Ryczałt za pracę zdalną – obowiązki pracodawcy
Nowelizacja Kodeksu pracy nałożyła na pracodawców dodatkowe obowiązki związane z organizacją pracy zdalnej, w tym:
- pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej albo
- wypłatę ekwiwalentu pieniężnego w razie wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę.
Obowiązki te mogą być zastąpione wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Ustawodawca nie podał precyzyjnych wytycznych, w jaki sposób pracodawca powinien określić wysokość ryczałtu, ani sposobu jego wypłaty.
Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną?
Brak ustawowych wytycznych w sprawie prawidłowego określenia wysokości ryczałtu spowodował, że pracodawcy zdecydowali się na uregulowanie tej kwestii w różnorodny sposób. Niektórzy przyjęli ryczałt w minimalnym wymiarze, tj. w zasadzie w wysokości zwiększonego zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Inni, poza ryczałtem w minimalnej wysokości, oferują pracownikom zwrot kosztów za zużycie mebli biurowych, oświetlenie, a także zwiększony pobór wody, co wpływa na zwiększenie wysokości ryczałtu. Spotkać można też pracodawców, którzy w ramach przyznawanego ryczałtu zapewniają swoim pracownikom zwrot kosztów amortyzacji powierzchni, w której wykonywana jest praca zdalna, czy zakupu dodatkowych akcesoriów ułatwiających wykonywanie pracy zdalnie (np. drugiego monitora, specjalnego krzesła do komputera), a nawet za usługi sprzątania powierzchni przeznaczonej na pracę zdalną.
Katalog kosztów, które mogą zostać uwzględnione w ryczałcie przyznawanym przez pracodawcę, nie ma charakteru zamkniętego. W zależności od przyjętej metody, o ile znajduje uzasadnienie w zakresie świadczenia pracy zdalnie przez pracownika, koszty mogą być kształtowane w różnorodny sposób. Dlatego kwoty ryczałtu wahają się od kilkunastu do nawet kilkuset złotych miesięcznie.
Forma wypłaty ryczałtu za pracę zdalną przez pracodawcę
Podobnie jak w przypadku określania wysokości należnego pracownikowi ryczałtu za pracę zdalną ustawodawca nie określił zasad jego wypłaty. Mając na uwadze cel ryczałtu, jakim jest skompensowanie pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnie, uznać należy, że wypłata ryczałtu w okresach zarówno miesięcznych, jak i dłuższych, np. kwartalnych, pozostaje w zgodzie z obowiązującą regulacją.
W zależności od sytuacji konkretnego pracodawcy możliwe jest wprowadzenie określonego z góry ryczałtu za cały okres, w którym praca ma być wykonywana w formie zdalnej, jak również wprowadzenie systemów monitorujących świadczenie pracy w tej formie, na podstawie których pracodawca wypłaci ryczałt za pracę zdalną w odpowiedniej wysokości.
Opodatkowanie ryczałtu za pracę zdalną
Zgodnie z treścią art. 6725 Kodeksu pracy zapewnienie przez pracodawcę pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika ani wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca nie powinien również opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od kwoty przyznanego ryczałtu.
Istnieje jednak pewne ryzyko związane z określaniem wysokości należnego pracownikowi ryczałtu. Jeśli zostanie określony zbyt wysoko, bez należytego uzasadnienia, pracodawca naraża się na zarzut wypłaty pracownikowi nienależnego świadczenia, które nie podlega podatkowi dochodowemu. W przypadku zbyt niskiego ryczałtu pracodawca naraża się na możliwość dochodzenia roszczeń przez pracownika o wypłatę ryczałtu w rzeczywiście należnej wysokości.
Stanowisko organów skarbowych
Organy skarbowe miały okazję wydać już kilka indywidualnych interpretacji. Dotychczasowe stanowisko było dość korzystne dla pracowników, ponieważ potwierdzało brak opodatkowania podatkiem dochodowym kwot przyznawanych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zostało ono potwierdzone m.in. w interpretacji z dnia 21 lipca 2023 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS) oraz z 12 maja 2023 r. (sygn. 0114‑KDIP3-2.4011.341.2023 .2.MN).