Obowiązkowe e-Faktury ustrukturyzowane w Polsce już od 1 stycznia 2024 r. - również dla podmiotów zagranicznych z FE.

Krajowy System e-Faktur. Co przewiduje projekt?

Projekt przewiduje wiele ważnych kwestii. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze zmiany wprowadzane lub doprecyzowane w opublikowanym projekcie. 

Ważne daty 

 1 stycznia 2024 r. datą wejścia w życie obowiązkowych e-Faktur 

– możliwość wystawiania i otrzymywania e-Faktur została wprowadzona jako rozwiązanie fakultatywne niecały rok temu – 1 stycznia 2022 r. W oparciu o funkcjonujące w tym okresie przepisy, poprzez ich rozbudowanie i dostosowanie, Ministerstwo Finansów przygotowało regulacje dostosowujące mechanizm do jego obowiązkowego wdrożenia;

okres przejściowy  1.01.2022 – 31.12.2023

 – dobrowolne korzystanie z e-Fakturowania, okres ten został zaplanowany jako okres „testowy”. Z uzasadnienia wynika, że miał on służyć „nabraniu doświadczenia przez podatników i administrację podatkową, a także przygotowaniu ich do wprowadzenia powszechnego systemu e-fakturowania”;

1 stycznia 2024 r.

– obowiązkowe e-Faktury również dla podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce – obowiązek wyłącznego korzystania z faktur w formie ustrukturyzowanej został nałożony na podatników mających siedzibę oraz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. 

Po tej dacie stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie będzie wymagało akceptacji odbiorcy.

Sankcje - co warto wiedzieć?

Projekt przewiduje wysokie kary pieniężne za niewystawianie e-Faktur lub wystawienie ich w nieodpowiedniej postaci.

Zgodnie z projektem na podatników może być nałożona:

• kara pieniężna do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,
• lub kara pieniężna do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.

Kary mogą zostać nałożone w sytuacji, w której transakcje dokumentowane będą fakturą bez wykazanego podatku,  gdy podatnik nie wystawi faktury przy użyciu KSeF mimo takiego obowiązku, wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem lub nie prześle jej do KSeF w terminie (w przypadku faktur wystawionych podczas awarii KSeF, które podatnik zobowiązany jest dostarczyć do KSeF w ciągu 7 dni po ustaniu awarii).

Kary z tego tytułu przewidziane są za każdą niepoprawnie wystawioną i/lub dostarczoną fakturę i mają wynosić nie mniej niż 1000 zł, jeśli podatnik nie wystawił e-Faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem. Natomiast w przypadku, gdy podatnik nie przesłał e-Faktury do KSeF w przewidzianym terminie 7 dni od ustania awarii, kara wynosić ma nie mniej niż 500 zł.

Kary te mają jednak obowiązywać dopiero od 1 lipca 2024 r., co oznacza, że w pierwszym półroczu obowiązywania nowych regulacji podatnicy nieprzygotowani do KSeF w związku z nieodpowiednim przygotowaniem będą ponosić jedynie negatywne konsekwencje biznesowe. 

e-Faktury wystawiane poza KSeF – konieczność weryfikacji (kod QR)

Wystawca będzie musiał oznaczyć każdą zwizualizowaną fakturę (np. w formacie pdf lub w postaci papierowej) w sposób umożliwiający weryfikację jej danych. KSeF ma natomiast zapewnić funkcjonalność umożliwiającą weryfikację poprzez kod QR. W szczególności pod względem, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. Po zeskanowaniu kodu QR przez nabywcę (za pomocą urządzenia mobilnego) nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie. Będa one wyświetlały dane identyfikujące tę fakturę z informacją z KSeF wraz z informacją o poprawności.

Udostępnienie elektronicznej faktury nabywcom nie objętym systemem 

Projketowane przepisy zakładają, że sprzedawca będzie musiał uzgodnić z nabywcą sposób udostępnienia faktury (w postaci papierowej lub elektronicznej). O uzgodnieniach będą musieli pamietać w szczególności nabywcy zaliczający się do podmiotów nieobjętych obowiązkiem e-Faktur (obowiązek dotyczy to przede wszystkich podmiotów zagranicznych niemających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju oraz konsumentów).  Jak wynika z uzasadnienia do projektu „wybór sposobu udostępnienia faktury może być ustalony z nabywcą w sposób dorozumiany – zgodnie z dotychczasową praktyką, tj. jeżeli nabywca nie kwestionuje otrzymywania faktur w postaci elektronicznej wystawca faktury nie musi podejmować dodatkowych czynności aby potwierdzić ten sposób udostępnienia faktury”.

KSeF a kasy rejestrujące

Resort finansów zaproponował, że podmioty prowadzące ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących będą nadal zobowiązane wystawiać i wydawać nabywcy paragon fiskalny dokumentujący każdą sprzedaż, lecz od 1 stycznia 2025 r. podmioty te nie będą mogły wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących, gdyż dokument ten nie będzie uznany za e-Fakturę.

Przedłużona została więc możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących w sposób tradycyjny w okresie:

• od 1 stycznia 2024 r. do 1 stycznia 2025 r.

Nowy dokument w KSeF – faktura korygująca

Projekt odnosi się także do nowego rodzaju dokumentu, swoistej noty korygującej, która po uzyskaniu akceptacji wystawcy faktury pierwotnej będzie podstawą do wystawienia zaproponowanej faktury korygującej. „Niezaakceptowana” przez sprzedawcę propozycja korekty – w założeniu – ma nie wywoływać skutków prawnych ani dla wystawcy, ani dla nabywcy. W takim przypadku uznawać się będzie, że nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego (do czasu oznaczenia numerem identyfikującym tę fakturę w KSeF).

KSeF będzie przydzielał numer identyfikujący propozycję faktury korygującej. Będzie to numer odrębny od numeru identyfikującego fakturę w KSeF.

Projekt obowiązkowego fakturowania elektronicznego – nowe zasady i obowiązki 

W projekcie zaproponowano także rozwiązania o charakterze doprecyzowującym i dookreślającym obowiązki podatników:

•  uregulowano zasady korygowania faktur (wystawionych w KSeF oraz poza KSeF) – co do zasady, faktury korygujące do faktur wystawionych przed wejściem w życie nowych przepisów po 1 stycznia 2024 r. mają być wystawiane przy użyciu KSeF. Natomiast w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane, które zostały wystawione przed wejściem w życie proponowanych zmian, które uległy zniszczeniu albo zaginęły i są wystawione ponownie nie będzie stosować się nowych przepisów (duplikaty będą wystawiane poza KSeF).
• wprowadzono obowiązek wskazywania na fakturze rozliczeniowej numerów KSeF faktur zaliczkowych wystawionych w KSeF (oraz numerów faktur zaliczkowych – w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF);
• zautomatyzowano i odformalizowano korekty in minus – zgodnie z założeniem nowych przepisów, podatnik będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT należnego za okres rozliczeniowy w którym wystawił e-fakturę korygującą (bez obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w tej fakturze oraz potwierdzającej, że warunki te zostały spełnione). Nabywca będzie natomiast obowiązany do skorygowania podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał e-fakturę korygującą. Jednocześnie, w przypadku faktur korygujących, które zostały wystawione w postaci papierowej lub elektronicznej, nabywca będzie rozliczać VAT zgodnie z zasadami obowiązującymi przed wprowadzeniem obligatoryjnego e-fakturowania;
• identyfikator zbiorczy przydzielany będzie dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy – przydzielany przez KSeF identyfikator ten ma stanowić uproszczenie dla oznaczania kilku e-faktur wystawionych dla jednego odbiorcy np. w przypadku konieczności identyfikacji faktur przy dokonywaniu płatności;
• wprowadzono dodatkowe pola do komunikatu przelewu dla numeru identyfikującego e-fakturę w KSeF – przedsiębiorca będący podatnikiem VAT czynnym dokonujący płatności za e-Faktury na rzecz podatnika VAT czynnego za pośrednictwem rachunku bankowego lub rachunku w SKOK, będzie zobowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego faktur wygenerowanego w KSeF (gdy zapłata dotyczyć będzie więcej niż jednej faktury). W przypadku wielu faktur, w komunikacie przelewu podatnik zamiast wpisywania okresu, za który dokonywana jest płatność, będzie podawał identyfikator zbiorczy wygenerowany przez KSeF (czyli będzie to rozwiązanie nie tylko w sytuacji, jak dotychczas, płatności za wszystkie faktury wystawione przez jednego dostawcę lub usługodawcę w danym okresie). Rozwiązania będą dotyczyć płatności dokonanych od 1 lipca 2024 r. 

Inne ważne zmiany 

W projekcie znalzały się także rozwiązania ważne z praktycznego funkcjonowania każdej firmy, w tym m.in.  wskazujące:

• sposób postępowania w przypadku braku możliwości wystawianie faktur za pomocą KSeF

 – projekt przepisów odnosi się również do sytuacji, gdy  nie będzie możliwe wystawienie faktury za pomocą KSeF, czyli w przypadku: (i) awarii systemu KSeF, (ii) niedostępności KSeF związanej z serwisem tego systemu oraz (iii) brakiem możliwości wystawienia e-Faktur  na wypadek zdarzeń  niezwiązanych z awarią samego systemu, tj.: sytuacją kryzysową, w rozumieniu przepisów o zarządzaniu kryzysowym.

W okresie awarii podatnik powinien zastosować ten sam wzór faktury (jak ta wysyłana do KSeF), wprowadzić w polu P_1 – datę wystawienia faktury, przekazać ją nabywcy w uzgodniony z nim sposób, a po zakończeniu awarii przesłać ją w terminie do 7 dni do KSeF (brak wypełnienia tego obowiązku będzie skutkował karą pieniężną nakładaną w drodze decyzji).  W ściśle określonych sytuacjach nadzwyczajnych, faktury oraz faktury i noty korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad, czyli w postaci papierowej lub elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Co istotne, w projekcie brakuje analogicznych, alternatywnych rozwiązań, które podatnicy mieliby stosować w przypadku niedostępności KSeF związanej z serwisem tego systemu (które – w założenie mają być krótkie i odpowiednio wcześniej zapowiadane), co sugeruje jednak, że w tych przypadkach firmy będą musiały w ogóle wstrzymać się z wystawianiem faktur. Jednocześnie, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, Ministerstwo nie przewiduje żadnej możliwości wystawiania faktur poza KSeF w przypadku sytuacji „kryzysowych” po stronie podatników (czyli np. w przypadku problemów z systemem księgowym itd.). MF wskazuje wprost, że dokument wystawiony w innej postaci, poza KSeF (z wyłączeniem ww. wyjątkowych przypadków awaryjnych i kryzysowych, nieleżących po stronie podatnika) nie będzie uznawany za fakturę.

• integracja dotychczasowego systemu obsługi fakturowania elektronicznego w  zamówieniach publicznych przy wykorzystaniu tzw.: Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) oraz KSeF 

– ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, po jej przesłaniu do KSeF i przydzieleniu jej numeru KSeF - uznawać się będzie można za fakturę ustrukturyzowaną. Faktura ta wraz z numerem KSeF może być przesłana przy użyciu platformy PEF do odbiorcy faktury. Faktura ta dostępna jest również w KSeF i przechowywana w tym systemie. Ponadto, rozwiązania zaimplementowane w PEF mają być w przyszłosci wykorzystane m.in. w związku z planami Komisji Europejskiej dotyczącymi uregulowania kwestii e-Fakturowania
i wymiany tych dokumentów poprzez sieć PEPPOL.

•  uregulowanie zasad wystawiania na zasadzie fakultatywnej faktur VAT RR oraz faktur korygujących VAT RR
• brak obowiązku e-Fakturowania dla korzystających z procedur szczególnych

– dotyczy podmiotów korzystających z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu, tylko podatnicy zarejestrowani do OSS/IOSS w Polsce będą zobowiązani do stosowania polskich przepisów w zakresie fakturowania. Oznacza to, że podatnik zarejestrowany do OSS/IOSS w innym państwie członkowskim nie będzie miał obowiązku stosowania e-Faktur (nie ma możliwości wystawienia takiej faktury bez otrzymania polskiego nr NIP).