ey-exitinterview

Exit interview – jak przeprowadzić rozmowę z odchodzącym pracownikiem?


Powiązane tematy

W branży HR temat rekrutacji jest analizowany pod niemalże każdym kątem. Specjaliści często dzielą się swoimi radami i spostrzeżeniami, pomagając w przeprowadzeniu owocnej, doskonale zorganizowanej rozmowy. W ujęciu tym zapomina się o innym, równie trudnym etapie, którego celem jest zakończenie współpracy z pracownikiem. Mowa tu o tzw. exit interview, czyli „rozmowie wyjścia”.



Exit interview – co to jest?

Exit interview to rodzaj rozmowy (lub wywiadu) przeprowadzanej na linii pracodawca – odchodzący pracownik. Najczęściej odbywa się ona z intencji zespołu HR, który ją przeprowadza lub się jej przygląda (Harvard Business Review” 2016, s. 88–95) wskazują, że niemal w 71% przeprowadza ją dział HR, a w 19% – bezpośredni przełożony). Przebieg i forma rozmowy w dużej mierze uzależnione są od wewnętrznych procesów, niemniej jednak kluczowe jest zachowanie maksymalnej bezstronności, empatii i szacunku.



Wywiad powinien być dobrowolny i angażujący obie zainteresowane strony. Rekomenduje się, aby była to swobodna rozmowa, a nie postać kwestionariusza lub ankiety (tzw. ankieta satysfakcji pracownika). Ta druga forma jest często krytykowana głównie za brak czynnika ludzkiego oraz empatii, tak ważnej w momencie pożegnania.

Jakie są główne cele exit interview?

W dużym uogólnieniu celem exit interview jest zrozumienie punktu widzenia i motywacji odchodzącego pracownika. W ten sposób można dowiedzieć się m.in. o problemach wewnątrz przedsiębiorstwa oraz o konkretnych obszarach, które wymagają udoskonalenia. Dzięki tym rozmowom możliwe jest m.in.:

  • przeciwdziałanie rotacji pracowników w firmie,
  • poprawienie pracy w poszczególnych działach,
  • usprawnienie wewnętrznych procesów czy rozwiązanie konfliktów wewnątrz zespołu.
     

Po co przeprowadzać exit interview?

Exit interview warto traktować jako szansę na rozwój firmy i motywację do przeprowadzenia koniecznych zmian. Rozmowa z odchodzącym pracownikiem daje możliwość poznania jego motywacji oraz nastawienia do całej organizacji. Ma to ogromne znaczenie m.in. pod kątem budowania pożądanego wizerunku w branży – ogranicza tym samym ryzyko tworzenia „złego PR-u” u konkurencji.

Exit interview stwarza przestrzeń do szczerej rozmowy, przy okazji pokazując, że firma liczy się ze zdaniem pracowników, jest empatyczna, rozwija się, dąży do korygowania błędów i maksymalnego szanowania drugiej strony.

Jak analizować dane zgromadzone podczas exit interview?

Po zakończonej rozmowie należy przeanalizować zdobyte dane i informacje. Wszystko po to, aby wyciągnąć najważniejsze wnioski, będące paliwem do przyszłych zmian.

Przeanalizowanie danych z exit interview pozwoli na:

  • spojrzenie na środowisko pracy z innej perspektywy,
  • wybór odpowiednich benefitów pozapłacowych,
  • poprawę kultury pracy,
  • wyciągnięcie wniosków na temat poziomu satysfakcji wszystkich pracowników,
  • wprowadzenie zmian, które mogą być kluczowe w starciu z konkurencyjnymi firmami,
  • poznanie technik, dzięki którym możliwa jest budowa pozytywnego wizerunku organizacji.
     

Pytania, które warto zadać podczas exit interview

Exit interview to proces, który pomaga pracodawcom zrozumieć powody, dla których pracownik decyduje się odejść z firmy, i zastanowić się, co zrobić w celu poprawy atmosfery w pracy i zatrzymania innych pracowników. Oto kilka przykładowych pytań, które można zadać w trakcie exit interview:

Dlaczego zdecydowałeś(-aś) się opuścić naszą firmę?

  1. Dlaczego zdecydowałeś(-aś) się opuścić naszą firmę?
  2. Co było najbardziej frustrujące podczas pracy w naszej firmie?
  3. Czy czujesz, że otrzymywałeś(-aś) wystarczająco dużo wsparcia ze strony przełożonych i kolegów z pracy?
  4. Czy czujesz, że otrzymywałeś(-aś) odpowiednie narzędzia i zasoby, aby wykonywać swoją pracę?
  5. Czy miała miejsce sytuacja, w której czułeś(-aś) się dyskryminowany(-a) lub nieodpowiednio traktowany(-a) przez kogoś w firmie?
  6. Czy firma spełniła Twoje oczekiwania co do rozwoju zawodowego i możliwości awansu?
  7. Czy masz jakieś sugestie, jak firma mogłaby ulepszyć swoją kulturę organizacyjną i poprawić warunki pracy?
  8. Czy byś polecił(a) naszą firmę jako miejsce pracy innym pracownikom i dlaczego?
  9. Czy masz jakieś sugestie, jak możemy poprawić rekrutację i selekcję kandydatów?
  10. Czy masz jakieś sugestie, co firma mogłaby zrobić/poprawić, żeby zatrzymać swoich pracowników w przyszłości?

Powyższy przykład exit interview udowadnia, że zorganizowany wywiad wymaga empatii, stronienia od oceny i dyskomfortu. Docelowo rozmowa powinna opierać się na otwartości, zrozumieniu i konkretnych odpowiedziach, które nie doprowadzą do konfliktu czy trudnych emocji. Były pracownik powinien wiedzieć, że w każdej chwili może odmówić odpowiedzi, a gdy poczuje się zagrożony – zakończyć spotkanie. 




Kalkulator opłacalności outsourcingu kadr i płac - oceń potencjalne oszczędności!

Świadome zarządzanie kadrami i płacami jest kluczowe dla efektywnego prowadzenia biznesu. Na podstawie kilku podstawowych informacji, nasz kalkulator zaprezentuje możliwe korzyści outsourcingu.

Zapraszamy do skorzystania z kalkulatora.




Podsumowanie

Offboarding pracownika jest równie istotnym etapem co onboarding. Żegnając się z członkiem zespołu, należy więc wykazać się empatią, zrozumieniem i otwartością na nową sytuację. W procesie tym nie można zapominać o stałym zespole, który może poczuć się zagrożony i niepewny stabilności zatrudnienia. Warto także, aby harmonogram był ustalany i przeprowadzany w gronie wykwalifikowanych specjalistów, którzy zadbają nie tylko o komfort byłego pracownika, lecz także o bezpieczeństwo organizacji i całego zespołu.


Polecane

Wyzwania HR 2024. Wnioski z badania HR Excellence Forum

Częste nowelizacje przepisów podatkowych, rosnąca inflacja i coraz silniejsza presja płacowa, galopujące koszty prowadzenia działalności, pozyskiwanie talentów, transformacja cyfrowa i nowe wymagania wobec firm dotyczące np. ESG – to część wyzwań, a zarazem trudności, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy w naszym kraju.

Rynek HR na początku 2024 r. – wyzwania i trendy

Jakie zmiany w prawie są kluczowe dla branży HR? Jak Polska radzi sobie z wdrożeniem unijnych zmian w prawie pracy? Jak w organizacji zarządzać różnorodnością, by osiągać cele biznesowe?

Systemy motywowania pracowników – wskazówki i techniki

Aby system motywowania pracowników były efektywny, musi być starannie zaprojektowany i dostosowany do specyfiki firmy, potrzeb pracowników oraz aktualnych trendów na rynku pracy. Jak powinien wyglądać system motywacyjny w firmie?


    Kontakt
    Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.

    Informacje