Quatro passos a dar agora para cumprir a evolução da regulamentação sobre faturação eletrónica

Sumário Executivo

• A faturação eletrónica está destinada a transformar a forma como as empresas interagem com as autoridades fiscais.
• As empresas multinacionais necessitam de uma abordagem conjunta e transfronteiriça para cumprir a evolução da regulamentação a nível mundial.
• As empresas têm a oportunidade de simplificar a conformidade e fazer as escolhas tecnológicas corretas.

A faturação eletrónica está no topo da agenda das administrações fiscais de todo o mundo. Vários países já introduziram alguma forma de faturação eletrónica nos últimos anos e, até ao final da década, espera-se que muitos outros o façam.

A proposta da Comissão Europeia sobre o IVA na Era Digital (ViDA), que inclui medidas para modernizar o sistema do Imposto sobre o Valor Acrescentado, inclui a faturação eletrónica e a comunicação digital, o que deverá dar um maior impulso à faturação eletrónica.

Um dos maiores desafios para as empresas multinacionais é lidar com uma série de requisitos locais de faturação eletrónica. Para complicar ainda mais as coisas, as balizas estão em constante movimento, com as autoridades nacionais, como a França, a Alemanha e a Polónia, a atrasarem a introdução. Outros países estão a avançar com os seus planos, como a Roménia, onde a faturação eletrónica entrou em vigor em janeiro de 2024, e a Malásia, onde a data de entrada em vigor da faturação eletrónica, agosto de 2024, está a aproximar-se rapidamente, com as empresas a esforçarem-se furiosamente para se prepararem. 

Mesmo nos países que já têm faturação eletrónica há vários anos, como o Brasil, o México, a Itália e a Arábia Saudita, a regulamentação continua a evoluir ao longo do tempo. 

Quatro formas de as empresas reagirem agora

A introdução da faturação eletrónica é potencialmente transformadora, com um impacto nas relações com os fornecedores e com as aquisições, na cobrança de numerário e nas contas a pagar, no capital de exploração, na informação fiscal e nos esforços mais vastos de transformação digital. As empresas necessitam de um plano de implementação bem definido para cumprirem diariamente a regulamentação fiscal. Eis algumas medidas que as empresas podem tomar agora para se prepararem para a faturação eletrónica:

1. Definir a política e a governação fiscais globais - e atribuir responsabilidades

A faturação eletrónica está a evoluir a ritmos diferentes nos vários países. As empresas confrontadas com uma multiplicidade de desenvolvimentos fiscais devem desenvolver uma política fiscal global que defina a orientação para as funções fiscais globais e locais. Um grupo de trabalho de representantes seniores e multifuncionais, com o apoio da direção, pode chegar a acordo sobre a política fiscal e a governação para satisfazer os requisitos em evolução.

Sanjeev Fernandez, EY Global E-invoicing and E-reporting Product Leader, sublinha que se trata de um projeto empresarial completo. "É vital envolver as partes interessadas desde o início e reuni-las à volta da mesa, incluindo TI e tecnologia, finanças, fiscalidade, jurídico, aprovisionamento, cadeia de fornecimento, vendas e marketing e comercial geral", afirma. "O ideal seria que houvesse um gestor de projeto a tempo inteiro responsável pela implementação, para garantir a conformidade desde o primeiro dia do lançamento da faturação eletrónica em cada país."

O envolvimento do departamento financeiro é fundamental para garantir uma integração harmoniosa da faturação eletrónica nas operações comerciais, de modo a que o fluxo de fundos esteja alinhado com os relatórios contabilísticos. Do mesmo modo, os requisitos tecnológicos e de dados adicionais da faturação eletrónica vão afetar os projetos de desenvolvimento de TI, os recursos e os orçamentos.

2. Avalie o grau de preparação e comece cedo

"A regulamentação fiscal e os prazos estão em constante mudança - tanto nos países onde a faturação eletrónica já existe há algum tempo, como naqueles onde está a caminho", afirma Amarjeet Singh, Líder Fiscal da EY ASEAN. "Por isso, é importante realizar avaliações do estado atual de preparação das pessoas, processos e sistemas para cada país, destacar quaisquer lacunas e desenvolver planos em conformidade com as alterações regulamentares previstas." 

Quando a equipa souber de que forma a faturação eletrónica afeta o sistema de faturação atual, poderá recorrer a profissionais adequados para gerir a mudança com uma perturbação limitada da atividade. Isto permite-lhe integrar clientes e fornecedores sem problemas, de modo a que os pagamentos continuem a entrar e a sair ao ritmo normal. 

A adoção da faturação eletrónica é uma tarefa importante que pode demorar até nove meses, pelo que as empresas devem começar o mais cedo possível. Ao monitorizar continuamente os desenvolvimentos regulamentares, a equipa de projeto pode aumentar as suas hipóteses de sucesso e ter uma visão mais holística, a longo prazo, para determinar as implicações para o negócio a nível global.

3. Esforce-se pela qualidade e disponibilidade dos dados

"A faturação eletrónica é um enorme percurso de transformação. A chave é obter os dados correctos. Concentrando-se nos dados principais e na determinação de impostos, revendo-os regularmente e automatizando o mais possível, tudo o resto se torna mais fácil." afirma Deirdre Hogan, de Dublin, Partner, Head of Specialty Taxes, Ernst & Young Business Advisors.

Todos os dados transacionais e contabilísticos enviados às autoridades fiscais devem ser exatos e completos para evitar sanções. A qualidade e a integridade dos dados são, por conseguinte, uma prioridade elevada, exigindo uma forte governação dos dados. A faturação eletrónica está normalmente a ser introduzida a nível nacional e cada autoridade fiscal tem requisitos de dados diferentes em termos de campos e formatos. Uma vez anunciada a data de entrada em funcionamento, as empresas devem efetuar uma análise das lacunas para determinar se têm acesso aos dados adequados e se a sua qualidade é fiável. Idealmente, o processo deve ser tão automatizado quanto possível, com o mínimo ou nenhumas intervenções manuais. 

4. Escolha a solução tecnológica mais adequada

As empresas têm algumas decisões importantes a tomar em relação à tecnologia, uma vez que consideram a forma de incorporar a faturação eletrónica. De acordo com Sanjeev Fernandez, EY Global E-invoicing and E-reporting Product Leader, "Quando se trata de tecnologia para faturação e relatórios eletrónicos, as empresas precisam de ser tão estratégicas quanto possível. Precisa de elevar esta iniciativa internamente para lidar com uma pegada global de forma consistente. Desta forma, podem preparar as suas operações para o futuro, beneficiar de sinergias e economias de escala e evitar a duplicação de esforços e custos a nível global." 

O objetivo deve ser o de dispor de uma solução global capaz de se adaptar aos novos mercados e às constantes alterações regulamentares, bem como de dar visibilidade central às transações globais. No entanto, o número de soluções tecnológicas pode ser avassalador. 

As três opções são:

• Comprar, quer a fornecedores de tecnologia globais ou locais, com a preferência de o implementar e gerir internamente
• Subcontrate um fornecedor externo de tecnologia para o implementar e gerir
• Construir, baseia-se em recursos internos para criar, implementar e gerir a sua atividade de ponta a ponta

A maioria das empresas opta por uma combinação de compra e subcontratação. Depois, é uma questão de saber qual o tipo de parceiro tecnológico a selecionar. A primeira opção é trabalhar com fornecedores globais de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) para integrar a faturação eletrónica no ERP existente, de modo a criar um sistema único e global que possa criar faturas em diferentes mercados. A segunda alternativa é trabalhar com fornecedores de middleware especializados e globais para adquirir middleware e software que se ligue a um portal da autoridade fiscal e que se possa integrar sem problemas nos sistemas existentes. A última opção é contactar os fornecedores locais de middleware, o que é uma boa opção para introduzir a faturação eletrónica num único mercado e, normalmente, mais barato do que um fornecedor global.

Resumo

É provável que a faturação eletrónica afete todas as empresas, mas as empresas multinacionais enfrentam desafios mais complexos, uma vez que têm de estar preparadas para diferentes requisitos em diferentes países e em diferentes alturas, bem como para lidar com adiamentos inesperados. A resposta é uma abordagem estratégica e conjunta para além das fronteiras comerciais internacionais. Se o fizerem corretamente, terão a oportunidade de reformular os relatórios sobre impostos indiretos para simplificar o cumprimento, evitar erros, detetar fraudes e melhorar a gestão de tesouraria. 

A faturação eletrónica requer um esforço de colaboração entre muitas funções, exigindo uma gestão eficaz da mudança e a educação dos intervenientes internos e externos relevantes.