Privacybeleid – Taleo Recruitmentsite

26 augustus 2019

Inleiding

Dit Privacy beleid is bedoeld om de werkwijzen van EY te beschrijven ten aanzien van het Global Recruitment Management System (het 'Systeem') in verband met de privacy van alle gebruikers van het Systeem.

Bij EY hebben we ons gericht op het implementeren van eerlijke praktijken voor de verwerking van gegevens die zijn ontworpen om uw privacy en uw persoonsgegevens te beschermen. Wij geloven dat iedereen profiteert van het vrije verkeer van gegevens wanneer die gegevens op verantwoorde wijze worden verzameld en gebruikt. Daarom heeft EY zichzelf de taak gegeven om u uitgebreid te informeren over hoe wij uw persoonsgegevens binnen dit Systeem zullen gebruiken en om u te informeren over uw rechten in dit verband.

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens in het Systeem, neem dan contact op met het EY  data protection team.

Als u slechts een bezoeker bent van onze Careers site op EY.com, verzamelt EY geen persoonsgegevens over u, behalve in beperkte mate door het gebruik van cookies, zoals hieronder beschreven. Als u daarentegen solliciteert op een vacature bij EY, kunnen we gegevens over u verzamelen wanneer u een kandidaatprofiel aanmaakt in het Systeem. Houd er rekening mee dat de website EY.com links kan bevatten naar andere sites, al dan niet beheerd door EY, waarop dit Privacy beleid niet van toepassing is.

  • Interesse om te werken bij EY

    IIn dit gedeelte leggen we uit hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt wanneer u gegevens in het Systeem invoert.

    Het verstrekken van uw persoonsgegevens is altijd optioneel. Houd er echter rekening mee dat als u geen persoonsgegevens verstrekt of geen toestemming geeft om deze in het Systeem te verwerken, dit ertoe kan leiden dat wij wellicht geen actie kunnen ondernemen naar aanleiding van uw sollicitatie via deze online omgeving. U heeft de mogelijkheid uw sollicitatie rechtstreeks naar een EY recruiter in uw land te sturen. U kunt per e-mail of telefonisch contact opnemen met de EY recruiter. De contactgegevens van alle EY-lidfirma's zijn hier te vinden.

  • Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor het Systeem?

    De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de EY lidfirma die verantwoordelijk is voor de geadverteerde positie en aan wie u uw sollicitatie heeft gericht. Informatie over de EY lidfirma die verantwoordelijk is voor uw sollicitatie, is te vinden op onze Careers site op EY.com.

    Het is mogelijk dat EY lidfirma's gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor uw persoonsgegevens als u via het Systeem solliciteert bij meerdere EY lidfirma’s.

  • Wie beheert het Systeem?

    EY Global Services Limited ("EYGS"), een limited liability partnership naar het recht van Engeland en Wales, gevestigd te 6 More London Place, Londen SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk, geregistreerd onder nummer 5483856, heeft een licentie voor het Systeem verkregen van Taleo Corporation, 4140 Dublin Boulevard Suite 400, Dublin, Californië 94568, Verenigde Staten ("Taleo"). Taleo beheert het Systeem namens EYGS ten behoeve van EY lidfirma's over de hele wereld. De servers waarop het Systeem wordt gehost zijn eigendom van Taleo en bevinden zich in de Verenigde Staten van Amerika. Taleo is gecertificeerd volgens het EU-US Privacy Shield, dat wordt beheerd door het Amerikaanse ministerie van Handel dat organisaties een mechanisme biedt om aan de EU-vereisten voor gegevensbescherming te voldoen bij het doorgeven van persoonsgegevens van de Europese Unie naar de Verenigde Staten.

    De gegevens die u aan het Systeem verstrekt, kan door EYGS voor wervingsdoeleinden worden gedeeld met een of meer EY lidfirma’s gevestigd over de hele wereld (zie onderstaand de 'Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?' paragraaf). EYGS treedt op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met elke EY lidfirma dat een vacature adverteert op de Careers site van EY.com.

  • Wie heeft toegang tot uw gegevens?

    Toegang tot uw persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend indien toegang daartoe noodzakelijk is. Alle recruitmentmedewerkers binnen de EY lidfirma's wereldwijd hebben toegang tot uw profiel in de database en kunnen uw gegevens naast actuele vacatures leggen.

    Taleo kan toegang krijgen tot uw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om haar taken uit te voeren, maar mag geen gegevens delen zonder voorafgaande toestemming van EYGS. Van tijd tot tijd kan het nodig zijn dat we, naast Taleo, uw persoonsgegevens dienen te delen met andere derde partijen. We zullen uw persoonsgegevens echter alleen vrijgeven     om de volgende redenen:

    o    Wanneer dit nodig is om een derde partij als dienstverlener in te schakelen om recruitmentdiensten te verzorgen en uit te breiden, zoals we dit momenteel doen met Taleo.

    o    Wanneer u hier uitdrukkelijk om vraagt.

    o    Wanneer dit is vereist op basis van een gerechtelijk bevel of op enig andere wet- of regelgeving.

  • Doorgifte van persoonsgegevens

    EY heeft een uitgebreid wereldwijd privacy complianceprogramma dat bestaat uit door de EU goedgekeurde bindende bedrijfsvoorschriften (BCR's) en uit certificering volgens het EU-US Privacy Shield, dat wordt beheerd door het Amerikaanse ministerie van Handel. EY zal alleen uw persoonsgegevens uitsluitend bekendmaken aan derden die schriftelijk hebben toegezegd een passend niveau van privacybescherming te bieden.

  • Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

    Uw persoonsgegevens worden verwerkt in het Global Recruitment Management System, zodat de EY recruitmentteams uw sollicitatie in overweging kunnen nemen en zo nodig contact met u kunnen opnemen. Uw persoonsgegevens worden door EY gebruikt voor de uitvoering van het wereldwijde wervingsprogramma van onze lidfirma's. Dit omvat het plannen en monitoren we onze wervingscampagnes en informeren we u van tijd tot tijd over actuele vacatures.

  • Cookies

    De Careers site op EY.com maakt gebruik van cookies. Een cookie is een techniek waarmee een website informatie (een 'identificatie') in uw browser kan opslaan, die alleen wordt gebruikt terwijl u op de site actief bent. Cookies worden niet gebruikt om de persoonlijke identiteit te achterhalen van iemand die alleen de site bezoekt. Cookies helpen ons ook verkeerspatronen te volgen, zodat we weten hoe we de website het best kunnen verbeteren voor onze bezoekers.

    Als u geen cookies van de website wilt ontvangen, kunt u uw webbrowser zo instellen dat u een waarschuwing krijgt wanneer u een cookie ontvangt. U kunt dan zelf bepalen of u de cookie wilt accepteren (zie hiervoor uw browserinstellingen). Houd er echter rekening mee dat bepaalde functies van de site niet volledig kunt ervaren als u cookies in uw browser uitschakelt.

  • Uw persoonlijke profiel en de voortgang van de sollicitatie

    Het is uw verantwoordelijkheid om te zorgen dat u correcte gegevens in het Systeem invoert en dat u deze gegevens up-to-date houdt. Dit kan gedaan worden via het 'Kandidaatprofiel'. Voor het Kandidaatprofiel hebt u een geldig e-mailadres nodig als inlognaam. Daarnaast moet u andere gegevens invoeren waarvan een deel verplicht is. Verplichte gegevens wordt als zodanig aangegeven. Via uw e-mailadres kunnen wij contact met u opnemen als uw kwalificaties en/of voorkeuren passen bij een vacature, of als u ervoor kiest om automatische berichten te ontvangen over vacatures bij een EY lidfirma.

    Uw Kandidaatprofiel maakt het ook mogelijk toegang te krijgen tot het Systeem om de voortgang van uw sollicitatieprocedure te volgen of desgewenst uw persoonsgegevens aan te passen of bij te werken.

  • Solliciteren naar een functie buiten uw eigen land

    Als u wilt solliciteren naar een functie in een ander land dan uw eigen land, moeten we mogelijk enkele vragen stellen die specifiek zijn voor het desbetreffende land. Dit komt omdat we in bepaalde landen bepaalde aanvullende vragen moeten stellen voordat we iemand een baan kunnen aanbieden. Deze vragen zijn relevant en noodzakelijk voor de vacature en komen overeen met de waarden van EY.

  • Solliciteren naar een functie in Polen

    Wanneer u solliciteert naar een functie in Polen, worden uw goedkeuring en uw toestemming verkregen volgens de Poolse Wet op de Gegevensbescherming d.d. 29 augustus 1997, Dz. U. Nr 133, poz. 883.

  • Solliciteren naar een functie in Mexico

    Wanneer u solliciteert naar een functie in Mexico, worden uw goedkeuring en uw toestemming verkregen volgens de Federale Wet ter Bescherming van Persoonsgegevens in de Particuliere Sector d.d. 6 juli 2010. Nadere informatie is te vinden op deze webpagina: www.ey.com/mx.

  • Solliciteren naar een functie in Maleisië

    Wanneer u solliciteert naar een functie in Maleisië, worden uw goedkeuring en uw toestemming verkregen volgens de Wet ter Bescherming van Persoonsgegevens d.d. 2010 (Wet 709). Nadere informatie is te vinden op deze webpagina: http://www.ey.com/MY/en/Home/EY-personal-data-notice-english.

  • Solliciteren naar een functie in Japan

    Wanneer u solliciteert naar een functie in Japan, kunt u hier aanvullende informatie vinden over de verwerking van uw persoonsgegevens. 

  • Solliciteren naar een functie in India, het Verenigd Koninkrijk en in Amerika

    Taleo gebruikt IBM Watson Recruitment Express ('IBM Watson') als hulp bij het screenen van kandidaten voor vacatures binnen EY. Uw persoonsgegevens worden door IBM Watson verwerkt voor het volgende doel: het uitvoeren van een ​​kunstmatige intelligentie-analyse en om EY recruiters te voorzien van een geschiktheidsscore met betrekking tot uw sollicitatie. Hoewel IBM Watson een geautomatiseerde aanbeveling geeft op basis van de geschiktheidsscore van een kandidaat, is een EY recruiter verplicht om handmatig de uiteindelijke beslissing te nemen over welke kandidaten geschikt zijn.

    EY Global Services Limited is de verwerkingsverantwoordelijke en neemt een licentie af van IBM Watson bij IBM Global Business Services, Postbus 41, North Harbor, Portsmouth, PO6 3AU, Verenigd Koninkrijk. IBM Watson wordt gehost op servers in Sterling, Virginia in een colocatiefaciliteit (Cyxtera), Washington, D.C. en San Jose, Californië.

    IBM Watson verwerkt alle categorieën persoonsgegevens die u aan het systeem toevoegt. Dit omvat ook alle gevoelige persoonlijke gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag  of seksuele gerichtheid voor zover u mogelijk deze in het systeem heeft ingevuld. Deze persoonsgegevens worden alleen bewaard in overeenstemming met de zakelijke behoeften van EY. IBM Watson bewaart uw persoonsgegevens niet nadat de vacature is gesloten en bewaart uw persoonsgegevens alleen zolang de vacature open staat zodat uw geschiktheidsscore ten opzichte van andere kandidaten kan worden bijgewerkt. Uw persoonsgegevens worden periodiek gewist op basis van het beleid voor gegevensbewaring van het systeem zoals uiteengezet in het gedeelte 'Bewaren van gegevens' van deze Privacyverklaring. Zodra het systeem is opgeschoond, worden uw persoonsgegevens verwijderd uit IBM Watson (zelfs als de vacature openstaat voor toepassingen). U kunt te allen tijde verzoeken om uw persoonsgegevens handmatig uit IBM Watson te verwijderen.

    Uw persoonsgegevens zijn toegankelijk via:

    derde partijen die via IBM toegang hebben tot EY's versie van IBM Watson om op verzoek van EY technische ondersteuning te bieden; en
    interne EY recruiters die de geschiktheidsscores verwerken als onderdeel van het screeningproces van kandidaten.
    Deze verwerking is noodzakelijk voor de legitieme belangen die door ons worden nagestreefd (behalve wanneer dergelijke belangen worden overschreven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens vereisen). Het specifieke gerechtvaardigde belang dat wordt nagestreefd is: human resource management, inclusief prestatiebeoordelingen en werving.

  • 'Stuur deze vacature door naar een vriend(in)'

    Misschien wilt u een vacature in het Systeem doorsturen naar een vriend(in). U kunt dit doen door te  klikken op de 'Delen'-link, die u vindt bij elke functieomschrijving. Wanneer u deze functie gebruikt, hebben we mogelijk uw e-mailadres en het e-mailadres van de ontvanger (uw vriend(in) of collega) nodig. We verzamelen deze gegevens zodat we de functieomschrijving en uw e-mailadres kunnen doorsturen zonder dat het e-mailbericht mogelijk als spam wordt behandeld. Bovendien, wanneer we contact opnemen met uw vriend(in), wordt hij/zij uitgebreid geïnformeerd over de manier waarop zijn of haar gegevens zullen worden gebruikt, met name met betrekking tot hun rechten en details over de EY lidfirma die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke conform dit Privacy beleid.

  • Bewaren van gegevens

    Het beleid en/of de procedures voor het bewaren van persoonsgegevens in het Systeem zijn:

    Alleen voor AVG-landen:

    U kunt uiteraard altijd verzoeken om uw gegevens uit het Systeem te laten verwijderen. Uw persoonsgegevens blijven in het Systeem zolang als u aangeeft belangstelling te hebben in EY of totdat u een functie bij EY hebt gekregen. Houd er echter rekening mee dat uw gegevens niet langer dan 18 maanden na het laatste contact met u zullen worden bewaard. Elke 18 maanden bieden we u de gelegenheid om opnieuw toestemming te geven voor het bewaren van uw gegevens. Als u deze toestemming niet geeft, worden uw gegevens uit het Systeem verwijderd.

    Voor sommige landen zal een andere bewaartermijn worden toegepast:

    6 maanden: Duitsland en India
    12 maanden: Oostenrijk, Zwitersland, Zweden, Noordwegen, Denemarken, IJsland, Finland & Nederland
    24 maanden: Frankrijk
    36 maanden: Albanië, Bosnië en Herzegovina, Bulgarije, Kroatië, Cyprus, Tsjechië, Estland, Griekenland, Hongarije, Kosovo, Letland, Litouwen, Noord-Macedonië, Malta, Moldavië, Montenegro, Polen, Roemenië, Servië, Slowakije, Slovenië en Turkije.

    Voor alle overige landen:

    U kunt uiteraard altijd verzoeken om uw gegevens uit het Systeem te laten verwijderen. Uw gegevens blijven in het Systeem bewaard zolang u actief solliciteert naar functies bij EY. Uw persoonsgegevens worden echter niet langer bewaard dan tot 36 maanden na afloop van de sollicitatieprocedure. Op dat moment kunnen we contact met u opnemen om u te laten weten dat uw gegevens uit het Systeem worden verwijderd, tenzij u ons anders instrueert.

  • Bijzondere categorieën persoonsgegevens

    In de beginfase van het wervingsproces is het niet ons doel om bijzondere categorieën persoonsgegevens van u te verzamelen (ook wel 'gevoelige persoonsgegevens' genoemd). Bijzondere categorieën persoonsgegevens onthullen je ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid en in sommige gevallen sofinummers of financiële informatie.

    Mogelijk moeten we in een later stadium van het wervingsproces bijzondere categorieën persoonsgegevens van u moeten verzamelen als lokaal geldende arbeidswetgeving of -regelgeving ons daartoe verplicht. Voor zover u ons bijzondere categorieën persoonsgegevens verstrekt ter ondersteuning van uw sollicitatie of als onderdeel van uw persoonlijke profiel, stemt u ermee in dat we deze gegevens gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke lokale wet- en regelgeving en in overeenstemming met dit Privacy beleid.

    Uw Kandidaatprofiel bevat vakken waarin u vrije tekst kunt invullen. Als u ons persoonsgegevens verstrekt ten behoeve van uw sollicitatie of als onderdeel van uw Kandidaatprofiel, neem dan geen bijzondere categorieën persoonsgegevens op. Als u ons toch dergelijke gegevens verstrekt, stemt u ermee in dat we deze gegevens gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke lokale wet- en regelgeving en in overeenstemming met dit Privacy beleid.

  • Referenten

    Als u gegevens over derde personen of referenten verstrekt, bent u verantwoordelijk voor het verkrijgen van hun toestemming en ervoor te zorgen dat zij zich ervan bewust zijn dat hun gegevens worden doorgestuurd naar en gebruikt door het EY netwerk.

  • Beheer van uw persoonsgegevens

    Persoonsgegevens die via deze website zijn verkregen, worden niet door EY verzameld of samengesteld ten behoeve van verspreiding of verkoop aan externe partijen voor consumentenmarketing of hosten van mailings namens derden.

    U hebt wettelijk het recht om informatie op te vragen over de persoonsgegevens die wij over u hebben. Wij bieden u de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens correct en actueel in het systeem is via uw Kandidaatprofiel. U kunt een kopie van uw persoonsgegevens opvragen, of een rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens verzoeken door een e-mail te sturen naar het EY data protection team.

  • Beveiliging

    EY streeft ernaar om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens die in het Systeem worden verwerkt, veilig worden bewaard en heeft geaccepteerde normen voor technische maatregelen en beveiligingsbeleid geïmplementeerd die de gegevens die zij onder haar controle heeft beschermen tegen:

    o    Onbevoegde toegang.

    o    Onjuist gebruik of openbaarmaking.

    o    Onbevoegde wijziging.

    o    Onwettige vernietiging of onopzettelijk verlies.

    Alle EY medewerkers en iedere derde partij die door EY worden ingeschakeld om uw persoonsgegevens te verwerken, zijn verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

  • Kinderen

    Deze website is niet bedoeld voor gebruik door kinderen. We zijn ons bewust van het belang van goede bescherming van de gegevens van kinderen, vooral in een online omgeving, en we verzamelen of bewaren niet bewust gegevens over kinderen.

  • Wijzigingen in dit Privacy beleid

    EY kan dit Privacy beleid indien nodig wijzigen. Als er wijzigingen in het Privacy beleid worden aangebracht, kan het tot 30 werkdagen duren voordat de nieuwe privacy procedures zijn geïmplementeerd. Controleer deze pagina regelmatig als u de wijzigingen wilt volgen.

  • Klachten

    Als u bezorgd bent over een mogelijke overtreding van de privacy wetgeving of enig andere regelgeving, neem dan contact op met EY’s General Counsel en/of EY’s Global Privacy Leader: 6 More London Place, Londen, SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk, of via het EY data protection team. Een EY Privacy Leader wordt beschikbaar gemaakt en zal uw klacht onderzoeken en u informeren over hoe de klacht wordt afgehandeld.

    Als u niet tevreden bent over de wijze waarop EY uw klacht heeft afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder in uw land. U kunt de zaak ook voorleggen aan een bevoegde rechter in uw jurisdictie.

  • Neem contact met ons op

    Indien u nog vragen heeft of meent dat er in dit Privacy beleid geen aandacht wordt besteed aan uw zorgen, neem dan contact op met uw gebruikelijke contactpersoon bij EY of neem contact op met ons via EY data protection team van EY.