Ustawa o sygnalistach. Czy wprowadzi obowiązek rozpatrywania zgłoszeń anonimowych?

Prace nad ustawą o sygnalistach nabierają tempa. Datowany na 8 stycznia br. nowy projekt ustawy [1] doczekał się uwag zgłoszonych przez m.in. Rzecznika Praw Obywatelskich, UOKiK i poszczególne ministerstwa. Niestety, większość z nich zwraca uwagę na niedociągnięcia w samym projekcie i jego założeniach. Szczególną uwagę przykuwają uwagi dotyczące zgłoszeń wewnętrznych oraz anonimowych. W poniższym artykule przyjrzymy się im bliżej.  

Z perspektywy sygnalisty i przedsiębiorcy należy wyróżnić dwie szczególnie istotne propozycje zmian zgłoszone w ramach opiniowania projektu ustawy. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (dalej „MFiPR”) wnioskuje o obligatoryjne rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych, a także zwraca uwagę na regulacje dotyczące preferencji dla zgłoszeń wewnętrznych [2].
 

Zgłoszenia wewnętrzne, a zgłoszenia zewnętrzne
 

W  Serwisie Audytorów Śledczych EY Polska publikowaliśmy podsumowanie raportu „Report to the Nations” autorstwa ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) [3]. Zgodnie z raportem oszustwa na szkodę firm w naszym regionie były najczęściej wykrywane dzięki zgłoszeniu nieprawidłowości. W ten sposób firmy wykryły oszustwo w 51% przypadków. Aż 45% zgłoszeń pochodziło od pracowników, na kolejnych miejscach były zgłoszenia od klientów - 26% oraz od kontrahentów - 11%.
 

Również MFiPR odniosło się do kwestii zgłoszeń wewnętrznych powołując się na art. 7 ust 2 dyrektywy, zgodnie z którym „państwa członkowskie zachęcają do zgłaszania za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń przed dokonaniem zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń (…)”. Ministerstwo podkreśla, iż zgłaszanie wewnętrzne nieprawidłowości powinno być preferowanym sposobem postępowania, umożliwiając szybkie działania korygujące. Zgłoszenia zewnętrzne powinny ograniczać się do specjalnych sytuacji, na przykład gdy zgłoszenie wewnętrzne nie przyniosło rezultatów lub gdy istnieje obawa przed odwetem w organizacji.
 

Podsumowując, dane empiryczne wskazują na istotną rolę zgłoszeń wewnętrznych w organizacji. W efekcie, zgłoszenia wewnętrzne stanowią nie tylko skuteczne narzędzie wykrywania działań niepożądanych, ale także kluczowy mechanizm obniżający ryzyko w przedsiębiorstwie oraz ograniczający potrzebę korzystania ze zgłoszeń zewnętrznych.
 

Zgłoszenia anonimowe
 

„Postulujemy, aby w treści ustawy wprowadzić wyraźny przepis nakazujący podmiotom oraz organom publicznym rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych.” – taką rekomendację zamieściło MFiPR. Ministerstwo przytacza argumenty potwierdzające tezę, iż umożliwienie dokonywania zgłoszeń anonimowych daje jasny przekaz sygnalistom, że nie jest istotne, kto sygnalizuje, tylko sam fakt wskazywania na możliwość występowania działań niepożądanych. Wartość zgłoszeń anonimowych została przedstawiona m.in. na przykładzie „EU Sanctions Whistleblower Tool” wprowadzonego przez Komisję Europejską służącego do anonimowego zgłaszania naruszeń sankcji na Rosję lub Białoruś. Mechanizm przyjęty przez Komisję zakłada, że jeżeli w zgłoszeniu znajdą się jakiekolwiek informacje identyfikujące sygnalistę, zostaną one usunięte przez Komisję, zanim szczegóły zgłoszonego przypadku naruszenia sankcji zostaną udostępnione stronom trzecim w celu zbadania. Jeżeli pomimo usunięcia wszelkich danych osobowych nie można zagwarantować anonimowości sygnalisty, a sygnalista nie zgodził się na ujawnienie swojej tożsamości, zgłoszenie nie zostanie udostępnione.  Przyjęte rozwiązanie zapewnia sygnaliście pełną ochronę anonimowości, co efektywnie minimalizuje obawy potencjalnego sygnalisty [4].
 

Jak wskazywaliśmy w artykule pt. „Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów” [5] opublikowanym w ramach cyklu „Ochrona sygnalistów w praktyce” istnieje ryzyko wystąpienia blokady przed zgłoszeniami nie anonimowymi. Zgodnie z wynikami Światowego Badania Uczciwości w Biznesie przeprowadzonego przez EY w 2022 r., 42% pracowników na stanowiskach niższego szczebla wyraża obawy przed konsekwencjami czy działaniami odwetowymi w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w miejscu pracy. W Polsce, jak i na całym świecie, co trzeci respondent (32% w Polsce, 30% na arenie międzynarodowej) posiadał pewne podejrzenia, ale ostatecznie nie zdecydował się na zgłoszenie, a 50% respondentów z Polski i 49% na globalnie czuło nacisk, aby nie zgłaszać tych kwestii. Wskazane zostały również wyniki badania przeprowadzonego przez Fundację Stefana Batorego w 2019 r. „Gnębieni, podziwiani i… zasługujący na ochronę. Polacy o sygnalistach” [6] wskazujące, że 36% uczestników badania postrzega obawę przed oskarżeniem o donosicielstwo jako główną przeszkodę w zgłaszaniu nieprawidłowości. Biorąc pod uwagę tę sytuację, umożliwienie efektywnego anonimowego zgłaszania naruszeń może być rozwiązaniem, które odpowiada na potrzeby potencjalnych sygnalistów.  
 

Wszystko wskazuje na to, że kwestia obligatoryjnego wprowadzenia zgłoszeń anonimowych wciąż stanowi przedmiot dyskusji, a jego znaczenie w perspektywie sygnalisty i przedsiębiorstwa jest podkreślane co raz częściej. O tym czy projektodawca zdecyduje się nakazać przedsiębiorcom wprowadzenia mechanizmów zgłoszeń anonimowych będziemy informować Państwa na bieżąco.

Zobacz również

Forensic Express: O czym należy pamiętać przed rozpoczęciem postępowania wyjaśniającego?

Serdecznie zapraszamy do udziału w pierwszym webcaście z cyklu Forensic Express: O czym należy pamiętać przed rozpoczęciem postępowania wyjaśniającego?

Praktyczne aspekty cyberbezpieczeństwa w zastosowaniu AI do dochodzeń wewnętrznych

Serdecznie zapraszamy na kolejny webcast z serii Miesiąc Cyberbezpieczeństwa EY. AI podnosi bezpieczeństwo danych i informacji podczas wykorzystywania eDiscovery i informatyki śledczej do prowadzenia postępowań wyjaśniających. Jednocześnie żeby tak było, samo AI musi być zaimplementowane i wykorzystywane we właściwy sposób, spełniający wymogi cyberbezpieczeństwa.

Greenwashing – czym grozi malowanie trawy na zielono?

Serdecznie zapraszamy do udziału w webcaście pt. "Greenwashing - czym grozi malowanie trawy na zielono?

Prawda czy mit? Sprawdź, co wiesz o prowadzeniu wewnętrznych dochodzeń!

Dlaczego firmy obawiają się prowadzenia postępowań wyjaśniających? Jakie korzyści przynosi dochodzenie wewnętrzne? Jak skutecznie przeprowadzać rozmowy wyjaśniające? Zapraszamy do obejrzenia nagrań z cyklu „Prawda czy mit?” poświęconego najczęstszym obawom i mitom dotyczącym prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

Greenwashing, czyli czy warto malować trawę na zielono?

Nowe przepisy oraz szybki rozwój technologiczy przyzwyczaiły już przedsiębiorców to tego, że ocena ryzyka organizacji musi być przeprowadzana regularnie i obejmować szeroką perspektywę zewnętrzną. Większość przedsiębiorstw skutecznie stawia czoła indcydentom RODO, ich pracownicy mają świadomość cyber-zagrożeń, ustawa sankcyjna wpłynęła na baczne przyglądanie się spółkom w łańcuchu dostaw. Przykłady można mnożyć. Tematem, który aktualnie przykuwa zainteresowanie wielu organizacji jest zagadnienie greenwashingu, bezpośrednio związane z obszarem ESG.

Compliance Roadmap "A może lepiej nie sprawdzać? Wszystko, co chcecie wiedzieć o wewnętrznych dochodzeniach, ale boicie się zapytać"

Weź udział w bezpłatnym webcaście z cyklu Compliance Roadmap "A może lepiej nie sprawdzać? Wszystko co chcecie wiedzieć o wewnętrznych dochodzeniach, ale boicie się zapytać"


    Kontakt

    Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.