GIIF – obowiązki instytucji obowiązanych w zakresie monitorowania transakcji

22 czerwca 2021 roku GIIF opublikował Komunikat nr 31 w sprawie działań podejmowanych przez instytucje obowiązane w przypadku realizacji przez klienta transakcji niezgodnych z wiedzą tej instytucji o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności [1].

Jak zaznaczono we wstępie komunikatu, jednym z zadań Generalnego Inspektora Informacji Finansowej wynikającym z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML) jest udostępnianie wiedzy i informacji z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

GIIF przypomina obowiązki spoczywające na instytucjach obowiązanych w obszarze monitorowania transakcji:

1. Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem;
2. Prowadzenie bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji;
3. W przypadku zidentyfikowania transakcji posiadających cechy określone w ustawie AML (m.in. transakcji wydających się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego) - podejmowanie działań w celu wyjaśnienia okoliczności, w jakich przeprowadzono te transakcje, oraz, w przypadku transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych, zintensyfikowanie bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klienta.
   
   

GIIF podał dwa przykłady nieprawidłowego wykonywania ww. obowiązków:

1. Na rachunek osoby fizycznej deklarującej wpływy z tytułu wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę, po kilku miesiącach od założenia rachunku, wpływa kwota kilkunastokrotnie wyższa od wcześniejszych zasileń.
2. Nowo założono spółka, która przez kilka miesięcy od założenia rachunku nie otrzymywała wpływów, otrzymuje kilka przelewów o wartości przekraczającej milion złotych.
   
   

GIIF zauważa, że w jednej i drugiej sytuacji wystąpiły okoliczności wskazujące na charakter transakcji niezgodny z wiedzą jaką instytucja obowiązana posiadała o kliencie. W obu przypadkach instytucja obowiązana nie podjęła jednak żadnych działań w związku z przeprowadzeniem takich transakcji, w szczególności nie starała się ustalić źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta.

Jak w praktyce powinno wyglądać wypełnianie obowiązków przez instytucje obowiązane

Na podstawie komunikatu można wskazać działania, które muszą być wykonane w trakcie nawiązywania relacji biznesowych z klientem, jak i później, podczas trwania stosunków gospodarczych:

Instytucja obowiązana musi ustalić profil klienta, który będzie później wykorzystywany do monitorowania jego transakcji, w szczególności poprzez uzyskanie informacji:

• jaka będzie wartość otrzymywanych i wysyłanych środków?
  
• jaka będzie częstotliwość operacji na rachunku?
• jakiego rodzaju transakcje będą przeprowadzane przez klienta?
• jaki będzie przedmiot transakcji, biorąc pod uwagę zawód/rodzaj działalności gospodarczej klienta?
• jaki będzie kraj/kierunek transakcji? 

Podczas trwania stosunków gospodarczych instytucja obowiązana ma obowiązek monitorowania czy przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą tej instytucji o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem. Ma też podejmować odpowiednie działania w przypadkach zidentyfikowania niezgodności.

Należy zatem podkreślić, że uzyskiwanie w trakcie nawiązywania relacji ww. informacji na temat transakcji klienta nie ma charakteru zbędnego formalizmu, ale musi być realnie wykorzystywane do monitorowania jego transakcji i identyfikowania nieprawidłowości. GIIF w komunikacie podaje przykład klienta, który przy otwieraniu rachunku zadeklarował wpływy z tytułu wynagrodzenia za pracę, ale transakcje wskazują na prowadzenie działalności gospodarczej. W ocenie GIIF, w tej sytuacji doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunku gospodarczego, co wymaga natychmiastowego zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym aktualizacji dokumentów i danych.

GIIF wskazuje również: „(…)instytucja obowiązana powinna znać i rozumieć uzasadnienie gospodarcze dokonywanych przez klienta transakcji”, a tym samym nie może akceptować takich wyjaśnień klienta, które nie pozwalają na faktyczne zrozumienie jego aktywności.

Kontrola instytucji obowiązanych

GIIF w ostatniej części komunikatu zwraca uwagę, że:

1. Realizowanie transakcji, które nie są zgodne z informacjami jakie instytucja obowiązana posiada na temat klienta,
2. Brak podjęcia działań w przypadku przeprowadzania przez klienta transakcji posiadających cechy określone w ustawie AML (m.in. transakcji wydających się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego),
3. Brak posiadania przez instytucje obowiązane informacji, które powinny służyć do bieżącego monitorowania transakcji (m.in. na temat wartości transferowanych środków),

może być uznane przez kontrolerów za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy AML.