Next Stop: Biodiversity – Warum sie zur Unternehmensstrategie gehört

Mobilitätsbedürftige Großstädter wollen vor allem eines: Schnell von A nach B kommen, egal wie und womit – das wurde zumindest lange Zeit angenommen. 

Die Popularität des europaweit größten stationsunabhängigen Carsharing-Anbieters SHARE NOW erklärt sich jedoch nicht ohne das Hinzufügen zweier Zutaten zum Erfolgsrezept: hochwertige Autos im Fuhrpark und bedingungslose Einfachheit. 

Bei SHARE NOW steht ein Fuhrpark mit attraktiven Modellen bereit – und das ohne große Verwaltungsakte. Der Weg von „Ui, jetzt aber los!“ bis ans Steuer eines Fahrzeugs von SHARE NOW ist bewusst auf maximale Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit ausgelegt: Handy raus, Führerschein validieren, Fahrzeug finden, einsteigen, anschnallen, losfahren. Bezahlt wird bei Ankunft mit dem Smartphone. 

SHARE NOW: Jahre der Transformation

Was die Menschen hinter dem Steuer nicht mitbekommen, sind die komplexen technischen Prozesse hinter ihrer User Journey: Immer, wenn sie ein Fahrzeug buchen, Fahrten bezahlen oder Abonnements abschließen, setzen sie technologisch hoch anspruchsvolle Prozesse in Gang, die das Team um Stefan Glebke, Chief Financial Officer (CFO) von SHARE NOW, über Jahre aufgebaut und verfeinert hat.

„Für unsere Kundinnen und Kunden soll unser Service vor allem eines sein: einfach. Der Aufbau und der Betrieb unserer Finanzorganisation waren und sind dies beileibe nicht. Wir hatten für ein junges Unternehmen unserer Art typische, aber auch ganz eigene Herausforderungen zu meistern und laufen heute mit einem eigenständigen, konsolidierten Finanzsystem auf dem neuesten SAP-S/4 HANA-Standard. Ein Team von EY hat uns auf diesem Weg begleitet“, sagt CFO Glebke. 

Fakt ist: Hinter der Finanzorganisation von SHARE NOW liegen Jahre der Transformation. Jahre, an deren Anfang eine Hochzeit stand.

Am Anfang stand die bisher größte Carsharing-Hochzeit der Welt

Die Geschichte von SHARE NOW begann 2019, als die bereits existierenden Carsharing-Anbieter car2go und DriveNow fortan gemeinsam als SHARE NOW an den Start gingen. Während die Carsharing-Hochzeit das Geschäft des Autoausleihens weiter boomen ließ, mangelte es in der jungen Ehe in Sachen finanzielle Systemlandschaft, buchhalterische Abläufe und vereinheitlichtes Berichtswesen allerdings noch an Harmonie und Eintracht.  

„Wenn bereits am Markt tätige Firmen zusammengehen, treffen zwangsläufig Prozesswelten aufeinander. Für Finanzprozesse wie Buchungssachverhalte, Kontenpläne oder Berichtswesen gibt es dann ad hoc erst einmal keine systemische, automatisierte Lösung, um Synchronität herzustellen, sprich die Buchhaltung zu konsolidieren“, sagt Jos Töller, Partner bei EY, der das Projekt bei SHARE NOW geleitet hat. 

Gesucht: eine konsolidierte, leistungsfähige ERP-Lösung

CFO Glebke bat das EY-Team um Vorschläge, wie ein sogenanntes ERP-System (Enterprise Resource Planning) implementiert werden könnte, das alle Einzelteile des komplexen SHARE-NOW-Organigramms in einer technisch leistungsfähigen Lösung und einem konsolidierten Konzernberichtwesen, dem Group Reporting, vereint.

„SHARE NOW wollte die Konsolidierung und Einführung eines neuen ERP-Systems direkt beim Zusammenschluss angehen – gleichzeitig. Das machen nicht viele Unternehmen so, oft wird erst mal abgewartet, wie die neue Organisation zusammenfindet. Das war ein besonderer Anspruch an das Projekt und die dahinter liegende Organisation“, erzählt Projektleiter und EY-Partner Töller. 

Es war eine ambitionierte Agenda, die CFO Glebke der hauseigenen Transformation verordnete. Ging es doch nicht nur um car2go und DriveNow in Deutschland, sondern um insgesamt 21 Ländergesellschaften und deren Kontenpläne, verteilt auf 14 Länder. 

„Wir wollten es gleich von Anfang an richtig machen. Wir suchten eine intelligente Systemlösung, die uns schnell und effizient aufstellt, gleichzeitig aber flexibel und agil genug bleibt, um mit unserem dynamischen Geschäft mitzuwachsen. Uns war klar, dass sich dieser Anspruch durch Abwarten und Beobachten nicht ändern würde“, sagt Glebke.

Ähnlich wie die Nutzer von Carsharing-Angeboten zwischen verschiedenen Fahrzeugfabrikaten wählen können, stehen Finanzorganisationen unterschiedliche Anbieter von ERP-Systemen zur Auswahl. Auf einer Analyse der Ansprüche und strategischen Ziele aufbauend entschied sich SHARE NOW für das neueste ERP-Modell aus dem Hause SAP: SAP S/4HANA. 

Die eigentliche Arbeit bestand dann darin, die zur Verfügung stehenden technologischen Möglichkeiten bestmöglich und individuell auf die Situation bei SHARE NOW auszurichten. Eine Detailarbeit, für die businesskritische Vorgänge komplett auseinander- und dann in einem schlankeren, schlaueren Gewand wieder zusammengepuzzelt werden mussten. Eine Arbeit, die in der Welt von SAP in sogenannten Templates stattfindet. 

„Wenn die Finanzabteilung eines Unternehmens ein Auto wäre, dann ist das Core Template so etwas wie der Konstruktionsplan. Hier steht drin, was wie gemacht wird. In einem Core Template werden in der SAP-Welt einheitliche Datenstrukturen und Abläufe von Prozessen oder Funktionen festgehalten. Das Template-Design haben wir auch für SHARE NOW übernommen“, sagt Benjamin Epple, Director bei EY und im SHARE-NOW-Projekt für die einzelnen Arbeitspakete verantwortlich.

Template-Design und Rollout in drei Workstreams

„SHARE NOW war es wichtig, im neuen, globalen Core Template vor allem Prozessstandards über Länder- und Entitätsgrenzen hinweg zu definieren, global anwendbare Datenstrukturen etwa. Dadurch sollte der monatliche Abschluss nicht mehr mühsam zusammengetragen, sondern automatisiert auf Knopfdruck verfügbar sein. Hinzu kamen geschäftsfeldspezifische Anforderungen oder regionale Besonderheiten wie zum Beispiel steuerrechtliche Spezifika“, erzählt Epple. 

In mehreren Workstreams arbeitete ein EY-Team insgesamt rund 18 Monate am Design und der ersten Rollout-Welle des neuen Core Template – und damit der neuen, konsolidierten Finanzarchitektur von SHARE NOW. Dabei ging der Carsharing-Marktführer in mehreren Wellen vor und integrierte seine Gesellschaften nach und nach ins neue System – bis Ende 2021. 

1. Record to Report (R2R)

Record to Report umfasst jene Prozesskette im Finanz- und Rechnungswesen, die Geschäftsprozesse sammelt, verarbeitet und schließlich in der Buchhaltung berichtsfähig macht – also alles das, was permanent zwischen allen Konten von SHARE NOW und der regelmäßigen Berichterstattung zur finanziellen Performance sowie der Bilanzierung passiert. Dazu gehört beispielsweise auch die wichtige Erstellung des Konzernabschlusses.

2. Order to Cash (02C)

Das Arbeitspaket Order to Cash deckt alle Prozesse ab, die zur Rechnungslegung notwendig sind –  also alle Vorgänge vom Auftrags- bis zum Zahlungseingang. Auch hier musste das Team vereinheitlichende Routinen im ganzen SHARE-NOW-Kosmos finden und definieren, zum Beispiel wenn es um die Organisation von Forderungen, Mahnungen, Ratenplänen oder das Sperren von Benutzerkonten säumiger Fahrer ging. Vor allem in diesem Bereich konnten zahlreiche Potenziale dafür identifiziert werden, Prozesse zu automatisieren und damit die Geschwindigkeit zu erhöhen – bei der Bearbeitung von Rechnungen und der Automatisierung der Zahlungen der Kunden etwa oder bei der Vereinfachung von Vorgängen, die sich im laufenden Betrieb zahllos wiederholen. Das Ziel: Die Millionen von Einzelfahrten vollständig automatisiert ins SAP-System überführen, ohne manuelle Schnittstellen.

3. Purchase to Pay (P2P)

Purchase to Pay bezieht sich auf Geschäftsprozesse, die Aktivitäten zum Anfordern, Kaufen, Empfangen, Bezahlen und Abrechnen von Waren und Dienstleistungen abdecken. Für SHARE NOW arbeitete das EY-Team vor allem daran, eine Kataloganbindung für IT und Büromaterialien herzustellen, Schnittstellen für weitere SAP-Anwendungen zu designen und Stammdaten von Lieferanten zu migrieren.

Kernaufgabe: ein konsolidiertes Group Reporting 

„Uns war wichtig, nicht nur den neuesten ERP-Systemstandard zu nutzen, sondern darüber hinaus Module aufzusetzen, die unsere Finanzfunktion noch schneller, besser, effektiver, datengetriebener und intelligenter machen. Die im Projektverlauf erarbeitete und ausgerollte Group-Reporting-Lösung ermöglicht uns nun nicht nur schnellere Finanz- und Konzernabschlüsse, sondern hilft uns auch dabei, aus Finanzdaten strategische Schlüsse zu ziehen. Technologie muss heute nicht nur Pflichten erfüllen, sondern auch Wert schaffen“, sagt CFO Glebke. 

Um den für SHARE NOW wichtigen Aspekt eines umfassenden, konsolidierten Konzernberichtswesens umzusetzen, griff das Team auf die in Teilen vorgefertigte Lösung „SAP Group Reporting“ zurück, eine Art Zusatzmodul, das verschiedene Datenmodelle und Abschlussprozesse in einem System zusammenbringt. Separat nebeneinander existierende Prozesse sind so nicht mehr nötig, komplexe Systemlandschaften können deutlich verschlankt werden. 

Die komplexe Systemlandschaft verschlanken 

„SAP stellte hier eine Lösungsschablone bereit, die wie für SHARE NOW gemacht war“, sagt Alexandra Föhner, die das Teilprojekt „Konsolidierung und Group Reporting“ geleitet hat. „Die unmittelbar zum Zusammenschluss genutzten Excel-Notlösungen zur Konsolidierung der Kontenpläne kamen bereits an ihre Grenzen, die pünktliche Lieferung der monatlichen Abschlüsse war gefährdet. Wir mussten also zwei Dinge tun: kurzfristig ein ‚Fast Close‘ ermöglichen und gleichzeitig die Group-Reporting-Komplettlösung aufbauen.“ 

Die besondere Schwierigkeit dabei: die zu diesem Zeitpunkt im SHARE-NOW-Kosmos existierenden Systeme und Prozesse zusammenführen. Schließlich können verschiedene Arten von Finanzdaten in unterschiedlichen Formaten nicht einfach zusammengeworfen und dann gemeinsam behandelt werden. Alles zusammenzubringen erfordert entweder nächtelanges Tippen und Basteln oder, wie im Fall von SHARE NOW, eine technologische Abkürzung.

Im Einsatz: die SAP Group Reporting Solution 

Auf der Technologiegrundlage von SAP entwickelte das EY-Team ein Software-Tool zum Kartografieren aller Finanzdaten der operativen Vorsysteme. Mit diesem „Mapping Tool“ konnten dann alle bestehenden Daten automatisiert in die neue, harmonisierte Struktur der Kontenpläne des neuen Aufbaus übertragen werden. 

Das Prinzip: Die gemappten Daten wurden nun zur Validierung und zum Abgleich mit bereits erfolgten Abschlüssen direkt ins neue Konzernsystem übertragen und mussten nicht doppelt bearbeitet werden. „Parallel dazu wurden dann die ersten Gesellschaften aus den alten Systemen migriert, und sobald eine Gesellschaft den Monatsabschluss über das neue System gemeldet hatte, wurden die migrierten Daten mit den Daten aus dem Vorsystem zusammengebracht. Wenn diese zueinander gepasst haben, war die Migration im Konzernsystem bereits erfolgt. Immer weniger Gesellschaften mussten dann über das Mapping ihre Datenanlieferung durchführen“, beschreibt Alexandra Föhner die für SHARE NOW eingesetzte Abkürzung.

Nach bereits neun Monaten stand die Group-Reporting-Lösung

Nach insgesamt neun Monaten war das Projekt „Konsolidierung und Group Reporting“ samt Mapping-Lösung und Übernahme der Altdaten abgeschlossen. Das Gesamtsystem folgte inklusive Mitarbeiterschulungen und Tests im Juni/Juli 2020 mit dem Go-live der ersten auf das S/4HANA-System migrierten Gesellschaften. Im Gesamtpaket ist ein neues, zentrales betriebswirtschaftliches Nervensystem für ein Unternehmen entstanden, für das es vor allem eine Konstante gibt: die Veränderung.

Die Feinarbeiten an der mehrjährigen Finanztransformation von SHARE NOW werden auch nach Abschluss der Kernprojekte weitergehen. Heute aber hat CFO Glebke mit seinem Team das geschaffen, was noch vor wenigen Jahren als „Zukunft der Finanzfunktion“ in einschlägigen Fachmagazinen skizziert wurde: ein unabhängiges, hochleistungsfähiges und vor allem über alle Ländergesellschaften hinweg harmonisiertes Finanzsystem, das nicht nur schnell und automatisiert Daten darbringt, sondern auch strategische Entscheidungen auf eine solide Datenbasis stellt. 

Für die finanzielle Führung und Steuerung von SHARE NOW ist eine buchhalterische Wahrheitsquelle – eine „Single Source of Truth“ – entstanden, auf deren Basis gradliniger und präziser gearbeitet werden kann. Mit dem „Universal Journal“ steht eine einheitliche Entscheidungsbasis zur Verfügung. 

Hinzu kommen eindeutig messbare Effizienz- und Geschwindigkeitsvorteile durch Automatisierung und Vereinfachung. Buchungsplattformen können sich nun in Echtzeit austauschen und Vorgänge wie Kundenzahlungen oder Forderungen werden hoch automatisiert verarbeitet.

Aggregierte Daten: Instrument der Wahrheitsfindung 

Die Finanzorganisation von SHARE NOW kann durch das neue System auch Wertdifferenzen und Unklarheiten schneller und effektiver aufklären. „SHARE NOW kann heute im Group Reporting bis hinunter auf die Einzelbelegebene gehen und Geschäftsprozesse im Detail nachverfolgen – ein finanzieller Fahrtenschreiber. Diesen Schritt gehen bisher vergleichsweise wenige Unternehmen, die Vorteile liegen aber auf der Hand: Details helfen bei der Effizienz, aggregierte Daten können für strategische Impulse genutzt werden“, sagt EY-Senior-Managerin Alexandra Föhner. 

Auch CFO Glebke sieht den Mehrwert der Transformation in Geschwindigkeit und Präzision, aber auch in einer neuen Analysequalität, die nun zur Verfügung steht: „In unserem neuen Aufbau sind Abstimmungsprozesse sehr viel einfacher, transparenter und schlanker. Abschlüsse liegen extrem schnell vor. Dadurch, dass Einzel- und Gruppenabschluss auf dem gleichen Datenmodell basieren, steht uns eine sehr viel bessere Datenqualität zur Verfügung – in unserem Geschäft ein Wettbewerbsfaktor“, erläutert Glebke. 

Zukunftsperspektiven statt Erbsenzählen 

Denn wer die Finanzdaten beherrscht, so Glebke, kann aus deren Analyse auch weitreichendere Auswirkungen auf das Unternehmen erkennen, schneller Kursänderungen einleiten und Zukunftsperspektiven aufzeigen. „Auch das ist heute CFO-Aufgabe! Mit dem Einzug transformativer Technologie in die Finanzfunktion endet auch die Ära der Erbsenzähler. Statt eines Oberaufsehers wird der CFO als strategischer Entscheider gefordert sein. Statt in die Vergangenheit zu blicken, stehen die zukünftigen Entwicklungen des Unternehmens im Vordergrund. Technologie kann genau dabei helfen“, meint Glebke. 

Projektleiter Jos Töller ergänzt zum Wert der neu aufgebauten Systemlösung in Sachen Flexibilität und Agilität: „Das aufgebaute Template ist bewusst skalier- und erweiterbar. Der Carsharing-Markt verändert sich stetig, neue Services, Länder und Pricing-Modelle kommen hinzu, andere fallen weg; rein vom System her hat SHARE NOW nun ein Finanzwesen, das mit der Dynamik des eigenen Geschäfts mithalten kann.“

Ein System, das mit der Dynamik des eigenen Geschäfts mithalten kann

SHARE NOW, so Töller, ist ein Modellfall dafür, wie nicht nur Joint Ventures beziehungsweise „Mobility Verticals“ ihren Konstruktionskonflikt zwischen Herkunft und Auftrag überwinden können. Schließlich müsse schnell gesteuert und flexibel geplant, aber auch verlässlich an die eigenen Teilhaber zurückberichtet werden. 

„Das kann in der Breite nur die aktuelle Generation von ERP-Systemen leisten, wie wir sie für SHARE NOW implementieren durften. SHARE NOW ist mit der Aufstellung seiner Finanzfunktion mutig und entschieden vorgegangen und erntet über das Reporting hinaus zahlreiche Effizienz- und Qualitätsvorteile im laufenden Betrieb“, sagt Töller.  

Ein echter Wettbewerbsvorteil im schnelllebigen Carsharing-Geschäft.