Presja płacowa – gdzie szukać jeszcze możliwości?

Świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Odrębną kategorią pozwalającą na korzystanie z preferencji są świadczenia dla pracowników finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Ich wartość może być przekazana w sposób preferencyjny, jeśli chodzi o obciążenia podatkowo-składkowe.

Do 31 grudnia 2023 r. limit zwolnienia podatkowego takich świadczeń wynosił 2000 PLN rocznie. Od 1 stycznia 2024 r. wróci do poziomu 1000 PLN rocznie, ale nadal przepisy będą pozwalały na przyznawanie pracownikom pewnego rodzaju świadczeń w sposób preferencyjny.

Świadczenia finansowane z ZFŚS mogą zostać zwolnione z opodatkowania, o ile zostaną spełnione następujące warunki:

• świadczenie jest przekazywane pracownikowi;
• ma charakter świadczenia pieniężnego lub rzeczowego (z wyłączeniem talonów, bonów i innych znaków uprawniających do wymiany na usługi bądź towary);
• świadczenie jest związane z finansowaniem działalności socjalnej;
• źródłem finansowania w całości są środki ZFŚS lub funduszy związków zawodowych; nawet w małej części nie mogą to być środki obrotowe (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).

Jeśli świadczenia są przeznaczone na cele socjalne, to mogą korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS. Należy jednak pamiętać, że ich przyznanie powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Wymusza to na pracodawcach wprowadzenie odpowiednich procedur i zasad (np. w regulaminach wewnętrznych), będących podstawą przyznawania tych świadczeń. Ich wartość zależy od powyżej wspomnianych czynników.

Najbardziej popularnymi świadczeniami korzystającymi z finansowania z ZFŚS są dofinansowania do: wypoczynku, przedszkoli/żłobków, wydarzeń o charakterze sportowo‑rekreacyjnym lub kulturalno‑oświatowym bądź paczki świąteczne.

Świadczenia przekazywane pracownikom za pośrednictwem platformy benefitowej

Kolejnym dostępnym rozwiązaniem, o którym warto pamiętać, może być przekazanie comiesięcznego doładowania (sfinansowanego w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych) na zdefiniowane przez spółkę cele, takie jak działalność kulturowo‑oświatowa lub sportowo-rekreacyjna. Takie doładowanie w formie punktów, które można przeznaczyć na wybrane przez pracownika świadczenia rzeczowe, może stanowić alternatywę gratyfikacji pieniężnej. Przychód uzyskany z wymiany punktów platformy benefitowej może być zwolniony z podatku PIT i nie będzie wliczał się do podstawy opodatkowania. To pozwoli zaoszczędzić na podatku przy niezmienionej kwocie netto wynagrodzenia dla pracownika.

Świadczenia dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą

Diety dla pracowników za granicą

Obowiązkiem pracodawcy jest zgodne z przepisami rozliczanie podróży służbowych. Diety w ramach krajowych podróży podlegają zwolnieniu od opodatkowania do ustalonej kwoty określonej w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego należności z tytułu krajowych podróży służbowych są zwolnione z obowiązku opłacania składek do wysokości określonej w odpowiednich przepisach. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi diety przekraczające przepisową kwotę, wówczas nadwyżka będzie podlegać opodatkowaniu składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przepisy dotyczące oskładkowania diet działają w dwie strony i mówi o tym § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego. Zgodnie z nim pracodawca ma możliwość obniżenia podstawy składek na ubezpieczenia społeczne pracownika, którego deleguje za granicę, o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju za każdy dzień pobytu. Obniżenie to powinno być skalkulowane na podstawie wartości diety określonej w przepisach oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Powyższe może być korzystne dla niektórych grup pracowników, chociaż należy pamiętać, że podstawa wymiaru składek określona w powyższy sposób nie może być niższa od przeciętnego wynagrodzenia.

Zakwaterowanie i transport zapewniane pracownikom delegowanym za granicę przez pracodawcę

W przypadku spółek delegujących pracowników za granicę pojawiają się pytania, czy zapewnienie zakwaterowania i transportu jest przychodem pracownika. Dnia 1 sierpnia 2023 r. Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok (sygn. II FSK 270/21), w którym stwierdził, że zapewnienie zakwaterowania i transportu pracownikom delegowanym do pracy za granicę, zgodnie z przepisami unijnymi, nie stanowi przychodu pracownika.

Sąd orzekł, że zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę noclegu i transportu do odległego miejsca wykonywania pracy, zwłaszcza w przypadku krótkotrwałych pobytów, służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego. Pracownik delegowany nie ma żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzaniu świadczeniami zapewnianymi przez pracodawcę i wykorzystuje je tylko w jednym celu – wykonania obowiązków pracowniczych. Zgodnie z Dyrektywą 96/71/WE oraz 2014/67/UE zapewnienie pracownikom delegowanym usług zakwaterowania i podróży leży wyłącznie w interesie pracodawcy wysyłającego pracownika z Polski do innego państwa UE. Ogólne przepisy dotyczące pracowników delegowanych nie mają tutaj zastosowania.

Wszystkie świadczenia związane z zakwaterowaniem przez pracodawcę pracowników należy uznać za ponoszone w interesie pracodawcy, więc nie powodują po stronie pracownika obowiązku podatkowego z tytułu nieodpłatnych świadczeń, a po stronie pracodawcy obowiązku składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Z drugiej strony WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 23 listopada 2023 r. (sygn. I SA/Po 458/23) mówi, że bezpłatne udostępnienie pracownikowi zakwaterowania stanowi dla niego dochód podlegający opodatkowaniu PIT. Pokrycie wydatków na zapewnienie noclegów pracownikowi jest uznawane za świadczenie w jego interesie, umożliwia mu korzystanie z odpowiednich warunków socjalnych, które powinien pokryć z własnych dochodów. Zdaniem WSA jest to dla niego realna korzyść, polegająca na uniknięciu wydatku, który normalnie musiałby ponieść.

Brak spójnej interpretacji powoduje liczne pytania. Jeśli to zagadnienie jest materialnie istotne, warto śledzić orzecznictwo – być może 2024 r. będzie tym, który przyniesie ostateczne rozstrzygnięcie wątpliwości.

Praca zdalna – wpływ jej świadczenia na przychód pracownika – o czym warto pamiętać?

Zgodnie z regulacjami obowiązującymi od 1 stycznia 2023 r. pracodawcy wdrażający model pracy zdalnej są zobowiązani do określenia zasad takiego świadczenia pracy.

Ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną wyłączony z opodatkowania i oskładkowania

Kwoty związane z pracą zdalną i wypłacane pracownikowi są wyłączone z podstawy opodatkowania i oskładkowania. Dotyczy to nie tylko pokrytych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, ale również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Tym samym, zgodnie z przepisami wprowadzonymi nowelizacją, zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej nie będzie stanowiło przychodu ani nie będzie podlegało opodatkowaniu czy oskładkowaniu.

Co do zasady wszystkie wyłączenia z przychodu należy jednak interpretować wąsko. To oznacza, że trzeba zweryfikować, czy wypłacone pracownikowi kwoty nie wykraczają poza zakres wyłączenia określony w przepisach. W przypadku zakwestionowania, np. w toku kontroli, i uznania wypłaconych kwot za przychód pracownika konieczne będzie zapłacenie PIT i ZUS od tej kwoty zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, a także – co zapewne jest bardziej uciążliwe – przeprocesowanie i dokonanie korekt (więc zaangażowania zespołu płacowego itd.).

Czy pracodawcy są gotowi na jawność wynagrodzeń?

Kraje członkowskie Unii Europejskiej w ciągu trzech lat są zobowiązane do wdrożenia przepisów, które zostały uregulowane w Dyrektywie UE 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r.

Warto podkreślić, że celem dyrektywy jest redukcja nierówności płac między kobietami a mężczyznami, ale także wprowadzenie jawności i transparentności wynagrodzeń wszystkich pracowników. Zgodnie z regulacjami pracodawca będzie musiał podać początkowe wynagrodzenie na danym stanowisku lub odpowiednie widełki. Taka informacja powinna być opublikowana w ramach każdego ogłoszenia o pracę lub przekazana osobie starającej się na dane stanowisko przed rozmową kwalifikacyjną. To oznacza, że kandydaci do pracy będą mieli prawo do informacji o jawności płac. W perspektywie wprowadzenia dyrektywy zwiększeniu może ulec presja płacowa. Możliwość porównania oferowanych zarobków do własnych może zwiększyć oczekiwania już zatrudnionych osób. Dlatego jawność płac może spowodować konieczność utrzymania równowagi wynagrodzeń. Biorąc pod uwagę dyrektywę, poszukiwanie przez firmy oszczędności w wynagrodzeniach, oczywiście za pomocą metod zgodnych z przepisami oraz bezpiecznych dla pracowników i pracodawców, będzie coraz ważniejsze i trudniejsze. 

Podsumowanie

Presja płacowa, wzrost płacy minimalnej oraz rosnące koszty zatrudnienia to czynniki, które wpływają na zwiększenie funduszu wynagrodzeń. W tej sytuacji firmy szukają możliwości znalezienia oszczędności, bezpiecznych rozwiązań dla organizacji oraz pracowników. Należą do nich m.in. świadczenia niepieniężne związane z częściową odpłatnością pracownika czy świadczenia na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników.

Artykuł pochodzi z Przewodnika podatkowego EY: "Bezpieczny Pracownik i Pracodawca 2024"