Pozytywna decyzja to początek. Jak zmniejszyć ryzyko zwrotu dotacji?

Pozytywna decyzja to początek. Jak zmniejszyć ryzyko zwrotu dotacji?


Wybranie projektu do dofinansowania i zawarcie umowy z beneficjentem funduszy unijnych nie jest gwarancją sukcesu. Umowa o dofinansowanie może zostać rozwiązana, a otrzymane środki wraz z odsetkami trzeba będzie zwrócić.

Wnioskodawcy oczekują na wyniki oceny naborów wniosków o granty cieszących się największym zainteresowaniem – ścieżki SMART w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027 (FENG). Przewidywany termin ogłoszenia wyników to najprawdopodobniej czerwiec dla dużych przedsiębiorców oraz wrzesień dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Należy jednak pamiętać, że nawet w przypadku, gdy projekt znajdzie się na długo wyczekiwanej liście rankingowej jako wybrany do dofinansowania, konieczne jest spełnienie wielu warunków, aby realnie otrzymać przyznane wsparcie.

Nieprawdziwe oświadczenia majątkowe

Ostatnio niepokój wśród beneficjentów i wnioskodawców budziły komunikaty Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, zgodnie z którymi wypowiedziano 38 umów na ponad 195 mln zł zawartych w 2023 roku w ramach konkursu „Szybka Ścieżka – innowacje cyfrowe” z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020. Podstawą wypowiedzenia było złożenie nieprawdziwych oświadczeń finansowych podczas zawierania umowy. Zgodnie z doniesieniami prasowymi, minister nauki i szkolnictwa wyższego zamierza ponownie poddać indywidualnej analizie wypowiedziane umowy, co daje nadzieję, że niektórym firmom uda się zachować przyznane wsparcie.

Sytuacja ta uświadamia jednak, jak ważne są dalsze etapy związane z realizacją projektu po złożeniu wniosku i że samo wybranie projektu do dofinansowania nie jest gwarancją sukcesu i otrzymania środków.


Chcesz być na bieżąco?

Pobierz Kalendarium dotacji

Basic RGB


Zarządzanie projektem

Z uwagi na to, że projekty ubiegające się o wsparcie najczęściej mają charakter badawczo-rozwojowy, największą uwagę przykłada się do kwestii merytorycznych i naukowych (to one w bezpośredni sposób podlegają dofinansowaniu i przesądzają o osiągnięciu celu projektu rozumianego jako osiągnięcie kamieni milowych). Nie mniejszą rolę pełnią jednak kwestie związane z zarządzaniem projektem, które wpływają na jego sukces rozumiany jako rzeczywiste otrzymanie funduszy w przyznanej wysokości. Oba te obszary muszą ze sobą współgrać, aby projekt został prawidłowo zrealizowany i beneficjentowi nie groziło ryzyko zwrotu dotacji.

Jako kluczowe obszary administracyjno-finansowe, związane z zarządzaniem projektem, można wskazać:

  • przygotowanie dokumentacji niezbędnej do zawarcia umowy o dofinansowanie,
  • przygotowanie dokumentacji kadrowej i księgowej niezbędnej do realizacji i rozliczenia projektu, 
  • przygotowanie i przeprowadzenie procedury związanej z zasadą konkurencyjności i wybór wykonawców (jeżeli wymaga tego projekt),
  • składanie wniosków o płatność w określonych terminach,
  • osiągnięcie i udokumentowanie wskaźników projektu,
  • realizacja działań promocyjnych,
  • zachowanie okresu trwałości projektu (utrzymania celów oraz wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie przez 5 lat od zakończenia projektu w przypadku dużych przedsiębiorstw oraz przez 3 lata w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw),
  • przestrzeganie pozostałych warunków umowy.

Bardzo ważne jest ciągłe monitorowanie merytorycznego przebiegu projektu oraz koordynacja procesów księgowych, finansowych i kadrowych. Biorąc pod uwagę przedłużające się procedury oceny wniosków oraz czas na zawarcie umowy (w wielu przypadkach mógł upłynąć ponad rok od złożenia wniosku do ogłoszenia wyników naboru), może pojawić się konieczność wprowadzenia modyfikacji do projektu w stosunku do planu przedstawionego we wniosku o dofinansowanie. Bardzo ważne jest zatem monitorowanie wszelkich odstępstw związanych z realizacją projektu i w zależności od rodzaju zmiany, zgłaszanie ich do instytucji w odpowiednim trybie.

Przesłanki rozwiązania umowy

Powyższe czynniki mają ogromne znaczenie, ponieważ ich niedopełnienie może być przesłanką do rozwiązania umowy z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia lub ze skutkiem natychmiastowym.

1. Jako przesłanki do rozwiązania umowy z miesięcznym okresem wypowiedzenia można wskazać m.in.:

  • dokonanie zmian prawno-organizacyjnych statusu beneficjenta zagrażających należytej realizacji projektu lub osiągnięciu celów projektu,
  • nie osiągnięcie wskaźników projektu lub nieprzedstawienie wskaźników w części sprawozdawczej wniosku o płatność,
  • nieprzedłożenie wniosku o płatność w terminie lub niewykonanie w terminie obowiązków sprawozdawczych,
  • niepoprawienie w wyznaczonym terminie wniosku o płatność zawierającego braki lub błędy,
  • stwierdzenie błędów lub braków w przedłożonej dokumentacji i nieskorygowanie ich w wyznaczonym terminie,
  • nierealizowanie lub niewłaściwe realizowanie działań promocyjnych i informacyjnych w ramach projektu.

2. Jako przesłanki do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym można wskazać m.in.:

  • wykorzystanie dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem, pobranie dofinansowania nienależnie lub w nadmiernej wysokości,
  • nierozpoczęcie realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu określonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym i nieuzyskanie zgody Instytucji na zmianę terminu realizacji projektu,
  • zaprzestanie realizacji projektu lub realizowanie go w sposób sprzeczny z umową lub z naruszeniem prawa,
  • dopuszczenie się nieprawidłowości oraz nieusunięcie ich przyczyn i skutków w wyznaczonym terminie,
  • naruszenie trwałości projektu,
  • nieosiągnięcie celu projektu,
  • nieujawnienie w okresie od złożenia wniosku do zakończenia okresu trwałości dokumentów, oświadczeń lub informacji mających znaczenie dla udzielenia dofinansowania lub realizacji umowy albo przedstawienie dokumentów, oświadczeń lub informacji poświadczających nieprawdę, nierzetelne, nieprawdziwe, podrobione, przerobione, niepełne lub budzące uzasadnione wątpliwości co do ich prawdziwości i rzetelności lub wystawione przez osoby działające bez stosownego upoważnienia.

Konsekwencje rozwiązania umowy

W przypadku rozwiązania umowy beneficjent ma obowiązek zwrotu wypłaconego dofinansowanie w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek bankowy beneficjenta do dnia ich zwrotu.

Nieprawidłowa realizacja projektu, może zatem oznaczać nie tylko utratę przyznanego dofinansowania, ale także konieczność zapłaty odsetek od wypłaconego dofinansowania. 

Obszarem obarczonym dużym ryzykiem jest również wybór wykonawców. Przeprowadzenie procedury wyboru wykonawców wymaga dużej uważności z perspektywy wymagań formalnych dotyczących zasady konkurencyjności, jak również z perspektywy konieczności zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Każdy błąd w tym obszarze również może mieć skutki finansowe dla beneficjenta, które mogą wynieść od kilku do nawet 100 proc. wartości wydatków związanych z danym zamówieniem.

Okiem eksperta EY

W celu ograniczenia ryzyka zwrotu dotacji konieczne jest odpowiednie zarządzanie projektem i ciągłe monitorowanie postępów w jego realizacji. Ważne zatem, aby dobierając zespół projektowy, angażować osoby, które posiadają doświadczenie i kompetencje w obszarze rozliczania projektów i prowadzenia postępowań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności. Te umiejętności i doświadczenia mogą przesądzić o realnym otrzymaniu dotacji, co z perspektywy beneficjenta jest rzeczywistym sukcesem projektu. 



Podsumowanie

Mając na uwadze powyższe zagrożenia przy korzystaniu z finansowania publicznego trzeba mieć na względzie, iż największym z nich jest brak korzystania z odpowiedniej formy wsparcia w sytuacji, gdy robi to konkurencja. Niechęć z korzystania z dostępnych i adekwatnych dla przedsiębiorcy źródeł wsparcia może spowodować, że w wyścigu o najlepsze miejsce na rynku zostaniemy wyprzedzeni przez innych.

Tekst został opublikowany w Rzeczpospolitej w dniu 9 sierpnia 2024 r. 


Kontakt
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.

Informacje

Polecane artykuły

Gonitwa po granty – jak dołączyć do najlepszych?

W obliczu globalnej konkurencji i ciągłej potrzeby innowacji, dotacje unijne stanowią dla przedsiębiorstw istotne wsparcie, które umożliwia realizację ambitnych planów rozwojowych. Jak z niego skorzystać w 2024 roku? Na co zwrócić uwagę?

Jak zaplanować aplikowanie o finansowanie publiczne?

Dla wielu przedsiębiorców dotacje stanowią istotne źródło wsparcia finansowego w realizacji projektów. Proces ubiegania się o dofinansowanie bywa skomplikowany. Wiele zależy od rodzaju konkursu i stopnia przygotowania wnioskodawcy. Jak zaplanować przebieg prac, by proces ten zakończył się sukcesem?

Konsultacje dotyczące JPK CIT – nowe struktury w raportowaniu podatkowym

Wprowadzenie zaktualizowanego systemu JPK_CIT stanowi zarówno wyzwanie dla polskiego systemu podatkowego. Kluczowe będzie zapewnienie dostatecznego wsparcia i szkoleń dla przedsiębiorstw. Jak się przygotować?