Effektiva upphandlingar ger mer infrastruktur för pengarna

Samverkansmodeller och tidig involvering av entreprenörer kan effektivisera och öka innovationsgraden i infrastrukturprojekt.

Upphandling av investeringar och underhåll kopplade till infrastruktur är en stor kostnad i den svenska statsbudgeten. Processerna för upphandling är avgörande för att säkerställa att offentliga medel används på ett effektivt sätt och att infrastrukturprojekten lever upp till förväntningarna. Samtidigt ställs upphandlande myndigheter inför utmaningar i form av stigande kostnader för projekten.

Studie om offentlig upphandling

EY har på uppdrag av Trafikanalys tagit fram studien ”Effektiv upphandling av investeringar och underhåll av transportinfrastruktur”. Syftet med studien är att belysa hur Sverige och andra länder arbetar med upphandling inom infrastrukturområdet. Vilka faktorer styr valet av upphandlingsform och vad anser respektive land vara mest effektivt? Utöver Sverige omfattar studien Norge, Finland, Danmark, Nederländerna och Storbritannien.

Vad påverkar upphandlingsprocess och effektivitet?

Studien visar att det finns flera faktorer som påverkar upphandlingsformerna och den övergripande effektiviteten.

Projektens komplexitet och omfattning

Projektens komplexitet och storlek har betydelse för valet av entreprenadform. Mindre och standardiserade projekt upphandlas generellt genom utförarentreprenader, medan större och mer komplexa projekt upphandlas genom totalentreprenader. Vid investeringar i väg används ofta en bredare mängd av entreprenadformer jämfört med investeringar i järnväg.

Tidig involvering av utförare

I en majoritet av länderna försöker myndigheter öka entreprenörernas engagemang och delaktighet i ett tidigt skede av upphandlingsprocessen. Det anses skapa förutsättningar för ökad innovation och effektivitet och ge tillgång till nödvändig kompetens.

Samverkansmodeller och allianser

De länder som ingår i studien använder samverkansmodeller i olika utsträckning där allianser särskilt lyfts fram som exempel. Finland, Nederländerna och Storbritannien har mest erfarenhet av dessa modeller, särskilt i större projekt där samarbetet mellan olika aktörer är viktigt

Marknadsförutsättningar

Marknadsförutsättningar spelar en central roll för valet av upphandlingsform. Antalet kvalificerade entreprenörer varierar mellan de olika länderna. Samtliga länder upplever dock att marknaden är begränsad. Detta är särskilt tydligt vid järnvägsprojekt, där de tekniska kraven oftast är högre än vid vägprojekt. En begränsad marknad påverkar konkurrensen negativt, vilket kan leda till högre anbudspriser. Studien visar att en aktiv dialog med marknaden och potentiella anbudsgivare kan förbättra upphandlingsprocesserna och attrahera anbudsgivare.

Kultur och tradition

Kulturella förutsättningar och traditioner påverkar det praktiska genomförandet av myndigheternas strävan efter ökad samverkan och tidig involvering av utförare. Men det är svårt att ändra på invanda arbetssätt och tillämpning av entreprenadformer och kontraktstyper utan någon intern eller extern efterfrågan på förändring.

Budgetuppskattningar och tidsplanering

Budgetuppskattningar måste vara rimliga och välgrundade redan från början. I studien sticker Finland ut genom att använda en central prisdatabas som har förbättrat uppskattningarna av kostnader för underhållsprojekt. Transportmyndigheten i Storbritannien tar hänsyn till lärdomar från tidigare projekt i det inledande strategiarbetet.

Ramarna för tidsåtgång räknat från projektplanering till genomförande varierar mellan de olika länderna. Majoriteten av länderna uppger att tidsramen är kort, vilket kan leda till att resultatet inte blir så effektivt som önskat. Flera länder anser att en tidig involvering av entreprenörer i upphandlingen innebär att fler intressenter kan vara med och forma processen och på så sätt göra den mer effektiv. Enligt studien tillämpar också flera länder buntning av underhållskontrakt för att uppnå skalfördelar och bli mer effektiva.

Framgångsfaktorer för effektiva upphandlingsprocesser

EY har identifierat tre fokusområden som har avgörande betydelse för offentliga upphandlingar.

På en volatil marknad, hur kan offentliga upphandlare attrahera fler entreprenörer?

• Öka möjligheterna till samarbete med entreprenörer både i tidiga faser och under projektgenomförandet.
• Utveckla förmågan att upphandla tjänster från entreprenadföretag i andra länder inklusive hantering och uppföljning av aspekter som exempelvis regelefterlevnad och arbetsmiljökrav
• Ha en kontinuerlig dialog med marknaden för att samla in feedback och säkerställa att marknaden har den kapacitet som krävs.

Hur kan offentliga upphandlare öka innovation och nya arbetssätt i projekt?

• Ge rätt förutsättningar för att öka innovationsgraden och utmana tidigare arbetssätt. Exempel på strukturer som kan bidra till ökad innovation är allians- eller samverkansmodeller med fokus på nära samarbete mellan beställare och utförare. 
• Se till att mål och KPI:er är i linje med projektets strategiska mål, både för entreprenören och den interna organisationen. 
• Öka samarbetet mellan projektledare, inköpsavdelning och ledningen för strategisk inriktning.
• Attrahera och behåll medarbetare med rätt kompetens och färdigheter.

Hur kan offentliga upphandlare skapa bättre kontroll och styrning vad gäller projektkostnader?

• Utveckla en intern samsyn kring prissättning och beräkningsmetoder för att undvika interna konflikter.
• För att löpande säkerställa en rimlig uppskattning av totala kostnader, särskilt vid större projekt, behöver uppföljning och prognoser göras löpande utifrån aktuell information, till exempel genom successivkalkylering.

Andra viktiga områden under arbetet med att förbereda upphandlingar är att välja upphandlingsform utifrån de unika förutsättningar som gäller för varje projekt och att tydligt definiera hur risker ska fördelas mellan inblandade parter.

Vill du veta mer?

Ladda ner studien eller kontakta oss för mer information.