Jak systemy do monitoringu pracowników mogą wesprzeć oficerów compliance?

W pandemii duża część pracowników zamiast przychodzić codziennie do biur zaczęła pracować zdalnie. Wielu szefów nadal chciało mieć na oku swoich podwładnych i wprowadziło systemy monitoringu. Okazuje się jednak, że tego typu rozwiązania mogą paradoksalnie zwiększać skłonność pracowników do naginania obowiązujących zasad. Rodzi się również pytanie o to w jakim stopniu tego typu rozwiązania mogą wspierać oficerów compliance? 

Na początku pandemii zaobserwowano kolosalny wzrost zainteresowania różnymi systemami monitoringu. Globalne zapotrzebowanie na oprogramowanie do monitorowania pracowników wzrosło w kwietniu 2020 roku dwukrotnie. Zdecydowana większość tego typu narzędzi nastawiona jest na sprawdzanie wydajności, produktywności i zapobieganie łamaniu zasad. [1]

Pięciu profesorów biznesu z różnych uniwersytetów: Chase Thiel, Julena M. Bonner, John Bush, David Welsh i Niharika Garud przeprowadziło badania mające wykazać, jak monitoring wpływa na pracowników. W pierwszym etapie wzięło udział 100 pracowników z całych Stanów Zjednoczonych. Część z nich była monitorowana w pracy a część nie. Ankiety wykazały, że wśród monitorowanych pracowników częściej zdarzają się przypadki łamania zasad: kradzieże, niszczenie mienia, celowe lekceważenie instrukcji, powolne wykonywanie zadań. Ankieta ta wykazała jednak tylko korelację między monitoringiem i niepożądanymi zachowaniami, ale nie związek przyczynowo skutkowy.

 

W drugim etapie badania 200 pracowników z USA poproszono o wykonanie szeregu zadań. Połowie powiedziano, że będą pracować pod nadzorem elektronicznym. Badacze dali wszystkim uczestnikom możliwość oszukiwania. Okazało się, że ci którzy wiedzieli o monitoringu oszukiwali częściej niż ci którzy myśleli, że nie są śledzeni.

 

Autorzy badania tłumaczą, że ludzie są motywowani nie tylko przez czynniki zewnętrzne jak groźba kary czy obietnica nagrody, ale też przez wewnętrzny kompas moralny. I pracodawcy w wielu przypadkach muszą brać pod uwagę przede wszystkim ten drugi czynnik. Badania wykazały, że monitorowani pracownicy podświadomie czują się mniej odpowiedzialni za swoje postępowanie. Są więc bardziej skłonni do zachowań niepożądanych. Ankieta wśród badanych wykazała, że pracownicy monitorowani uważali, że za ich zachowanie odpowiedzialna jest osoba nadzorująca. Byli bardziej skłonni do działania wbrew własnym standardom. Ci niemonitorowani brali odpowiedzialność za swoje działania.

 

Negatywne skutki monitorowania można zredukować, jeśli pracownicy będą czuli, że są traktowani sprawiedliwie oraz odczują w mniejszym stopniu spadek sprawczości.  Zmniejszy to prawdopodobieństwo, że stracą poczucie odpowiedzialności moralnej za swoje działania.

 

Jak zrealizować to podejście w praktyce? Badacze proponują na przykład wdrażanie monitoringu w porozumieniu z pracownikami, tak żeby mieli świadomość co będzie monitorowane, a co nie. Pracodawca musi się potem trzymać tych granic. Należy też dać pracownikom dostęp do ich własnych danych z monitoringu i do zagregowanych, anonimowych danych ich zespołu. Dane z monitoringu powinny być następnie wykorzystywane na korzyść pracowników, na przykład do opracowywania propozycji rozwoju zawodowego. Jak wykazały badania, już samo wyjaśnienie zakresu i celu monitoringu może zwiększyć poziom akceptacji do około 70%.

 

Najważniejsze jest przekonanie pracowników, że są traktowani sprawiedliwie a monitoring służy ich dobru a nie karaniu. Wszystkie z tych zadań wymagają odbycia rozmów, których nie przeprowadzi żaden system do monitoringu. Do tego niezbędny jest oficer compliance.

Zobacz również

Dyrektywa o ochronie sygnalistów, a postępowania wyjaśniające

Jednym z nowych obowiązków nakładanych przez dyrektywę o ochronie sygnalistów jest konieczność prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Sednem tego zagadnienia, a jednocześnie kluczowym wyzwaniem dla spółek i organów zarządczych będzie kwestia wykazania, że przy podejmowaniu działań następczych dochowano należytej staranności. W przeciwnym razie spółka może narażać się na negatywne konsekwencje.

Trzy linie obrony - kto jest odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem?

Model trzech linii obrony, do którego odwołują się m.in. Dobre praktyki spółek notowanych na GPW, wskazuje, że za zarządzanie ryzykiem odpowiedzialni są (w różnym stopniu i zakresie): pracownicy operacyjni jako właściciele ryzyk, ich przełożeni, czyli menedżerowie ryzyk, którzy stoją na drugiej linii obrony oraz audyt wewnętrzny będący trzecią linią obrony, który podobnie jak w przypadku pozostałych procesów pełni funkcję stricte kontrolną.

Ochrona sygnalistów przed odwetem

Najistotniejszym celem dyrektywy o ochronie sygnalistów, jest uniemożliwienie stosowania działań odetowych wobec sygnalisty zgłaszającego przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej.

Polska ustawa sankcyjna

16 kwietnia 2022 r. weszła w życie polska ustawa sankcyjna. Dotyczy szczególnych rozwiązaniań w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Jakie zmiany wprowadza?

Sankcje gospodarcze nałożone na Rosję z perspektywy polskich przedsiębiorstw. Co zmienia zakaz eksportu do Rosji?

UE, USA i Wielka Brytania wprowadzają kolejne pakiety sankcje gospodarcze nałożone na Rosję., m.in. zakaz eksportu do Rosji i Białorusi. W konsekwencji zostały wprowadzone sankcje odwetowe Rosji. Co to oznacza dla polskich przedsiębiorców?

Ryzyko sankcyjne. Co oznaczają sankcje gospodarcze dla przedsiębiorców?

Jak działają sankcje gospodarcze? Co to są listy sankcyjne i ryzyko sankcyjne? Sprawdź, jak wprowadzane sankcje wpływają na prowadzenie biznesu i jak bronić się przed ryzykiem sankcyjnym?

Klapki na oczach czy szerokie horyzonty?

Światowe Badanie Uczciwości w Biznesie 2022 ukazuje jak usprawnienie ładu korporacyjnego może zwiększyć uczciwość biznesu

Czas na ochronę sygnalistów - badanie EY

W przeddzień wejścia w życie Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów* zapytaliśmy polskie spółki, które od 17 grudnia 2021 r. będą podlegały jej wymogom, o ich stopień gotowości oraz wyzwania, z którymi się zmagają. Wyniki naszego badania zbiegają się w czasie z zamieszczeniem w wykazie prac legislacyjnych polskiego projektu** ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, którego przyjęcie planowane jest w IV kwartale 2021r.

Jak skuteczna struktura sygnalizowania o możliwych naruszeniach może pomóc w tworzeniu trwałej wartości?

Skuteczne systemy sygnalizowania możliwych naruszeń są istotne nie tylko z punktu widzenia prawa i etyki, ale także pomagają firmom zyskać przewagę konkurencyjną. Dowiedz się więcej.

Zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie: wzmocnienie roli przedsiębiorstw, biegłych rewidentów i organów regulacyjnych

Dowiedz się, dlaczego konieczne jest ponowne zbadanie, w jaki sposób tradycyjne procedury kontroli podchodzą do ryzyka nadużyć finansowych.


    Kontakt

    Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.