Obowiązkowy KSeF – wyzwania dla transportu, spedycji i logistyki

Zagraniczne łamigłówki

Branża TSL to sektor o wyjątkowo skomplikowanym charakterze, gdzie często mamy do czynienia z kontrahentami zagranicznymi, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce w różnym zakresie. Dla wielu z nich KSeF nie będzie obowiązkowy, co rodzi pytania o sposób rozliczania i wystawiania faktur. Wymagać to więc będzie szczególnego podejścia i analizy, czy dany podmiot podlega pod KSeF, czy też nie.

Zgodnie z np. art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur według nowych zasad nie będzie dotyczył podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju ani podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadającego w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w dostawie towarów ani świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę. 

Mówiąc inaczej, zasadniczo z KSeF-u wyłączeni są zagraniczni podatnicy bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (lub jeśli nie uczestniczą oni w danej transakcji).

Problem w tym, że stałe miejsce prowadzenia działalności od lat budzi poważne wątpliwości i wywołuje liczne spory. Kryteria są niejasne i – mimo orzecznictwa polskiego oraz unijnego – temat wciąż jest przedmiotem gorących dyskusji. Sprawę dodatkowo komplikuje różnorodność modeli działania podmiotów zagranicznych na polskim rynku. Ich aktywność może przejawiać się całkowicie samodzielnymi centralami zagranicznymi i magazynami w Polsce, opierać się na przedstawicielstwach, a nawet na oddziałach zagranicznych podmiotów. Przy czym samo istnienie oddziału również nie musi przesądzać o tym, że podmiot zagraniczny bierze udział w danej transakcji. To wszystko sprawia, że nie ma prostego testu na to, czy dana sytuacja wpisuje się w jeden z dwóch schematów, dla których ustawodawca przewidział wyłączenie z fakturowania w KSeF-ie.

Od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u jeszcze większe znaczenie będzie miało zatem ustalenie, czy zagraniczny kontrahent ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce i czy w związku z tym podlega pod KSeF, czy nie. Przy czym podatnik sam będzie musiał ustalić, czy zagraniczny kontrahent np. właściciel magazynu bądź centrum logistycznego w Polsce powinien być traktowany jako wyłączony z KSeF-u, czy nie. Ustawodawca nie zdecydował się na ułatwienie życia podatnikom i nie wprowadził żadnego rozwiązania, które umożliwiłoby upewnienie się, np. po dodatkowym oznaczeniu na tzw. białej liście, czy podmiot zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. 

W konsekwencji podatnicy z branży logistycznej i transportowej, którzy mają kontrakty z zagranicznymi firmami, powinni jeszcze raz się upewnić, jaki jest ich status VAT w Polsce. Konieczne mogą być dodatkowa analiza dokumentów, kontraktów czy pozyskanie oficjalnej informacji od kontrahenta. Niestety trzeba liczyć się również z tym, że oni sami nie zawsze wiedzą, czy mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. Może się więc okazać, że jedyną formą zabezpieczenia po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF-u będzie uzyskanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, potwierdzającej istnienie lub brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. 

Dodatkowe uzgodnienia

Ustalenie tego, czy zagraniczny kontrahent podlega pod obowiązkowy KSeF, czy też jest z niego wyłączony, to dopiero czubek góry lodowej. Drugim krokiem jest dostosowanie sposobu fakturowania, co w zależności od sytuacji może być bardziej lub mniej wymagające.

Jeśli się okaże, że zagraniczny kontrahent jest wyłączony z KSeF-u, to objęty tym obowiązkiem polski podatnik VAT będzie musiał ustalić z kontrahentem dodatkowy kanał przesłania dokumentów. Najpierw będzie musiał wysłać ustrukturyzowaną fakturę do KSeF-u, a następnie przekazać ją kontrahentom w ustalonej z nimi formie. Możliwe są różne opcje. Dokument można przesłać e-mailem w pliku (jako wizualizację e-Faktury), e-mailem w formie xml czy też podając kontrahentowi jedynie link do odpowiedniego pliku zawierającego e-Fakturę. Kontrahent powinien mieć jednak możliwość jego odkodowania. Oczywiście możliwe jest też uzgodnienie, że wystawca będzie przesyłał wizualizację e-Faktury w tradycyjnej, papierowej formie. Może to jednak doprowadzić do znacznych rozbieżności w dacie odbioru dokumentu.

Miejsce na załączniki

Kolejna kwestia, na jaką powinny zwrócić uwagę firmy z branży logistycznej i transportowej w kontekście przygotowań do przejścia na KSeF, to załączniki do faktur.

W obecnym formacie ustrukturyzowanej e-Faktury nie ma miejsca, odpowiedniego pola na ich wpisanie. Tymczasem w logistyce i transporcie załączniki stosowane są powszechnie, nierzadko w dużej liczbie. Dotyczą np. dodatkowych danych związanych z przestrzenią magazynową wykorzystywaną przez nabywcę czy też licznych szczegółów dotyczących organizacji transportu.

Kluczem do rozwiązania problemu załączników do faktur będzie odpowiednie planowanie od strony procesowej. Oczywistym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorców będzie z pewnością przekazywanie załączników drogą elektroniczną. Nie sprawdzi się to jednak u wszystkich – czy to z uwagi na wolumen transakcji, czy ograniczenia systemowe lub uwarunkowania biznesowe. Innym sposobem może być umieszczenie w strukturze e-Faktury linku do miejsca, z którego kontrahent może pobrać załącznik do e-Faktury. Oczywiście wymaga to odpowiedniego zmapowania schemy e-Faktury, a także powiadomienia kontrahentów (im wcześniej, tym lepiej), w którym miejscu i w jaki sposób będą mogli uzyskać załącznik do faktury. To uprości sprawę i ograniczy nieporozumienia.

Opcje są różne. Ostatecznie wybór rozwiązania kwestii załączników do e-Faktur zależy od wielu czynników, m.in. liczby dokumentów, specyfiki działalności itp. Warto to przemyśleć, by dostosować wybór do potrzeb danej firmy.

Ponadto zmiany, jakie niesie obowiązkowy KSeF, zmuszą podatników do przeorganizowania podejścia do fakturowania, zwłaszcza sposobu wystawiania i przekazywania faktur. A to może wymagać nie tylko wdrożenia nowych rozwiązań technicznych i procedur wewnętrznych, lecz także dodatkowych ustaleń z kontrahentami.

W szczególności może to dotyczyć podmiotów współpracujących z dużymi sieciami handlowymi. Na rynku pojawiły się już listy z wymogami sposobu wystawiania faktury ustrukturyzowanej dla danego nabywcy. Oczywiście pod kątem prawnym nie jest to wiążące dla podatnika (ważne, żeby schema e-Faktury została wystawiona w sposób zgodny z przepisami), przedsiębiorcy mogą być jednak zmuszeni do dostosowania się do modelu fakturowania z przyczyn biznesowych. Nie zawsze będzie to odpowiadało preferencjom podatnika – czasem może być w ogóle niemożliwe z przyczyn systemowych. A dostosowanie się do tych wymagań może okazać się kosztowne. W szczególności gdy dany przedsiębiorca współpracuje z wieloma sieciami o różnych wymaganiach. Dla każdego kontrahenta będzie trzeba osobno zmapować schemę e-Faktury.

Nie warto z tym zwlekać i już teraz zacząć odpowiednie rozmowy. To, co uda się wypracować z jednym kontrahentem z własnej inicjatywy, może z czasem stać się standardem dla innych. Firmy, które wyjdą z własną inicjatywą i uzgodnią zasady współpracy w kontekście przejścia na KSeF, mogą dużo zyskać.

Te, które będą z tym czekać, muszą się liczyć, że pewne rozwiązania zostaną im narzucone przez kontrahentów. A przecież każdy może mieć inny, własny pomysł na KSeF. To nie tylko skomplikuje wzajemne relacje, ale przysporzy też więcej pracy wewnątrz organizacji.