Rok 2023 przynosi kontynuację obserwowanych już od jakiegoś czasu trendów na rynku pracy, przede wszystkim niedoboru pracowników i rosnącej presji płacowej. Utrzymująca się na wysokim poziomie inflacja, rosnące ceny energii i niesprzyjające warunki makroekonomiczne utrudniają budowanie atrakcyjnego budżetu wynagrodzeniowego. Czy istnieją sposoby na utrzymanie efektywności w zarządzaniu kosztami pracowniczymi? Tak, ale efektywności tej trzeba szukać na wielu płaszczyznach.
Inflacja i plany podwyżkowe na 2023 r.
Najnowsze dane Głównego Urzędu Statystycznego wskazują na dalszy wzrost inflacji. Z danych ze stycznia 2023 r. wynika, że inflacja w tym miesiącu wzrosła z 16,6 do 17,2% rok do roku w stosunku do grudnia 2022 r. Problem galopującej inflacji dostrzegają również firmy. Coraz częściej pracodawcy zastanawiają się, jak utrzymać efektywność w zarządzaniu kosztami pracowniczymi przy jednoczesnym budowaniu zespołów z wykwalifikowanymi specjalistami. Rosnąca inflacja silnie wpływa na oczekiwania płacowe, ponieważ siła nabywcza pieniądza ciągle się zmniejsza. Firmy, które mogą pozwolić sobie na podwyżki dla pracowników, już uwzględniły je w swoich planach (według raportu „Raport Płacowy Hays Poland 2023” zrobiło to aż 81% firm).
Dwucyfrowa inflacja będzie jednak skłaniała pracodawców do kolejnych zmian w siatce płac. Zmiany te będą szczególnie istotne, jeśli chodzi o pozyskiwanie nowych talentów i zatrzymywanie doświadczonych pracowników. Z trendów na rynku pracy wynika, że firmy nadal będą zainteresowane rekrutacją nowych pracowników i jednocześnie będą rozważać możliwości dalszego wzrostu wynagrodzeń, w szczególności w odniesieniu do pracowników wysoko wykwalifikowanych, pracowników branży IT i kadry menedżerskiej.
Wzrost inflacji nie jest problemem lokalnym. Mierzy się z nim nie tylko Polska. Aby przeciwdziałać galopującemu wzrostowi cen, ustawodawca polski przyjął pakiet rozwiązań, który miał na celu łagodzenie negatywnych skutków inflacji. Obniżono lub czasowo zniesiono podatek VAT, m.in. na paliwo, energię elektryczną czy nawozy, wprowadzając tzw. tarczę antyinflacyjną. Dodatkowo rząd zaplanował kilka rozwiązań wspierających gospodarstwa domowe w związku z wysokimi cenami energii (w 2022 r. wypłacano dodatek węglowy oraz dodatek energetyczny do prądu).
Inicjatywy te nie były jedynymi działaniami mającymi na celu wyeliminowanie wysokiej inflacji. Duże nadzieje pokładano również w największej reformie podatkowej ostatnich lat, tj. Polskim Ładzie. Ubiegłoroczna nowelizacja przepisów podatkowych miała być ważną zmianą gospodarczą. W jej ramach wprowadzono zarówno szereg istotnych zmian w podatkach, takich jak: wzrost kwoty wolnej od podatku, podniesienie progu podatkowego, zmianę zasad odliczania składki zdrowotnej (zmiana ta jest szczególnie niekorzystna dla osób zarabiających więcej), jak i ulgę dla klasy średniej, którą następnie, w trakcie 2022 r., zlikwidowano. Zmiany przepisów podatkowych, przygotowane i procedowane w szybkim tempie, w praktyce nie okazały się jednak dla wszystkich podatników pozytywne. Na nowych regulacjach straciły głównie osoby dobrze zarabiające.
Kiedy i jak zwiększyć efektywność struktury wynagrodzeń?
Każdy pracodawca, poszukując źródeł efektywności kosztowej, powinien przeanalizować w swojej firmie strukturę wynagrodzeń oraz obowiązujące formy współpracy. Warto pamiętać, że dobrze skonstruowany system wynagradzania to taki, w którym zostaną uwzględnione nie tylko cele firmy, lecz także jej możliwości finansowe. System ten powinien być „uszyty na miarę”, czyli dobrze dopasowany do kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, oraz zapewnić firmie konkurencyjność względem ofert rynkowych. W obecnych czasach w jeszcze większej mierze powinien uwzględniać oczekiwania pracowników. Tradycyjne modele nawiązywania stosunku pracy w wielu przypadkach nie są już tak atrakcyjne.
Coraz częściej firmy, oprócz tradycyjnej umowy o pracę, wykorzystują inne narzędzia i nowe rozwiązania związane ze świadczeniem usług, np. umowę firma-firma (ang. business-to-business, B2B). Firmy, przy spełnieniu określonych przesłanek, mogą podejmować współpracę z osobami m.in. na podstawie kontraktu menedżerskiego czy umów cywilnoprawnych (zlecenia lub o dzieło). Warto zatem rozważyć, czy w organizacji – biorąc pod uwagę charakter wykonywanych zadań – możliwa i korzystna jest zmiana formy współpracy i wynagradzania. Może ona bowiem realnie wpłynąć na wysokość wynagrodzenia i koszty ponoszone przez spółki. Weryfikacji powinny podlegać zarówno sama struktura form współpracy, jak i jej konsekwencje w zakresie podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych. Jeśli przykładowo firma zatrudnia informatyków, grafików, inżynierów, innowatorów, zasadne będzie ustalenie, czy i na jakich zasadach można zastosować wobec ich wynagrodzenia 50% koszty uzyskania przychodu. Wdrożenie takiego rozwiązania wprost przekłada się na podwyżkę wynagrodzenia wspomnianych pracowników bez wzrostu kosztów wynagrodzeń po stronie spółki.
Zaletą współpracy na zasadach B2B jest natomiast możliwość uzyskania znaczących korzyści w podatku dochodowym i składkach ZUS. Nieetatowe formy zatrudnienia – o ile mają solidne uzasadnienie biznesowe – przekonują wiele firm nie tylko ze względu na potencjalne korzyści finansowe, lecz także, a może przede wszystkim dlatego, że stanowią odpowiedź na potrzeby (potencjalnych) (współ)pracowników. Coraz częściej kandydaci poszukują rozwiązań dających większą swobodę działania w porównaniu z zatrudnieniem na etat. Wykonywanie zadań w dowolnym miejscu i czasie nabiera dla osób poszukujących (współ)pracy coraz większego znaczenia. Jak pokazuje praktyka, kontrakt B2B może być rozwiązaniem dla osób ceniących sobie dużą elastyczność i niezależność. Jest to model współpracy, który zaleca się w szczególności osobom odpowiedzialnym, dobrze zorganizowanym i zmotywowanym oraz niezależnym specjalistom, którzy nie wymagają ciągłego nadzoru w swoich działaniach.
Warto zauważyć, że oszczędności mogą zostać pozyskane nie tylko z obszaru podatków, lecz także ZUS-u czy PFRON-u. Jak wynika z przeprowadzonych badań, statystyk ZUS-u oraz częstej praktyki doświadczonych ekspertów EY, wiele polskich przedsiębiorstw nieświadomie nadpłaca swoje zobowiązania wobec ZUS-u i PFRON-u. Można tu również zweryfikować nieefektywności, których odpowiednie zarządzenie pozwoli na uwolnienie dodatkowych środków finansowych.
Więcej o konstruowaniu modelu wynagradzania pozwalającego na obniżenie kosztów pracodawcy i jednocześnie o zwiększeniu wynagrodzenia (współ)pracownika nawet o kilkadziesiąt tysięcy złotych w skali roku w artykule pt. „Co robić, gdy koszty personalne w firmie ciągle rosną?”. Analiza siatki wynagrodzeń powinna także uwzględniać możliwość korzystania w większym stopniu z ulg i preferencji podatkowych, szczególnie tych wprowadzanych programem Polski Ład. Pozwoli to firmom zbudować bezpieczną „poduszkę” podatkową. Więcej na ten temat w artykule pt. „Nowy Polski Ład a struktura wynagrodzeń”.
Wynagrodzenia twórców ważnym aspektem struktury wynagrodzeń
Zastosowanie autorskich kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50% uzyskanego przychodu może doprowadzić do poprawy atrakcyjności wynagrodzeń. Preferencja ta wpływa na zmniejszenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy, przez co wzrasta wysokość wynagrodzenia netto pracownika. Z tej formy opodatkowania mogą korzystać twórcy świadczący pracę na podstawie umowy o pracę.
Zasadniczo preferencyjne koszty uzyskania przychodów będą miały zastosowanie do działalności twórczej w zakresie architektury, inżynierii budowlanej, urbanistyki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, działalności publicystycznej czy działalności badawczo-rozwojowej. Co istotne, w roku podatkowym łączne koszty uzyskania przychodów nie mogą przekroczyć kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, czyli 120 tys. zł.
Nowelizacja Polskiego Ładu, obowiązująca od 1 lipca 2022 r., wprowadziła wiele zmian w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Najważniejszymi z nich była obniżka dolnej stawki PIT z 17 na 12% oraz likwidacja ulgi dla klasy średniej. Obie te modyfikacje również wpłynęły na wysokość wynagrodzeń netto twórców. O zaletach i wymogach wprowadzenia modelu wynagrodzenia opartego na autorskich kosztach uzyskania przychodu w artykule pt. „Twórcy skorzystali na nowelizacji Polskiego Ładu”.
Uwzględnienie w strukturze wynagrodzenia 50% kosztów autorskich powinno wiązać się każdorazowo z analizą zakresu wykonywanych przez pracowników obowiązków, a także przygotowaniem odpowiedniego systemu wyceny honorarium i ewidencji czasu poświęconego na działalność twórczą. Pracodawcy powinni pamiętać także o dostosowaniu umów i regulaminów obowiązujących wewnątrz firmy w tym zakresie.
Poszukując oszczędności w obszarze siatki wynagrodzeń, warto zweryfikować wynagradzanie członków zarządów i menedżerów wyższego szczebla w szczególności pod kątem konkurencyjności i praktyki rynkowej (benchmarking). Dodatkowo może się okazać, że odpowiednio stworzony model wynagradzania obniży koszty pracodawcy i jednocześnie zwiększy wynagrodzenie zatrudnionego nawet o kilkadziesiąt tysięcy złotych w skali roku. Więcej na ten temat w artykule pt. „Czas na przegląd struktur wynagrodzeń kadry menedżerskiej (case study)”.
Wypłata kadrze zarządzającej premii zależnej od wyników finansowych wiąże się z koniecznością uwzględnienia regulacji w zakresie ubezpieczeń społecznych. Przed wejściem w życie Polskiego Ładu wynagrodzenie członków zarządu nie podlegało bowiem oskładkowaniu zdrowotnemu. Począwszy od 2022 r. obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają członkowie zarządu pełniący funkcje na podstawie aktu powołania. W tym obszarze największych trudności przysparza firmom ustalenie, czy premia należna za okres przed wejściem w życie Polskiego Ładu podlega obowiązkowi pobrania składki zdrowotnej, czy też jest ona zwolniona z oskładkowania. Aktualne rozstrzygnięcia organów rentowych wskazują, że osoby pełniące funkcje na mocy aktu powołania jeszcze przed wejściem przepisów Polskiego Ładu nie muszą wliczać do podstawy wymiaru ubezpieczenia zdrowotnego wynagrodzenia otrzymanego już po wejściu w życie nowych przepisów (potwierdza to m.in. decyzja ZUS-u oddział w Gdańsku z 31 marca 2022 r. o sygn. DI/100000/43/328/2022). Kształtując politykę wynagradzania, firmy powinny zatem dokładnie przeanalizować wszelkie elementy płacowe. Jest to szczególnie ważne przy prawidłowym opodatkowaniu i oskładkowaniu poszczególnych części wynagrodzenia.
