Ryczałt za pracę zdalną

Ryczałt za pracę zdalną – obowiązki pracodawcy

Nowelizacja Kodeksu pracy nałożyła na pracodawców dodatkowe obowiązki związane z organizacją pracy zdalnej, w tym:

• pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej albo
• wypłatę ekwiwalentu pieniężnego w razie wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę.

Obowiązki te mogą być zastąpione wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Ustawodawca nie podał precyzyjnych wytycznych, w jaki sposób pracodawca powinien określić wysokość ryczałtu, ani sposobu jego wypłaty.

Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną?

Brak ustawowych wytycznych w sprawie prawidłowego określenia wysokości ryczałtu spowodował, że pracodawcy zdecydowali się na uregulowanie tej kwestii w różnorodny sposób. Niektórzy przyjęli ryczałt w minimalnym wymiarze, tj. w zasadzie w wysokości zwiększonego zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Inni, poza ryczałtem w minimalnej wysokości, oferują pracownikom zwrot kosztów za zużycie mebli biurowych, oświetlenie, a także zwiększony pobór wody, co wpływa na zwiększenie wysokości ryczałtu. Spotkać można też pracodawców, którzy w ramach przyznawanego ryczałtu zapewniają swoim pracownikom zwrot kosztów amortyzacji powierzchni, w której wykonywana jest praca zdalna, czy zakupu dodatkowych akcesoriów ułatwiających wykonywanie pracy zdalnie (np. drugiego monitora, specjalnego krzesła do komputera), a nawet za usługi sprzątania powierzchni przeznaczonej na pracę zdalną.

Katalog kosztów, które mogą zostać uwzględnione w ryczałcie przyznawanym przez pracodawcę, nie ma charakteru zamkniętego. W zależności od przyjętej metody, o ile znajduje uzasadnienie w zakresie świadczenia pracy zdalnie przez pracownika, koszty mogą być kształtowane w różnorodny sposób. Dlatego kwoty ryczałtu wahają się od kilkunastu do nawet kilkuset złotych miesięcznie.

Forma wypłaty ryczałtu za pracę zdalną przez pracodawcę

Podobnie jak w przypadku określania wysokości należnego pracownikowi ryczałtu za pracę zdalną ustawodawca nie określił zasad jego wypłaty. Mając na uwadze cel ryczałtu, jakim jest skompensowanie pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnie, uznać należy, że wypłata ryczałtu w okresach zarówno miesięcznych, jak i dłuższych, np. kwartalnych, pozostaje w zgodzie z obowiązującą regulacją.

W zależności od sytuacji konkretnego pracodawcy możliwe jest wprowadzenie określonego z góry ryczałtu za cały okres, w którym praca ma być wykonywana w formie zdalnej, jak również wprowadzenie systemów monitorujących świadczenie pracy w tej formie, na podstawie których pracodawca wypłaci ryczałt za pracę zdalną w odpowiedniej wysokości.

Opodatkowanie ryczałtu za pracę zdalną

Zgodnie z treścią art. 6725 Kodeksu pracy zapewnienie przez pracodawcę pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika ani wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca nie powinien również opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od kwoty przyznanego ryczałtu.

Istnieje jednak pewne ryzyko związane z określaniem wysokości należnego pracownikowi ryczałtu. Jeśli zostanie określony zbyt wysoko, bez należytego uzasadnienia, pracodawca naraża się na zarzut wypłaty pracownikowi nienależnego świadczenia, które nie podlega podatkowi dochodowemu. W przypadku zbyt niskiego ryczałtu pracodawca naraża się na możliwość dochodzenia roszczeń przez pracownika o wypłatę ryczałtu w rzeczywiście należnej wysokości.

Stanowisko organów skarbowych

Organy skarbowe miały okazję wydać już kilka indywidualnych interpretacji. Dotychczasowe stanowisko było dość korzystne dla pracowników, ponieważ potwierdzało brak opodatkowania podatkiem dochodowym kwot przyznawanych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zostało ono potwierdzone m.in. w interpretacji z dnia 21 lipca 2023 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS) oraz z 12 maja 2023 r. (sygn. 0114‑KDIP3-2.4011.341.2023 .2.MN).

Jak wyliczyć ryczał za pracę zdalną?

Na razie nie ma szczegółowych wytycznych organów, jak liczyć ryczałt  za pracę zdalną. Jak wskazuje „Dziennik Gazeta Prawna” (Każdy urząd inaczej liczy ryczałt za pracę zdalną. Firmy są hojniejsze - GazetaPrawna.pl), nawet na poziomie administracji (Ministerstwo Finansów i administracja skarbowa) nie ma jednolitego sposobu na określenie jego wysokości. Izby administracji skarbowej będą szczegółowo rozliczać każdy dzień pracy zdalnej, natomiast Ministerstwo Finansów przyjęło, że rozliczenie będzie zależeć od tego, czy praca odbywa się zdalnie całkowicie czy też hybrydowo.

Nie ma więc jednego prawidłowego sposobu ustalenia kwoty ryczałtu za pracę zdalną. Z naszych doświadczeń wynika, że organizacje starają się nie wskazywać szczegółowego uzasadnienia wyliczeń kwoty ryczałtu.