Regularne przeglądy dokumentacji zmniejszą stres przed kontrolą

Uprawnienia kontrolujących

Niezależnie od różnic pomiędzy poszczególnymi trybami kontroli można wskazać, że czynności kontrolne mogą być prowadzone w siedzibie kontrolowanego. Kontrolującym przysługuje prawo wstępu na grunt oraz do budynków, lokali czy innych pomieszczeń kontrolowanego. Warto zatem przygotować się na taką wizytę – wybrać pomieszczenie, w którym kontrolujący mogliby prowadzić czynności, wyznaczyć opiekuna oraz zadbać o właściwą komunikację informacji o kontroli wśród pracowników firmy. Dobrze, aby zespół miał świadomość, dlaczego w biurze pojawiły się obce osoby i kto jest osobą wyznaczoną do kontaktów z urzędem. 

Kontrolujący mogą żądać udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków, a także dokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej. Kontrolowany powinien dokładnie odnotowywać, jakie dokumenty zostały przekazane organowi kontrolującemu i w jakim terminie. 

Gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia im samodzielnego pomieszczenia ani miejsca do przechowywania dokumentów, kontrolujący mogą zażądać wydania akt, ksiąg i dokumentów (za pokwitowaniem) na czas trwania kontroli.

W trakcie kontroli organ może również przesłuchiwać świadków, kontrolowanego oraz zasięgać opinii biegłych. Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, jego reprezentanta lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Dobrze, aby w toku takich czynności obecny był również profesjonalny pełnomocnik. 

Obowiązki kontrolowanego

Oczywiście z uprawnieniami kontrolujących skorelowane są również obowiązki podmiotu kontrolowanego. Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić przedstawicielom fiskusa wykonywanie czynności, w tym nieodpłatne filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji (jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli). Ponadto kontrolowany obowiązany jest przedstawić na żądanie kontrolujących księgi w formacie elektronicznym, czy dostarczyć tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku innym niż polski.

Warto wyznaczyć w spółce osobę(-y) odpowiedzialną(-e) za kontakty z kontrolującymi, w tym za składanie wyjaśnień i opiekę nad kontrolującymi w siedzibie spółki. Dobrze, żeby osoba taka miała pełnomocnictwo do reprezentowania przedsiębiorcy. Jeśli nie wyznaczono pełnomocnika ogólnego, do akt kontroli należy złożyć pełnomocnictwo szczególne na formularzu PPS-1. 

Mając na uwadze, że w toku kontroli do kontrolowanego kierowanych jest wiele wezwań do przedłożenia dokumentów, zawiadomień o przeprowadzeniu czynności czy innych dokumentów związanych z przebiegiem kontroli, niezwykle ważne jest zapewnienie właściwego obiegu korespondencji urzędowej w spółce. Każdy wpływ pisma powinien być odnotowywany ze wskazaniem konkretnej daty oraz dokładnego terminu na udzielenie odpowiedzi (w przypadku pism terminowych). Zbyt późna reakcja może narazić osoby odpowiedzialne za kwestie podatkowe na zarzuty utrudniania kontroli albo doprowadzić do przegapienia istotnego terminu procesowego. Stąd zaleca się wprowadzenie procedury, która zapewni przygotowanie na wypadek kontroli.

Summary

Of course, taxpayers who regularly review their settlements and collect the appropriate documentation necessary to include a given expense in tax-deductible costs (it is worth collecting sample proofs of service provision on an ongoing basis) or to apply the exemption may feel safest. At the control stage, there is little time to collect evidence, and potential rotation in the team can make it difficult to gain access to important information or documents.