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BMF zur Aufbewahrung von Rechnungen
Durch eine Anpassung im Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE) nimmt das BMF zu der Pflicht der Rechnungsaufbewahrung Stellung. Danach reicht es für Kleinbetragsrechnungen aus, wenn bei elektronischen Kassensystemen ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) reproduziert werden kann.
Grundsätzlich fordert das Umsatzsteuerrecht, dass Rechnungen bzw. ein Doppel der Rechnung zehn Jahre aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung sind zudem zu beachten. Präzisierend führt der UStAE an, dass bei Rechnungen, die mithilfe elektronischer Registrierkassen erteilt werden, es ausreicht, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten. Daneben ist zu beachten, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Rechnungen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren sind.
Der entsprechende Passus im UStAE wird nun ersetzt. Soweit Rechnungen über Kleinbeträge i.S.d. § 33 UStDV mithilfe elektronischer Kassensysteme oder Registrierkassen erteilt werden, reicht es nunmehr aus, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann. Ein Tagesendsummenbon, wie in der Vergangenheit, reicht nicht mehr aus. Daneben gelten auch die übrigen Anforderungen der GoBD, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung. Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften bleiben davon unberührt (Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE n.F.).
Die neuen Grundsätze sind auf alle offenen Fälle anzuwenden. Eine Anwendung der alten Grundsätze für Zeiträume bis zum 31.12.2021 wird nicht beanstandet.
Der Volltext des Schreibens steht Ihnen auf der Internetseite des BMF zur Verfügung.
Direkt zum BMF-Schreiben kommen Sie hier.
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