4 Minuten Lesezeit 17 April 2023

Wie Sie mit fünf Grundsätzen für eine zielgerichtete Personalplanung Fachkräftemangel dauerhaft überwinden und Ihr Geschäftsmodell stärken.

Geschäftsmann zeichnet Diagramme auf eine Glasscheibe im Büro

Wie Firmenziele mit strategischer Personalplanung realisiert werden können

Markus Heinen
Von Markus Heinen

Partner People Advisory Services, EY Consulting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft | Europe West

Ist Innovationstreiber und Technologie-Enthusiast. Sieht Purpose, Leidenschaft und Innovation als wesentliche Faktoren für nachhaltigen und wirtschaftlichen Erfolg.

4 Minuten Lesezeit 17 April 2023
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Wie Sie mit fünf Grundsätzen für eine zielgerichtete Personalplanung Fachkräftemangel dauerhaft überwinden und Ihr Geschäftsmodell stärken.

Überblick
  • In Zeiten des Fachkräftemangels und der rasanten technologischen Entwicklung steht die Personalplanung vor neuen strategischen Herausforderungen.
  • Damit die Personalplanung ihr volles Potenzial realisieren und einen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten kann, sind fünf Grundsätze zu beachten.

Die Anforderungen an eine zielgerichtete strategische Personalplanung haben sich insbesondere aus zwei Gründen maßgeblich verändert: Zum einen ist qualifiziertes Personal in einer Vielzahl von Sektoren kaum mehr verfügbar – und dies betrifft bei weitem nicht nur den bereits im Alltag für die meisten von uns unmittelbar erfahrbaren Fachkräftemangel im Servicebereich, in der Pflege oder im Handwerk. Auch fehlende Fachkräfte in der IT, im Controlling oder im Marketing – um nur einige betroffene Bereiche zu nennen – begrenzen mittlerweile spürbar Geschäftsmodelle. HR-Planer können nicht mehr länger davon ausgehen, dass sie die benötigten Fachkräfte zur Realisierung der Unternehmensziele jederzeit problemlos bekommen.

Hinzu kommt, dass aufgrund der rasanten technologischen Entwicklung die Jobprofile einem ständigen Wandel unterworfen sind. Es reicht also nicht aus, kompetente Fachkräfte für die Gegenwart zu finden, sondern darüber hinaus ist gezielt zu planen, welche Talente mit welchen Skillsets in Zukunft strategisch benötigt werden.

Es herrscht häufig wenig Klarheit im Hinblick auf ihren möglichen Beitrag zur Realisierung der Unternehmensziele, und das Handeln mancher HR-Planer erscheint folglich mehr von „Durchwursteln“ geleitet als von längerfristigen Überlegungen im Sinne der übergeordneten Unternehmensstrategie.

Angesichts der Tatsache, dass die Umsetzbarkeit von Unternehmenszielen und Geschäftsmodellen und eine nachhaltige technologische Transformation durch eine mangelnde Verfügbarkeit und Qualifikation von Mitarbeitenden eingeschränkt werden oder sogar daran scheitern könnten, kommt der strategischen Personalplanung eine immense Bedeutung zu. Sie könnte sich sogar zu der entscheidenden Schlüsseldisziplin für die Sicherung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen entwickeln.

Noch steht allerdings die Realität der strategischen Personalplanung in vielen Unternehmen in keinem Verhältnis zu ihrer gewachsenen Bedeutung. Es herrscht häufig wenig Klarheit im Hinblick auf ihren möglichen Beitrag zur Realisierung der Unternehmensziele, und das Handeln mancher HR-Planer erscheint folglich mehr von „Durchwursteln“ geleitet als von längerfristigen Überlegungen im Sinne der übergeordneten Unternehmensstrategie.

Hier können fünf Grundsätze eine Richtschnur für eine zielgerichtete, zukunftsweisende strategische Personalplanung bieten:

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Eine disruptiv geprägte Unternehmenswelt stellt besondere Herausforderungen an die personelle Ausstattung. Besonders wichtig ist, dass Größe, Profil, Zusammensetzung und Fähigkeiten der Belegschaft mit dem tatsächlichen Bedarf übereinstimmen. Unsere Personalanalytik liefert datenbasierte Erkenntnisse für die Personalstrategie und -planung. So können Sie Talente richtig einsetzen und passend in Ihr Unternehmen eingliedern, um die von Ihnen definierten Unternehmensergebnisse zu erreichen.

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  • Zielgerichtete strategische Personalplanung ist langfristig

    Den Shareholder Value stets im Hinterkopf neigen Personalplaner nicht selten dazu, kurzfristig zu denken und die möglichen längerfristigen Konsequenzen ihres Handelns zu ignorieren. Allerdings ist der eingangs erwähnte Fachkräftemangel an vielen Stellen nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass in Krisenzeiten Mitarbeitende entlassen wurden, ohne darüber nachzudenken, wo Ersatz herkommen soll, wenn die Geschäfte wieder besser laufen.

    Doch auch im normalen Geschäftsbetrieb wird häufig nicht reflektiert, dass bei manch einer Entlassung Kosten, zum Beispiel durch Abfindungen, entstehen, die einen großen Teil der vermeintlichen Einsparungen kompensieren. Ebenfalls nicht bedacht wird oft, dass Kündigungen mit einem Verlust von Know-how einhergehen können, was zu einem späteren Zeitpunkt hohe Kosten bei der Neubesetzung der betreffenden Stelle verursachen kann.

    HR-Planer sollten sich nicht ausschließlich an kurzfristigen Einsparpotenzialen orientieren, sondern sich konsequent von der übergeordneten Unternehmensstrategie leiten lassen und schon heute darüber nachdenken, welche Beschäftigten mittel- und langfristig zur Zielerreichung benötigt werden. So können unter Umständen nicht nur hohe Rekrutierungskosten zu einem späteren Zeitpunkt vermieden, sondern das erforderliche Mitarbeiter-Know-how und die damit verbundenen Wettbewerbsvorteile schon frühzeitig gesichert werden.

  • Zielgerichtete strategische Personalplanung ist differenziert

    Eine weitere Voraussetzung für nachhaltiges strategisches Planen und Handeln im Personalbereich ist eine differenzierte Sicht auf die Belegschaft, ihre Profile und Kompetenzen. Wenig sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang etwa, in Krisenzeiten nach dem Rasenmäherprinzip in sämtlichen Unternehmensbereichen den gleichen Prozentsatz an Mitarbeitenden freizusetzen, statt zu überlegen, welche Qualifikationen das Unternehmen besonders benötigt und welche eventuell sogar kritisch für das Geschäftsmodell und die Realisierung der Ziele sind.

    Ein weiteres Beispiel für die Folgen einer undifferenzierten Sicht auf die Mitarbeitenden ist der Drehtüreffekt. Zu diesem kommt es, wenn im gleichen Unternehmen in einem oder mehreren Bereichen Kapazitäten abgebaut werden, während parallel dazu in anderen Abteilungen Einstellungen vorgenommen werden. Zu selten wird dann ein interner Personaltransfer ins Auge gefasst – und das dadurch vernichtete Kapital kann sich in einem größeren Konzern auf mehrere Hundert Millionen Euro belaufen – pro Jahr.

  • Zielgerichtete strategische Personalplanung ist datengestützt

    Um gegenwärtige und zu erwartende zukünftige Entwicklungen bei den Mitarbeitenden stets im Blick zu haben und ihre Profile differenziert betrachten zu können, benötigt die strategische Personalplanung vor allem eines: zuverlässige, stets aktuelle Daten, die eine Analyse des Ist-Zustandes ebenso ermöglichen wie eine zielorientierte Zukunftsplanung.

    Entsprechende Software ist auf dem Markt zur Genüge vorhanden. Doch gilt es, diese nicht nur mit relevanten und validen Daten zu vorhandenen Mitarbeiterprofilen und benötigten Skillsets zu füllen, sondern auch konkrete, von Unternehmensstrategie und -zielen abgeleitete Anwendungsfälle und Projekte zu schaffen, die Stakeholder davon überzeugen, der Datenerfassung und -pflege in ihren jeweiligen Bereichen Priorität einzuräumen.

  • Zielgerichtete strategische Personalplanung ist bereichsübergreifend

    Nicht nur die Einsicht in die Notwendigkeit einer transparenten Bereitstellung von Daten, die der Personalplanung im Unternehmen als valide Entscheidungsgrundlage dienen, ist bereichsübergreifend sicherzustellen; ebenso erforderlich ist es, ein Silodenken von einzelnen Unternehmenseinheiten zu durchbrechen, um Phänomenen wie dem bereits beschriebenen Drehtüreffekt entgegenzuwirken.

    Bereichsverantwortliche sollten in der Lage sein, die Erfordernisse der übergeordneten Unternehmensstrategie im Blick zu haben und einen Transfer von eigenem Personal in andere Abteilungen nicht als Verlust zu begreifen, sondern als notwendige Stärkung der bereichsübergreifenden Zielsetzung.

  • Zielgerichtete strategische Personalplanung ist kollaborativ

    Nicht zuletzt braucht es natürlich auch kompetente Fachkräfte mit den notwendigen Qualifikationen für eine langfristige, differenzierte, datengestützte und bereichsübergreifende strategische Personalplanung. Hier mangelt es der klassischen HR-Funktion häufig insbesondere an den entsprechenden Skills zur Datenanalyse und strategischen Finanzplanung.

    Auch an dieser Stelle ist dann wieder bereichsübergreifendes Denken gefragt, sind doch die benötigten Kompetenzen meist an anderen Stellen im Unternehmen bereits vorhanden, etwa im Controlling. Durch entsprechende Kollaborationen können die Herausforderungen einer strategischen Personalplanung in ihrer ganzen Komplexität bearbeitet werden und es kann ein zielgerichteter Personalplanungsprozess implementiert werden.

Fazit

Die strategische Personalplanung verfügt über das Potenzial, mit neuen Ansätzen für eine nachhaltige Sicherung des Vorhandenseins benötigter Fachkräfte zur wichtigsten Schlüsseldisziplin bei der Realisierung von Unternehmenszielen zu werden. Damit dies gelingt, braucht es einen tragfähigen, datengestützten und im Geschäftsmodell verankerten Personalplanungsprozess. Für dessen Implementierung und ständige Adaption an aktuelle und zukünftige Gegebenheiten sollten qualifizierte Stakeholder aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen kollaborativ die Verantwortung übernehmen.

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Markus Heinen
Von Markus Heinen

Partner People Advisory Services, EY Consulting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft | Europe West

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