BMF-Erlass zum Nachweis der Ansässigkeit für die Quellensteuerentlastung

Der BMF-Erlass vom 19.12.2025 konkretisiert die Anforderungen an den Nachweis der Ansässigkeit für die Quellensteuerentlastung und Rückerstattungsverfahren. Im Fokus stehen die ausdrückliche Zulassung qualifizierter elektronischer Signaturen sowie Klarstellungen zur Verwendung ausländischer Ansässigkeitsbescheinigungen.

Das BMF hat am 19.12.2025 den Erlass zur Verwendung von Ansässigkeitsbescheinigungen bei der Quellensteuerentlastung in Österreich veröffentlicht (2025-1.046.929). Damit wird der Erlass vom 29.02.2024 (2024-0.082.306) aufgehoben und ersetzt.

ZS-QU-Formulare können von dem/der Einkünfteempfänger:in mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach der EU-eIDAS Verordnung unterzeichnet werden. In diesem Fall muss auch die ausländische Steuerverwaltung mittels qualifizierter elektronischer Signatur unterfertigen. Anerkannt werden nur Signaturen aus Staaten mit einer in der EU anerkannten Vertrauensliste (derzeit nur Mitgliedsstaaten der EU und des EWR). Ein Ausdruck des elektronisch unterfertigten Formulars reicht nicht aus.

Wenn die ausländische Steuerverwaltung die Ansässigkeit nicht auf dem österreichischen Formular bestätigt und dies ist im Einzelfall glaubhaft gemacht wird, kann ausnahmsweise eine ausländische Ansässigkeitsbescheinigung dem vollständig ausgefüllten und unterzeichneten ZS-QU-Formular beigelegt werden.

Grundsätzlich muss das von dem/der Einkünfteempfänger:in sowie von der ausländischen Steuerverwaltung unterfertigte ZS-QU-Formular im Original vorliegen. Bestätigt die ausländische Steuerverwaltung die Ansässigkeit nur auf einem von ihr zuvor eingescannten Antrag (ZS-QU-Formular oder ausländisches Formular), ist dies zulässig, sofern zusätzlich ein weiteres vollständig ausgefülltes und unterzeichnetes ZS-QU-Formular beigelegt wird.

Der Erlass benennt zudem bestimmte Staaten, bei denen es als ausreichend angesehen wird, wenn Ansässigkeitsbescheinigungen der ausländischen Behörde den österreichischen Formularen beigeheftet werden (USA, Mexiko, Thailand, Türkei, Chile, Spanien, Portugal, Belgien und Griechenland). Bei diesen Staaten kann auch im Rückerstattungsverfahren von einer Ansässigkeitsbestätigung direkt auf den österreichischen Formularen abgesehen werden.