10 wskazówek dotyczących rozliczeń podatkowych

Podstawowe zasady podatkowe

W pierwszej kolejności należy wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie są skupione tylko w jednej ustawie. I choć ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) – dalej: ustawa o PIT, jest podstawowym aktem prawnym, który reguluje proces opodatkowania, to nie funkcjonuje ona bez konstytucyjnych zasad dotyczących podatków. Zgodnie z art. 84 ustawy z 2 kwietnia 1997 r. – Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Za wspomnianymi aktami idzie kolejna ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383), która stanowi niejako kodeks prawa podatkowego. Oprócz tego regulacje podatkowe zawarte są w rozporządzeniach wykonawczych, umowach międzynarodowych czy wreszcie w wielu ustawach z zupełnie innych dziedzin.

Przepisy prawa podatkowego ulegają częstym zmianom. Tylko znajomość aktualnych przepisów i powiązań między nimi oraz ciągłe poszerzanie wiedzy może zapewnić prawidłowe stosowanie przepisów podatkowych w praktyce. Zespół EY Polska od lat zapewnia najwyższy poziom obsługi podatkowej w sposób przekrojowy i w ramach obowiązujących przepisów, które ze względu na swoją specyfikę nie zawsze są przejrzyste dla podatnika.

Dokumentacja: zbieranie i organizacja

Rozliczenie podatkowe, choć jest pojęciem powszechnym, będzie dla każdego podatnika oznaczało zupełnie coś innego. Dla pracowników właściwie bez znaczenia pozostaje szersza znajomość prawa podatkowego. Aktualny system rozliczeń jest bowiem na tyle zautomatyzowany, że zamiast podatnika rozliczenia dokonuje system Twój e-PIT. Trzeba jednak pamiętać, że nie uwzględnia on ulg podatkowych/odliczeń, które muszą zostać rozliczone przez samego podatnika.

Czym innym będzie jednak rozliczenie dla podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą, stosując przy tym ulgi, odliczenia, rozpoznających koszty uzyskania przychodów czy uzyskujących przychody z różnych źródeł. Poprawne wyliczenia podatku dla takich podatników wiąże się nie tylko z poprawnym wypełnieniem deklaracji, lecz także odpowiednim gromadzeniem dokumentacji podatkowej, która w razie kontroli pozwoli na obronę prawa do zastosowania danej ulgi czy rozpoznania kosztu. Podatnicy tacy muszą zatem przez cały rok gromadzić, a następnie odpowiednio przechowywać dokumentację, na podstawie której dokonają, sami lub za pośrednictwem specjalisty, rocznego rozliczenia.

Warto przy tym od razu wdrożyć procedury, które pozwolą uporządkować zebraną dokumentację. Można np. wyobrazić sobie przedsiębiorcę, który rozlicza swoją działalność, stosuje ulgę IP BOX, wynajmuje prywatne mieszkania, a po godzinach w ramach umowy o dzieło tworzy np. aplikacje. Każda z tych czynności wymaga odpowiedniego dokumentowania, a tylko konsekwencja w porządkowaniu dokumentacji pozwoli na bezproblemowe odnalezienie się w niej przy rozliczeniu czy ewentualnej kontroli podatkowej. Najprostszym rozwiązaniem jest podział dokumentów źródłowych ze względu na przychód: osobno zatem należy gromadzić umowy związane z IP BOX, osobno dokumenty związane z najmem itd. Pamiętać przy tym należy, że oprócz ww. dokumentów konieczne jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji księgowej.

Wykorzystanie ulgi podatkowej

Jednym ze sposobów na zminimalizowanie obciążeń podatkowych jest świadome korzystanie z przysługujących ulg. Pod pojęciem ulgi podatkowej mogą kryć się różne preferencje, np.:

• zwolnienia z podatku,
• odliczenia od dochodu,
• dodatkowe odliczenie kosztów,
• odliczenia od podatku,
• zaniechanie poboru podatku.

Ulgi można podzielić właściwie na te, które dotyczą wszystkich podatników (o ile spełniają dane kryteria), oraz na ulgi przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców.

Ulgi, z których skorzystać mogą wszyscy podatnicy

Do tej grupy należy np. ulga na dziecko, tzw. ulga prorodzinna, która polega na możliwości odliczenia od podatku określonych kwot. Wysokość tej ulgi jest różna, w zależności od liczby dzieci, a w przypadku posiadania jednego dziecka prawo do skorzystania z ulgi limitowane jest dodatkowo określoną wysokością dochodu. Przykładowo przy jednym dziecku kwota możliwa do odliczenia wynosi 1112,04 zł, ale już przy pięciorgu dzieci będzie to kwota 9624,12 zł.

Kolejną ulgą, z której mogą skorzystać wszyscy podatnicy, jest odliczenie darowizn na rzecz organizacji społecznie użytecznych (limitowane do 6% rocznego dochodu). Inne ulgi dostępne dla wszystkich to m.in.:

• ulga związana z IKZE,
• ulga rehabilitacyjna,
• ulga termomodernizacyjna,
• wygasająca już ulga na Internet.

W tej grupie można także wyróżnić podgrupę ulg wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu:

• ulga dla młodych,
• ulga dla seniorów,
• ulga dla rodzin 4+,
• ulga dla powracających z zagranicy,

– które pozwalają, po spełnieniu określonych warunków, na zwolnienie od podatku przychodów, m.in. z pracy czy działalności, do kwoty 85 528 zł.

Specyficznym rodzajem ulg jest także wspólne rozliczenie z dzieckiem lub małżonkiem.

Ulgi, z których skorzystać mogą przedsiębiorcy

Wśród ulg dostępnych dla przedsiębiorców można wymienić m.in. ulgę:

• dla inwestujących w Polskiej Strefie Ekonomicznej, polegającą na zwolnieniu określonych dochodów od podatku;
• B+R dla podatników, którzy prowadzą działalność innowacyjną, oraz uzupełniającą ją ulgę na innowacyjnych pracowników;
• na zabytek dla tych, którzy podejmują się przeprowadzania prac konserwatorskich na zabytkach;
• dla wspierających sport, kulturę i edukację (tzw. ulgę sponsoringową) dla tych, którzy postanowią finansować stypendia, imprezy kulturalne;
• IP BOX dla podatników, którzy tworzą lub rozwijają np. programy komputerowe;
• na ekspansję dla przedsiębiorców, którzy zamierzają poszerzać rynki zbytu;
• na prototyp dla wprowadzających w życie nowe projekty technologiczne.

Wiele firm może korzystać z kilku ulg równocześnie, ale pamiętać należy, że niektóre ulgi nie łączą się ze sobą, a inne mogą nawet wzajemnie się wykluczać.

Przy tak dużej liczbie dostępnych rozwiązań problematyczne może być ich prawidłowe rozliczanie we własnym zakresie. Każda ulga charakteryzuje się bowiem określonymi wymogami, które należy spełnić. Dodatkowo często wymagane jest gromadzenie odpowiedniej dokumentacji. Tylko prawidłowa analiza przepisów pozwoli, aby na koniec roku uzyskać zmaksymalizowany zwrot podatku lub złożyć zeznania z maksymalnie obniżonym dochodem. W tym zakresie warto posiłkować się pomocą specjalistów z EY Polska, którzy wspierają przedsiębiorców swoim wieloletnim doświadczeniem.

Zrozumienie terminów podatkowych

Termin na dokonanie rozliczenia podatkowego dla osób fizycznych oraz przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przypada na dzień 30 kwietnia roku następnego po roku podatkowym. Dotyczy to osób opodatkowanych zarówno według skali, jak i liniowo czy zryczałtowanym podatkiem. W zależności od tego, czy dzień ten przypada na sobotę lub niedzielę, termin może się przesunąć na kolejne dni maja. Dla podatników, którzy rozliczają się samodzielnie, termin ten jest nieprzekraczalny i nie ma możliwości jego przedłużenia, a zapłata podatku po tym terminie wiąże się z koniecznością uiszczenia odsetek za zwłokę. 

Wybór odpowiedniej formy rozliczenia

Wybór korzystnej formy opodatkowania to ważny krok przed corocznym rozliczeniem. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych do wyboru są różne stawki ryczałtu, podatek liniowy oraz skala podatkowa, ale tylko precyzyjna analiza kosztowo-przychodowa może pozwolić na ustalenie, która forma rozliczenia będzie najbardziej korzystna.

Na poziomie ogólnym można stwierdzić, że przy małych dochodach opłacalna jest skala podatkowa, przy wysokich – podatek liniowy, pozwalający uniknąć wejścia w drugi próg podatkowy, a przy niskich lub zerowych kosztach – ryczałt. Uproszczenie to ma zobrazować, w jaki sposób podejść do wyboru odpowiedniej formy opodatkowania. Nie stanowi jednak jednolitego wzorca, gdyż specyfika konkretnej działalności może wymusić wybór zupełnie innej formy.

Dodatkową formą jest wspólne rozliczenie małżonków. Polski Ład przyniósł w tym zakresie sporą zmianę, pozwalając na takie rozliczenie także małżonkom, którzy ślub wzięli w trakcie roku. Z takiej formy rozliczenia mogą skorzystać wyłącznie płatnicy, którzy stosują skalę podatkową. Jakie są korzyści wspólnego rozliczenia? Taka forma często pozwala na rozliczenie w pierwszym progu podatkowym oraz na zastosowanie drugiej kwoty wolnej od podatku, jeśli małżonek dobrze zarabiającego przedsiębiorcy w ogóle nie pracuje. Im wyższe zarobki obu małżonków, tym mniejsza opłacalność tej formy rozliczenia.

Korzystanie z oprogramowania do rozliczeń

Aktualnie obserwuje się odejście od papierowej formy rozliczeń i wydrukowanych deklaracji podatkowych. Ministerstwo Finansów dąży bowiem do 100-procentowego udziału elektronicznych rozliczeń. W tym celu na stronach komercyjnych i rządowych udostępniane są elektroniczne formularze, które m.in. samodzielnie sumują wybrane pola oraz wprowadzają korekty.

Największą zaletą elektronicznej formy rozliczenia jest oczywiście oszczędność czasu – deklaracja wysyłana jest na skrzynkę podawczą konkretnego urzędu, bez wychodzenia z domu. 

Konsultacje z ekspertem podatkowym

Kiedy rok podatkowy ulega zakończeniu i wiadomo już, z jakich ulg można skorzystać i jak rozliczyć dochody, może się okazać, że techniczna strona rozliczenia nie jest oczywista. W takim przypadku warto skorzystać z pomocy eksperta. Z pomocą przychodzą doradcy podatkowi, którzy mogą okazać się niezbędni przy skomplikowanych rozliczeniach. Zespół EY składa się z wielu ekspertów specjalizujących się w określonych zagadnieniach podatkowych, m.in. w zakresie: ulg, dotacji, kosztów uzyskania przychodów czy przepisów Ordynacji podatkowej. Warto zatem przy wyborze doradcy precyzyjnie określić cel pomocy, aby była ona w 100% skuteczna.

Unikanie błędów podatkowych

Deklaracje podatkowe, choć coraz bardziej zautomatyzowane, nie są doskonałe. Istnieje więc ryzyko, że złożona deklaracja będzie zawierała błędy albo błędnie wypełniona nie zostanie skutecznie wysłana.

Jakie są zatem najczęstsze błędy w rozliczeniach?

• posługiwanie się nr PESEL zamiast NIP – szczególnie że coraz więcej osób prowadzi działalność i pracuje na umowach o pracę lub umowach-zleceniach;
• pomyłka w określeniu urzędu skarbowego – właściwy jest urząd ze względu na miejsce zamieszkania, a nie zameldowania;
• nieuwzględnienie w rozliczeniu rocznym jakiejś informacji PIT, szczególnie gdy w ciągu roku było wielu płatników, lub nieuwzględnienie przychodu, gdy ten rozliczany jest samodzielnie właśnie w zeznaniu rocznym;
• niekorzystanie z ulg lub korzystanie z ulg, które podatnika nie dotyczą.

Więcej informacji na temat błędów podatkowych i reakcji w obliczu ich popełnienia pisaliśmy w artykule: Organ podatkowy stwierdza nieprawidłowości – co robić?

Planowanie podatkowe na przyszłość

Rozliczenie roczne zamyka dany rok podatkowy, ale już na początku kolejnego roku należy podjąć działania na przyszłość. Gdy podatnik ma obraz własnej działalności, może z większą precyzją, przy pomocy doradcy podatkowego, określić, czy korzystniejsze w kolejnym roku będą zasady ogólne, podatek liniowy czy ryczałt. Czas na wybór formy rozliczenia przypada na 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu (nie dochodu). W tym momencie można wybrać także sposób płatności zaliczek (uproszczone, kwartalne). Należy także zweryfikować swój status małego podatnika, co pozwoli np. na jednorazową amortyzację.

Dobre planowanie roku podatkowego pozwoli zaoszczędzić nerwy i może przynieść niemałe oszczędności finansowe. W celu dobrego zaplanowania przyszłości warto dodatkowo skorzystać z pomocy specjalistów EY, którzy wskażą podatkową drogę na kolejny rok.

Zachowanie dokumentów podatkowych

Poprawnie wypełnione zeznanie podatkowe musi być przez podatnika przechowywane. Przez jaki czas? Odpowiedzi na to pytanie udzielają przepisy Ordynacji podatkowej. Zarówno dla dokumentów źródłowych, zeznań podatkowych, jak i ksiąg podatkowych termin ten wynosi pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin składania zeznania podatkowego. Powyższe wynika z okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Takie dokumenty mogą bowiem przez ten czas podlegać kontroli, muszą więc być udostępnione do wglądu kontrolującemu.

Natomiast samemu podatnikowi pozwolą skorygować deklarację, która jest błędna lub niekompletna. Można sobie wyobrazić sytuację podatnika, który omyłkowo nie korzystał z ulgi na dzieci przez pięć lat i postanowi ten błąd naprawić. Taka pomyłka nie stanowi wykroczenia. Nie ma obowiązku stosowania ulgi, ale wymiar finansowy takiej korekty jest oczywisty – przy jednym dziecku skumulowana kwota zwrotu w korekcie to 5560,2 zł. Warto zatem w uporządkowany sposób przechowywać dokumentację podatkową z uwzględnieniem czasu i rodzaju przychodu.

Podsumowanie

Roczne rozliczenie podatku jest procesem złożonym, który wymaga uwzględnienia wielu elementów. Podstawowe zasady podatkowe są uregulowane przez różne akty prawne, np. ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, Konstytucję RP czy Ordynację podatkową. Prawidłowe stosowanie przepisów podatkowych wymaga zrozumienia tych powiązań oraz ciągłego poszerzania wiedzy. Dlatego ważne jest podjęcie świadomej decyzji, czy złożyć zeznanie podatkowe samodzielnie, czy też skorzystać z pomocy profesjonalistów, takich jak zespół EY Polska.