Så funkar det med traktamenten

Vad behöver du som arbetsgivare veta om skattefria traktamenten?

Med traktamente menas den ersättning som en arbetsgivare betalar ut för att ersätta anställda för levnadskostnader som tillkommer när de är på resande fot. Traktamentet ersätter ökade kostnader för mat, boende och mindre utgifter.

Skattefritt traktamente inkomstår 2023

För inkomstår 2023 är det högsta skattefria traktamentsbeloppet 260 kronor för tjänsteresor inom Sverige. Detta kallas även för maximibelopp. Om du som arbetsgivare betalar ut ett högre belopp än det skattefria maxibeloppet kallas den del som överstiger 260 kronor för resetillägg. Resetillägget räknas som skattepliktig lön.

Vad gäller för skattefria traktamenten?

För att traktamentet ska räknas som skattefritt krävs att den anställda gör en tjänsteresa med minst en övernattning. Tjänsteresan behöver ske till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten, vilket innebär en resa på minst 50 kilometer från den anställdas arbetsplats eller bostad.

Om tjänsteresan påbörjas efter klockan 12.00 räknas resdagen som en halv dag. Det ger ett halvt skattefritt traktamente, det vill säga 130 kronor för 2023. För att hemresedagen ska räknas som en hel dag måste den anställda komma hem efter klockan 19.00, i annat fall räknas det som en halv dag.

Det skattefria traktamentet behöver inte tas upp på deklarationen och anställda får inte heller göra något avdrag.

Arbetsgivaren står för måltider

Det skattefria traktamentet minskar om du som arbetsgivare står för måltider under tjänsteresan. Om fullt skattefritt traktamente betalas ut ser minskningen ut enligt nedan.

• Frukost, lunch och middag reducerar traktamentet med 234 kronor, det vill säga 26 kronor betalas ut.
• Frukost reducerar traktamentet med 52 kronor, det vill säga 208 kronor betalas ut.
• Lunch och middag reducerar traktamentet med 182 kronor, det vill säga 78 kronor betalas ut.
• Lunch eller middag reducerar traktamentet med 91 kronor, det vill säga 169 kronor betalas ut.

Efter tre månaders vistelse på samma ort minskar det skattefria traktamentet till 70 procent av maximibeloppet. Detta kallas för tremånadersregeln. Tremånadersregeln gäller dock inte för anställda som arbetar under förflyttning, till exempel lastbilschaufförer. Orsaken är att deras arbete inte är förlagt till samma ort under mer än tre månader i följd.

Om din anställdas tjänsteresa pågår på samma ort i mer än två år kommer det skattefria beloppet att minska ytterligare. Det skattefria traktamentet uppgår då till 50 procent av maximibeloppet, det vill säga 130 kronor per dag för inkomståret 2023.

Traktamente i utlandet

Om tjänsteresan sker utomlands är reglerna för anställdas rätt till skattefria traktamenten i princip desamma. Resan behöver alltså ske med minst övernattning till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten. Skatteverket fastställer årligen ett normalbelopp för det högsta skattefria traktamente som arbetsgivaren får betala ut. Normalbeloppet varierar från land till land.

För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.