Kontrola podatkowa - czym jest i jak przebiega?

Wszczęcie kontroli podatkowej - jak wygląda?

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje z urzędu. Zatem to organ administracji skarbowej wyznacza kontrolowanego oraz podaje zakres przeprowadzenia kontroli.

Urząd skarbowy nie jest zatem zobowiązany do wszczęcia kontroli na wniosek obywatela czy przedsiębiorcy. Nie znaczy to jednak, że w takiej sytuacji nie może to być impulsem do podjęcia działań kontrolnych. Jednak decyzja, co do wszczęcia kontroli, nadal pozostaje wyłącznie w gestii organu podatkowego.

Organ podatkowy musi powiadomić o kontroli z wyprzedzeniem. Wyjątkiem są sytuacje wskazane art. 282c Ordynacji podatkowej, a więc przypadki, gdy kontrola dotyczy np. zasadności zwrotu podatku naliczonego lub zwrotu różnicy w podatku, nieujawnionych źródeł przychodów lub niezgłoszonej działalności gospodarczej.

Jak przebiega kontrola z urzędu skarbowego? Czas, miejsce i dokumenty

Pierwszym etapem kontroli podatkowej jest wysłanie zawiadomienia do kontrolowanego. Przepis art. 282b par. 4 Ordynacji podatkowej wskazuje, jakie niezbędne elementy takie zawiadomienie musi zawierać. Kontrola może rozpocząć się po upływie 7 dni od doręczenia zawiadomienia i przed upływem 30. dnia od tego doręczenia. Organ zatem związany jest konkretnymi terminami na rozpoczęcie zapowiedzianej kontroli podatkowej. Kontrolujący zobowiązany jest także do okazania legitymacji służbowej oraz do doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które jest wydawane przez m.in. naczelnika urzędu skarbowego, wójta, burmistrza, prezydenta miasta czy szefa KAS.

Kontrola podatkowa odbywa się w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowania dokumentacji oraz w miejscach prowadzenia działalności. Kontrolowany ma także obowiązek zapewnić kontrolującemu dostęp do ksiąg dodatkowych. Sama kontrola odbywa się w godzinach prowadzenia działalności lub gdy czas ten uległ skróceniu, przez 8 godzin dziennie. Jednak za zgodą samego kontrolowanego czynności mogą być prowadzone także w siedzibie organu podatkowego – co aktualnie jest normą.

Termin na zakończenie kontroli powinien zostać określny w upoważnieniu do jej przeprowadzenia, ale co do zasady sama kontrola powinna się zakończyć bez zbędnej zwłoki. Termin na jej zakończenie może zostać przedłużony, ale wymaga to poinformowania kontrolowanego i podania przyczyny takiego przedłużenia. W praktyce urzędy przedłużają termin na zakończenie kontroli o kolejne trzy miesiące, nawet w przypadku gdy potrzebują tylko kliku dni / tygodni na podpisanie i doręczenie protokołu kontroli lub przewidują, że zakres prac nie pozwala na zakończenie kontroli w przeciągu jednego kwartału. Warte podkreślenia jest także to, że dokumenty dotyczące czynności kontrolnych uzyskane po terminie, wskazanym jako zakończenie kontroli, nie stanowią co do zasady dowodu w postępowaniu podatkowym.

Obowiązki i prawa podmiotu kontrolowanego

Podstawowym prawem kontrolowanego jest możliwość uczestnictwa w kontroli podatkowej. Może on z tego prawa z zrezygnować, ale rezygnacja taka musi nastąpić na piśmie. Dodatkowo kontrolowany ma prawo do działania poprzez pełnomocnika, przysługuje mu dostęp do akt sprawy i może sporządzać notatki z takiej kontroli.

Prawa kontrolowanego wynikają również z innych podstawowych zasad prowadzenia postępowania podatkowego, takich jak zasad działania organów na podstawie przepisów prawa, prowadzenia postępowania podatkowego w sposób budzący zaufanie, prawdy obiektywnej w postępowaniu podatkowym, szybkości i prostoty postępowania podatkowego czy pisemności postępowania.

Z drugiej strony na kontrolowanym spoczywa także szereg obowiązków, których spełnienia wymaga od niego Ordynacja podatkowa. Stanowi o nich art. 287 Ordynacji podatkowej, który wskazuje, że kontrolowany ma obowiązek umożliwić nieodpłatnie: filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji.

Dodatkowo kontrolowany musi przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.  Kolejnym obowiązkiem jest przekazanie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 (jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych). Co ważne, wszystkie te obowiązki kontrolowany wykonuje na własny koszt.

Zarówno kontrolowany, jak i jego przedstawiciel, mają dodatkowo obowiązek udzielać wszelkich wyjaśnień związanych z przedmiotem kontroli. Na kontrolowanym spoczywa także obowiązek zapewnienia kontrolującemu warunków do pracy oraz zapewnienia mu swobodnego przemieszczania się po terenie jednostki kontrolowanej.

Jak się przygotować do kontroli podatkowej? Więcej na ten temat pisaliśmy w artykułach: Kontrola podatkowa – jak się przygotować? oraz Kontrola podatkowa przedsiębiorców - jak się przygotować? Kluczowe wyzwania.

Niespodziewana kontrola podatkowa - kiedy może się odbyć bez zapowiedzi?

Jak zostało wskazane, co do zasady, organ podatkowy jest zobowiązany zawiadomić o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Występują jednak przypadki, gdy kontrola może nastąpić niezapowiedzianie. Taką sytuację reguluje art. 282c Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem nie zawiadamia się o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej m.in. w sytuacji, gdy:

• dotyczy nieujawnionych źródeł przychodów,
• dotyczy niezgłoszonej działalności gospodarczej,
• ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej,
• dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin.

Lista zawierająca wyłączenia od zawiadomienia w sprawie wszczęcia kontroli wskazuje na jeszcze wiele innych przypadków, co powoduje, że organy podatkowe mają duże możliwości wszczęcia niezapowiedzianej kontroli podatkowej.

Kiedy spodziewać się kontroli podatkowej? Więcej na ten temat w artykule: Kontrola z organu podatkowego – czego się spodziewać?

Jak wygląda protokół kontroli podatkowej?

Protokół z kontroli podatkowej, to dokument, który stanowi podsumowanie całej kontroli podatkowej. Jest on sporządzany w dwóch egzemplarzach: jednym dla kontrolowanego oraz jednym dla kontrolującego. Do tej drugiej wersji załączone są fotokopie, odpisy akt i ksiąg oraz inne dokumenty udostępnione kontrolującemu. Protokół musi składać się z kilku elementów, a art. 290 Ordynacji podatkowej ustala otwarty katalog tych elementów. Do najważniejszych należy zaliczyć:

• wskazanie kontrolowanego,
• wskazanie osób kontrolujących,
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli,
• określenie miejsca i czasu kontroli,
• opis ustaleń faktycznych wraz z dokumentacją dowodów,
• ocenę prawną przeprowadzonej kontroli,
• pouczenie o prawie do złożenia wyjaśnień i złożenia korekty deklaracji
• pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu kontrolującego o zamianie adresu.

Kontrolowany ma prawo złożenia zastrzeżeń i wyjaśnień do protokołu kontroli w terminie 14 dni od jego doręczenia. W trakcie kolejnych 14 dni organ powinien odpowiedzieć na złożone pismo podatnika.

Od kontroli do postępowania – jakie kroki podejmuje urząd po zakończeniu kontroli?

Postępowanie podatkowe jest kolejnym krokiem po kontroli podatkowej, z którym podatnik (inkasent lub płatnik) mogą mieć do czynienia. Zgodnie z art. 165b Ordynacji podatkowej w przypadku:

• ujawnienia przez kontrolę podatkową nieprawidłowości co do wywiązywania się przez kontrolowanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego,
• niezłożenia przez podatnika deklaracji,
• niedokonania przez niego korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości,

organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej. Następuje to nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.

Należy zatem uznać, że kontrola podatkowa, która wykryła nieprawidłowości jest wstępem do wszczęcia postępowania podatkowego. Organ podatkowy ma na to 6 miesięcy, ale może rozpocząć postępowanie także po tym terminie, w przypadkach określonych w art. 165 par. 3 Ordynacji podatkowej, np. gdy złożona przez podatnika korekta deklaracji nie uwzględnia nieprawidłowości wykazanych w toku kontroli podatkowej.

W przypadku zamiaru podatnika do skorygowania kontrolowanych deklaracji zgodnie z protokołem kontroli, dobrze porozumieć się w tym zakresie z organem. Wszczęcie postępowania podatkowego zamyka bowiem drogę do złożenia korekty.

Równocześnie, nie składając odpowiedniej korekty, podatnik powinien liczyć się ze wszczęciem nie tylko postępowania podatkowego, ale także potencjalnym wszczęciem postępowania karnego skarbowego. Niemniej, praktyka uczy, że w pewnych przypadkach podatnicy z powodzeniem wybierają wejście w spór z organem podatkowym, w szczególności, gdy istnieją ważne argumenty przemawiające za stanowiskiem podatnika.

Równocześnie, należy pamiętać, że złożenie korekty po protokole kontroli nie przeszkadza ponownemu złożeniu korekty odwracającej taką korektę po protokole kontroli i wystąpienie z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty – co nie jest możliwe w przypadku kontroli celno-skarbowej. Taki ruch pozwala na ograniczenie ryzyk karnych i potencjalnych odsetek za zwłokę.

Co się dzieję, gdy organ podatkowy stwierdzi nieprawidłowości? Odpowiedź w artykule: Organ podatkowy stwierdza nieprawidłowości – co robić?

Różnice między kontrolą podatkową a kontrolą celno-skarbową

Kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa to dwa różne procesy weryfikacji przeprowadzane przez różne organy w celu zapewnienia przestrzegania przepisów podatkowych i celno-skarbowych. Choć może się wydawać, że dotyczą tych samych zagadnień, a więc zagadnień podatkowych, to zdecydowanie różnią się od siebie zarówno zakresem samej kontroli, przedmiotem kontroli czy podmiotami, które dokonują kontroli.

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana przez organy podatkowe, takie jak urząd skarbowy. Kontrola celno-skarbowa jest z kolei przeprowadzana jedynie przez wyspecjalizowane urzędy celno-skarbowe, które mają szersze uprawnienia niż urzędy skarbowe, których podstawowym zadaniem jest obsługa dobrowolnego samoopodatkowania przez podatników.

Podstawowe różnice kontroli celno-skarbowej to:

• brak zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli
• możliwość sprawdzania zagadnień nieobjętych bezpośrednio zakresem kontroli
• zakończenie wynikiem kontroli, od którego nie służy możliwość złożenia zastrzeżeń i wyjaśnień
• prawo kontrolowanego do złożenia korekty w trakcie 14 dni od wszczęcia kontroli i 14 dni po doręczeniu wyniku kontroli
• wszczęcie postępowania podatkowego w przypadku braku korekty zgodnie z wynikiem kontroli automatycznie z mocy samego prawa.

Podsumowanie

Kontrola podatkowa jest procesem przeprowadzanym przez organy podatkowe w celu sprawdzenia zgodności rozliczeń podatkowych i wypełnienia obowiązków podatkowych przez obywateli i przedsiębiorców. Organ podatkowy wyznacza kontrolowanego i powiadamia go o kontroli, która może odbywać się zarówno na wniosek podatnika, jak i z inicjatywy organu. Po zakończeniu kontroli, organ podatkowy może wszcząć postępowanie podatkowe w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych kontrolowanego.