffnung von Geschäftskonten in verschiedenen Ländern schrittweise vonstattengehen. Bei IONITY geschah dies mehr oder weniger über Nacht. Spielraum für Fehler oder Nachlässigkeit gab es trotzdem nicht, denn IONITY unterliegt denselben steuerlichen und bilanziellen Verkehrsregeln wie jedes andere Unternehmen. In der regulatorischen Realität haben es IONITY und CFO Edelmann mit ca. 400 verschiedenen Berichts- und Compliance-Pflichten zu tun, die im Regelbetrieb erfüllt werden müssen. Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Transfer-Pricing-Dokumentationen, Meldungen nach der Außenwirtschaftsverordnung – normalerweise erledigen das gut besetze Finanz- und Controllingabteilungen.

Zwischen Leistung und Leichtigkeit

Diese kann und will Edelmann aber nicht aufbauen: „Wir müssten personell stark wachsen, um eine klassische Finanzfunktion aufzubauen, die das alles selbst macht. Hinzu kommt, dass wir in einem Umfeld arbeiten, das sich permanent verändert. Wir würden viel Zeit damit verbringen, überhaupt alle Veränderungen im Blick und uns auf dem aktuellen Stand zu halten. Klassische Organisationsstrukturen sind für uns schlicht zu langsam und zu unflexibel.“

Es ist ein Dilemma, das Edelmann mit vielen CFO-Kollegen teilt: Märkte und Regulierungen verändern sich rasant, neue Technologien erfordern Investments. Gleichzeitig wächst der Kostendruck auf Backoffice-Prozesse enorm. Fachpersonal ist heiß begehrt, teuer und zunehmend schwer zu binden. Ein Konflikt zwischen Leistung und Leichtigkeit, den IONITY mit Unterstützung von EY lösen wollte.

In einem ersten Arbeitsschritt half ein kleines EY-Team IONITY vor Ort dabei, initiale Prozesse aufzusetzen und die Finanzabteilung einzurichten – ein Prozess, der ungefähr ein Jahr dauerte. Danach ging die Implementierung der Basisprozesse in den Regelbetrieb über. Im Herbst 2018 lief der Finanzbetrieb nahezu komplett als sogenannter Managed Service, der an das internationale Netzwerk von EY ausgelagert ist.

In allen relevanten Themenfeldern wie Accounting, internes und externes Reporting, Steuer-Compliance, Transfer Pricing oder Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmern sich globale Prozessverantwortliche von EY um die anfallenden Aufgaben mit Unterstützung lokaler EY-Offices, die sich in den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen am besten auskennen. Je nach Anforderungen arbeiten im agilen Aufbau bis zu 60 EY-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter in über 20 Ländern für IONITY, die sich grenzübergreifend kontinuierlich austauschen.

Länder- und kompetenzübergreifendes Arbeiten

Das Service Management Office (SMO) als zentrale Koordinationsstelle in Deutschland behält alle Aktivitäten im Blick, bindet EY-Kompetenzzentren wie das EMEIA Tax Center ein, vermittelt Fachleute für Detailfragen an IONITY und verteilt Accounting-Tätigkeiten im Nearshore-Netzwerk. Das SMO sorgt dafür, neue Kollegen und Kolleginnen einzuarbeiten und Leistungsbereiche von EY miteinander zu verbinden. Fortschritte, Kritik und Anpassungen an Abläufen werden dann mit Bernd Edelmanns Kernteam bei IONITY besprochen. So können die stabilen Zustände des Regelbetriebs immer wieder weiterentwickelt und Störungen abgestellt werden.

Für Carsten Rieger, Partner bei EY und Leiter des Finance-as-a-Service-Engagements für IONITY, geht es darum, den Kunden von der Komplexität der Lösung nichts merken zu lassen: „Unser Angebot im Bereich Finance Operations zeichnet sich für IONITY dadurch aus, dass wir durch zentrale Koordination und Technologie in der Lage sind, eine unglaubliche Vielfalt an Unterstützungsleistungen in ein effizientes Leistungsbündel zu überführen. Für das Team von IONITY heißt das: Sie sprechen nicht mit möglichst vielen, sondern mit möglichst wenigen Ansprechpartnern.“

Leistungen bündeln, skalieren, automatisieren

Verantwortung aus der Hand zu geben bedeutet die Vorgehensweise für CFO Edelmann aber nicht: „Ich würde niemals die Hoheit über unsere Berichtspflichten und finanziellen Statements abgeben. Ich kann aber sehr wohl mit einem Partner wie EY ein flexibles, partnerschaftliches und leistungsfähiges System pflegen, das fachlich und methodisch immer auf dem aktuellen Stand ist. Für unsere besondere Situation als Joint Venture in einem schnelllebigen Umfeld ist das eine gute Lösung“, sagt Edelmann.

Eine Lösung, die zwar auf technischen Faktoren wie Zentralisierung, Standardisierung und Automatisierung basiert, ohne den Faktor Mensch aber nicht funktionieren würde.

Ein möglichst großer Wirkungsgrad durch klugen Ressourceneinsatz und Mut, neue Richtungen einzuschlagen – das sind Grundsätze, die sich die Finanzfunktion von IONITY mit der großen gesellschaftlichen Initiative Elektromobilität teilt. Fakt ist: CFO Edelmann führt seine Finanzabteilung momentan mit nur wenigen Angestellten in Vollzeit – bei voller Erfüllung von Berichts- und Bilanzierungspflichten in allen Ländern, in denen IONITY die Mobilität von morgen auf die Straße bringt.

Für Rieger von EY ist die Arbeit richtungsweisend: „CFOs und ihre Teams wollen sich aufs Wesentliche konzentrieren. Und das ist nun einmal nicht Administration. Für unser breit aufgestelltes EY-Netzwerk lässt sich komplexe Detailarbeit heutzutage gut skalieren. Davon profitieren Kunden wie IONITY, die ohnehin schon digital aufgestellt sind und nach schlanken Strukturen suchen.“

Mehr als Reaktion auf Kostendruck

Dass Managed-Service-Ansätze im Bereich Finance Operations für Joint Ventures, Start-ups oder Carve-outs immer attraktiver werden, liegt nicht nur am Bedarf, kurzfristig handlungsfähig zu sein, sondern auch an den Möglichkeiten, Finanzprozesse durch Robotic Process Automation (RPA) und künstliche Intelligenz zu automatisieren. Für CFO Edelmann ist das Aufhebeln von Technologie aber Einstellungssache, nicht bloße Antwort auf Kostendruck: „Wir tragen mit unserer Arbeit dazu bei, die Mobilität von morgen zu schaffen. Das können wir nicht mit Methoden von gestern tun. Digitalität zu leben ist wichtig, aber am Ende müssen die Menschen bei EY immer noch ans Telefon gehen und auch mit kritischen Situationen konstruktiv umgehen. Für mich lebt die Zusammenarbeit mit EY stark vom persönlichen Kontakt. Das lässt sich nicht alles mit Dashboards und Robotern regeln“, so Edelmann.

Motivation lässt sich nicht digitalisieren

Dass es in der technisch und prozessual anmutenden Managementdisziplin Managed Services auch in Zukunft noch immer um Menschen gehen wird, unterschreibt auch EY-Partner Rieger: „Der entscheidende Faktor sind nicht die Abläufe, die verändern sich ohnehin ständig. Was man nicht digitalisieren kann, ist die Motivation der Menschen, die am Werk sind. IONITY geht es um Schnelligkeit. Wären wir da nicht proaktiv, motiviert und kurzfristig responsiv, wären alle Tools und Finance Use Cases kaum etwas wert.“

Für Edelmann und sein Team jedenfalls bringt das Zusammenspiel von Mensch und Maschine eine spürbare Entlastung vom administrativen Aufwand, den eine Finanz- und Steuerabteilung bewältigen muss. Da lässt es sich auch in den freien Tagen viel entspannter durch Europa reisen. Am besten natürlich mit dem Elektroauto.