Lösungsansätze zur erfolgreichen Projektrealisierung der öffentlichen Hand in schwierigen Zeiten

Möglichkeiten zur beschleunigten Projektumsetzung

Der Investitionsdruck in sämtliche Bereichen der öffentlichen Hand ist groß. Doch die Herausforderungen zur Bewältigung einer effizienten, risikoarmen Projektrealisierung sind aktuell schwieriger denn je. Personalknappheit, Lieferengpässe, Preissteigerungen und formelle Hürden zwingen zum Umdenken.

Der Klimawandel und der Ukrainekonflikt führten zu einer nie dagewesenen Beschleunigung der Energietransformation. Die Coronapandemie führte u.a. zu Störungen in den Liefer- und Produktionsketten und brachte das "Just in Time-Verfahren"  an seine Grenzen. Energieknappheit, Inflation und ein Umdenken in der Zinspolitik sind zum Teil nicht nur die Folgen der vorgenannten Punkte, sondern potenzieren, neben dem bekannten Fachkräftemangel, die derzeit schwierigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Ein häufig erwähnter Lösungsansatz der vergangenen Jahre ist die Digitalisierung. Doch trotz großer Bemühungen und Fortschitte z.B. im Bereich des Building-Information-Modeling (BIM), digitalen Bauanträgen, der E-Vergabe bis hin zu 3-D Printing, lässt der digitale Durchbruch und die Beschleunigung der Prozesse im Bereich der Bau- und Immobilenwirtschaft sowie der öffentlichen Hand auf sich warten. Kurzfristig umsetzbare Lösungsansätze sind also erforderlich, um die vorgenanten Problemstellungen und Herausforderungen zu lösen. Dabei gelten ähnlich wie bei einem Digitalisierungsansatz nachfolgende Grunsätze: 1. Die Indentifizierung und Umsetzung von Standardisierungsmöglichkeiten in den einzelnen Prozessen, 2. Die Implementierung einheitlicher Tools und Vorlagen innerhalb dieser Prozesse 3. Die Implementierung eines Wissensmanagements zur maximalen Ausnutzung von Synergieeffekten und der ständigen Verbesserung, Optimierung der Vorgänge 1 und 2. Aus Sicht des Projektmanagements haben sich in diesem Kontext 3 Säulen in den letzten Monaten als besonders effektiv herausgestellt. Die erste Säule stellt dabei das Multiprojektmanagement (MPM) dar. Diese Managementform führt einzelne Projekte in einem Gesamtprojekt zusammen. Dabei können einheitliche Standards trotz zum Teil unterschiedlicher Projektherausforderungen geschaffen und vorallem Erfahrungswerte aus den einzelen Teilprojekten unmittelbar in andere Teilprojekte transferiert werden. Durch die Bündelung der Teilprojekte werden Prozesse verschlankt, Schnittstellen reduziert bzw. Entscheidungen zentralisiert. Die Erfahrungswerte zeigen eine deutliche Entlastung der Projektbeteiligten, eine Reduzierung des Personalaufwands und eine Beschleunigung der Projekte, bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität. Der hohe Standardieserungsgrad erleichtert es zudem, eine gezielte, überschauhbare und vor allem kurzfristig umsetzbare Digitalsierung zu implementieren. EY RE erstellt in diesem Zusammenhang ein mit dem Auftraggeber abgestimmtes zentrales Dashboard, welches auf die einzelnen Teilprojektdaten (Kosten, Risiken und Termine) zurückgreift und diese in Echtzeit für die Projektverantwortlichen darstellt. Neben der zentralsierten und standardtisierten Projektrealisierung im Zuge eines MPM, ist ein projektorientiertes und vorallem dynamisches Risikomanagement die zweite Säule, um Projekte unter den aktuell schwierigen Rahmenbedingungen erfolgreich zu realsieren. Die zentrale Auswertung der Teilprojekte im Zuge des MPM bietet hierbei eine hervorragende Basis, um sämtliche Projektrisiken anhand der Teilprojekte zu spiegeln, entsprechend schnell zu identifizieren, zu analysieren und im Zuge der Bewertung in die Gesamtprognose einfließen zu lassen. Die 3. Säule stellt ein Umdenken in der Vertragsgestaltung dar. Die faire Verteilung von Risiken und Chancen zwischen allen Vertragsbeteiligten schafft ein lösungsorientiertes Projektklima. Die Umsetzung von Partneringverträgen zeigt sich in den aktuell schwierigen Rahmenbedingungen als sehr geeignete Vertragsform, da der gemeinsame Projekterfolg besonders in den Vordergrund gerückt wird. Partneringverträge bieten enormes Potenzial die unterschiedlich gelagerten Erfahrungswerte der Beteiligten im Bereich Planung, Realisierung und Betrieb frühzeitig zu verschmelzen. Die daraus enstehenden Synergien tragen erheblich zu einer beschleunigten und qualitätsvollen Projektrealisierung bei.

Fazit

Die öffentliche Hand und die Bau- und Immobilienwirtschaft steht vor enormen Herausforderungen. Ein partnerschaftliches Vertragswesen und ein dynamisches Risikomanagementsystem, eingebettet in ein MPM, stellt eine wirkungsvolle Realisierungsform für eine Vielzahl von komplexen Projekten dar. 

Autoren: Dipl.-Ing. Kai Kiefer, Dipl.-Ing. Frank Weißkirchen