Oddelegowanie pracownika – o czym należy pamiętać?

W oparciu o powyższy przepis Kodeksu pracy można odkodować pojęcie podróży służbowej, które zawiera dwa podstawowe elementy:

• polecenie pracodawcy,
• wykonywanie zadania poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Inaczej sprawa wygląda z oddelegowaniem, które co do zasady odnosi się do dłuższych wyjazdów pracownika. Kodeks pracy wiąże oddelegowanie ze zmianą miejsca świadczenia pracy i taka modyfikacja może nastąpić w dwóch formach:

• w drodze porozumienia stron lub
• wypowiedzenia zmieniającego.

Rzadziej spotykanym rozwiązaniem jest sytuacja, w której oddelegowanie następuje pod przymusem, a więc w drodze wypowiedzenia zmieniającego. W takim przypadku pracownik ma bowiem prawo do nieprzyjęcia zaproponowanych warunków, ryzykując tym samym rozwiązanie stosunku pracy.

Zdecydowanie częściej stosowaną formą jest porozumienie z pracownikiem, poprzedzone negocjacjami warunków oddelegowania. W końcowym efekcie okazać się bowiem może, że zmuszenie pracownika do świadczenia pracy poza granicami kraju w drodze wypowiedzenia zmieniającego nie spełni oczekiwań pracodawcy.

Jeszcze podróż służbowa czy już oddelegowanie pracownika?

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których podróż służbowa przeciąga się. Długość wyjazdu w przypadku podróży służbowej nie jest precyzyjnie określona. W orzecznictwie i w doktrynie przyjmuje się, że o oddelegowaniu pracownika mówimy w przypadku świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy / stałym miejscem pracy powyżej 3 miesięcy. Może zatem okazać się, że pomimo braku formalnego porozumienia pracodawcy i pracownika taka podróż może zostać uznana za oddelegowanie. Wszystko zależy od okoliczności, w jakich odbywa się taka delegacja.

Opodatkowanie świadczeń związanych z podróżą służbową i oddelegowaniem

Rozróżnienie podróży służbowej i oddelegowania ma istotne konsekwencje. Przepisy ustawy o PIT inaczej traktują oddelegowanie i podróż służbową.

W przypadku oddelegowania przepisy PIT wskazują, że wolna od podatku jest część przychodów osób mających w Polsce miejsce zamieszkania, a przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy. Zwolnienie z podatku obejmuje każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych.

Ważne jest również to, że świadczenia związane z oddelegowaniem, jak koszt zakwaterowania i wyżywienia, podlegają opodatkowaniu, które wpływa na wynagrodzenie netto pracownika. W praktyce pracodawcy decydują się na tzw. ubruttowienie świadczeń związanych z oddelegowaniem, aby utrzymać odpowiedni poziom wynagrodzenia netto pracownika.

Inaczej jest w odniesieniu do podróży służbowej. Zapewnienie przez pracodawcę wyżywienia i zakwaterowania i pokrycie innych kosztów związanych z podróżą służbową podlega zwolnieniu z PIT. Nie ma więc wpływu na poziom wynagrodzenia netto pracownika. Przy czym przy zwrocie kosztów podróży dla pracowników zastosowanie ma limit zwolnienia, którego przekroczenie skutkuje opodatkowaniem. W praktyce konieczne jest odpowiednie weryfikowanie kosztów związanych z podróżami służbowymi pod kątem prawidłowego zastosowania zwolnienia dla pracowników.