Papierowa i elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych. Istotne różnice.

Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych - termin: luty 2024

Ustawodawca podjął decyzję o przesunięciu terminu rozpoczęcia elektronicznego prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych. Pierwotnie ów obowiązek miał występować już od stycznia 2022, następnie został przeniesiony na początek roku 2023. Ze względu na brak odpowiedniego przygotowania ze strony przedsiębiorców do projektowanych zmian resort finansów rozpoczął prace legislacyjne nad ustawą, która przesunie wejście w życie wspomnianego obowiązku na luty 2024 r. Odroczenie terminu wprowadzenia elektronicznej ewidencji pozwoli na zyskanie dodatkowego czasu na odpowiednie przygotowanie się do zmian. Warto wykorzystać ten czas, aby z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować i wdrożyć proces implementacji cyfryzacji ewidencji akcyzowych (elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych).

Prowadzenie ewidencji wyrobów akcyzowych – jak proces wygląda obecnie?

Ewidencja wyrobów akcyzowych w formie papierowej odbywa się za pomocą ksiąg. To w nich raportowane są zdarzenia istotne z perspektywy podatku akcyzowego. W szczególności stany ewidencyjne odnotowane na zakończenie danego miesiąca. Następnie wraz z początkiem kolejnego miesiąca dokumentowane są stany ewidencyjne na początek danego miesiąca. Dzięki temu w specjalnie przygotowanej księdze występuje historia wszystkich dokonanych rozliczeń. Odpowiedzialność za prowadzenie procesu, jakim jest ewidencja wyrobów akcyzowych spoczywa na osobach, które posiadają fizyczny dostęp do księgi. W związku z wprowadzeniem elektronizacji ewidencji proces ten ulegnie zmianie. Podatnicy podatku akcyzowego nie muszą jednak czekać na wdrożenie nowej ewidencji do 2024 r. Mogą to zrobić już teraz i dobrowolnie wdrożyć taką formę dokumentacji.

Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych - istotne kwestie związane z jej wdrożeniem

W związku z zapowiadaną elektronizacją ewidencji akcyzowych przedsiębiorcy powinni przygotować się na konieczność dostosowania szeregu procesów występujących w firmie do nowych wymogów. Proces przygotowawczy powinien uwzględniać nie tylko wymagania formalne zawarte w ustawie, ale także specyfikę działania danej firmy, tak by w praktyce ograniczyć negatywne konsekwencje zmian.

Ewidencja wyrobów akcyzowych - zakończenie ewidencji papierowej i otwarcie elektronicznej

Zmiana sposobu prowadzenia ewidencji jest niezwykle ważną kwestią. Poprawne przejście z formy papierowej na elektroniczną powinno uwzględniać wszystkie etapy zdarzeń księgowych.  Przedsiębiorcy powinni zatem skutecznie zakończyć ewidencję papierową i terminowo rozpocząć ewidencję elektroniczną. Tak, aby obie ewidencje stanowiły jedną całość, logicznie przedstawiającą ciąg zdarzeń. W niektórych sytuacjach może jednak zachodzić konieczność by przedsiębiorcy zaewidencjonowali posiadane stany magazynowe w ewidencji elektronicznej na moment rozpoczęcia jej prowadzenia, tj. efektywnie przenieśli je z ewidencji papierowej.

Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych - organizacja procesu

Wprowadzenie akcyzowej ewidencji w formie elektronicznej wpłynie w sposób znaczący na zmianę organizacji procesu ewidencjonowania. Zależnie od zastosowanego narzędzia, możliwe powinno być precyzyjne rozłożenie ewidencji poszczególnych zdarzeń na uczestniczące w nich osoby. Jeżeli technologicznie będzie możliwe tworzenie kilku użytkowników dla jednej spółki, to dla uzyskania dostępu do ewidencji wystarczającym będzie posiadanie komputera przez uprawnionego pracownika. Jeżeli natomiast rozwiązanie umożliwi zróżnicowanie uprawnień nadawanych poszczególnym użytkownikom, każdy z nich mógłby ewidencjonować wyłącznie zdarzenia, w których uczestniczy. Możliwe będzie wtedy też dokonywanie wstępnych wpisów, które następnie będą zatwierdzane przez wybraną osobę.

To wyraźna różnica względem obecnej sytuacji. W papierowej formie prowadzenia ewidencji możliwość zróżnicowania osób dokonujących wpisy podlega fizycznym ograniczeniom związanym z istnieniem jednego papierowego egzemplarza danej księgi. Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych umożliwi znacznie większą dywersyfikację w tym względzie. Zależnie od organizacji procesów, może okazać się, że najefektywniejszym rozwiązaniem będzie ewidencjonowanie niektórych zdarzeń przez działy techniczne (np. ewidencja zużycia wyrobu przez dział utrzymania ruchu). Pozwoli to na częściowe odciążenie pracowników działów finansowych oraz księgowych i skierowanie ich uwagi na inne ważne kwestie.

Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych - rozłożenie odpowiedzialności za prowadzenie

W przypadku zmian w organizacji procesów prowadzenia ewidencji niezbędnym elementem do rozważenia jest również kwestia odpowiedzialności za prowadzenie ewidencji. Ewidencja wyrobów akcyzowych jest istotnym procesem z punktu widzenia prawidłowości rozliczeń podatkowych i dlatego należy jasno określić osoby odpowiedzialne za jej prowadzenie. Ważne jest również egzekwowanie wykonania obowiązków związanych ze zbieraniem danych, dokonywaniem wpisów czy weryfikacją ich prawidłowości.

W określonych przypadkach, brak prowadzenia ewidencji czy prowadzenie jej w sposób wadliwy lub nierzetelny może skutkować wystąpieniem odpowiedzialności osobistej. Sankcje za naruszenie powyższych norm wynikają z Kodeksu karno-skarbowego. Warto zatem rozważyć właściwe zaplanowanie całego procesu. Tak, aby potencjalna odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości została ograniczona.

Przegląd dotychczasowego sposobu spełniania obowiązków akcyzowych

Zmiana formy prowadzenia ewidencji jest dobrą okazją do przeglądu rozliczeń akcyzowych. W szczególności prowadzonych dotychczas ewidencji. Może bowiem okazać się, że niektóre zdarzenia nie muszą już być ewidencjonowanie z uwagi na zmianę przepisów, praktyki organów podatkowych lub procesów biznesowych w spółce. Szczególnie istotna w tym względzie może okazać się ewidencja wyrobów zwolnionych od akcyzy, która ze względu na swoją uniwersalność jest jedną z częściej prowadzonych ewidencji akcyzowych.

Niejednokrotnie zdarza się również, iż przy takiej weryfikacji identyfikowane są dodatkowe zdarzenia, które powinny podlegać ewidencji. Wspomniany przegląd może być zatem dobrym rozwiązaniem kontrolnym prawidłowości rozliczeń akcyzowych. Dodatkowo umożliwia wykonanie obowiązku prowadzenia ewidencji elektronicznych wyłącznie w zakresie określonym ustawią o podatku akcyzowym i rozporządzeniami wykonawczymi.

Digitalizacja w podatkach

Digitalizacja procesów podatkowych jest obecnie powszechnym trendem. Nie ogranicza się ona jedynie do podatku akcyzowego. Cyfrowa rewolucja podatkowa obejmuje coraz to nowsze obszary. Najlepszym tego przykładem jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), którego wejście w życie zaplanowano na 1 stycznia 2024 roku. O e-fakturach i systemie KSeF więcej w artykule: e-Faktury ustrukturyzowane w pytaniach i odpowiedziach.

Wychodząc naprzeciw procesom elektronizacji rozliczeń i ewidencji warto z wyprzedzeniem się do nich przygotować. Odpowiednio zaplanowane działania pozwolą na łatwiejsze wprowadzenie zmian.  W praktyce obowiązki ewidencyjne ciążą przede wszystkim na działach księgowych/podatkowych. Warto zatem zadbać o dobrą organizację pracy tych działów i rozważyć wprowadzenie odpowiednich narzędzi.