Przygotuj się do kontroli ZUS

Kontrolerzy mają coraz więcej narzędzi, za pomocą których mogą weryfikować błędy w zakresie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Jednym z założeń strategii ZUS na lata 2021-2025 jest udoskonalenie tych procesów i służącej temu architektury IT. Ma to na celu poprawę skuteczności typowania i przeprowadzania kontroli. Nie jest to zatem  kwestia „czy”, ale „kiedy” i  jakie będzie to nieść ze sobą konsekwencje. Czy jesteś na to przygotowany? Czy wiesz, jakie przysługują Ci prawa podczas prowadzenia tego typu kontroli?

O kontrolach ZUS - wprowadzenie

Od dwóch lat można zaobserwować, że ZUS kładzie główny nacisk na efektywność prowadzonych kontroli. Kontrolerzy mają za zadanie w jak najkrótszym czasie osiągnąć wymierne  efekty swojej pracy w postaci wyegzekwowania należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Co ważne, inspektorzy prowadzący kontrolę wyposażeni są w potężną wiedzą na temat osób zatrudnianych u danego płatnika składek. Pozwala im to skrócić czas, który dotychczas poświęcali na analizę pełnej dokumentacji i skupić się na najważniejszych obszarach ryzyka występującego w firmie. Znajomość regularnie przesyłanych do ZUS dokumentów daje inspektorom wiedzę, która pozwala na poznanie bieżącej działalności płatnika i zawieranych umów. Dzięki temu wszczynana kontrola koncentruje się na weryfikacji  wybranych wcześniej obszarów.

Inspektorzy ZUS skupiają się przede wszystkim na następujących kwestiach:

• Praca „na rzecz” – coraz częstsza praktyka badana w czasie kontroli płatników składek, zmierzająca do nakładania składek na ubezpieczenia społeczne na osoby świadczące pracę na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy lub na pracowników wchodzących w skład grupy pracodawców ze sobą powiązanych (grupy podatkowe i grupy kapitałowe);

• Pozorność zatrudnienia;

• Tzw. zbiegi  tytułów do ubezpieczeń społecznych;

• Weryfikacja umów o dzieło w kontekście raportowania przez płatników składek danych na ZUS RUD;

• Kontrola legalności pobytu cudzoziemców w Polsce. Przypominamy, że ZUS współpracując z Państwową Inspekcją Pracy przejął na siebie obowiązki związane z legalnością pobytu cudzoziemców i po przeprowadzeniu kontroli, informuje PIP o ewentualnych naruszeniach w tym zakresie.

Powyższy katalog (wynikający z praktyki organów kontroli) jest rejestrem otwartym. Oznacza to, że zakres kontroli może objąć praktycznie wszystkie wykonywane czynności związane z obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi. Konieczne staje się zatem uprzednie przygotowanie do ewentualnej kontroli.

Kontrola ZUS krok po kroku

Kontrola płatników składek jest zadaniem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych określonym w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Jej celem jest ocena wywiązywania się przez płatników składek z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych ZUS.

Poprzedza ją zawiadomienie o planie jej przeprowadzenia, które musi być doręczone pisemnie lub osobiście w terminie 7 dni przed rozpoczęciem kontroli. Zawiadomienie to nie jest doręczane jedynie państwowym jednostkom budżetowym. Sama kontrola rozpoczyna się w momencie, gdy inspektor  ZUS doręczy płatnikowi składek upoważnienie do jej przeprowadzenia obejmujące zakres przedmiotowy jego działań oraz okaże legitymację służbową. Kontrola zostanie wszczęta nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym przedsiębiorca odbierze zawiadomienie oraz nie później niż po 30 dniach od dnia doręczenia zawiadomienia.

Płatnicy składek, u których przeprowadzana jest kontrola, mają obowiązek:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
• udostępnić do oględzin składniki majątku,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielać wyjaśnień,
• przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Kontrolę uznaje się za zakończoną, gdy protokół kontroli zostanie odebrany osobiście lub gdy nastąpi to za pośrednictwem operatora pocztowego.

Kontrola płatnika składek to nie tylko obowiązki, ale i uprawnienia

Wskazane powyżej obowiązki, które wynikają wprost z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są ogólnie dostępne m.in. na stronie internetowej ZUS. Trudno jednak doszukać się tam uprawnień, które posiada w tym zakresie podmiot kontrolowany. Tymczasem warto, by płatnicy składek wiedzieli jeszcze przed wszczęciem ewentualnej kontroli, jakie prawa i obowiązki przysługują im w trakcie prowadzenia czynności z tym związanych.  

Przede wszystkim, należy wskazać, że obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana mają prawo aktywnie uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Dlatego należy uprzednio zawiadamiać płatnika o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w tym procesie.

Po pierwsze, warto pamiętać, że w kontroli biorą udział dwa równorzędne podmioty oraz, iż warto podjąć dialog z  kontrolerem ZUS. Aktywny w niej udział pozwala na m.in. możliwość komentowania na bieżąco danych wynikających z przedłożonych dokumentów, co de facto nie powinno pozostawić kontrolującemu najmniejszych wątpliwości i być „pierwszą linią” obrony swoich praw przez badaną jednostkę.

Po drugie, płatnik ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli lub aneksu do protokołu kontroli złożyć swoje zastrzeżenia, wskazując równocześnie na stosowne środki dowodowe, które pomogą inspektorowi ZUS zweryfikować, czy aktualne ustalenia powinny pozostać w mocy oraz wskazać jakie jest stanowisko płatnika wobec konkluzji wynikających z przedmiotowego protokołu. Inspektor ZUS ma obowiązek je rozpatrzyć i podjąć ewentualnie dodatkowe czynności kontrolne. Na następnym etapie protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji.

Jeżeli płatnik pozostaje bierny podczas prowadzonej kontroli ZUS, znacznie trudniej będzie mu bronić swoich racji na dalszym etapie postępowania. Uznaje się, że jeżeli podatnik nie złoży w terminie wyjaśnień lub zastrzeżeń do protokołu to znaczy, że nie kwestionuje ustaleń kontroli podatkowej. Dla przykładu, Sąd Okręgowy jako jeden z powodów oddalających odwołanie od decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych uznał, że „strona odwołująca nie przedstawiła żadnego dowodu mogącego świadczyć o nieprawidłowościach, jakich miał dopuścić się Zakład Ubezpieczeń Społecznych przy prowadzeniu postępowania kontrolnego. W szczególności odwołująca spółka nie kwestionowała wyliczeń dokonanych przez organ rentowy. Co prawda podważała treść skarżonych decyzji oraz wnosiła o ich zmianę, przy czym w żadnym z odwołań nie zaprezentowała argumentacji mogącej uzasadniać istnienie nieprawidłowości po stronie organu rentowego” (wyrok Sądu Okręgowego Warszawa – Praga w Warszawie o sygn. VII U 124/15).

Do aktywnego udziału w trakcie kontroli ZUS i kwestionowania nieprawidłowości zauważonych przez inspektora ZUS mogą zachęcić statystyki wygranych/przegranych przez tą instytucję  spraw sądowych. Zgodnie z rocznikiem statystycznym ubezpieczeń społecznych w latach 2015 – 2017 (najnowszym udostępnionym przez ZUS raportem, który został przygotowany w 2019 roku) w 2015 roku liczba orzeczeń wydanych przez sąd pierwszej instancji w sprawach dotyczących ZUS wyniosła 133.760, z czego w 38.490 sprawach uwzględniono odwołanie płatnika, w 2016 roku ze 124.578 spraw uwzględniono 36.112 odwołań, a w 2017 roku ze 103.260 spraw uwzględniono 29.867 z nich. Oznacza to, że w prawie 1/3 spraw sądy uwzględniały odwołania płatników w zakresie wydanych przez ZUS decyzji. 

Jak Polski Ład wpłynie na kontrole ZUS?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje zarówno małych, średnich jak i dużych przedsiębiorców. Wydaje się jednak, że najbardziej prawdopodobne są kontrole średnich i dużych przedsiębiorstw (zatrudniających powyżej 21 ubezpieczonych).

Z uwagi na zmiany jakie niesie ze sobą Polski Ład, zakładamy, że w 2022 roku inspektorzy ZUS będą kontrolować branże technologiczne i powszechnie praktykowane w nich umowy B2B. Kontroli będą podlegać nie tylko same umowy, ale i uchwały członków zarządów w kontekście wynagrodzenia i zakresu obowiązków z przedstawicielami tej branży, w szczególności ze specjalistami zajmującymi stanowiska na wyższym szczeblu. Dlaczego inspektorzy ZUS zajmą się tym właśnie obszarem? Po pierwsze dlatego, że dotychczas ZUS nie skupiał się na jego badaniu, gdyż inspektorzy ZUS mieli zbyt małą wiedzę w tym zakresie. To się jednak zmienia. Po drugie, jak wskazywaliśmy w artykule: „Polski Ład atrakcyjny dla informatyków, ale dla firm IT już nie” Polski Ład wprowadzi obniżenie stawki ryczałtu dla informatyków (preferencyjny 12% ryczałt) oraz kwotową składkę zdrowotną. W efekcie ta forma zatrudnienia będzie korzystniejsza niż standardowa umowa o pracę czy B2B rozliczane skalą podatkową czy podatkiem liniowym (19%). Stosowanie tego atrakcyjnego ryczałtu będzie jednak obarczone pewnymi ograniczeniami czasowymi. Współpracując z byłym pracodawcą, z opodatkowania ryczałtem można skorzystać dopiero po dwóch latach. Dlatego obszar ten będzie podlegał szerzej kontroli. ZUS może sprawdzać, czy w latach wcześniejszych współpraca z osobami, które teraz są zatrudnione na podstawie uchwały zarządu lub świadczą usługi na podstawie umowy B2B, wcześniej kooperowały na podstawie umowy o pracę. Uwaga kontrolerów skupiona będzie w szczególności na tym, czy te osoby  posiadały inną  formę zatrudnienia u tego samego pracodawcy (np. na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia). W drugim kroku inspektorzy ZUS będą badać, czy osoby które będą świadczyć usługi na podstawie umowy B2B świadczą usługi taki sam lub podobne do czynności, które inne osoby osób świadczą na podstawie umowy o pracę. Wówczas ZUS będzie miał możliwość taką współpracę zakwestionować i oskładkować.

Na kontrole narażone są również w szczególności podmioty, które uznawane są za próbujące obejść przepisy i korzystające z możliwości obniżenia składek jak na przykład firmy ochroniarskie, sprzątające i cateringowe.

Co można zrobić już teraz?

Warto pamiętać, że również dużo łatwiej z wyprzedzeniem przygotować się na różne scenariusze związane z kontrolą ZUS.

Podczas takich przygotowań warto zacząć od zidentyfikowania potencjalnych obszarów ryzyka, nieprawidłowości lub potencjalnych oszczędności. Warto również ocenić rzetelność wypełnienia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Kolejne kroki to dokonanie oceny prawidłowości kwalifikacji umów cywilnoprawnych oraz bilansu składek, a także  zbadanie dokumentacji kadrowo-płacowych pod względem zgodności z utrwalonym orzecznictwem i aktualną metodologią organów kontrolnych.

Po przeanalizowaniu powyższych obszarów warto wprowadzić działania naprawcze, które mogą też usprawnić niektóre procesy na przyszłość. Warto również zidentyfikować obszary, w których występują nadpłaty i rozpocząć proces odzyskania należnych kwot. Przypominamy, że od 1 stycznia 2022 r. płatnik składek będzie miał prawo do złożenia korekt dokumentów rozliczeniowych do 5 lat wstecz od dnia ich wymagalności.  

Jak można zauważyć, czynności, które można wykonać jeszcze przed wszczęciem kontroli przez ZUS w przedsiębiorstwie jest bardzo dużo. Warto je jednak przeprowadzić, by nie dać się zaskoczyć.