Zukunft der Verwaltung in Österreich

Veränderungsbereitschaft mäßig trotz Druck 

Daraus resultiert, dass viele einen ganz genauen Blick auf Effizienzsteigerung werfen – und da zeige sich viel Luft nach oben, fasst Harreither zusammen. Denn: Nur die Hälfte der Verwaltungsorganisationen (46 %) ist mit der bis jetzt erzielten Verbesserung von Effizienz und Servicequalität zufrieden, die größte Zufriedenheit zeigt sich bei Unternehmen im öffentlichen Eigentum, Kammern und Innungen (21 % sehr zufrieden). Fast jede Organisation ortet mehr oder weniger großes Potenzial bei der Effizienz der Prozesse im Förderwesen – nur fünf Prozent bezeichnen ihre Prozesse als sehr effizient, weitere 17 Prozent als eher effizient. 

„Finanzierungssicherung und Einsparungen stehen bei über der Hälfte der Organisationen ganz oben auf der Agenda, während die systematische Überprüfung der Förderwirksamkeit und -effizienz oft noch im Hintergrund bleibt. Das ist insofern bemerkenswert, als gut drei Viertel der Befragten erhebliches Potenzial sehen, Förderungen effizienter und wirksamer zu gestalten. Insbesondere die Vermeidung von Doppelförderungen, eine gezielte Optimierung der förderrelevanten Prozesse und eine Evaluierung der Wirksamkeit der Förderungen, um nur einige Beispiele zu nennen, wären geeignete Maßnahmen, um Budgetziele zu erreichen, ohne wesentliche Auswirkungen für die berechtigten Begünstigen“, fügt Harreither an. 

Bei der Leistungsmessung geht die Schere weit auseinander: Die Steuerung über KPIs, z.B. die Anzahl der erledigten Fälle pro Fachkraft und Arbeitstag, Anzahl offene Verfahren, durchschnittliche Bearbeitungsdauer etc., ist bloß bei fünf Prozent vollständig etabliert, hingegen bei 30 Prozent gar nicht. 

Nur in einem knappen Drittel (32 %) der Organisationen wird eine (sehr) hohe Veränderungsbereitschaft wahrgenommen, in Bund und Land noch weniger – hier geben nur noch 17 Prozent an, die Veränderungsbereitschaft sei „eher hoch“. 

Blick nach innen: Restrukturierung und Organisationsentwicklung

Ein knappes Drittel der Organisationen (32 %) bezeichnet die internen Strukturen als (sehr) effizient – bei öffentlichen Unternehmen, Kammern und Innungen stimmt die Hälfte (50 %) zu. Die Hälfte aller Befragten reiht sich allerdings in der Mitte ein, 55 Prozent geben an, die Effizienz als „mittel“ einzustufen. 

Bestehende Governance-Strukturen sind für Organisationen die Basis für Regeln, Zuständigkeiten, Entscheidungsprozesse usw.  – für knapp die Hälfte (45 %) ist der Reifegrad dieser Strukturen als sehr hoch. bzw. eher hoch einzustufen. Das Mittelfeld ist hier ebenfalls stark, mit 43 Prozent. „Zwei Drittel der Befragten leiden unter Kostendruck, und Einsparungen. Umso entscheidender ist es, die identifizierten Effizienzpotenziale bei Förderungen und anderen verwaltungsinternen Prozessen auszuschöpfen, um Spielräume für künftig notwendige Investitionen und Innovationen zu sichern“, so Harreither.

Beim Blick in die Zukunft wird klar: Mehr finanzielle Mittel für öffentliche Einrichtungen rangieren auf Platz 1 der Wunschliste (29 %). Standortentwicklung bzw. -instandhaltung (Infrastruktur, Sanierungen) sind die zweitdringendste Zukunftsaufgabe (21 %) für die Befragten. „Dass man die Bevölkerung miteinbindet und zur Mitarbeit animiert, ist essenziell. Neben strukturellen und strategischen Verbesserungen wie Innovation, Effektivität, Qualitätssicherung und Co. geht es vor allem darum, Bürgernähe zu praktizieren und transparent zu sein“, schließt Martin Bodenstorfer, Partner bei EY-Parthenon.