Offenlegung von Jahresabschlüssen – Frist und Zwangsstrafen

Gesetzliche Vertreter:innen von Kapitalgesellschaften müssen Jahresabschluss und ergänzende Berichte spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag elektronisch beim Firmenbuch offenlegen. Bei Fristversäumnis drohen automatische Zwangsstrafen.

Gem. § 277 UGB haben die gesetzlichen Vertreter:innen von Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftet (z.B. GmbH & Co KG), die Verpflichtung

• den Jahresabschluss (bestehend aus Bilanz, GuV und Anhang + Anlagespiegel),
• den Lagebericht,
• den Bestätigungsvermerk des/der Abschlussprüfer:in,
• den Vorschlag/Beschluss über die Verwendung des Ergebnisses, sowie gegebenenfalls
• den Bericht des Aufsichtsrats,
• den Corporate-Governance-Bericht,
• den gesonderten nichtfinanziellen Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen

spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim zuständigen Firmenbuchgericht offen zu legen. Bei kleinen GmbHs sind lediglich eine verkürzte Bilanz und ein verkürzter Anhang, sowie bei Prüfungspflicht der Bestätigungsvermerk des/der Abschlussprüfer:in offen zu legen. Große Aktiengesellschaften haben auch den Nachweis über die Veröffentlichung des Jahresabschlusses auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI) einzureichen. Bei der Offenlegung ist auch anzugeben, in welche der Größenklassen die Gesellschaft einzuordnen ist. Die Bestimmungen zur Offenlegung gelten auch für den Konzernabschluss, der gleichzeitig mit dem Jahresabschluss beim Firmenbuchgericht offen zu legen ist.

Für Kapitalgesellschaften mit Bilanzstichtag 31.12. endet die Frist zur Offenlegung des Jahresabschlusses zum 31.12.2024 am 30.09.2025. Die Offenlegung hat grundsätzlich elektronisch zu erfolgen. Kapitalgesellschaften, deren Umsatzerlöse in den 12 Monaten vor dem Abschlussstichtag 70.000,00 Euro nicht übersteigen, können ihre Jahresabschlüsse auch in Papierform beim zuständigen Firmenbuchgericht einreichen.

Nach der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr sind die auf elektronischem Wege einzureichenden Jahresabschlussdaten grundsätzlich in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Offenlegung für kleine und kleinste Gesellschaften mit beschränkter Haftung kann auch mit den auf JustizOnline zur Verfügung gestellten Formularen als XML-Datei über FinanzOnline erfolgen. Die Übermittlung von Jahresfinanzberichten gem. § 124 Börsegesetz hat mittels ESEF (European Single Electronic Format) zu erfolgen.

Kleinstkapitalgesellschaften gem. § 221 Abs 1a UGB brauchen gem. § 242 UGB einen Anhang weder aufzustellen noch offen zu legen, insofern sie den Gesamtbetrag der Haftungsverhältnisse, sowie sonstiger wesentlicher finanzieller Verpflichtungen, die nicht auf der Passivseite auszuweisen sind, sowie Art und Form jeder gewährten dinglichen Sicherheit unter der Bilanz angeben. Ebenso müssen dort die Beträge der den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährten Vorschüsse und Kredite angeführt werden.

Sofern Jahresabschlüsse nicht spätestens am letzten Tag der Frist beim zuständigen Firmenbuchgericht offengelegt werden, wird grundsätzlich automatisch ohne vorausgehende Erhebungen eine Zwangsstrafe von mindestens 700,00 Euro pro Geschäftsführer:in/Vorstand und pro Gesellschaft verhängt (bei Kleinstkapitalgesellschaften Reduktion auf 350,00 Euro).

Wird die Offenlegung nicht innerhalb von zwei Monaten (nach Ablauf der gesetzlichen Zwölf-Monats-Frist) nachgeholt, werden automatisch im Zweimonatsrhythmus weitere Zwangsstrafen verhängt. In diesem Fall erhöht sich der Strafrahmen im ordentlichen Verfahren pro Geschäftsführer:in/Vorständ:in/Gesellschaft bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften (i.S.d. § 221 UGB) auf das Dreifache (2.100,00 Euro) und bei großen Kapitalgesellschaften auf das Sechsfache (4.200,00 Euro).

Sofern bei Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften gem. § 280a UGB Unterlagen der Rechnungslegung nicht über das System der EU-Registervernetzung (Business Register Interconnection System, BRIS) in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache abrufbar sind, haben auch ausländische Kapitalgesellschaften mit inländischer Zweigniederlassung den ausländischen Jahresabschluss in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag  beim österreichischen Firmenbuchgericht offenzulegen, sofern der Jahresabschluss der Gesellschaft nach dem für die Hauptniederlassung maßgeblichen Recht erstellt, geprüft und offengelegt worden ist. Das OLG Wien hat in seinem Beschluss vom 11.01.2006 entschieden, dass die Vertreter:innen der inländischen Zweigniederlassung auch dann den ausländischen Jahresabschluss beim österreichischen Firmenbuchgericht offenzulegen haben, wenn die Gesellschaft nach ausländischem Recht nicht prüfungspflichtig ist. Das Zwangsstrafenregime ist auch für inländische Zweigniederlassungen anwendbar.