E-doręczenia - (nie)obowiązkowa rewolucja

Dla kogo i jakie terminy obowiązkowego wdrożenia?

Obowiązek stosowania e-doręczeń dla pierwszej grupy podmiotów, wchodzi w życie już 10 grudnia 2023 r.

Grupa ta obejmuje:

• ZUS, KRUS i NFZ;
• Organy administracji rządowej; Jednostki samorządu terytorialnego;
• Zawody zaufania publicznego (np. adwokacji, radcowie prawni, komornicy itp.);
• Nowych przedsiębiorców wpisywanych do KRS (do 10 marca 2024 taki obowiązek wchodzi w życie dla spółek wpisanych 10 grudnia 2023 r.).

Pomimo wprowadzenia obowiązku utworzenia skrzynki do e-doręczeń, przepisy ustawy nie przewidują żadnych sankcji za brak dostosowania się do nowych przepisów. Oczywiście nie można wykluczyć, że w przyszłości ustawy szczegółowe będą takie sankcje wprowadzać, jednak mimo to w obecnym stanie prawnym podmioty, które będą zobowiązane do posiadania skrzynki do e-doręczeń, a tego nie uczynią, mogą napotkać trudności natury operacyjnej istotnie wpływające na ich biznes.

Co prawda w sytuacji braku założenia odpowiedniej skrzynki e-doręczeniowej, ustawa przewiduje tzw. usługę hybrydową, tj. doręczanie korespondencji poprzez drukowanie i dostarczanie elektronicznych listów przez operatora, którym została wyznaczona Poczta Polska. Niemniej jednak, drukowana forma dokumentu podpisanego elektronicznie oznacza, że dokument nie będzie opatrzony podpisem elektronicznym, co w praktyce uniemożliwi skuteczną weryfikację prawdziwości danego wydruku np. przez banki czy organy administracji publicznej. Tym samym w praktyce nie będzie możliwe posługiwanie się nim w obrocie.

Nietrudno sobie zatem wyobrazić sytuację, w której dla uzyskania finansowania konieczne jest dostarczenie określonych dokumentów, jednak wobec faktu, że podmiot nie posada działającej skrzynki do e-doręczeń, w efekcie nie będzie mógł przedstawić podmiotom finansującym dokumentów we właściwej formie -wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie w żadnym wypadku nie może stanowić jego substytutu.

W praktyce więc, możemy sobie wyobrazić, że dla podmiotów nieposiadających skrzynek do e-doręczeń niemożliwe będzie świadczenie niektórych usług przez instytucje finansowe czy też ubezpieczeniowe.

Uzyskanie adresu e-doręczeń

Aby uzyskać adres e-doręczeń oraz dedykowaną skrzynkę na platformie e-doręczeń, konieczne jest złożenie odpowiedniego elektronicznego wniosku oraz uzyskanie wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE), która jest publicznym rejestrem prowadzonym przez ministra cyfryzacji. Uzyskanie wpisu adresu w rejestrze BAE jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dostarczanie przez organy administracji korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej.

W praktyce, sama rejestracja jest bardzo intuicyjna i odbywa się w sposób elektroniczny na platformie rządowej. Jednak dla osób, które nie posługują się językiem polskim - np. członków zarządów spółek handlowych z zagranicznym kapitałem - ten proces może stanowić istotne wyzwanie. Osobną kwestią jest także regularne sprawdzanie skrzynki po jej utworzeniu i pilnowanie korespondencji celem uniknięcia ryzyka niedopełnienia terminów np. w postępowaniach.

Podsumowanie

Pomimo rewolucji, która kolejny raz czeka większość podmiotów obecnych na rynku, należy zwrócić uwagę, że zmiany te były planowane już od 2020 roku, tj. od momentu wejścia w życie ustawy. Ciągle przenoszony obowiązek stanie się faktem, a po odpowiednim wdrożeniu ma szansę usprawnić relacje z organami administracji i jednocześnie przyspieszyć wiele postępowań. Niezależnie od tego, podmioty tworzące skrzynki do e-doręczeń nie mogą zapominać o ryzykach, przed którymi powinny się zabezpieczyć, zwłaszcza w zakresie cyberataków lub nieuprawnionego dostępu do skrzynek, a sam proces wdrożenia e-skrzynek powinien być przemyślany i dostosowany do każdej organizacji.

Artykuł ukazał się w Rzeczpospolitej w dniu 18.08.2023 r.