Como uma abordagem inovadora modernizou a função financeira da KCOM

Tendo adquirido uma compreensão profunda dos objetivos e dos principais desafios da KCOM, a equipa da EY viu uma oportunidade de preparar a empresa para um maior sucesso no futuro, sem realizar uma implementação tecnológica dispendiosa. A solução inovadora que conceberam envolveu a utilização inteligente das capacidades da KCOM e da EY, através da implementação de uma abordagem de serviços geridos.

Uma vez acordada esta questão, foi dada urgência aos passos seguintes. O ano financeiro da KCOM decorre de abril a março; por conseguinte, o serviço gerido tinha de estar pronto a 1 de abril, de modo a proporcionar os benefícios que a empresa procurava. Assim, restavam apenas nove meses para implementar uma solução tecnológica, um prazo apertado para um projeto desta dimensão, tendo em conta que uma implementação completa de um ERP demora normalmente dois anos.

A implementação de uma solução EY Managed Services foi crucial para o sucesso do projeto. Julie Hadfield, Partner, EY UK&I Finance Operations, explica que "a nossa força reside no facto de termos uma profunda experiência no setor e também uma amplitude de conhecimentos técnicos que nos permite apoiar os nossos clientes em todo o panorama da transformação financeira".

Trabalhar com a EY Managed Services significava que a KCOM podia aceder a todo o espetro de serviços e competências em matéria de contabilidade, finanças, fiscalidade, dados e tecnologia, bem como atenuar os custos associados ao recrutamento e formação de equipas internas. Além disso, as equipas da EY investiram numa série de tecnologias e ferramentas que apoiam as funções financeiras e têm um ecossistema interligado de alianças estratégicas e parcerias com empresas de tecnologia como a Microsoft - tudo isto beneficiando clientes como a KCOM.

Uma vantagem adicional é o facto de a solução ser flexível, preparada para o futuro e configurada de tal forma que seria fácil voltar a transferi-la para a empresa, se tal fosse necessário no futuro.

Uma abordagem de colaboração para a transformação financeira

O processo que as equipas da EY implementaram para atingir os objetivos da KCOM foi altamente colaborativo desde o início. A equipa de Managed Services da EY organizou uma série de workshops com o pessoal financeiro da KCOM para analisar os requisitos tecnológicos de ponta a ponta e explorar o aspeto da futura equipa financeira.

O projeto baseou-se nos conhecimentos e capacidades técnicas da equipa da EY, bem como na sua experiência de trabalho com empresas de capital privado. Hadfield também acredita que um fator-chave para o sucesso de qualquer projeto de transformação é a forma como a organização trabalha com os clientes. "Criamos parcerias muito fortes, trabalhamos em colaboração e as nossas equipas sentem-se como uma única equipa e não como um prestador de serviços e um cliente", afirma.

A diretora financeira da KCOM, Carrie Hutchison, confirma este facto. "O fator mais importante foram as relações que construímos", diz ela, "sentimo-nos realmente como uma equipa que estava toda concentrada em cumprir os objetivos. Não foi uma equipa da EY nem da KCOM, foi a equipa de migração financeira que o fez".

Este trabalho de equipa, aliado a uma abordagem pragmática na resolução de problemas, permitiu que o projeto fosse concluído dentro do prazo, pronto para o primeiro dia do novo ano financeiro.

A transformação empresarial de ponta a ponta teve dois componentes principais: o desenvolvimento de uma nova plataforma tecnológica que facilita a elaboração de relatórios mais rápidos e o acesso mais fácil a dados financeiros através de painéis de controlo personalizados do Microsoft Power BI, e a implementação dos EY Managed Services que dá à KCOM acesso à amplitude dos conhecimentos contabilísticos e fiscais da EY.

O resultado é que a equipa financeira pode dedicar mais tempo a tarefas de valor acrescentado e menos à elaboração de relatórios, enquanto a gestão tem acesso mais rápido a dados fiáveis que lhe permitem tomar decisões estratégicas. "O que ganhámos foi o facto de estarmos agora a utilizar um sistema que é acessível a toda a empresa", explica Hutchison. "Os utilizadores das nossas unidades de negócio podem aceder diretamente ao sistema e ver os seus próprios números."

Esta melhoria na capacidade de elaboração de relatórios é uma vantagem fundamental; os valores do final do mês estão agora disponíveis após o sexto dia útil, uma melhoria significativa em relação ao anterior sistema ERP. Shaw explica porque é que isto é tão importante. "A minha equipa pode agora obter dados com um simples clique no final do mês; não estão à espera que uma equipa elabore um relatório", diz ele, "as equipas são mais responsáveis pelos seus próprios números, o que sempre foi um dos principais resultados que queríamos alcançar. Estou a obter números precisos mais rapidamente, pelo que posso ver as coisas mais depressa e tomar decisões mais rápidas."

Hadfield diz que a adoção da solução de serviços geridos permitiu à KCOM poupar cerca de £4 milhões em despesas de capital iniciais, enquanto Hutchison estima que o projeto tenha conseguido cerca de £1 milhão de poupanças no total para a KCOM através de uma combinação de custos operacionais financeiros e custos tecnológicos mais baixos. Mas sublinha que, embora a poupança de dinheiro seja significativa, "o que está em causa são também as melhorias de capacidade. Agora, a nossa equipa financeira concentra-se na parte do valor acrescentado e não na criação dos números. Para mim, isso é muito importante - estarmos a pagar-lhes pelo seu pensamento e pelo seu desenvolvimento".

Tudo isto significa que a liderança da KCOM pode agora obter mais valor dos seus relatórios financeiros, com a confiança de que está a aproveitar todo o potencial das suas equipas e tecnologia. Como resultado, a empresa, que já é uma história de sucesso regional, pode continuar a fornecer aos consumidores e às empresas de Hull e da área circundante soluções de comunicação inovadoras. Com a ajuda da equipa da EY, a orgulhosa história da KCOM parece destinada a continuar no futuro.