Relokacja pracownika – na czym polega?

Relokacja jest procesem złożonym, wymagającym zaangażowania ze strony pracownika i pracodawcy. Dlatego też wszelkie kroki organizacyjne powinny mieć miejsce po oficjalnej rozmowie, w której to pracownik wyrazi zgodę na przeniesienie. Warunek ten musi być spełniony zarówno w momencie, gdy relokacja następuje w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej, jak i w przypadku przeprowadzki do innego kraju.

Jakie mogą być przyczyny relokacji pracowników?

Przyczyn relokacji pracowniczej może być wiele. Motywacje relokacji mogą wynikać zarówno z potrzeb firmy, takich jak ekspansja i rozwój, jak i z chęci pracownika do zmiany środowiska pracy. Zwykle relokacja pracownika uzależniona jest od struktury organizacyjnej, wartości i planów strategicznych przedsiębiorstwa. Jakie mogą być powody przedsiębiorstwa, które decyduje się na relokację pracownika?

• Potrzeba zmiany w obrębie przedsiębiorstwa, działu lub konkretnego zespołu. Organizacja, która zmienia sposób pracy lub poszukuje nowych dróg rozwoju, często relokuje pracowników do innych oddziałów. Przeniesieni pracownicy mają za zadanie np. prowadzić szkolenia albo wspierać nowy dział.
• Rozwój firmy. Przedsiębiorstwo decydujące się na przeniesienie swoich pracowników argumentuje to chęcią podjęcia nowych inwestycji. Dlatego też firma, która widzi przestrzeń dla rozwoju w nowej lokalizacji, przenosi tam swoich doświadczonych pracowników, licząc, że ci przejmą na miejscu część obowiązków.
• Brak specjalistów w danym oddziale i brak czasu na przeprowadzenie nowej rekrutacji. Firma często przenosi pracownika do innego oddziału lub filii, licząc, że ten wesprze obecny tam zespół wiedzą i doświadczeniem. Rezygnacja z osobnej rekrutacji usprawnia cały proces – zwłaszcza jeśli pracownicy muszą wykazywać się konkretnymi umiejętnościami.

Przyczyny relokacji pracowników są różne. Wyżej wymienione mają charakter biznesowy i wynikają nierzadko z rozwoju przedsiębiorstwa i zmian rynkowych. Często również ważnym aspektem jest projektowana indywidualna ścieżka rozwoju danego pracownika i konieczność rozbudowania kompetencji o nowe doświadczenia.

Relokacja pracownika za granicę

W Polsce wiele przedsiębiorstw już przeszło lub dopiero zmierzy się z tematem internacjonalizacji działalności. Wiąże się to nierzadko z koniecznością wysłania pracowników za granicę.

Krótkoterminowe wyjazdy mogą być realizowane w ramach podróży służbowej. Nierzadko jednak potrzeba biznesowa wymaga dłuższego pobytu pracownika za granicą. W takiej sytuacji formuła podróży służbowych nie będzie wystarczająca (więcej na ten temat w artykule „Oddelegowanie pracownika – o czym należy pamiętać?”).

W tym kontekście pracodawca może rozważyć oddelegowanie pracownika. Alternatywą dla oddelegowania może być podpisanie kontraktu dotyczącego pracy za granicą.

Oddelegowanie do pracy za granicą

Najczęściej stosowaną formą jest porozumienie z pracownikiem, w którym następuje zmiana świadczenia miejsca pracy. Typowe elementy, które zostają zawarte w takim porozumieniu, to:

• okres oddelegowania,
• określenie zakresu obowiązków (zajmowane stanowisko),
• ustalone wynagrodzenie i inne świadczenia,
• sposób rozliczania czasu pracy oraz naliczanie urlopów,
• dodatkowe kwestie, tj. opieka medyczna, ubezpieczenie, udostępnienie samochodu służbowego / mieszkania.

Cechą charakterystyczną oddelegowania jest to, że pracownik podczas pracy za granicą utrzymuje kontrakt z polską spółką, która go deleguje.

W tym scenariuszu obowiązki PIT i ZUS pozostają po stronie polskiego pracodawcy. Dodatkowo konieczne jest zweryfikowanie przepisów zagranicznych pod kątem obowiązków podatkowych i w obszarze ubezpieczeń społecznych. Może się bowiem okazać, że polska spółka będzie zobowiązana do zarejestrowania się jako płatnik za granicą oraz do poboru i zapłaty zaliczek na podatek lub składek na ubezpieczenia społeczne.

Relokacja – lokalny kontrakt za granicą

Niektóre organizacje przyjmują model oddelegowania poprzez lokalny kontrakt. Oznacza to, że spółka zagraniczna fizycznie staje się pracodawcą pracownika, podczas gdy polska umowa o pracę zostaje zawieszona lub rozwiązana.

Formalnie pracownik staje się pracownikiem zagranicznej spółki, i to zagraniczna spółka przejmuje obowiązki w zakresie podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych.

Relokacja pracownika – który sposób wybrać

O tym, jaki model struktury oddelegowania za granicę powinna przyjąć organizacja, decydują względy biznesowe. Lokalny kontrakt zagraniczny będzie miał zastosowanie, gdy pracownicy wysyłani są do innej spółki z grupy. Natomiast w przypadku świadczenia usług dla zagranicznego kontrahenta jedynym rozwiązaniem jest wysłanie pracownika w ramach polskiego kontraktu. 

Wsparcie dla pracownika przy relokacji

Adaptacja pracownika po relokacji jest kluczowym procesem umożliwiającym efektywne funkcjonowanie w nowym miejscu pracy. Dlatego niezwykle ważnym elementem relokacji jest współpraca pracownik-pracodawca. Wsparcie oferowane przez pracodawcę może przyjąć formę pomocy w znalezieniu mieszkania, załatwieniu formalności, dodatki do relokacji czy pomoc w aklimatyzacji w nowym miejscu.

Relokacja a prawo pracy - najważniejsze informacje

W związku z relokacją pracowników istnieją zarówno regulacje wewnętrzne w firmach, jak i regulacje w kodeksie pracy. Regulacje firmowe są uzupełnieniem przepisów prawnych dotyczących relokacji.

Art. 42 § 4 Kodeksu Pracy: Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Zatem zgodnie Art. 42 § 4 Kodeksu Pracy pracodawca może tymczasowo oddelegować pracownika na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, bez konieczności zmiany warunków pracy w drodze wypowiedzenia zmieniającego, jeśli praca jest zgodna z kwalifikacjami pracownika i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia.